基于改進大學生學籍檔案管理以服務學生就業(yè)的探索

金江梅

摘 要：學生的學籍檔案會伴隨其整個學習生涯，甚至伴隨他的人生發(fā)展。因此，高校方面必須對大學生學籍檔案的管理工作予以高度重視，確保學籍檔案管理工作科學合理、準確無誤，為大學生的職業(yè)規(guī)劃負責，服務于大學生就業(yè)。為此，本文將具體闡述現(xiàn)階段大學生學籍檔案管理的缺陷，并基于服務大學生就業(yè)視角提出檔案管理的優(yōu)化策略。

關鍵詞：大學生就業(yè);學籍檔案;管理

在我國人事檔案中，高校學生檔案的占比不容小覷。一般來說，學生的每一次升學過程、從小到大獲得的每一次榮譽或者處分都被記錄在案，是學校以及未來用人單位考察學生的第一手資料，在大學生的就業(yè)規(guī)劃中占據(jù)重要地位。當大學生真正步入社會以后，其工作單位的人事檔案建立也以學生學籍檔案為參考依據(jù)。因此，高校方面務必要加強學生學籍檔案管理，優(yōu)化大學生就業(yè)服務。

一、學籍檔案管理現(xiàn)狀

1.檔案內(nèi)容單一

學籍檔案關乎學生的未來就業(yè)走向，是因為學籍檔案中不僅包含一名學生該生各個時期的學籍資料、高校錄取資料、黨團材料，還涉及到學習成績表、體檢表以及每一次獎懲的詳細記錄表等等，這些材料都是單位在招聘人才時要優(yōu)先考察的內(nèi)容。但是，客觀來說，現(xiàn)階段的高校學生學籍檔案內(nèi)容過于單一，單位能從學籍檔案中獲取到的信息有限，導致學籍檔案不能成為人才選拔與錄取的充分依據(jù)。在現(xiàn)代經(jīng)濟體制與市場需求下，企業(yè)事業(yè)單位更希望能對未來員工的誠信體系、能力水平以及綜合素質有全面的了解，而目前的學生學籍檔案顯而易見，未達到這一水準。內(nèi)容形式化、評價公式化，導致企事業(yè)單位很難在學生的學籍檔案中獲取真正有用的信息。因此，學生的學籍檔案模棱兩可的狀態(tài)，就會在市場經(jīng)濟的發(fā)展下失去存在價值。

2.檔案安全無保障

在學生正式步入大學校園前，高中時期學生的學籍檔案遞交到大學檔案館的途徑不規(guī)范。一般來說，高中會將學生的學籍檔案進行密封保存，但是當學生高考后，絕大多數(shù)高中都會將學籍檔案發(fā)放到學生手中，由學生暫時保存，導致檔案的管理缺乏嚴格統(tǒng)一的標準。甚至出現(xiàn)由省市的招生辦寄發(fā)或者由學生的原中學寄發(fā)檔案的情況，當然這種只占極少數(shù)，其余都是通過各種不確定的途徑遞交給大學檔案館。導致新入學的大學生弄丟學籍檔案的狀況頻發(fā)，檔案交接工作無法順利完成，影響檔案管理工作的實際效率。

3.檔案原始材料缺失

受到地區(qū)差異的影響，各地區(qū)中學對于學生的檔案材料的收入可能存在著細微差異，所以實際收入在檔案內(nèi)的學生基本信息材料不齊，不符合國家的統(tǒng)一標準。尤其是各大高校網(wǎng)上招生錄取已經(jīng)成為時代的趨勢，但是高中方面對于學生紙質學籍檔案材料的整理與收入?yún)s始終不盡如人意。一部分地區(qū)的學籍檔案不包含最基本的學生身體素質報告和學生歷年學習成績內(nèi)容，學習材料殘缺不全。而且，學籍檔案中很多涉及到教育局以及學校蓋章簽字的材料真實性值得懷疑，學籍檔案的填寫也不符合統(tǒng)一標準。因此，每年高校都會有部分學生的學籍檔案必須返回生源地進行完善，從而導致檔案管理工作的進行阻礙重重。

4.檔案管理模式落后

隨著時代的發(fā)展和進步，信息化檔案管理模式已經(jīng)在各大單位廣泛普及。但是，我國很大一部分的高校在進行學生檔案管理時還存在體制不統(tǒng)一的初級問題?？陀^來說，我國高?，F(xiàn)階段存在爭議的幾種檔案管理模式分別是直接交由學校檔案館管理的模式;直接交由人事部門管理的模式;直接交由二級學院分散管理的模式。無論是在哪種管理形式下，高校對于學生學籍檔案的管理都無法實現(xiàn)高度統(tǒng)一，在后期的學籍檔案管理與歸檔中，效率十分低下。而且，信息化檔案管理模式顯而易見沒有真正在各大高校范圍內(nèi)普及，負責檔案管理工作的人員依舊使用傳統(tǒng)的人工管理模式，導致檔案管理的安全性令人懷疑，且后期的學生基本信息查詢工作需要大量時間精力。高等教育的門檻逐漸降低，高等院校數(shù)量以及生源質量在短短幾年內(nèi)激增，而學生的檔案材料管理工作任務量也大幅度增長。但是，在高校管理中，學籍檔案的管理本就具有存放時間短、流動性明顯的特征。而且，學生畢業(yè)后的就業(yè)方向愈加多元化，院校的檔案投遞工作面臨著巨大挑戰(zhàn)。除此以外，高等院校在學生的學籍檔案管理方面還存在很多問題，如很多單位企業(yè)在學生畢業(yè)前一個學期就已經(jīng)開展校招活動，但是學生學籍檔案的集中整理一般是學生畢業(yè)離校之際。這就導致上述企事業(yè)單位在人才招聘時對學生的信息不能充分了解，阻礙了學生就業(yè)。

二、提高檔案管理效率的措施

1.樹立為學生服務的宗旨

對于畢業(yè)后亟待找工作的當代大學生來說，高校所收入的學籍檔案記載著學生各個成長階段的最真實歷程，可以稱作是學生整個學習生涯的人生履歷。高校負責學籍檔案管理的人員必須認識到學生的這些資料對于學生考研、出國留學、職務晉升等都有重要影響，他們的責任尤為重要。

首先，所有負責高校檔案管理的相關人員必須從理念上對檔案管理高度重視，以為學生就業(yè)服務為基本宗旨。其次，相關人員要以較高的職業(yè)素質去認識檔案管理這項工作，對學生的人生發(fā)展負責，強化檔案技術管理。再次，高校相關人員在整理學籍檔案時，必須有高度的人文情懷和創(chuàng)新精神，提升自身的計算機技術應用水平，盡可能的對檔案的整理和歸類工作進行技術上的創(chuàng)新，在保證檔案管理工作圓滿完成的前提基礎上提高歸檔效率。最后，管理人員要立足于學生的就業(yè)實際，考慮到學生就業(yè)壓力大的現(xiàn)實情況，在檔案管理工作方面為學生提供優(yōu)質的服務，堅決不讓學籍檔案方面的問題拖慢學生的求職腳步。

2.創(chuàng)新就業(yè)服務

現(xiàn)階段的高校學生學習檔案主要可以劃分為在校生檔案和畢業(yè)生檔案。隨著高等教育的大范圍普及，高等院校每年開設的專業(yè)數(shù)量以及招生規(guī)模大幅度增長，這就意味著負責高校學生檔案管理工作人員所面臨的任務量愈加繁重。所以，相關人員必須立足于就業(yè)服務，創(chuàng)新檔案管理方法，使其滿足時代發(fā)展和教育進步的需求。因此，檔案管理工作的負責人員要進行從思想觀念到相關技術的創(chuàng)新，以時代發(fā)展的需求為原動力進行檔案管理創(chuàng)新。其次，院校的相關負責人員必須全方面普及檔案管理工作的重要性，令廣大師生都對學籍檔案予以高度重視，必要情況下可以對檔案管理采取一系列硬性措施，以確保檔案管理工作準確無誤。同時，高校方面的領導層應該對檔案管理工作的創(chuàng)新與時效性進行督促，把其作為績效考核的一項關鍵內(nèi)容。除此以外，在檔案管理工作中可以適當融入黨的先進理念與政策精神，保持檔案管理工作的先進性與科學性。

3.樹立全局觀念

判定一名學生是否綜合素質全面發(fā)展的最直觀依據(jù)便是這一份學籍檔案，這份檔案的數(shù)字信息以及文字信息，客觀公正的評價每一名學生的發(fā)展狀況。所以，高校檔案管理人員務必秉持高度責任意識，妥善管理好每一名學生的重要求職憑證。面對這種局面，院校方面可以統(tǒng)一強化檔案管理人員的素質水平，打造專業(yè)化的學生學籍檔案管理團隊。同時，院校方面可以對檔案管理工作進行詳細的職責劃分，將每個學院甚至每個班級的檔案管理工作劃分到個人，以確保每名學生檔案信息的完整化。而且，院校方面應該提倡學生檔案信息的及時收錄和整理，不應把檔案信息的整理堆積到學生畢業(yè)季，耽擱學生的求職進程。畢竟，學生學籍檔案的管理效率側面反映了學校管理水平乃至核心競爭實力，院校方面以及專門負責檔案管理的工作人員必須樹立全局意識，將目光放長遠。

4.打造信息化檔案管理系統(tǒng)

信息化技術在檔案管理中的滲透不過是時間問題，廣大檔案管理人員在做好本職工作的前提基礎上，務必要致力于信息化檔案管理系統(tǒng)的打造。

一方面，院校要引入信息化水平較高的新時代人才，為院校學生學習檔案管理注入新鮮血液。另一方面，院校要定期對經(jīng)驗豐富的檔案管理人員進行計算機技術培訓，解放思想，創(chuàng)新檔案管理人員的思想觀念，增加高校檔案管理的效率，使檔案查詢工作更加高效、便捷，為學生的就業(yè)提供優(yōu)良的服務體驗。

三、結束語

高校檔案管理工作必須立足于為學生的就業(yè)工作服務，為學生的求職生涯提供依據(jù)。所以，院校檔案管理應從全局出發(fā)、創(chuàng)新就業(yè)服務、打造先進信息化系統(tǒng)、為學生就業(yè)服務，最終實現(xiàn)為社會主義建設輸出中堅力量的教學宗旨。

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（作者單位：石河子大學檔案館）