論如何加強(qiáng)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)

葛建國(guó)

摘 要：結(jié)合當(dāng)前的事業(yè)單位檔案管理開(kāi)展情況，從自身的檔案管理信息化出發(fā)，重點(diǎn)論述了事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的優(yōu)點(diǎn)及其必要性，并從實(shí)際分析了當(dāng)前事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)中的問(wèn)題，并據(jù)此提出了加強(qiáng)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的有效對(duì)策，希望對(duì)于今后深化事業(yè)單位的檔案管理信息化改革有所幫助。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設(shè);建設(shè)方法

為了全方位保障事業(yè)單位的檔案管理水平，則應(yīng)迎合信息化時(shí)代發(fā)展的要求，充分體現(xiàn)出信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，以便全面有效提升數(shù)據(jù)收集以及保存等工作效率，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)工作模式的創(chuàng)新發(fā)展，更加符合事業(yè)單位的信息化發(fā)展要求，更好迎合時(shí)代背景下的社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展。只有充分重視事業(yè)單位檔案信息化管理工作，才能全面更好為事業(yè)單位管理工作服務(wù)好，有效提升事業(yè)單位的工作效率。

1 事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的優(yōu)點(diǎn)及其必要性

1.1 信息檢索化更加便捷

在信息化時(shí)代背景下，應(yīng)積極充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的數(shù)據(jù)信息的使用效率、檢索率的全面提升，以便更好地促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展。針對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式來(lái)說(shuō)，特別是在進(jìn)行數(shù)據(jù)信息檢索中存在著較為繁瑣的情況，這樣背景下則應(yīng)求助于檔案管理的信息化發(fā)展，以保障檔案的檢索工作效率的提升，能在很短的時(shí)間內(nèi)得到滿(mǎn)足條件的結(jié)果。結(jié)合現(xiàn)代計(jì)算機(jī)以及信息網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)，能大幅度保障數(shù)據(jù)信息的檢測(cè)速度的提升，還能保障檔案數(shù)據(jù)的安全性。

1.2 優(yōu)化檔案的存放環(huán)境

結(jié)合事業(yè)單位的檔案管理來(lái)說(shuō)，大部分檔案管理依舊保存為紙質(zhì)檔案范圍，如果借助于信息化優(yōu)勢(shì)，能有效降低檔案管理對(duì)于環(huán)境的硬性方面的要求，可以大大改善傳統(tǒng)模式對(duì)于紙張的依賴(lài)性問(wèn)題，從而還有利于自然環(huán)境的保護(hù)，減少樹(shù)木的破壞，盡量消除高溫及空氣氧化對(duì)于存儲(chǔ)紙張的影響。另外，借助于先進(jìn)的信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)，能有效降低對(duì)于存儲(chǔ)空間的要求，能體現(xiàn)出信息化時(shí)代背景下的微小存儲(chǔ)空間的特點(diǎn)，能夠在網(wǎng)絡(luò)空間中存儲(chǔ)大量的檔案資料以及數(shù)據(jù)。

1.3 提升事業(yè)單位的公眾形象

事業(yè)單位能體現(xiàn)出公益性的特點(diǎn)，特別是事業(yè)單位的檔案文件大都聯(lián)系老百姓的實(shí)際生活，通過(guò)事業(yè)單位的檔案管理工作的信息化發(fā)展，還能要構(gòu)建良好的城市管理信息系統(tǒng)化的發(fā)展，便于實(shí)現(xiàn)更加透明的城市政務(wù)管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)，從而構(gòu)建良好的公眾形象。所以，事業(yè)單位則應(yīng)充分重視檔案管理工作的信息化發(fā)展要求，應(yīng)借助于先進(jìn)的信息技術(shù)措施來(lái)有效利用大批量的電子數(shù)據(jù)信息文件進(jìn)行管理，保證電子信息資源數(shù)據(jù)的合理化應(yīng)用，更好完善城市管理中的檔案信息化體系。

2 當(dāng)前事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)中的問(wèn)題分析

1）高素質(zhì)專(zhuān)業(yè)人才的缺失。在事業(yè)單位的檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，只有具備較高的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)能力，并具備一定的信息化技術(shù)，才能有效地促進(jìn)檔案管理工作的效率。另外，我國(guó)的信息化檔案管理人才大部分還是沿用紙質(zhì)檔案為主要的管理模式，這種管理方式具有較強(qiáng)的局限性。最后，單位也不重視工作人員的培訓(xùn)工作，難以滿(mǎn)足檔案管理的信息化要求。

2）部分事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)并沒(méi)有足夠的檔案管理重要性。大部分領(lǐng)導(dǎo)并沒(méi)有從實(shí)際情況出發(fā)，結(jié)合實(shí)際來(lái)制定有效的檔案管理制度，這樣造成整體上的檔案管理信息化工作的進(jìn)展緩慢，并沒(méi)有太多經(jīng)費(fèi)上的支持，也不利于事業(yè)單位的快速發(fā)展。

3）沒(méi)有合理有效的管理機(jī)制。在事業(yè)單位的檔案信息化發(fā)展進(jìn)程中，部分單位并沒(méi)有結(jié)合時(shí)代的發(fā)展特點(diǎn)，沒(méi)有提出有效的發(fā)展措施。單位的軟件、硬件使用條件都較為落后，難以符合當(dāng)前時(shí)代背景下的網(wǎng)絡(luò)化、智能化的發(fā)展要求;另外，管理機(jī)制的轉(zhuǎn)變還有待進(jìn)一步發(fā)展，如何迎合事業(yè)單位的發(fā)展特點(diǎn)，給予檔案管理信息化一定的財(cái)力、物力的支持，這樣方能有效幫助檔案管理工作的順利開(kāi)展。

3 加強(qiáng)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的有效對(duì)策

1）構(gòu)建高素質(zhì)人才隊(duì)伍，落實(shí)各項(xiàng)管理標(biāo)準(zhǔn)。為了進(jìn)一步全方位加強(qiáng)事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)，則應(yīng)保障信息化建設(shè)管理隊(duì)伍能夠有效懂得專(zhuān)業(yè)、懂得技術(shù)要求?？梢越Y(jié)合事業(yè)單位的檔案管理的實(shí)際情況，有效開(kāi)展集中化的培訓(xùn)活動(dòng)，有效提升員工的信息化技術(shù)水平能力，不斷加強(qiáng)管理人員的專(zhuān)業(yè)化能力，積極充分利用好信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，從而全方位保障檔案管理的信息化發(fā)展的要求。另外，還應(yīng)加強(qiáng)管理人員的責(zé)任感、道德修養(yǎng)以及綜合素質(zhì)能力。

2）重視從實(shí)際出發(fā)有效開(kāi)展檔案管理應(yīng)用軟件程序的開(kāi)發(fā)。在進(jìn)行事業(yè)單位的檔案管理過(guò)程中，一定要結(jié)合單位的實(shí)際情況出發(fā)，合理選擇合適的應(yīng)用軟件，并能結(jié)合自身需求來(lái)進(jìn)行相關(guān)的改造，以便更好地滿(mǎn)足于單位的發(fā)展。同時(shí)，積極結(jié)合相應(yīng)的各個(gè)管理部門(mén)，有效開(kāi)展相關(guān)的平臺(tái)搭建，實(shí)現(xiàn)檔案信息化的共享要求。

3）重視專(zhuān)業(yè)人員的專(zhuān)業(yè)技能要求。考慮到檔案信息化建設(shè)的要求，應(yīng)該重視專(zhuān)業(yè)人員的業(yè)務(wù)能力提升，以便更好利用好信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)，這樣才能推動(dòng)信息化進(jìn)程的目標(biāo)。事業(yè)單位則應(yīng)重視對(duì)針對(duì)性的培訓(xùn)活動(dòng)，以保障檔案信息化落實(shí)在具體的實(shí)踐中。

4）信息化檔案管理工作則應(yīng)重視資金投入。事業(yè)單位一定要保障檔案管理有著足夠的資金，并能配置相關(guān)的硬件、軟件，能從整體上各個(gè)方面重視事業(yè)單位的檔案信息化管理工作，滿(mǎn)足時(shí)代發(fā)展的要求。

4 總結(jié)

綜上所述，在事業(yè)單位的檔案管理信息化進(jìn)程中，應(yīng)該保障事業(yè)單位符合時(shí)代發(fā)展的要求，不斷進(jìn)行檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展，能從整體上重視檔案管理規(guī)劃工作，不斷加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的問(wèn)題，以便有效地更好促進(jìn)事業(yè)單位的健康發(fā)展，全方位保障事業(yè)單位在人民心中地位不斷提升，更好地提升事業(yè)單位的競(jìng)爭(zhēng)力，以便符合社會(huì)主新時(shí)代的發(fā)展。

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