文書檔案的規(guī)范化管理探究

秦魏

摘 要：在當(dāng)前社會背景下，規(guī)范化管理能夠推動事業(yè)單位檔案管理工作更有序地進(jìn)行。然而，雖然當(dāng)前許多單位都展開了規(guī)范化的文書檔案管理，但就實際情況而言，仍有一些問題存在，影響了事業(yè)單位中文書檔案價值的有效發(fā)揮。這就需要相關(guān)人員深入分析這些問題將之有效解決，才可實現(xiàn)事業(yè)單位文書檔案的規(guī)范化管理目標(biāo)。故此，本文聯(lián)系筆者工作實際，著重探究了事業(yè)單位文書檔案的規(guī)范化管理問題及應(yīng)對策略，僅供參考。

關(guān)鍵詞：規(guī)范化管理;文書檔案;事業(yè)單位

文書檔案，即單位在展開專業(yè)工作，以及行政工作的過程中，所形成的種種具有保存價值的原始記錄。單位的不同，會因其各自的工作性質(zhì)，在實際工作中產(chǎn)生不同的文書檔案，因此，文書檔案有著諸多種類，既具有文字資料，又包含了影像、圖像和聲像等。作為信息資源憑證的一種，文書檔案可為檔案決策擬定或是發(fā)展規(guī)劃制定等，提供有效的文字依據(jù)。同時，單位決策者根據(jù)文書檔案的內(nèi)容制定出的決策及發(fā)展規(guī)劃，更具有科學(xué)性、合理性，促使單位良性發(fā)展。

1 文書檔案規(guī)范化管理的重要意義

文書檔案數(shù)量多，涉及內(nèi)容廣泛。檔案歸口管理部門人員在管理文書檔案的時候具有較大難度，并非單純地整理信息資源。尤其是電子文件數(shù)量的不斷增加，工作人員在平時工作中不僅要整理紙質(zhì)類文書檔案，還要整理好電子類文書檔案，進(jìn)而增加了工作量。最有效、直接的方法就是規(guī)范化管理文書檔案，如此能夠減少檔案管理的中間環(huán)節(jié)，減輕檔案歸口管理部門人員的工作壓力，促進(jìn)文書檔案后期利用效率的提升。同時，工作人員規(guī)范化管理文書檔案，可將更為便捷的服務(wù)提供給檔案需求主體，有利于單位整體運行效能的提升，促使單位創(chuàng)造出更多的實際效益[1]。另外，規(guī)范化管理文書檔案，能夠更好保證文書檔案的整體性，避免丟失文件。在現(xiàn)實中我們會發(fā)現(xiàn)，不少單位在管理文書檔案的過程中，存在丟失文書檔案重要部分的情況，進(jìn)而損害了單位的利益。歸根結(jié)底此種情況的出現(xiàn)，是因為單位不重視管理文書檔案，工作人員在整理與歸檔的時候不夠細(xì)致、規(guī)范。規(guī)范化管理文書檔案，能使這類事件出現(xiàn)的概率降到最低，將檔案管理人員的專業(yè)化水平充分展現(xiàn)出來。

2 文書檔案規(guī)范化管理過程中存在的主要問題

2.1 缺乏健全的檔案管理制度

規(guī)范化管理的基礎(chǔ)就是制度，唯有完備的制度才可確保管理做到規(guī)范。但就當(dāng)前而言，不少單位都缺乏一套健全的檔案管理制度，具體體現(xiàn)在如下幾點：一是，制度不夠細(xì)化。就拿筆者所任職的人事考試中心而言，制定的文書檔案管理制度更多是指導(dǎo)性、宏觀性的一些文件，比如崗位職責(zé)明確等，然而針對怎樣規(guī)范、怎樣管理，缺少可操作的、細(xì)化的制度支撐。二是，制度不夠量化。一些單位先行的制度多是描述性、定性的管理制度，定量化的考核制度較為缺乏。三是，制度不夠?qū)嵒痆2]?，F(xiàn)有的制度缺少針對崗位特征的規(guī)定，宏觀性較強，致使文書檔案管理中缺少指導(dǎo)實踐的制度。

2.2 文書檔案管理手段稍顯滯后

雖然，在信息化時代下許多現(xiàn)代信息技術(shù)被運用到檔案管理工作中，但仍有一些單位在管理文書檔案的時候，采用原始的手工管理方式。與此同時，即便有的單位配置了相應(yīng)的先進(jìn)設(shè)備來進(jìn)行文書檔案管理，但缺少相應(yīng)的軟件。在事業(yè)單位管理文書檔案的時候，依然存在手工抄寫說明、人工編制目錄、手動查詢資料等情況。

2.3 人員的數(shù)量及質(zhì)量有待提升

伴隨國內(nèi)各事業(yè)單位的不斷發(fā)展，也進(jìn)一步凸顯出文書檔案的價值，對文書檔案展開規(guī)范化管理，已然是目前重要的一項任務(wù)。然而，在實際開展過程中，普遍存在著管理人員整體數(shù)量不足、業(yè)務(wù)水平參差不齊的問題。從業(yè)務(wù)水平方面而言，由于缺少培訓(xùn)機會，管理方式不夠先進(jìn)，一般只能完成分類、收錄等文書檔案的基本管理，難以深入挖掘檔案的價值。就人員數(shù)量方面而言，伴隨日漸嚴(yán)格的管理標(biāo)準(zhǔn)和不斷增加的文書檔案，這都需要更多專職管理人員來負(fù)責(zé)。

3 實現(xiàn)文書檔案規(guī)范化管理的策略

3.1 加快完善規(guī)范化管理制度

各事業(yè)單位要想實現(xiàn)文書檔案的規(guī)范化管理，就必須要改進(jìn)和完善現(xiàn)有的管理制度內(nèi)容，進(jìn)而確保其能夠覆蓋到檔案管理工作中的所有內(nèi)容。具體而言，一是，注意文書檔案分類制度的明確。如筆者所在的人事考試中心，涉及較多且較為復(fù)雜的檔案資源，所以，需要明確其文書檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)和分類原則等，唯有如此，才可能合理分類文書檔案。二是，對文書檔案調(diào)閱制度進(jìn)行明確。要想規(guī)范化管理文書檔案，就要通過調(diào)閱制度來展開規(guī)范化控制，如此能夠在調(diào)閱文書的過程中，通過該制度對簽章過程中其責(zé)任的主體進(jìn)行確認(rèn)，并詳細(xì)的記錄和保存調(diào)閱信息。三是，完善文書檔案銷毀制度，在銷毀文書檔案前要根據(jù)流程展開審批，并監(jiān)督和管理檔案銷毀過程，避免出現(xiàn)檔案未銷毀或銷毀錯誤的情況[3]。四是，重視文書檔案管理制度內(nèi)容的細(xì)化。在管理工作中，還需著手其他相關(guān)管理制度的制定，比如文書檔案電子化安全管理制度等，通過細(xì)化這些制度，實現(xiàn)規(guī)范化管理的要求。

3.2 積極引入先進(jìn)信息化技術(shù)

在當(dāng)前信息化時代下，傳統(tǒng)的檔案管理模式顯然難以滿足社會發(fā)展的實際需求，故此，事業(yè)單位應(yīng)積極改進(jìn)、創(chuàng)新自身的檔案管理手段、方式，對先進(jìn)的數(shù)字檔案管理技術(shù)、計算機技術(shù)做積極引進(jìn)。借助先進(jìn)的信息技術(shù)，有助于檔案信息開發(fā)、利用及整理的系統(tǒng)性提升，更能夠減輕檔案管理人員的工作量，促進(jìn)檔案查詢和歸檔效率的提高。同時，單位相關(guān)人員要加快建設(shè)檔案目錄數(shù)據(jù)庫，在電腦中錄入所有的案卷，卷內(nèi)目錄、分類目錄、專題目錄等，都一定要結(jié)合具體情況著手建設(shè)目錄數(shù)據(jù)庫，在條件允許的情況下，還可進(jìn)行檔案目錄中心的建立，進(jìn)而實現(xiàn)檔案目錄的資源共享。

3.3 加強高素質(zhì)管理隊伍的建設(shè)

作為一項細(xì)致性的工作，文書檔案管理對相關(guān)人員有著較高的能力要求。因此，要想保證文書檔案規(guī)范化管理，就必須建立起一支能嫻熟運用信息技術(shù)、專業(yè)知識豐富的高素質(zhì)人才隊伍。對此，可從如下幾點著手：一是，單位應(yīng)適當(dāng)增加培訓(xùn)領(lǐng)域的資金投入，注重培訓(xùn)工作。為了保證培訓(xùn)工作的效果，避免培訓(xùn)工作流于表面，單位要加強技能實踐和管理實踐領(lǐng)域的培訓(xùn)，通過現(xiàn)場模擬與案例講解等方式，促使工作人員實踐工作能力的提升[4]。二是，注重人員視野的開拓，加強人才交流。單位可通過密切和專業(yè)管理機構(gòu)間的聯(lián)系，如圖書館、檔案館等，安排相關(guān)工作人員去到這些單位進(jìn)行學(xué)習(xí)，以使工作人員的開放意識、創(chuàng)新意識得以加強，進(jìn)而實現(xiàn)文書檔案管理的創(chuàng)新。三是，推動內(nèi)部信息化建設(shè)，打造一支懂信息技術(shù)、能用好信息技術(shù)的人才隊伍。在將信息化軟硬件引入到單位后，要對檔案管理人員展開及時培訓(xùn)，旨在幫助相關(guān)人員能夠?qū)⑦@些設(shè)施用好，最大限度減少文書檔案管理工作脫節(jié)情況的出現(xiàn)。四是，事業(yè)單位要注意積極引導(dǎo)檔案管理人員展開技術(shù)、方法創(chuàng)新，能積極承接國家相關(guān)的課題研究，同時可采用精神和物質(zhì)獎勵結(jié)合的方式，獎勵取得一定成果的人員，在單位內(nèi)營造出良好的工作環(huán)境。

4 結(jié)語

總之，文書檔案的規(guī)范化管理，不僅能使檔案資料完整性得到良好保障，還能更進(jìn)一步挖掘出檔案價值，從而促進(jìn)事業(yè)單位的良性發(fā)展。因此，這就需要相關(guān)人員在平時注意總結(jié)文書檔案規(guī)范化管理中存在的問題，并采用相應(yīng)措施將這些問題及時解決，從而為事業(yè)單位發(fā)展提供更多的參考數(shù)據(jù)。

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