高校教務(wù)檔案管理工作的功能價值及優(yōu)化對策分析

李紅

摘 要：隨著我國教學(xué)體制不斷改革，教務(wù)檔案管理在高校管理中扮演著更為重要的角色，逐漸由傳統(tǒng)化管理向現(xiàn)代化管理方向發(fā)展。但是，目前我國一些高校在進行教務(wù)檔案管理的過程中仍存在一些問題，為此需要采取有效措施提升其管理質(zhì)量，使其對我國教育事業(yè)的發(fā)展起到較大的促進作用。

關(guān)鍵詞：高校;教務(wù)檔案管理;功能價值

教務(wù)檔案主要有教學(xué)活動、招生活動以及科研等，對學(xué)校與學(xué)生來說具有較好的保存價值。此外，教學(xué)效果評價、教學(xué)經(jīng)驗以及評估等材料均屬于教務(wù)教學(xué)檔案，這對高校整體教學(xué)質(zhì)量的提升具有較大促進作用。為此，高校應(yīng)當采取有效措施提升教務(wù)檔案管理工作質(zhì)量，以此為檔案管理未來發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

一、高校教務(wù)檔案管理意義

1. 能夠提升教學(xué)質(zhì)量與管理水平

我國高校教務(wù)檔案主要是教學(xué)管理與活動的真實體現(xiàn)，通過教務(wù)檔案能夠有效提升教學(xué)管理水平與質(zhì)量，在教學(xué)過程中存在的一些不足均會通過記錄的方式體現(xiàn)在教務(wù)檔案中。由此可以看出，通過對教務(wù)檔案進行分析與總結(jié)，能夠有效發(fā)現(xiàn)教學(xué)中的問題，并且可采取有效措施及時解決，這對提升教學(xué)質(zhì)量具有較大促進作用。

2.能夠為教學(xué)改革與研究提供依據(jù)

教務(wù)檔案是教學(xué)工作中重要的記錄材料，記載了教學(xué)中的具體情況與經(jīng)驗教訓(xùn)，學(xué)校在對教學(xué)管理活動進行改革的過程中，可以通過教務(wù)檔案提供的真實參考數(shù)據(jù)與經(jīng)驗，來準確、有效地制定出符合高校發(fā)展的決策。

3.能夠支撐教學(xué)評估工作

高校在教學(xué)的過程中，教學(xué)評估尤為重要，其中教務(wù)檔案是教學(xué)評估最好的媒介，對教務(wù)檔案管理質(zhì)量與水平能夠直接反映高校辦學(xué)能力。此外，在進行教學(xué)評估的過程中，評估人員可以通過教務(wù)檔案資料掌握教學(xué)具體情況，因此，提升教務(wù)檔案管理質(zhì)量，以此使教學(xué)評估質(zhì)量更高，更具有說服力。

二、高校教務(wù)檔案的組成與功能價值

1. 高校教學(xué)檔案組成

教學(xué)檔案是高校教學(xué)程序運轉(zhuǎn)形成的資料記載，凝結(jié)了師生與教學(xué)管理人員勞動成果。隨著我國教育體制的改革，教學(xué)質(zhì)量有較大提升，其中高校教務(wù)檔案管理尤為重要，在新的教育體制發(fā)展中面臨著挑戰(zhàn)，這就需要提升管理水平，適應(yīng)現(xiàn)代教務(wù)檔案管理需求。此外，在進行高校教務(wù)檔案構(gòu)建的過程中，管理人員存在不同的區(qū)別方式，比如，周學(xué)穎根據(jù)考卷類、資料類以及教學(xué)規(guī)劃類進行區(qū)分;郭榮祥根據(jù)教務(wù)管理以及政治管理進行區(qū)分等。

2.高校教務(wù)檔案價值功能

（1）為資料考察提供憑證

教務(wù)檔案是較好的歷史記載，具有較高的憑證作用，主要特征是具有較好的初始性，無法被其他信息替代。此外，教務(wù)檔案管理者在工作的過程中，需要對教務(wù)規(guī)律特點進行深入的分析，并在此基礎(chǔ)上對存在的問題進行有效的解決，在此過程中若有必要可參考教務(wù)檔案。除此之外，教師還應(yīng)對往屆教學(xué)課程有全面了解，只有這樣才能確保教學(xué)科研工作質(zhì)量。另外，還需要了解學(xué)生以往的學(xué)習(xí)狀態(tài)，這也需要通過教務(wù)檔案來完成。

（2）為校務(wù)決策提供依據(jù)

教務(wù)檔案能夠為高效決策提供有力支持，可為教師以及保管人員提供導(dǎo)向性以及決策性，具有較好的指導(dǎo)憑證，同時也為教學(xué)管理提供有力的數(shù)據(jù)支持，除此之外也為領(lǐng)導(dǎo)層組織教務(wù)活動提供真實數(shù)據(jù)。

（3）為教務(wù)管理提供經(jīng)驗與資料

高校在進行教務(wù)檔案管理的過程中，管理人員需要對教學(xué)規(guī)劃進行有效的制定，不但需要確立新型管理理念，掌握新型管理知識，而且還應(yīng)根據(jù)以往資料與經(jīng)驗提升現(xiàn)有管理質(zhì)量，如教務(wù)管理人員需要在新型管理理念的基礎(chǔ)上借鑒教務(wù)檔案資料與經(jīng)驗，制定新的教學(xué)管理方法，為提升教學(xué)工作質(zhì)量奠定良好的基礎(chǔ)。

三、高校教務(wù)檔案管理存在的問題

1.管理人員觀念淡薄

目前，有些高校的教務(wù)檔案管理理念較為淡薄，工作形式化，表面看得較重，但是在實際操作中不夠重視。一些管理人員在管理的過程中還兼任其他職務(wù)，對檔案歸屬觀念較為淡漠，致使一些檔案資料沒有及時歸檔，這對高校教務(wù)檔案管理質(zhì)量的提升會產(chǎn)生較大影響。

2.檔案管理人員綜合素養(yǎng)偏低

高校教務(wù)檔案管理工作具有較高的保密性，檔案管理人員應(yīng)具備使命感與責(zé)任感，從思想上應(yīng)認識到教務(wù)檔案資料的重要性，保守檔案機密，這是作為一個檔案管理人員最基本的素養(yǎng)。但是，有些教務(wù)檔案管理人員綜合素養(yǎng)偏低，沒有保密意識，缺乏管理經(jīng)驗，同時信息化技能與水平相對較低，很難提升教務(wù)檔案管理質(zhì)量。

3.教務(wù)檔案歸檔不及時

有的高校在進行教務(wù)檔案管理時，存在檔案歸檔不及時問題，在存儲資料與使用方面基本上處于停滯狀態(tài)，在較大程度上忽略了未歸檔的資料，導(dǎo)致歸檔教務(wù)檔案管理工作失去了意義，同時也使檔案失去自身價值。

4.教務(wù)檔案載體簡單，與現(xiàn)實脫節(jié)

目前，有些高校教學(xué)檔案載體依然是以紙張為主，但是對其管理重視度不夠，導(dǎo)致檔案管理出現(xiàn)問題。由于紙張文檔具有穩(wěn)定、長遠等特點，而非紙張檔案載體更為多樣化，并且可操縱性高，同時重復(fù)利用性也相對較高，是高校教務(wù)檔案未來發(fā)展的重要趨勢。因此需要高校在進行教務(wù)檔案管理時，由紙質(zhì)檔案管理逐漸向非紙質(zhì)檔案管理方向發(fā)展。

四、高校教務(wù)檔案規(guī)范化管理的對策

1.提升高校教務(wù)檔案管理重視度

由于高校教務(wù)檔案管理是一種較為復(fù)雜的工作，并且具有較高的時效性，主要從兩個方面來提升高校對教務(wù)檔案管理的重視度。（1）高校領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)認識到教務(wù)檔案管理對高校發(fā)展的重要性，并構(gòu)建管理體制與團隊，同時在此基礎(chǔ)上制定有效的管理方法。（2）檔案管理人員還應(yīng)提高自身綜合素養(yǎng)，同時提升自身的負責(zé)精神與管理水平，這在較大程度上能夠提高教務(wù)檔案管理質(zhì)量。

2.提升檔案管理水平，實現(xiàn)管理現(xiàn)代化

目前，我國一些高校教務(wù)檔案管理在收集、歸檔的過程中存在一些問題，這就需要教學(xué)機構(gòu)應(yīng)采取有效措施對傳統(tǒng)管理方法進行有效的革新，以此適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理需求，這對我國高校教務(wù)檔案管理水平的提升具有較大促進作用。為此，高校首先應(yīng)當提升管理水平，并且制定適合高校教務(wù)管理規(guī)律與可控的檔案管理規(guī)章制度，以此使教務(wù)檔案管理向體系化與現(xiàn)代化方向發(fā)展。

3.完善管理平臺

隨著我國科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，高校在進行教務(wù)檔案管理期間，應(yīng)將計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)融入到管理中，以此實現(xiàn)信息化管理。此外，在存檔的過程中應(yīng)將電子文檔信息與紙質(zhì)文檔信息進行合理配置，并在此基礎(chǔ)上對信息編碼進行整理，以此構(gòu)建以信息化技術(shù)為基礎(chǔ)的教務(wù)檔案管理平臺。這就需要檔案管理者提升自身的管理技能與綜合素養(yǎng)，為高校教務(wù)檔案管理質(zhì)量的提升奠定良好的基礎(chǔ)，這對教學(xué)研究的發(fā)展具有較大促進作用。

4.提升管理者綜合素養(yǎng)

由于教務(wù)檔案管理具有較高的專業(yè)性，并且信息化逐漸融入到教務(wù)檔案管理中，這就需要管理人員應(yīng)具備較高的信息化管理技能，全面提升自身的綜合素養(yǎng)，只有這樣才能確保教務(wù)檔案管理質(zhì)量的提升，主要表現(xiàn)在以下兩個方面。

（1）檔案管理人員需要提升自身的思想政治修養(yǎng)，并在此基礎(chǔ)上提高愛崗敬業(yè)、服務(wù)意識。

（2）檔案管理人員還應(yīng)增加自身專業(yè)知識儲備，這對提高管理水平具有較大促進作用。除此之外，教務(wù)檔案管理在應(yīng)用信息化技術(shù)的過程中，會產(chǎn)生一些安全隱患，這就需要管理人員在管理的過程中，具備較高的計算機網(wǎng)絡(luò)技能，同時在保證檔案安全的基礎(chǔ)上，由傳統(tǒng)管理方式向現(xiàn)代化管理方式方向發(fā)展。

五、結(jié)語

我國高校教務(wù)檔案管理存在一些問題，比如，制度不完善、管理意識偏低以及材料收集不完整等。為此，高校應(yīng)當提升教務(wù)檔案管理人員管理意識，并且在此基礎(chǔ)上構(gòu)建完善的檔案管理制度，從工作標準、管理流程等方面進行規(guī)范。除此之外，高校還應(yīng)構(gòu)建檔案收集以及歸檔制度，使檔案管理工作有序進行。高校在發(fā)展期間，需要引進以信息化技術(shù)為基礎(chǔ)的檔案管理，不但能夠提升管理質(zhì)量效率，而且可大大降低管理成本，這對高校的未來發(fā)展具有較大促進作用。構(gòu)建專業(yè)的教務(wù)檔案管理團隊，以此提升檔案管理效率，為高校教務(wù)檔案整體質(zhì)量的提升奠定良好的基礎(chǔ)。

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（作者單位：海南醫(yī)學(xué)院）