高校OA系統(tǒng)上線初期運行與改進分析

林孜 莊俊雄

摘要：隨著高校信息化程度的提升，高校OA系統(tǒng)應(yīng)用普及率越來越高。本文基于福建商學(xué)院的實例研究，對OA系統(tǒng)上線初期出現(xiàn)的主要問題進行分析，并提出改進對策。

關(guān)鍵詞：OA系統(tǒng);高校;改進

中圖分類號：TP317 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1007-9416（2020）01-0211-02

0 引言

辦公自動化簡稱OA（Office Automation），它基于計算機技術(shù)，通過網(wǎng)絡(luò)，協(xié)助各單位內(nèi)部員工快速便捷處理公文，有限范圍內(nèi)共享資源，線上進行工作流程的申請審批及各類信息的統(tǒng)一管理。OA無紙化、規(guī)范化和高效的特點使其在我國近二十年得以快速推廣和使用。

1 實施OA系統(tǒng)的背景

1.1 高校信息化背景

《國家中長期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要（2016-2020年）》明確提出從教育信息基礎(chǔ)設(shè)施、優(yōu)質(zhì)教育資源、教育管理信息系統(tǒng)三方面大力推進教育信息化，把教育信息化納入國家信息化發(fā)展整體戰(zhàn)略。因此，加快高校信息化建設(shè)，搭建優(yōu)質(zhì)辦公自動化平臺成為了各高校提升管理能力的一項有效措施，無紙化辦公也順應(yīng)了國家構(gòu)建節(jié)約型社會的時代背景。

1.2 學(xué)校實際情況

福建商學(xué)院由福建商業(yè)高等?？茖W(xué)校和福建對外經(jīng)濟貿(mào)易職業(yè)技術(shù)學(xué)院于2016年3月合并后正式成立。作為一所新晉本科院校，該校不同院系和管理部門分散在三個校區(qū)，節(jié)約管理成本、規(guī)范業(yè)務(wù)流程、提高工作效率、實現(xiàn)多校區(qū)信息互通成為建設(shè)OA系統(tǒng)的主要目的，在線遠程辦公也能避免教職工在校區(qū)間“多跑腿”。

2 福建商學(xué)院OA系統(tǒng)建設(shè)情況

福建商學(xué)院OA系統(tǒng)自2019年1月開始正式建設(shè)，校信息技術(shù)部門和OA建設(shè)廠商成立OA系統(tǒng)建設(shè)團隊。團隊通過兩個月時間進行各部門走訪及各業(yè)務(wù)表格的收集，明確了此次建設(shè)的主要框架，經(jīng)過近四個月的系統(tǒng)搭建和調(diào)試改進，該校OA系統(tǒng)于2019年6月開始試運行。該系統(tǒng)共分為了七個模塊，包括公文管理、流程管理、會議管理、用戶管理、日程管理、通知公告及工作溝通。

3 OA系統(tǒng)使用現(xiàn)狀及問題分析

3.1 人員登錄量較低

目前該校OA系統(tǒng)可通過pc端和手機端進行登錄使用。Pc端通過校統(tǒng)一身份認證平臺進行認證登錄，手機端基于釘釘進行開發(fā)，用教職工手機號進行實名注冊激活。通過管理員對后臺的登錄統(tǒng)計，教職工在工作日通過pc端的登錄量為200人左右;手機端實名激活人數(shù)共619人，達到全校教職工總數(shù)的75%，但工作日平均登錄量為300人左右。從登錄人員分布來看，主要集中在學(xué)校業(yè)務(wù)管理部門和各學(xué)院行政部門，以授課為主的教師日常登錄比例較低，較多教師未形成日常登錄OA系統(tǒng)查看信息的習(xí)慣。

3.2 業(yè)務(wù)流程使用較少

目前系統(tǒng)中已有的業(yè)務(wù)流程模板共41條，涵蓋了校辦公室、財務(wù)處、人事處等7個部門的常見業(yè)務(wù)審批流程。經(jīng)過統(tǒng)計，系統(tǒng)中已在審批或?qū)徟Y(jié)束的業(yè)務(wù)流程共兩百多條，流程量最多的是網(wǎng)絡(luò)故障報修申請，隨后依次是用車申請，校官方郵箱申請，部門網(wǎng)頁設(shè)計及修改申請。從數(shù)據(jù)上可以看出，信息技術(shù)中心的業(yè)務(wù)流程在OA中使用最多，其次是校辦公室，而人事處、資產(chǎn)管理處、財務(wù)處、后勤處和教務(wù)處的業(yè)務(wù)流程均未在OA系統(tǒng)中執(zhí)行，仍然以線下審批為主。由此可見，盡管已經(jīng)配置了相關(guān)業(yè)務(wù)審批流程，但大部分管理部門還是使用線下的紙質(zhì)審批單進行業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)，對線上審批并未接納。

3.3 公文處理尚未規(guī)范

由于紙質(zhì)發(fā)文改為網(wǎng)上電子發(fā)文，一部分發(fā)文人員對網(wǎng)上發(fā)文方式不夠熟悉，使得公文的字體格式不規(guī)范，公文不夠嚴謹;部分起草人對公文該分發(fā)的節(jié)點人選存在誤選，影響了文件發(fā)布的時效性;由于種種原因，部分公文起草后未繼續(xù)進行審批流程，也未作其它處理，導(dǎo)致文件滯留。

4 建議與對策

4.1 進行推廣提高時效

在高校辦公管理工作中，時效性是順利實現(xiàn)上情下達的重要保障。只有提高OA系統(tǒng)的上線率，各部門節(jié)點處理人才能及時處理手上的待辦事宜，使得流程順利運轉(zhuǎn)，避免出現(xiàn)流程停滯和公文滯留，提高辦公管理的時效性。一方面可推廣使用手機端OA，如在手機端OA推出一些“傳圖識字”、“會議簽到”、“投票助手”小功能，幫助教職工提高工作效率，進一步提高手機端OA的下載量;另一方面可通過短信、微信等方式與教職工OA賬號綁定，實現(xiàn)即時待辦提醒，不受地域限制進行公文和流程處理，大幅提高待辦處理的時效性;還可在OA中多上線與教職工切身利益相關(guān)的功能，如工資查詢、考勤查詢等，提高OA系統(tǒng)的利用率。

4.2 提升系統(tǒng)優(yōu)化流程

持續(xù)不斷地優(yōu)化才能使得OA系統(tǒng)滿足時代需要和高校需求。一方面隨著高等教育的深化改革和發(fā)展，高校教學(xué)管理方式也在持續(xù)更新和改變，OA系統(tǒng)在滿足基本辦公需求的前提下，仍需要學(xué)校信息技術(shù)部門持續(xù)跟進教育管理部門的新要求，對OA系統(tǒng)進行提升;另一個方面隨著OA系統(tǒng)使用人數(shù)的增多，使用頻率的加大，暴露出的問題也隨之增多，因此學(xué)校信息技術(shù)部門需要建立“問題收集-原因分析-解決方案”的工作流程，規(guī)范化對系統(tǒng)進行改進。只有不斷優(yōu)化系統(tǒng)的流程，使系統(tǒng)更具便捷性、可靠性和易用性，才能讓OA系統(tǒng)對高校辦公的高效運轉(zhuǎn)作用最大化。

4.3 轉(zhuǎn)變觀念加強培訓(xùn)

從系統(tǒng)登錄量和流程使用率來看，還有很大一部分教職工仍遵循紙質(zhì)辦公的習(xí)慣，不愿改變，甚至對使用信息化系統(tǒng)辦公存在抵觸和畏懼心理。針對此類現(xiàn)象，一是建議高校信息技術(shù)部門為OA系統(tǒng)編制詳細的使用說明，盡量采用圖文并茂、視頻演示的方式，讓使用說明更易懂，削弱教職工對使用信息化系統(tǒng)辦公的畏難情緒;二是在各部門挑選計算機能力相對較好的教職工作為自己部門的OA部門管理員，學(xué)校統(tǒng)一對OA部門管理員進行技術(shù)培訓(xùn)，并建立溝通群組，形成逐級的技術(shù)傳遞，幫助教職工形成使用OA的辦公習(xí)慣。

5 結(jié)語

高校OA系統(tǒng)作為提升高校辦公管理水平的主要手段，有效地為教職工提供信息共享平臺，提高了辦公效率，解決了高校多校區(qū)的管理不便。隨著智慧校園建設(shè)的逐漸鋪開，OA系統(tǒng)將納入智慧校園大平臺，成為為高校管理者提供決策依據(jù)、提升高校信息化水平和教育辦學(xué)能力的重要環(huán)節(jié)之一。

參考文獻

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[2] 杜靜.新形勢下高校辦公自動化建設(shè)改進方向初探——以南京農(nóng)業(yè)大學(xué)OA系統(tǒng)建設(shè)為例[J].管理觀察，2017（14）：143-144.