關(guān)于提升醫(yī)院文書檔案質(zhì)量管理分析

田寶穎

摘 要：提高醫(yī)院文書資料質(zhì)量管理，有利于提高醫(yī)院常規(guī)管理的精細(xì)化、標(biāo)準(zhǔn)化程度。文章首先介紹了形勢下醫(yī)院文書資料保管質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，然后詳細(xì)闡述了諸多策略以提高醫(yī)院文書資料質(zhì)量管理效果及效率。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;文書檔案;質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn);管理策略

醫(yī)院文檔基本上包含了人事、基建、科研、財(cái)會(huì)、醫(yī)務(wù)、黨務(wù)以及裝備等整體性文件信息，是在醫(yī)院常規(guī)行政管理階段出現(xiàn)的具備保存意義的、一般由通用文書轉(zhuǎn)變形成的那一部分文檔的習(xí)慣稱謂。伴隨國內(nèi)醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)變革的深入進(jìn)行，對醫(yī)院管控效率及效果提出了諸多要求。經(jīng)過提高醫(yī)院文檔質(zhì)量保管，突出文檔在醫(yī)院常規(guī)管理方面的價(jià)值作用，對提高醫(yī)院日常經(jīng)營實(shí)效都有顯著的現(xiàn)實(shí)作用。

1 新形式下醫(yī)院文書資料保管質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)

1）真實(shí)性。醫(yī)院文書檔案是關(guān)鍵的參考資料及使用依據(jù)，保證其內(nèi)容的真實(shí)與資料的齊全性，同樣是文檔高性能管理的關(guān)鍵表現(xiàn)。

醫(yī)院文檔中包含很多保密內(nèi)容，如醫(yī)療工作者的人事資料，特別是伴隨信息技術(shù)的進(jìn)步，醫(yī)院文檔保管受到的非傳統(tǒng)安全環(huán)境威脅增加，像黑客、病毒、電子數(shù)字遺失等等，加強(qiáng)醫(yī)院文檔保密同樣是醫(yī)院文檔保管質(zhì)量的關(guān)鍵內(nèi)容及構(gòu)成部分。比如文檔的初始性，文書紙質(zhì)資料一經(jīng)形成，其所包含的資料內(nèi)容就不會(huì)改變，經(jīng)過電子數(shù)字系統(tǒng)掃描紙質(zhì)文件內(nèi)的信息內(nèi)容，然后錄入進(jìn)文書檔案信息庫。這一過程，數(shù)字資料由于極易受到源于外部因素影響而損壞其完整性，造成數(shù)字丟失或是內(nèi)容失真。為此，評定高性能的醫(yī)院文檔保管的標(biāo)準(zhǔn)之一就是保證其內(nèi)容資料的真實(shí)性、精準(zhǔn)性。

2）規(guī)范性。醫(yī)院文檔規(guī)范化管理，注重在管理環(huán)節(jié)遵守已發(fā)布實(shí)行的檔案管理體系與規(guī)范性需求，保證醫(yī)院文檔保管的合法性。

醫(yī)院文檔的確定、立卷、整理、保存、查找、應(yīng)用、銷毀等均要根據(jù)醫(yī)院文檔每個(gè)業(yè)務(wù)程序，保證其規(guī)范性。比如，醫(yī)院文書素材確定，不僅要做好檔案真假與價(jià)值的鑒定，且根據(jù)鑒定結(jié)果對其分類出永久、30年、10年多類期限;再者，文檔編目，就要嚴(yán)格根據(jù)相關(guān)要求，以件為單位，對其實(shí)施著錄、標(biāo)引、組織及編制目錄等。嚴(yán)格落實(shí)文檔保管標(biāo)準(zhǔn)， 方可保證鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性、立卷的科學(xué)規(guī)范、信息應(yīng)收盡收，為后續(xù)的保管及應(yīng)用奠定基礎(chǔ)。

2 醫(yī)院文檔質(zhì)量管控中常見的不足

1）對文檔管理缺少重視。文檔僅僅是醫(yī)院許多檔案類型中的一種，有的醫(yī)院只關(guān)注和患者相關(guān)的業(yè)務(wù)文檔，針對文檔缺少重視，所以存在疏于管理的情況。檔案管理在很大程度上可以體現(xiàn)醫(yī)院管理能力，有的醫(yī)院從頂層領(lǐng)導(dǎo)開始就未將文檔管理與檔案部門的創(chuàng)建置于關(guān)鍵位置，所以針對檔案部門的投資不夠，年預(yù)算中常常將檔案建設(shè)與需求置于最后。而部分醫(yī)院因?yàn)榭陀^條件制約，出現(xiàn)了保存文檔空間不足的現(xiàn)象，一些存放文檔的場所甚至產(chǎn)生潮濕、偏僻等問題，這無法保障文檔安全性。

2）文檔管理體系不完善。醫(yī)院文檔保管體系建立不能緊跟醫(yī)院發(fā)展步伐。有些醫(yī)院的部門在收到上級發(fā)來的文件和其他檔案信息時(shí)，無法進(jìn)行及時(shí)歸檔，而且有時(shí)為了便于查詢使用，就放在本科室中，沒有根據(jù)檔案管理的各項(xiàng)規(guī)定處理。醫(yī)院自身的檔案管理體系不完善將造成文檔的散亂、遺失。

3）文檔管理數(shù)字化程度較低。以往的文檔均是紙質(zhì)資料，而且在查詢時(shí)采取的是手工翻找，這種方法效率不高，還占用了員工。盡管伴隨信息系統(tǒng)的進(jìn)步，許多醫(yī)院都開始使用現(xiàn)代化信息方式保管文檔，但是，原來存儲(chǔ)的紙質(zhì)文檔依舊未全部影像化轉(zhuǎn)變成電子文檔，在許多查找時(shí)依舊需要使用諸多人力，并且迅速遲緩、效率不高。另外，有些醫(yī)院的文檔保管設(shè)施還沒有到位，檔案的數(shù)字化發(fā)展程度

不高。

3 新形勢下提高醫(yī)院文檔保管質(zhì)量的策略

伴隨醫(yī)院文檔在常規(guī)管理方面的關(guān)鍵性逐漸顯現(xiàn)，提高醫(yī)院文檔質(zhì)量保管要牢牢形成全生命周期觀念，由前端的文件產(chǎn)生、中端的文檔采集至終端的文檔保管應(yīng)用等，整個(gè)過程嚴(yán)格控制質(zhì)量。還要求文檔從業(yè)人員形成質(zhì)量意識，遵循文檔保管的標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)定。

1）提升文檔保管質(zhì)量理念。醫(yī)院文檔保管質(zhì)量要求對以往的文檔保管有了較高要求，各個(gè)檔案從業(yè)者與醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)均要注重文檔質(zhì)量管控。其中，檔案人員應(yīng)形成質(zhì)量第一的思想，從文檔立卷、采集、歸檔、管理與銷毀等整個(gè)生命周期的各個(gè)環(huán)節(jié)均要重視質(zhì)量，根據(jù)各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)及要求，提高文檔質(zhì)量保管程度[1]。另外，對于在醫(yī)院中要定時(shí)組織參加文檔管理任務(wù)的各業(yè)務(wù)部門員工，重點(diǎn)是文書起草、采集、保管等員工，應(yīng)該全面宣傳推廣《檔案法》、《保密法》以及《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理暫行辦法》等，特別是文檔質(zhì)量管理中的要求及標(biāo)準(zhǔn)的宣傳與推廣，真正將質(zhì)量意識融入文檔管理的整個(gè)過程。另外，醫(yī)院管理人員，特別是分管文檔任務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)高度注重文檔質(zhì)量，將之融入醫(yī)院整個(gè)管理計(jì)劃內(nèi)，提高文檔保管的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及要求。比如，把文檔質(zhì)量保管作為評估、考核醫(yī)院文檔業(yè)務(wù)的一個(gè)關(guān)鍵內(nèi)容，視為科室、醫(yī)務(wù)工作者評先評優(yōu)的關(guān)鍵內(nèi)容。健全醫(yī)院文檔質(zhì)量保管制度體系，積極推行“三納入”、“四同步”文檔保管機(jī)制，保證文檔保管的規(guī)范、真實(shí)與標(biāo)準(zhǔn)。

2）大力保證醫(yī)院文檔管理效果。按照醫(yī)院文檔管理需求，加強(qiáng)醫(yī)院文檔保管效果的財(cái)力、人力以及物力的投放力度。首先，結(jié)合醫(yī)院文檔管理總量與質(zhì)量，加強(qiáng)文檔人員人才的引入力度。在各業(yè)務(wù)部門安排一名專業(yè)的文檔兼職員工，專職負(fù)責(zé)采集文檔信息，特別是早期文檔性能的把關(guān)，嚴(yán)格把好文檔采集的入口價(jià)值關(guān)。其次，要加強(qiáng)文檔保管所需的儀器、設(shè)施的投資力度，添加計(jì)算機(jī)、掃描機(jī)、數(shù)碼照相機(jī)等文檔數(shù)字化管理所需要的儀器設(shè)施，改進(jìn)醫(yī)院文檔管理區(qū)域的環(huán)境創(chuàng)建[2]。另外，加速文檔保管的數(shù)字化、信息化進(jìn)度，基于現(xiàn)代信息系統(tǒng)保證文檔保管的規(guī)范化、制度化。創(chuàng)建文檔信息庫，提高文檔管理的智能化水平。強(qiáng)化文書檔案保管系統(tǒng)的定時(shí)殺毒與系統(tǒng)升級，優(yōu)化文檔管理平臺功能。根據(jù)醫(yī)院文檔管理任務(wù)，發(fā)布相關(guān)的管理機(jī)制，嚴(yán)格落實(shí)文檔保管流程標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范要求。

3）做好文書素材采集。文書處置在醫(yī)院行政管理階段占據(jù)了非常關(guān)鍵的地位。其中，作為文書處置關(guān)鍵構(gòu)成部分的文書素材的采集、整理、立卷效果又直接關(guān)系醫(yī)院文檔質(zhì)量管控的效果。由此，要從前端注重文書素材的采集，嚴(yán)格控制質(zhì)量。由文書起草、裝訂，文種挑選，正件、附件的完整性等方面，保證文書素材采集的齊全性、準(zhǔn)確性，為后續(xù)立卷入檔打好基礎(chǔ)，從根源保證文檔歸檔效果。

4）強(qiáng)化歸檔引導(dǎo)協(xié)調(diào)。醫(yī)院文檔管理中心要借助其專業(yè)優(yōu)勢強(qiáng)化業(yè)務(wù)引導(dǎo)，協(xié)調(diào)辦公室、人事部門等做好立卷引導(dǎo)、前延文檔質(zhì)量控制管口，提高全院文檔控制的質(zhì)量及水平。另外，要重視文檔的后續(xù)應(yīng)用質(zhì)量[3]。長時(shí)間以來，文檔管理中心處在“自我封閉”狀態(tài)下，造成文檔產(chǎn)生“信息孤島”情況，通常是檔案應(yīng)用者和檔案管理人員之間出現(xiàn)信息不對稱情況，檔案應(yīng)用者所需什么，就為他們提供對應(yīng)的文檔信息，各部門“交什么”，文檔保管中心便“收什么”，文檔質(zhì)量管控的被動(dòng)性比較明顯。

4 結(jié)束語

綜上所述，醫(yī)院文檔質(zhì)量管控是醫(yī)院檔案保管的關(guān)鍵構(gòu)成部分，還是體現(xiàn)醫(yī)院行政管理質(zhì)量的核心標(biāo)準(zhǔn)。作為文檔從業(yè)人員，應(yīng)嚴(yán)格掌握文檔質(zhì)量的精準(zhǔn)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范等原則，不斷提高醫(yī)院文檔質(zhì)量管控效果。

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