大數(shù)據(jù)環(huán)境下人事檔案的管理與利用

金真

摘 要：人事檔案記錄了個(gè)人的基本信息，加強(qiáng)人事檔案管理與利用，是提高人力資源利用效率的重要基礎(chǔ)。大數(shù)據(jù)環(huán)境下，紙質(zhì)檔案與電子檔案共存，進(jìn)一步增加了管理壓力。人事檔案管理的信息化，在給我們帶來(lái)諸多便利的同時(shí)，檔案信息泄露也成為新的隱患，這既是檔案管理部門亟需解決的問(wèn)題，也給檔案的所有者帶來(lái)了困擾。因此，我們應(yīng)當(dāng)辯證的看待大數(shù)據(jù)時(shí)代人事檔案管理的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，并針對(duì)工作中客觀存在的一些問(wèn)題，分別從構(gòu)建管理信息系統(tǒng)、加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全管理等方面，推動(dòng)人事檔案工作更好開(kāi)展。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);人事檔案;安全管理;信息化

1 大數(shù)據(jù)環(huán)境下人事檔案管理的機(jī)遇和挑戰(zhàn)

1.1 人事檔案管理的機(jī)遇

1.1.1 減輕業(yè)務(wù)壓力，提高管理效率

近年來(lái)人員調(diào)動(dòng)更加頻繁，人事檔案的查詢、更新、轉(zhuǎn)遞等業(yè)務(wù)壓力更大。在高強(qiáng)度的工作環(huán)境下，經(jīng)常會(huì)因?yàn)闄n案管理人員的疏忽，而出現(xiàn)人事檔案丟失、破損等一系列問(wèn)題。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，采用數(shù)字化、信息化管理模式，將所有的檔案信息，存儲(chǔ)到數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)。檔案管理人員只需要通過(guò)一臺(tái)終端計(jì)算機(jī)，就可以辦理人事檔案的檢索、調(diào)用、轉(zhuǎn)遞等業(yè)務(wù)，工作量顯著減輕，管理效率極大的提升。

1.1.2 充分挖掘人事檔案的資源價(jià)值

對(duì)于檔案管理部門來(lái)說(shuō)，人事檔案的保存是為人力資源挖掘與利用而服務(wù)的，必須要明確兩者的邏輯關(guān)系，才能支持人事檔案工作更高質(zhì)量的開(kāi)展。大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用，為工作人員進(jìn)行檔案資源的整合、挖掘和利用提供了技術(shù)上的支持。例如，無(wú)論人事關(guān)系如何調(diào)動(dòng)，檔案管理人員都可以利用大數(shù)據(jù)抓取技術(shù)，同步的掌握這些信息變動(dòng)，然后將其在對(duì)應(yīng)的檔案中進(jìn)行記錄，保證了人事檔案，始終與檔案所有者的實(shí)際情況匹配，提高了檔案的利用價(jià)值。

1.2 人事檔案管理的挑戰(zhàn)

1.2.1 檔案資料的隱私和安全問(wèn)題

大數(shù)據(jù)時(shí)代到來(lái)，對(duì)檔案管理帶來(lái)的一個(gè)顯著影響就是大量的紙質(zhì)檔案被轉(zhuǎn)化成電子檔案，以便于實(shí)現(xiàn)集中管理。電子檔案雖然可以被快速的復(fù)制、備份，解決了紙質(zhì)檔案存在的褪色、發(fā)霉、缺頁(yè)等問(wèn)題，但是電子檔案面臨的安全隱患也不容忽視。近年來(lái)個(gè)人隱私信息泄露問(wèn)題日益嚴(yán)重，而人事檔案因?yàn)橛涗浟斯竦妮^多重要信息，自然也成為不法分子覬覦的對(duì)象?，F(xiàn)階段很多檔案管理部門，雖然依托信息技術(shù)提高了工作效率，但是在人事檔案隱私保護(hù)、安全管理方面重視不足，檔案資料信息泄露的問(wèn)題較為嚴(yán)重。

1.2.2 檔案管理人員的信息素養(yǎng)問(wèn)題

檔案管理環(huán)境、模式的變化，也對(duì)從業(yè)者帶來(lái)了深刻的影響。要想適應(yīng)新時(shí)期的人事檔案管理要求，除了要掌握檔案管理學(xué)、檔案法規(guī)學(xué)、檔案學(xué)概論等專業(yè)知識(shí)外，還要對(duì)計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等信息知識(shí)有所了解，這樣才能增強(qiáng)崗位勝任力。而現(xiàn)階段來(lái)看，部分人事檔案管理者由于接觸信息技術(shù)的機(jī)會(huì)較少，無(wú)法很好的將信息知識(shí)與檔案管理融合起來(lái)，這些問(wèn)題的存在也成為制約工作優(yōu)化的重要障礙。

2 大數(shù)據(jù)環(huán)境下人事檔案科學(xué)管理與優(yōu)化利用的措施

2.1 積極做好檔案管理信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

無(wú)論是從檔案管理改革角度還是從大數(shù)據(jù)發(fā)展前景來(lái)看，推進(jìn)人事檔案管理信息化都是不可逆的趨勢(shì)。為此，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)有意識(shí)的做好部門內(nèi)部信息基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)工作。即便是已經(jīng)建成了檔案管理信息系統(tǒng)，也需要每年留出一定的預(yù)算，支持該系統(tǒng)的定期維護(hù)、軟件升級(jí)，始終發(fā)揮信息系統(tǒng)在人事檔案管理工作開(kāi)展方面的支持作用。另外，大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展日新月異，檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)也需要緊跟技術(shù)發(fā)展趨勢(shì)，不斷的創(chuàng)新，才能在提高管理效率的基礎(chǔ)上，更好的發(fā)揮其利用價(jià)值。

2.2 多渠道做好數(shù)字檔案的安全管理

2.2.1 完善規(guī)章制度，規(guī)范管理行為

實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理可實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，有利于人事檔案的開(kāi)發(fā)與利用和共享，提高人事檔案信息的完整性和可靠性。要求檔案管理人員始終秉承著檔案管理隱私性與機(jī)密性的原則，不僅要考慮檔案管理過(guò)程中的特點(diǎn)，還要制定針對(duì)性的檔案管理方案，明確檔案發(fā)展規(guī)律，捋順管理體制，使得服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)更加秩序化和規(guī)范化。例如通過(guò)規(guī)章制度明確要求檔案管理人員，不得使用辦公計(jì)算機(jī)瀏覽其他網(wǎng)站，更不允許從網(wǎng)站上下載電影，或是將個(gè)人的U盤、移動(dòng)設(shè)備通過(guò)USB接口連入辦公計(jì)算機(jī)，防止病毒的傳播和感染。

2.2.2 重視網(wǎng)絡(luò)安全管理

為了進(jìn)一步提高人事檔案的隱私性和安全性，檔案管理部門內(nèi)部應(yīng)當(dāng)使用獨(dú)立的局域網(wǎng)，這樣可以與互聯(lián)網(wǎng)隔離，減少了來(lái)自互聯(lián)網(wǎng)上的非法訪問(wèn)和惡意入侵。同時(shí)，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)安排專人，負(fù)責(zé)部門內(nèi)網(wǎng)的維護(hù)工作。構(gòu)建多層次的網(wǎng)絡(luò)防護(hù)體系，除了運(yùn)用一些殺毒軟件外，還要采取容災(zāi)備份措施，按照每周或每月一次的頻率，對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)的人事檔案進(jìn)行更新、備份。將備份文件與原文件異地存儲(chǔ)，進(jìn)一步提高其安全性、完整性。如果人事檔案從本部門轉(zhuǎn)調(diào)至其他部門，應(yīng)在檔案完成交接后及時(shí)清除緩存，節(jié)約存儲(chǔ)空間。

2.3 打造一支復(fù)合型的現(xiàn)代化檔案管理隊(duì)伍

首先，每一位檔案管理人員都要改變服務(wù)理念，做好工作，一件事情沒(méi)有正確的指導(dǎo)思想，就很難做得更好。我們需要認(rèn)識(shí)到文件管理的重要性，提高認(rèn)識(shí)意識(shí)、責(zé)任意識(shí)和管理意識(shí)，樹(shù)立主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，主動(dòng)聯(lián)系職工和有關(guān)部門，了解他們對(duì)人事檔案的需求。其次，對(duì)管理人員的行為進(jìn)行監(jiān)督、獎(jiǎng)勵(lì)，提高員工的工作積極性，使員工能夠在保質(zhì)保量的完成本職工作之余，還能夠主動(dòng)的去學(xué)習(xí)檔案管理信息化的相關(guān)技術(shù)，從而為管理和利用工作的更好開(kāi)展，提供技術(shù)和智力支持。

3 結(jié)語(yǔ)

將大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)，應(yīng)用到人事檔案管理中，可以說(shuō)是時(shí)代發(fā)展下的必然選擇。而對(duì)于檔案管理人員，既需要具備創(chuàng)新意識(shí)，學(xué)習(xí)意識(shí)，主動(dòng)接觸和了解檔案管理信息化，進(jìn)而更好的勝任新時(shí)期的工作需要;同時(shí)還要保持危機(jī)意識(shí)、憂患意識(shí)，認(rèn)識(shí)到大數(shù)據(jù)時(shí)代人事檔案管理存在的問(wèn)題，進(jìn)而通過(guò)加強(qiáng)安全管理，保證檔案信息的完整性與隱私性。只有雙管齊下，才能推進(jìn)人事檔案管理工作更好的開(kāi)展。

參考文獻(xiàn)

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