試論企業(yè)人事檔案管理現(xiàn)狀及管理思路

陶榕烜

摘 要：隨著社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，我國(guó)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)水平有了明顯提高。在此背景下，路橋施工企業(yè)檔案管理中的人事檔案管理也發(fā)生了一些變革。不過，因?yàn)楝F(xiàn)階段路橋施工企業(yè)的工作特性，所致人才流動(dòng)相對(duì)較大，人事檔案管理工作受到了諸多影響，存在著部分問題。對(duì)路橋施工企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展產(chǎn)生了不良影響?；诖?，本文簡(jiǎn)要探析了路橋施工企業(yè)的人事檔案管理現(xiàn)狀，并提出了一些新的管理思路，以期促進(jìn)企業(yè)人事檔案管理水平的提高。

關(guān)鍵詞：人事檔案;管理現(xiàn)狀;管理思路

企業(yè)人事檔案通常主要是客觀記錄工作人員的個(gè)人簡(jiǎn)歷、學(xué)歷、職稱、職務(wù)與工作內(nèi)容等的發(fā)展?fàn)顟B(tài)，這些可以真實(shí)全面的反映出他們職業(yè)生涯的成長(zhǎng)軌跡。對(duì)路橋施工企業(yè)而言，在人員的調(diào)動(dòng)與選用上人事檔案通常作為重要依據(jù)，為企業(yè)知人善任不同崗位的人員做好服務(wù)工作。保障了企業(yè)各項(xiàng)工作的有序進(jìn)行，對(duì)企業(yè)的穩(wěn)定、健康發(fā)展具有不可忽視的作用。

1 企業(yè)人事檔案管理的重要性

1）對(duì)企業(yè)的重要性。高質(zhì)量的企業(yè)人事檔案管理工作，可以幫助企業(yè)的管理者準(zhǔn)確、客觀評(píng)價(jià)員工的綜合能力，了解員工的職業(yè)道德、才能，以此來(lái)優(yōu)化人力資源配置，讓不同的人才在各自擅長(zhǎng)的領(lǐng)域充分發(fā)揮自己的價(jià)值。只有保證企業(yè)人事檔案管理的客觀、真實(shí)、有效，企業(yè)才可以在最短的時(shí)間內(nèi)進(jìn)行人員的篩選和分配，從而促進(jìn)企業(yè)日常工作的高效運(yùn)轉(zhuǎn)，為企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展提供重要支撐。

2）對(duì)個(gè)人的重要性。企業(yè)可以通過人事檔案管理來(lái)了解員工的實(shí)際情況，為企業(yè)的發(fā)展選擇合適的人才。而對(duì)企業(yè)員工來(lái)說，人事檔案記錄著他們過去與現(xiàn)在的重要信息，可以讓員工間接通過企業(yè)人事部門對(duì)個(gè)人的成長(zhǎng)歷史有一個(gè)全面的認(rèn)識(shí)，可以幫助他們準(zhǔn)確的定位自己在工作中的位置，同時(shí)對(duì)職業(yè)生涯做出合理的規(guī)劃。

2 企業(yè)人事檔案管理工作現(xiàn)狀

1）企業(yè)人事檔案的內(nèi)容質(zhì)量不高?，F(xiàn)如今，各行各業(yè)雖然在社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展下得到了長(zhǎng)足的進(jìn)步，但也增加了市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的激烈程度，在此背景下路橋施工企業(yè)在發(fā)展中會(huì)更加關(guān)注自身經(jīng)濟(jì)效益的提升，對(duì)人事檔案管理工作缺乏重視，主要體現(xiàn)在人事檔案管理方法與模式較為落后，大多數(shù)都是借鑒類似檔案管理項(xiàng)目的模式進(jìn)行。但是，這就會(huì)存在管理模式與方法與企業(yè)人事檔案管理的特點(diǎn)不符，無(wú)法保證人事檔案管理的效率與質(zhì)量，尤其是在人事檔案的內(nèi)容上，更多記錄了工作人員的學(xué)習(xí)培訓(xùn)、工作經(jīng)歷等情況，缺少對(duì)員工思想道德情況、工作能力、專業(yè)特長(zhǎng)等內(nèi)容的記錄，難以直接反映出企業(yè)員工的實(shí)際能力。另外，在人事檔案管理中也存在信息真實(shí)性不足的問題，導(dǎo)致人事檔案的參考價(jià)值降低，不僅會(huì)危害到企業(yè)的檔案管理工作效果，也會(huì)給企業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生不良影響。

2）企業(yè)人事檔案管理制度不健全。在新時(shí)期背景下，各企業(yè)的用人觀念也發(fā)生了一定的改變，對(duì)員工的個(gè)人能力會(huì)更加重視。在過去，企業(yè)都是通過人事檔案來(lái)約束員工，而現(xiàn)如今則被勞動(dòng)合同所取代，企業(yè)與員工簽訂勞動(dòng)合同，在合同到期后雙方進(jìn)行協(xié)商是否續(xù)簽，無(wú)論是企業(yè)還是員工都有選擇的權(quán)利，就不會(huì)跟以前一樣企業(yè)為了自身利益而將員工人事檔案扣留的情況。究其原因，這是由于企業(yè)人事檔案管理制度的不健全所造成的，同時(shí)制度的缺陷還會(huì)造成企業(yè)人事檔案管理效率低下，不利于人事檔案管理價(jià)值的發(fā)揮。

3）企業(yè)人事檔案管理的模式與觀念落后。由于企業(yè)缺乏對(duì)人事檔案管理的重視，不僅在人事檔案的內(nèi)容和管理制度上會(huì)存在缺陷，在管理的觀念與模式上也比較落后，主要體現(xiàn)在很多企業(yè)依然采取的是人工管理的模式，信息化程度相對(duì)較低，這樣除了會(huì)需要更多的檔案管理人員來(lái)保證檔案管理工作的效率，也會(huì)有人為操作失誤的情況發(fā)生，影響到企業(yè)人事檔案管理的質(zhì)量，造成人事檔案管理水平無(wú)法提升，影響企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

3 新時(shí)期企業(yè)人事檔案管理思路探析

1）完善企業(yè)人事檔案的內(nèi)容。在新時(shí)期背景下，路橋施工企業(yè)要想充分發(fā)揮出人事檔案管理的價(jià)值，就必須要從實(shí)際出發(fā)，完善人事檔案的內(nèi)容，其中不僅要有員工工作內(nèi)容、員工個(gè)人經(jīng)歷等基本信息，也要詳盡記錄員工的工作能力、信用情況以及職業(yè)道德等，這樣才可以為企業(yè)的人才選用或調(diào)動(dòng)提供重要的依據(jù)。當(dāng)然，在改善路橋施工企業(yè)人事檔案管理問題的過程中，需要有具體的措施，如下：一是，在原有人事檔案記錄內(nèi)容的基礎(chǔ)上，要增加員工組織能力、工作能力、業(yè)績(jī)以及特長(zhǎng)等的記錄;二是，保證人事檔案的真實(shí)性與客觀性。在記錄員工個(gè)人信息的過程中，一定要做好客觀、公正，尤其是他們的工作表現(xiàn)情況，要真實(shí)記錄，這樣既能提高人事檔案的可信度，也可以讓企業(yè)管理者對(duì)員工的真實(shí)情況有充分的了解。

2）完善企業(yè)人事檔案管理制度。制度是各項(xiàng)工作有序開展的基礎(chǔ)，有了制度的保障才可以保證企業(yè)人事檔案管理工作的高效。當(dāng)然，路橋施工企業(yè)在人事檔案管理中已有相關(guān)的管理制度，但在社會(huì)不斷發(fā)展的背景下，現(xiàn)有的人事檔案管理制度并不能滿足企業(yè)的健康發(fā)展，這就要求企業(yè)從實(shí)際出發(fā)，對(duì)現(xiàn)有的人事檔案管理制度進(jìn)行完善與更新，一方面要去除沒有必要或不合理的制度，另一方面要在保留科學(xué)合理制度的基礎(chǔ)上，進(jìn)行繼續(xù)完善，在這個(gè)過程中路橋施工企業(yè)要遵守國(guó)家的相關(guān)法律法規(guī)，以此來(lái)保證制度的合理性、合法性與科學(xué)性。同時(shí)，需要嚴(yán)密制定企業(yè)人事檔案的安全保密制度與歸檔借閱制度，區(qū)分人力資源部門與其他部門，這樣既可以增加檔案工作的合理性，也可以促進(jìn)人事檔案管理效率的提升。

3）轉(zhuǎn)變企業(yè)人事檔案管理模式。路橋施工企業(yè)在以往的人事檔案管理工作中，基本都是采取人工管理的形式進(jìn)行，這樣不僅需要較多的檔案管理人員來(lái)保證該項(xiàng)工作的質(zhì)量，也無(wú)法避免人為失誤對(duì)人事檔案管理的負(fù)面影響。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，加強(qiáng)路橋施工企業(yè)認(rèn)識(shí)檔案管理的信息化建設(shè)，對(duì)促進(jìn)企業(yè)的人事檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展有著重要的作用。因此，路橋施工企業(yè)要及時(shí)轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理的理念與模式，借助現(xiàn)代化信息技術(shù)來(lái)增強(qiáng)人事檔案的可控性與使用效率，促使其可以充分發(fā)揮出應(yīng)有的作用。

4）提高人事檔案管理人員的職業(yè)道德和業(yè)務(wù)能力。人事檔案的保密性原則對(duì)管理人員的職業(yè)道德提出了高標(biāo)準(zhǔn)的要求。企業(yè)在適當(dāng)用人的同時(shí)，要加大培訓(xùn)力度。使管理人員力求做到以下幾點(diǎn)：一要意識(shí)到人事檔案管理是件嚴(yán)肅的事情。要一絲不茍，嚴(yán)格遵守人事檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度;二要全面掌握人事檔案管理理論知識(shí);三要將培訓(xùn)內(nèi)容積極實(shí)踐，充分做到理論聯(lián)系實(shí)際;四要與時(shí)俱進(jìn)、科學(xué)化管理。

4 結(jié)束語(yǔ)

近些年來(lái)，我國(guó)路橋施工企業(yè)發(fā)展迅速，這主要得益于我國(guó)社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，不過，在企業(yè)發(fā)展的過程中并不能忽視人事檔案管理工作，更要與時(shí)俱進(jìn)，結(jié)合新時(shí)期檔案管理的相關(guān)要求來(lái)優(yōu)化企業(yè)人事檔案管理的制度與模式，提高管理的效率。對(duì)從事檔案管理的工作人員而言，也要不斷加強(qiáng)自身素質(zhì)能力的提升，既要充分認(rèn)識(shí)到企業(yè)人事檔案管理的重要意義，也應(yīng)該具備較強(qiáng)的管理能力，在工作實(shí)踐中不斷總結(jié)與反思，對(duì)存在的問題予以合理解決。

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