火電施工企業(yè)工程技術(shù)檔案管理難點分析

許蔓

摘 要：隨著社會的進(jìn)步，我國電力行業(yè)蓬勃發(fā)展，我國的民生也與電力工程項目的建設(shè)質(zhì)量緊密相關(guān)?；痣娬卷椖吭诮ㄔO(shè)中始終秉持“打造精品工程”的理念，而精品工程的建設(shè)建立在優(yōu)秀的工程檔案上，因此，建立精品工程檔案是首要環(huán)節(jié)，本文簡要闡述了火電廠工程檔案的管理現(xiàn)狀，并提出了相應(yīng)的檔案管理方案。

關(guān)鍵詞：火電企業(yè);工程技術(shù);檔案管理

我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平日益提高，電力需求也與日俱增，目前的火力發(fā)電是電力產(chǎn)生的主要渠道，它不僅提高了社會生產(chǎn)量，也提高了人民的生活質(zhì)量。工程技術(shù)檔案在整個火電廠中發(fā)揮了重要作用，是潛藏的生產(chǎn)力，從項目立項到竣工驗收，檔案管理人員始終堅持記錄火電廠的詳情，因此，加強(qiáng)火電廠檔案管理，提高檔案質(zhì)量是件迫在眉睫的任務(wù)。

1 火電廠工程檔案的管理現(xiàn)狀

1.1 專業(yè)檔案管理人員的缺失

工程檔案室作為火電施工企業(yè)的重要組成部門，在電廠建設(shè)過程中承擔(dān)了眾多職能。電廠建設(shè)初始，所有施工技術(shù)表格、設(shè)備材料文件、往來的文件等信息都需要專業(yè)的檔案管理人員完成。因此，專業(yè)的檔案完管理人員必須具備較高的綜合素質(zhì)，兼具專業(yè)的檔案管理理論知識與技術(shù)技能。此外，火電廠各級主管部門也應(yīng)該制定相應(yīng)的檔案管理制度。但縱觀現(xiàn)實，火電廠的檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)并不高，所掌握的理論知識也很有限，嚴(yán)重影響了火電施工企業(yè)檔案管理工作的完成進(jìn)度。

1.2 領(lǐng)導(dǎo)層對檔案管理的不重視

火電廠從最初的立項，到最后的正常運(yùn)作經(jīng)歷了組織成立、人員招募、責(zé)任落實等步驟，領(lǐng)導(dǎo)層比較重視電廠的設(shè)計、設(shè)備、施工安全以及質(zhì)量等問題，而忽略了檔案室管理人員的配置，隨意招聘不專業(yè)的人員進(jìn)行檔案管理，甚至火電廠部分主管部門領(lǐng)導(dǎo)在認(rèn)知上出現(xiàn)偏差，認(rèn)為檔案管理對自己工作影響不大，從思想上輕視檔案管理工作。正是領(lǐng)導(dǎo)層對檔案管理工作的忽視，進(jìn)而引發(fā)了檔案室人手不足，管理人員無證上崗，檔案管理技術(shù)落后等問題。

1.3 檔案信息化程度偏低

要想提高火電工程技術(shù)檔案管理質(zhì)量，必須優(yōu)化檔案管理手段，完善檔案管理制度，運(yùn)用信息化管理方式。但事實上，火電廠檔案管理的信息化程度較低，主要表現(xiàn)為以下幾點：第一，火電廠檔案室的工作電腦配置較為落后，軟件和硬件都要更新。第二，檔案室只發(fā)揮了檔案保存作用，在實際生產(chǎn)過程中并不能進(jìn)行現(xiàn)場查閱。第三，檔案室內(nèi)的檔案圖冊更新較慢，不能滿足迅速發(fā)展的火電廠需求。第四，工作人員只能在檔案室查閱資料，不能及時結(jié)合火電廠的施工進(jìn)度，及時更新檔案信息。第五，檔案信息化程度較低，缺乏一定的標(biāo)準(zhǔn)和制度，檔案管理人員在工作時常出現(xiàn)操作失誤等現(xiàn)象。第六，部分領(lǐng)導(dǎo)層沒有認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)的重要性，促使企業(yè)在整體規(guī)劃中缺少檔案信息化這一環(huán)節(jié)。

1.4 檔案管理體系的落后

目前的火電廠檔案室在檔案分類過程中仍堅持使用傳統(tǒng)的管理體系，遠(yuǎn)不能適應(yīng)信息化時代的發(fā)展要求，所以火電施工企業(yè)應(yīng)盡快建立檔案管理信息化體系。對于檔案整理，火電廠在立項初始就應(yīng)該分類管理，確保每個環(huán)節(jié)的檔案信息都是平行關(guān)系，以便日后的檔案檢索和學(xué)科管理。

2 對火電工程技術(shù)檔案的管理方法

2.1 依據(jù)系統(tǒng)原則進(jìn)行檔案管理

火電廠的建設(shè)相當(dāng)龐大，工期長、系統(tǒng)復(fù)雜，在建設(shè)過程中涉及多家參建單位，其中包含各種各樣的項目文件，因此，火電企業(yè)各部門和參建單位應(yīng)積極配合檔案管理人員的工作。由于火電工程技術(shù)檔案管理部門有相應(yīng)的管理標(biāo)準(zhǔn)，主要包括以下幾個方面，即檔案管理目標(biāo)、項目、程序、方法等。所以，火電企業(yè)在制定新準(zhǔn)則時要考慮全面，應(yīng)強(qiáng)調(diào)檔案管理人員必須具備較強(qiáng)的責(zé)任心，明確規(guī)定各種文件形式，比如參建單位和各部門的項目文件搜集、整理等，確保檔案管理工作有助于推動火電企業(yè)發(fā)展，將檔案管理工作的優(yōu)勢發(fā)揮到

極致。

2.2 確保現(xiàn)有的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)與新標(biāo)準(zhǔn)相一致

檔案管理的政策依據(jù)是憑借科學(xué)合理的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，有效提高檔案管理水平，確保各項技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)能夠貫徹落實，進(jìn)而推動企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化。國家所出臺的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)適用于全國檔案行業(yè)，起到了模范作用，這要求專家在編寫新行業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)時必須秉持一個原則——嚴(yán)格、細(xì)致。與此同時，新檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不能與現(xiàn)有的行業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)起沖突，并與時俱進(jìn)，不斷完善現(xiàn)有的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。由于火電項目文件受國家和行業(yè)規(guī)定影響，同時也受技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)與記錄表格的限制，因此在制定新檔案管理標(biāo)準(zhǔn)時，編寫專家需考慮全面，確保技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和檔案管理標(biāo)準(zhǔn)保持一致，進(jìn)而保障文件、對策、記錄與表格的質(zhì)量。

2.3 確保檔案管理標(biāo)準(zhǔn)具有可操作性

檔案管理標(biāo)準(zhǔn)具有可操作性是檔案編寫標(biāo)準(zhǔn)基礎(chǔ)要求，同時也是檢驗標(biāo)準(zhǔn)是否合格的準(zhǔn)則，所以火電廠建設(shè)有關(guān)的檔案管理人員和參建單位以及施工團(tuán)隊和技術(shù)人員都要以此準(zhǔn)則為標(biāo)準(zhǔn)。比如，河北某發(fā)電公司在建設(shè)發(fā)電廠的過程中，曾多次聘請檔案專家進(jìn)行檔案咨詢，由于各專家在國家標(biāo)準(zhǔn)行政標(biāo)準(zhǔn)，以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的理解上出現(xiàn)偏差，進(jìn)而影響工程項目無法順利進(jìn)行，給企業(yè)帶來額外的經(jīng)濟(jì)損失。因此，制定的新標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)用詞準(zhǔn)確，表達(dá)明確，采用相同的方式解讀條文，進(jìn)而消除分歧。這要求檔案專家在制定新標(biāo)準(zhǔn)時應(yīng)秉持可利用性的理念，確保新標(biāo)準(zhǔn)能夠推動檔案管理工作的順利進(jìn)行。此外，檔案專家在制定新標(biāo)準(zhǔn)時還應(yīng)該遵循以下兩點：第一，堅持實事求是，多總結(jié)經(jīng)驗。第二，分清主次矛盾，依據(jù)實際，著重解決主要矛盾，摒棄形式主義，推動檔案管理進(jìn)入良好狀態(tài)，促使新標(biāo)準(zhǔn)有助于企業(yè)

發(fā)展。

2.4 打造數(shù)字化信息化的檔案管理方式

將鑒定、整理且已經(jīng)歸檔的項目在立項、審核、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)督以及竣工驗收過程中所有相關(guān)的文字、表格、影像等文件定義為項目檔案。項目檔案包括火電廠建設(shè)過程中所有的文件，即前期文件，竣工文件以及驗收文件。對于已經(jīng)歸檔的文件，除紙質(zhì)文件外，當(dāng)然也包括其他形式的文件，不論何種形式，都真實反映了工程建設(shè)的內(nèi)容和項目工程質(zhì)量，其重要程度和地位是等同的，所以也需要搜集并整理其他形式的檔案照片等文件，不可否認(rèn)，這在很大程度上提高了標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行力度。此外，電子文件也很好的反映了火電廠工程建設(shè)的質(zhì)量與進(jìn)度，屬于檔案文件中的特殊形式。隨著社會的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)也得到了相應(yīng)的提升，電子文件因其方便快捷而深受大眾喜愛。因此，火電廠工程檔案管理應(yīng)向數(shù)字化信息化方向發(fā)展，打造以電子檔案為主，其他檔案為輔的新型檔案管理方式。

3 結(jié)束語

綜上所述，電力發(fā)展影響了社會生產(chǎn)和人民生活，因此，火電施工企業(yè)在工程技術(shù)檔案管理過程中，管理人員應(yīng)依據(jù)火電廠的實際情況進(jìn)行，不斷完善管理方式，更新管理技術(shù)，加強(qiáng)管理力度，切實提高檔案管理質(zhì)量，充分發(fā)揮檔案管理的優(yōu)勢，推動火電廠進(jìn)一步發(fā)展。

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