企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)問題分析及創(chuàng)新思路

張云芳

摘 要：隨著信息技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)檔案管理也逐漸信息化，由于企業(yè)管理層的重視程度比較低，導致軟硬件設(shè)施落后，企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)還存在管理方法落后、安全性差等問題，信息化建設(shè)缺乏合理的規(guī)劃。所以提高信息化建設(shè)的重視程度，引進專業(yè)人員進行管理和建設(shè)，提高檔案的安全性，建立完備的管理機制是企業(yè)檔案管理信息化推進的重要思路。

關(guān)鍵詞：企業(yè);檔案管理;信息化;問題;創(chuàng)新

傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理方法使人員查閱易造成檔案損壞等情況，對查閱人員而言，檔案的調(diào)度程序復雜，審理身份信息和找尋檔案的時間長，跟不上現(xiàn)代的快節(jié)奏發(fā)展趨勢，這就要求企業(yè)檔案管理逐漸走向信息化。

一、檔案管理信息化意義

1.信息技術(shù)發(fā)展的必然趨勢

信息化時代為每個人都帶來了便利，節(jié)省了大量的時間，減少時間成本是每個企業(yè)管理者都在考慮的問題。信息技術(shù)的發(fā)展為這一問題帶來了解決方案。信息技術(shù)的應(yīng)用給人們生活、生產(chǎn)帶來了極大的便利，通過信息共享能夠達到快速查閱、快速共享的目的。而檔案管理信息化正是在信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下誕生的一種管理方式。檔案信息化既是信息技術(shù)發(fā)展的趨勢也是企業(yè)發(fā)展的需求。

2.檔案管理簡單化

檔案管理信息化能夠省去傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案存儲的繁瑣過程，將檔案信息化可同時保存紙質(zhì)檔案和電子檔案。首先，電子檔案的保存避免了紙質(zhì)檔案受自然環(huán)境的影響而損壞。紙質(zhì)檔案繁瑣的保存過程會花費大量的人力物力，而檔案信息化能有效減少環(huán)境的影響，節(jié)省人力、財力。其次，檔案信息化能將紙質(zhì)檔案和電子檔案聯(lián)用，增大了檔案的完整性。將紙質(zhì)檔案電子化，必要的紙質(zhì)檔案用幾種保存方式進行備份保存，可有效增大檔案保管的完整性。

3.檔案查詢便捷化

檔案管理信息化不僅便于管理人員進行管理還為員工查詢檔案帶來了極大的便捷。調(diào)用紙質(zhì)檔案需要花費很長的一段時間，增大了查找的難度。建立電子檔案，只要建立合適的信息系統(tǒng)，配設(shè)管理人員，將檔案分類，除了必要紙質(zhì)檔案的保存，一些可共享的信息可通過企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)傳達到內(nèi)部網(wǎng)站上，員工可通過瀏覽網(wǎng)站獲得自己想要的信息。而對于重要的檔案，可通過員工工號或經(jīng)過審查之后從網(wǎng)上調(diào)用，便于出差在外或急于用到檔案的員工快速拿到檔案，減少時間成本。

4.檔案管理規(guī)范化

企業(yè)檔案關(guān)系到企業(yè)運行發(fā)展的相關(guān)資料和數(shù)據(jù)，從檔案之中分析企業(yè)運行決策的準確性，為長遠規(guī)劃提供很大的數(shù)據(jù)支持，加強企業(yè)的競爭能力。檔案需要規(guī)范化的管理，檔案管理信息化能夠?qū)n案歸置于系統(tǒng)之中，對于重要文件的調(diào)用、文件數(shù)據(jù)分析等制定相應(yīng)規(guī)則。通過信息化能夠?qū)⒃O(shè)置查閱權(quán)限、身份驗證等步驟在系統(tǒng)中自動識別，可有效規(guī)范檔案的管理，也節(jié)省了人力審核驗證，避免人為誤差。

二、企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)問題分析

1.管理方法落后，缺乏專業(yè)性

企業(yè)領(lǐng)導雖然知道要保存重要的文件，但往往忽略了如何管理和保存檔案。首先，目前很多企業(yè)檔案管理信息化僅限于查詢文獻，很多時候還需要手動去翻找檔案，依然還是沒能解決問題。其次，由于檔案信息化沒有成熟的管理人員，對收到的檔案只是簡單地將其電子化，并未進行有效篩選和分類，導致檔案重復錄入，增加了后期信息整合的難度，增大了工作量。第三，由于從紙質(zhì)檔案進行信息化建設(shè)，轉(zhuǎn)變周期長、見效慢，所以企業(yè)對檔案信息化重視程度比較低，不愿花資金配置管理系統(tǒng)，已有的設(shè)備設(shè)施也比較落后，導致檔案管理信息化建設(shè)進程很慢。另外，企業(yè)信息化對檔案管理系統(tǒng)的要求比較高，需要有專業(yè)人員進行系統(tǒng)建設(shè)和維護，而目前很多企業(yè)缺少相關(guān)的人員配置，導致信息化管理落后，缺乏專業(yè)性。

2.檔案管理信息化建設(shè)缺乏目標及長遠規(guī)劃

許多企業(yè)只注重于產(chǎn)品研發(fā)、銷售，但忽略了檔案分析和管理，信息化建設(shè)缺少目標和長遠規(guī)劃。對于已經(jīng)進行信息化建設(shè)的企業(yè)，對如何利用信息化系統(tǒng)定期進行檔案的規(guī)整，篩選周期如何定制，企業(yè)中周總結(jié)、月總結(jié)和年終總結(jié)如何應(yīng)用信息化系統(tǒng)進行檔案分析等問題還未有明確的要求。既然已經(jīng)實行檔案管理信息化建設(shè)就要物盡其用，發(fā)揮信息化的重要作用。

對于檔案管理信息化還比較落后的企業(yè)，許多管理者對如何進行紙質(zhì)檔案和電子檔案的轉(zhuǎn)化、電子檔案的分類方法和檔案調(diào)閱的管理方法等還未有明確的想法。此類企業(yè)覺得紙質(zhì)版轉(zhuǎn)成電子版檔案過程復雜，遲遲未進行合理的規(guī)劃，進行信息化建設(shè)。

3.檔案管理缺乏安全性

企業(yè)領(lǐng)導對檔案管理信息化的不重視，導致設(shè)備設(shè)施不能得到及時的更新，引進的系統(tǒng)存在缺陷或者管理人員專業(yè)性不足，導致信息化管理缺乏安全性。許多企業(yè)在檔案管理人員是年紀相對較大的員工，缺乏學習專業(yè)知識的能力，在新技術(shù)的運用方面不熟悉，也容易導致檔案的安全性得不到保障。而且很多企業(yè)進行檔案管理信息化系統(tǒng)之后，員工缺少培訓學習的機會，對應(yīng)急情況缺乏處理能力。檔案電子化存在入侵的風險，所以企業(yè)更應(yīng)該重視專業(yè)人才的引進，制定相關(guān)規(guī)定，增加檔案的安全性。

三、企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)創(chuàng)新思路

1.檔案信息化觀念轉(zhuǎn)變的正確理解

首先，企業(yè)領(lǐng)導應(yīng)該及時轉(zhuǎn)變檔案管理的思想，發(fā)現(xiàn)有效管理檔案給企業(yè)帶來的長久益處，對檔案管理信息化建設(shè)提出與企業(yè)理念切合的主題，制定檔案管理的規(guī)章制度和管理辦法，加強員工對信息化的重視。其次，檔案管理者要負起應(yīng)盡的責任和義務(wù)，制定分類方法，將檔案按密級以及使用的頻率等進行分類保存。對于密級較高的檔案要保留紙質(zhì)檔案，檔案電子化時要設(shè)立保密權(quán)限，防止泄密，多重儲存保證檔案不會丟失。對于可公開的信息，可以在信息化系統(tǒng)中設(shè)置查閱鏈接，方便員工查詢。

2.紙質(zhì)檔案電子化，完善硬件設(shè)備和軟件開發(fā)

從紙質(zhì)檔案保存到檔案管理信息化轉(zhuǎn)變需要一定的過程，將陳舊的檔案進行歸納整理并進行檔案錄入也需要一定的時間，所以開發(fā)檔案管理系統(tǒng)要盡量簡便化，記錄關(guān)鍵信息。技術(shù)工程師要根據(jù)需求設(shè)計幾種應(yīng)用軟件，一種對內(nèi)使用，運用企業(yè)內(nèi)網(wǎng)進行查閱，此種應(yīng)用可開放更多的查閱權(quán)限，讓員工能快速找尋查閱。另一種設(shè)計對外的查閱軟件，便于外界溝通使用。另外企業(yè)的硬件設(shè)施也需要時常維護更新，以適應(yīng)信息化要求。

3.檔案信息化安全性建設(shè)，培養(yǎng)技術(shù)管理人才

檔案管理信息化中檔案的安全性是重中之重。從檔案的儲存手段和儲存位置，到設(shè)立查閱密碼和身份審核等，都涉及檔案的安全性。從檔案室使用的硬件設(shè)施和機房的進入權(quán)限開始進行全方位的設(shè)定。通過企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)進行檔案的錄入，只供內(nèi)部員工使用，檔案使用加密的方式進行儲存，并用數(shù)據(jù)備份等方式保證檔案不會丟失。企業(yè)要設(shè)立檔案保護規(guī)定，保證制度的公正及嚴厲性，獎懲制度實現(xiàn)明確規(guī)定。

檔案管理信息化最終要通過網(wǎng)絡(luò)進行信息的共享，所以對于檔案安全性的建設(shè)需要投入較大的時間和經(jīng)歷。企業(yè)應(yīng)該引進對應(yīng)軟件開發(fā)和網(wǎng)絡(luò)安全人才，提高檔案管理信息化的安全性。同時，引進專業(yè)人才，對檔案管理的員工進行培訓，使他們能夠更快地適應(yīng)信息化的進程和要求，更快上手對檔案進行管理。另外還要培養(yǎng)檔案管理人才，善于對檔案進行歸類和整理，要具有大局觀，幫助相關(guān)人員對檔案進行分析總結(jié)，提升檔案的價值。

4.檔案網(wǎng)絡(luò)化，建設(shè)查閱平臺

檔案管理信息化最大的益處在于便利，可以建設(shè)共享信息平臺，將開放的信息通過網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)男问綄崿F(xiàn)文件的共享，方便員工查閱相關(guān)資料，能夠有效節(jié)省員工的時間，同時檔案的利用率也會提高。而對于重要資料的查閱要進行資格限制，設(shè)立查閱權(quán)限。前文也有提到，對密級較高的檔案只能通過公司內(nèi)網(wǎng)進行查閱，而且要進行身份審核，由檔案管理人員對此進行審核，以保證檔案的安全性。當然，如果人臉識別技術(shù)能夠有效應(yīng)用到檔案管理人員審核中將能極大提高檔案管理的工作效率。

5.建立合理的獎懲機制和崗位責任制

好的工作環(huán)境的建立除了硬件設(shè)施和軟件設(shè)施齊全之外還需要對檔案有效規(guī)范的管理。檔案管理部門領(lǐng)導應(yīng)將獎懲制度明確規(guī)定出來，讓員工明確工作目標，使檔案管理信息化趨于規(guī)范化。要制定詳細的崗位責任制，員工負責的每一個崗位的要求要明確，獎懲的具體考核制度也要明確，鼓勵員工為檔案管理信息化建設(shè)出謀劃策。

四、結(jié)束語

檔案管理從紙質(zhì)化到信息化的轉(zhuǎn)變需要的周期長，在此過程中需要解決的問題很多，企業(yè)檔案管理者應(yīng)該對信息化進程予以重視，對軟硬件設(shè)施進行更新，培養(yǎng)相關(guān)技術(shù)人才，對檔案管理信息化進行規(guī)范化處理，擴大檔案的應(yīng)用價值，推進檔案管理信息化的建設(shè)。

參考文獻：

[1]孫勇軍.企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)問題分析及創(chuàng)新思路[J].現(xiàn)代國企研究，2019

（作者單位：榆林市榆神煤炭榆樹灣煤礦有限公司）