淺談新時代企業(yè)檔案收集工作

王吉壘

摘 要：新時代市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展促使企業(yè)競爭日益激烈，激烈的競爭對企業(yè)規(guī)范化管理提出了新的要求，檔案在企業(yè)規(guī)范化管理中發(fā)揮越來越重要作用。檔案收集是企業(yè)檔案管理的基礎(chǔ)工作，高效做好檔案收集工作，成為新時代企業(yè)檔案管理的重要內(nèi)容。本文闡述了做好檔案收集工作對于企業(yè)發(fā)展的重要意義，深入分析了存在的問題，結(jié)合實際提出解決企業(yè)檔案收集工作中存在的諸多問題的對策建議。

關(guān)鍵詞：新時代;檔案;收集

企業(yè)在經(jīng)營管理中形成的所有檔案，是對企業(yè)發(fā)展的綜合記錄，是維護(hù)企業(yè)和職工利益的重要憑證，對于企業(yè)具有重要作用。企業(yè)檔案收集工作是檔案管理各項工作的基礎(chǔ)，做好企業(yè)檔案收集工作對于提升企業(yè)檔案管理水平，促進(jìn)企業(yè)科學(xué)規(guī)范持續(xù)發(fā)展具有重要意義。

一、加強(qiáng)企業(yè)檔案收集的重要意義

1.有利于夯實企業(yè)檔案工作基礎(chǔ)

作為企業(yè)檔案工作中的首要環(huán)節(jié)，檔案收集是各項工作的基礎(chǔ)，是做好檔案工作后續(xù)環(huán)節(jié)的前提。企業(yè)檔案是在企業(yè)經(jīng)營管理中由企業(yè)各部門共同形成的，而非僅僅是由檔案部門產(chǎn)生。因此，檔案收集是企業(yè)檔案管理部門取得和積累企業(yè)檔案的一種手段，通過檔案收集為檔案工作的開展提供實際管理內(nèi)容。

2.有利于提升企業(yè)檔案管理水平

作為檔案工作后續(xù)各環(huán)節(jié)工作質(zhì)量的保障，檔案收集工作的質(zhì)量直接關(guān)系到檔案工作整體水平。若在檔案收集環(huán)節(jié)確保工作質(zhì)量，收集及時，并進(jìn)行了認(rèn)真的篩選，則為后續(xù)各環(huán)節(jié)工作開展打下了良好基礎(chǔ)，有助于檔案的高效保管和開發(fā)利用。若在檔案收集環(huán)節(jié)不注意質(zhì)量的把控，檔案收集不及時，或沒有進(jìn)行篩選鑒定，收集到的檔案價值低甚至沒有價值，則會造成在后續(xù)的整理、保管等環(huán)節(jié)上的無效投入，浪費(fèi)人力物力資源，也無法實現(xiàn)檔案信息資源的有效開發(fā)和利用，檔案管理水平落后，無法取得工作成果，實現(xiàn)檔案管理價值。

3.有利于更高效地促進(jìn)企業(yè)發(fā)展

由于全面地記錄了企業(yè)發(fā)展的過程，包括經(jīng)驗及教訓(xùn)總結(jié)，能夠為企業(yè)的未來決策提供重要參考信息。企業(yè)持續(xù)科學(xué)發(fā)展離不開規(guī)范管理，檔案管理作為企業(yè)規(guī)范管理的重要內(nèi)容，若檔案管理規(guī)范，則能夠為工作地可持續(xù)發(fā)展提供重要保障。

二、企業(yè)檔案收集中存在的問題

1.檔案意識較為薄弱

一是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠，由于檔案工作不直接產(chǎn)生效益，短期內(nèi)工作成效難以呈現(xiàn)，處于輔助邊緣地位，不能引起足夠的重視。二是企業(yè)員工對檔案的重要性認(rèn)識不足，檔案意識薄弱，認(rèn)為檔案在企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展中并不重要，重過程輕結(jié)果，往往對于業(yè)務(wù)工作的過程非常重視，但對于形成的檔案資料卻重視不夠。檔案從業(yè)人員認(rèn)為自身在企業(yè)中地位邊緣化，與企業(yè)主營業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)不大，未認(rèn)識到加強(qiáng)做好檔案收集的重要意義。

2.檔案管理規(guī)范性不足

一是由于領(lǐng)導(dǎo)重視度、企業(yè)所處發(fā)展階段、企業(yè)經(jīng)濟(jì)環(huán)境等各種因素影響，企業(yè)檔案管理水平不同，檔案規(guī)章制度的健全程度存在差異，存在部分企業(yè)規(guī)章制度不健全情形。二是企業(yè)檔案工作機(jī)構(gòu)建設(shè)不健全，未建立有效的工作聯(lián)絡(luò)機(jī)制，崗位職責(zé)分工不明確，工作開展缺乏組織保障。三是缺乏有效的激勵約束機(jī)制?？己藱C(jī)制不健全，沒有真正做到獎勤罰懶，不能有效調(diào)動從業(yè)人員工作積極性。四是檔案收集工作流程規(guī)范性不足。未對檔案移交制定詳細(xì)的細(xì)則規(guī)定，加之檔案形成部門業(yè)務(wù)不熟悉，或出于保密等部門自身立場考慮不愿意移交檔案等情況，檔案存在移交質(zhì)量不高，移交不及時資料不齊全情況常有。

3.檔案管理設(shè)施條件落后

檔案工作在企業(yè)中不直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，受重視程度低，經(jīng)費(fèi)、技術(shù)等條件受到嚴(yán)重制約，缺乏財力和技術(shù)保障，企業(yè)檔案基礎(chǔ)設(shè)施條件較為落后，有的檔案庫房不足甚至沒有庫房，有的檔案室甚至變成了單位的雜物間，無法為檔案的安全保管提供基礎(chǔ)的條件。此外，受客觀條件限制，檔案管理數(shù)字化信息化水平較低，企業(yè)電子文件系統(tǒng)自動收集歸檔程度低，嚴(yán)重制約了檔案收集工作的高質(zhì)量開展。

4.檔案專業(yè)人才隊伍不足

由于對檔案工作重視度不夠，認(rèn)為檔案工作專業(yè)水平低，不需要高學(xué)歷高職稱高素質(zhì)人才，企業(yè)檔案從業(yè)人員力量薄弱。許多企業(yè)檔案從業(yè)人員均為半路出家，非專業(yè)出身，存在檔案理論知識欠缺情況，嚴(yán)重制約了檔案收集工作開展。企業(yè)檔案培訓(xùn)工作薄弱，多數(shù)企業(yè)未對從業(yè)人員進(jìn)行崗前培訓(xùn)或在崗培訓(xùn)，加之檔案從業(yè)人員自身動力不足，對工作投入的時間精力有限，對政策的學(xué)習(xí)和實踐經(jīng)驗積累不夠，業(yè)務(wù)水平較薄弱。

三、新時代加強(qiáng)企業(yè)檔案收集的思考

1.增強(qiáng)檔案收集意識，加強(qiáng)重視程度

高效開展企業(yè)檔案收集工作，企業(yè)檔案管理部門要需要積極爭取企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的理解和支持，促使企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)增強(qiáng)檔案意識，認(rèn)識到做當(dāng)檔案工作能夠?qū)ζ髽I(yè)發(fā)展歷史進(jìn)行更好記錄，能夠更好地為企業(yè)發(fā)展提供決策，能夠更好地服務(wù)企業(yè)長遠(yuǎn)持續(xù)發(fā)展。要發(fā)揮企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)在企業(yè)檔案收集中的關(guān)鍵作用，為企業(yè)檔案收集工作爭取更多的物力和財力及技術(shù)支持，要充分調(diào)動員工做好企業(yè)檔案收集工作的主動性和積極性。應(yīng)加強(qiáng)對企業(yè)檔案收集工作的宣傳，結(jié)合企業(yè)實際，宣傳企業(yè)檔案收集對于企業(yè)檔案管理工作的重要作用，對于企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展的意義，從而促進(jìn)企業(yè)檔案收集工作的高效循環(huán)開展。

2.健全檔案工作機(jī)構(gòu)，落實工作職責(zé)

企業(yè)應(yīng)完善檔案工作機(jī)構(gòu)設(shè)置，成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，應(yīng)由高層管理人員擔(dān)任小組組長，對工作進(jìn)行統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，各部門負(fù)責(zé)人要作為工作小組成員，督促部門做好檔案工作。由各部門指定專人為檔案兼職工作人員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集歸檔，從而形成健全的檔案收集工作網(wǎng)絡(luò)體系，做到收集工作任務(wù)層層落實，目標(biāo)層層分解。

3.建立健全規(guī)章制度，規(guī)范檔案收集管理

完善企業(yè)檔案收集歸檔規(guī)章制度，促進(jìn)規(guī)范化科學(xué)化管理，是做好企業(yè)檔案收集工作的重要保障。一是根據(jù)國家政策及上級單位的相關(guān)規(guī)定，結(jié)合自身實際，制訂較科學(xué)的規(guī)章制度，明確企業(yè)檔案內(nèi)容、收集歸檔責(zé)任主體、主要工作職責(zé)等，確保各項工作有章可依有據(jù)可循。二是要加強(qiáng)企業(yè)檔案收集工作的考核管理，確保責(zé)任目標(biāo)落實到位。通過指定考核目標(biāo)，明確考核標(biāo)準(zhǔn)和內(nèi)容，切實做到人人身上扛指標(biāo)。強(qiáng)化考核結(jié)果的運(yùn)用，確保有效激勵，考核結(jié)果與個人薪酬和晉升掛鉤。三是加強(qiáng)對企業(yè)檔案收集工作的指導(dǎo)，促進(jìn)收集檔案質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)化。結(jié)合自身實際，探索系統(tǒng)統(tǒng)一的收集歸檔體系，同時加強(qiáng)培訓(xùn)宣傳，強(qiáng)化業(yè)務(wù)指導(dǎo)，推行標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化的收集移交規(guī)定，促進(jìn)檔案收集質(zhì)量的不斷提升。四是超前把控文件材料形成，文件形成時的質(zhì)量水平很大程度上決定了檔案收集質(zhì)量的高低，因此應(yīng)尤其重視檔案的前端控制，在材料形成階段嚴(yán)格按照公文質(zhì)量要求進(jìn)行把關(guān)，特別是對于文件格式的規(guī)范性、內(nèi)容的完整性方面，確保形成文件質(zhì)量水平。

4.運(yùn)用現(xiàn)代化管理手段，促進(jìn)信息化建設(shè)

要積極爭取領(lǐng)導(dǎo)支持，加強(qiáng)檔案重要性宣傳，為檔案工作提供技術(shù)人才支撐和信息化經(jīng)費(fèi)保障。將檔案現(xiàn)代化管理納入企業(yè)發(fā)展重要議程，促進(jìn)企業(yè)檔案信息收集的自動化，逐步提升企業(yè)檔案收集的自動化水平，實現(xiàn)案卷級和文件級目錄的電子化存儲和自動化檢索。通過掃描掛接，加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫建設(shè)，為檔案信息資源的開發(fā)利用奠定基礎(chǔ)。進(jìn)一步加強(qiáng)檔案軟件應(yīng)用和系統(tǒng)建設(shè)，通過系統(tǒng)實現(xiàn)檔案收集的前端控制和自動歸集，促進(jìn)管理水平提升。

5.加強(qiáng)企業(yè)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高從業(yè)人員水平

一是要把好檔案從業(yè)人員入口關(guān)，選擇具有檔案專業(yè)理論知識和實戰(zhàn)經(jīng)驗的工作人員，檔案工作人員應(yīng)具有強(qiáng)烈的責(zé)任心，對檔案工作具有積極的熱情。二是加強(qiáng)從業(yè)人員培訓(xùn)，進(jìn)一步促進(jìn)檔案意識提升，通過定期組織檔案從業(yè)人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，促使及時了解國家最新政策要求和行業(yè)最新動態(tài)，提升思維理念和視野格局。檔案工作人員進(jìn)行崗前培訓(xùn)，促使熟悉了解企業(yè)發(fā)展情況，部門工作內(nèi)容和崗位主要職責(zé)，進(jìn)一步熟悉工作業(yè)務(wù)，更好地履職盡責(zé)，促進(jìn)檔案工作安全和高質(zhì)量，檔案工作要確保零責(zé)任事故。通過不定期召開座談會、制度學(xué)習(xí)、自學(xué)等方式組織檔案政策法規(guī)和相關(guān)檔案文件精神的學(xué)習(xí)宣傳。三是要不斷加強(qiáng)對檔案形成部門工作人員的指導(dǎo)培訓(xùn)，企業(yè)檔案管理部門要積極加強(qiáng)與檔案形成部門的溝通與交流，形成固定化的工作交流機(jī)制，確保溝通及時交流順暢，為檔案收集工作開展提供良好的組織保障，確保收集質(zhì)量水平，更好地提升企業(yè)檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案價值，更好地為企業(yè)經(jīng)營發(fā)展服務(wù)。

綜上，隨著市場經(jīng)濟(jì)競爭地不斷加劇，企業(yè)加強(qiáng)檔案收集工作有利于提升企業(yè)規(guī)范化管理水平，更好地為企業(yè)持續(xù)發(fā)展提供服務(wù)。企業(yè)應(yīng)增強(qiáng)檔案收集意識，加強(qiáng)企業(yè)檔案收集工作宣傳，積極創(chuàng)新企業(yè)檔案收集方式，拓展企業(yè)檔案收集驅(qū)動，推動檔案收集工作高質(zhì)量發(fā)展，企業(yè)持續(xù)科學(xué)發(fā)展提供高效服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]聶天嬌.企業(yè)檔案收集工作淺析[J].黑龍江檔案，2014

[2]吳延玲.企業(yè)檔案收集整理工作的幾點體會[J].陜西檔案，2015

[3]吳曉南.淺談企業(yè)檔案收集歸檔工作[J].蘭臺世界，2014

（作者單位：中國長江電力股份有限公司）