基于信息化的行政事業(yè)單位內(nèi)部控制探究

汪向陽

摘 要：信息技術(shù)的發(fā)展也給行政事業(yè)單位內(nèi)部控制的開展帶來了新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，基于信息化背景下的行政事業(yè)單位應(yīng)如何實現(xiàn)內(nèi)部控制的信息化，同時有效規(guī)避信息技術(shù)帶來的風(fēng)險已經(jīng)成為行政事業(yè)單位關(guān)注的熱點。本文聯(lián)系實際，就信息化背景下的行政事業(yè)單位內(nèi)部控制問題做具體分析。

關(guān)鍵詞：信息化;行政事業(yè)單位;財務(wù)管理

一、信息化對行政事業(yè)單位內(nèi)部控制產(chǎn)生的影響

1.行政事業(yè)單位內(nèi)部控制重點轉(zhuǎn)變

計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用，對財務(wù)的信息和數(shù)據(jù)的收集與處理產(chǎn)生了重要影響，而這一影響又使得行政事業(yè)單位的外部環(huán)境得到優(yōu)化，為單位內(nèi)部控制工作的開展創(chuàng)造了良好條件?？偟膩碚f，計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用使行政事業(yè)單位內(nèi)部控制的重點由人工統(tǒng)計轉(zhuǎn)變?yōu)橛嬎銠C(jī)統(tǒng)計。而計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用與數(shù)字化系統(tǒng)的建立使得數(shù)據(jù)收集、統(tǒng)計、分析等過程中的大幅降低，數(shù)據(jù)處理速率與質(zhì)量上升，行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化有了更為良好的外部環(huán)境。此外，在計算機(jī)技術(shù)的支持下，內(nèi)外部文件、材料的傳輸、保護(hù)、共享等功能的實現(xiàn)有了更高保障，行政事業(yè)單位內(nèi)部控制質(zhì)量與效率得以提高。

2.行政事業(yè)單位內(nèi)部控制環(huán)境得以優(yōu)化

信息化的出現(xiàn)與應(yīng)用給行政事業(yè)單位內(nèi)控制工作帶來了很大影響，具體表現(xiàn)在行政事業(yè)單位內(nèi)部控制環(huán)境發(fā)生了較大變化，如單位內(nèi)部會計人員只負(fù)責(zé)財務(wù)核算等各項會計工作。會計人員的職責(zé)更加明確，工作效率更高，行政事業(yè)單位財務(wù)管理質(zhì)量與效率也得到了顯著提升。

3.行政單位內(nèi)部控制風(fēng)險增大

信息技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用為行政事業(yè)單位內(nèi)部控制工作的開展帶來了機(jī)遇，但也迎來了挑戰(zhàn)。具體表現(xiàn)在，在信息化背景下，行政事業(yè)單位信息、資料的安全性受到影響。由于行政事業(yè)單位資料具有開放、共享等特點，因此存在被竊取、盜用等風(fēng)險，如網(wǎng)絡(luò)黑客攻擊會導(dǎo)致單位信息泄露，從而使單位經(jīng)營風(fēng)險增加。

4.行政單位財政資金使用效益提升

信息技術(shù)在行政單位內(nèi)部管理中的應(yīng)用，在一定程度上使單位的預(yù)算業(yè)務(wù)風(fēng)險得到了控制。在信息化背景下，單位部門預(yù)算系統(tǒng)管理功能更加多樣、全面，如系統(tǒng)不僅有了訪問權(quán)限設(shè)置功能，還具有了數(shù)據(jù)分配功能等，在各部分控制要求與單位預(yù)算實現(xiàn)緊密結(jié)合的基礎(chǔ)上，行政事業(yè)單位內(nèi)外部運行環(huán)境得到了優(yōu)化，同時單位預(yù)算業(yè)務(wù)中存在的各類風(fēng)險也得到了有效防控，單位運營發(fā)展的安全性提高。在完成行政事業(yè)單位內(nèi)部控制的信息化建設(shè)的時候，單位資產(chǎn)運行的整個過程都將得到管理與控制，從而有效防止了資產(chǎn)不明、賬實不符等情況的出現(xiàn)，也有效提升了行政事業(yè)單位資產(chǎn)利用效率，提高了財政資金的使用效益。

二、行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化中的問題

1.業(yè)務(wù)系統(tǒng)與信息系統(tǒng)耦合性低

在行政事業(yè)單位中，財政業(yè)務(wù)系統(tǒng)、內(nèi)部控制系統(tǒng)是兩個獨立的系統(tǒng)，這兩大系統(tǒng)雖然負(fù)責(zé)范圍、管理內(nèi)容有所不同，但兩系統(tǒng)之間也存在緊密聯(lián)系，只有兩大系統(tǒng)之間項目配合，在內(nèi)容、時間等方面保持高度統(tǒng)一，行政事業(yè)單位各項業(yè)務(wù)活動才能得到有效管理，財政資金方能得到有效運用。但當(dāng)前，由于行政事業(yè)單位各類財政業(yè)務(wù)應(yīng)用信息系統(tǒng)投入時間較早，而相應(yīng)的系統(tǒng)建設(shè)與運行規(guī)范出臺較晚，導(dǎo)致《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》中有部分措施與要求未能嵌入部門預(yù)算管理系統(tǒng)與國庫集中支付系統(tǒng)中，使得系統(tǒng)的功能作用得不到充分發(fā)揮。

2.不同系統(tǒng)間的兼容性較低

當(dāng)前，國庫集中支付系統(tǒng)、部門預(yù)算系統(tǒng)、預(yù)算單位會計核算系統(tǒng)等是行政事業(yè)單位使用的幾大主要系統(tǒng)，這些系統(tǒng)雖然在同一單位中使用，但卻是由不同管理部門、不同軟件開發(fā)商進(jìn)行制作，因此系統(tǒng)之間存在兼容性問題。分析行政事業(yè)單位各內(nèi)控系統(tǒng)建設(shè)、使用情況發(fā)現(xiàn)，目前行政事業(yè)單位內(nèi)部不同系統(tǒng)間的兼容性較低，進(jìn)而也影響了不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的關(guān)聯(lián)性，使得單位內(nèi)部各部門間數(shù)據(jù)難以實現(xiàn)共享，業(yè)務(wù)層面內(nèi)部控制效果也難以達(dá)到預(yù)期水平。

三、基于信息化的行政事業(yè)單位內(nèi)部控制路徑

1.增強(qiáng)內(nèi)控意識，完善內(nèi)控制度建設(shè)

在行政事業(yè)單位經(jīng)營發(fā)展過程中，內(nèi)部控制發(fā)揮著重要作用，完善內(nèi)部控制建設(shè)，是提升單位財政資金利用效率，推進(jìn)單位長遠(yuǎn)穩(wěn)健發(fā)展的重要舉措。因此，在信息化背景下，行政事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)樹立高度的內(nèi)控意識，結(jié)合單位業(yè)務(wù)開展情況，不斷建立完善財務(wù)內(nèi)部牽制、財物處理程序、財務(wù)分析等基本內(nèi)部會計控制制度，在多個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)內(nèi)完善財務(wù)內(nèi)控制度，做好對于財務(wù)風(fēng)險的事先預(yù)防工作，防止風(fēng)險行為的發(fā)生。

此外，行政事業(yè)單位也應(yīng)注重內(nèi)部的程序制約，嚴(yán)格把關(guān)重大事務(wù)的控制，必須經(jīng)過授權(quán)、批準(zhǔn)、執(zhí)行、記錄、檢查等嚴(yán)密的控制程序，如對于單位內(nèi)部大型物資采購等工作必須嚴(yán)格按照上述工作流程與秩序執(zhí)行，防止出現(xiàn)項目虛報、賬實不符等情況的出現(xiàn)，實現(xiàn)對財政資金的有效管理。

2.加快統(tǒng)一的財政業(yè)務(wù)系統(tǒng)開發(fā)

在信息化背景下，行政事業(yè)單位要想提升自身內(nèi)部控制水平，就必須重視財政業(yè)務(wù)系統(tǒng)開發(fā)，單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)具體的業(yè)務(wù)特點，合理利用信息技術(shù)開發(fā)出統(tǒng)一的財政業(yè)務(wù)系統(tǒng)，提升財政資金管理效率。在開發(fā)財政業(yè)務(wù)系統(tǒng)期間，不同的行政事業(yè)單位之間應(yīng)由財政部門牽頭密切聯(lián)系統(tǒng)籌規(guī)劃，制定科學(xué)合理的系統(tǒng)開發(fā)計劃，對系統(tǒng)的開發(fā)提供有效指導(dǎo)。

信息化背景下的行政事業(yè)單位財政業(yè)務(wù)系統(tǒng)往往擁有多個用戶，多用戶使用同一系統(tǒng)能提升資源利用效率，但也會帶來信息泄露等風(fēng)險，因此在開發(fā)過程中應(yīng)做好用戶信息防護(hù)設(shè)計，實現(xiàn)對量用戶各項信息的有效管理。為防止在共用系統(tǒng)期間發(fā)生信息泄露等，應(yīng)立足行政事業(yè)單位內(nèi)控需求，結(jié)合軟件忒單設(shè)計建設(shè)系統(tǒng)保密制度、數(shù)據(jù)定期備份制度等，有效防止意外發(fā)生，保證單位業(yè)務(wù)、資金安全。此外，在共同財政業(yè)務(wù)期間，要加強(qiáng)對系統(tǒng)使用者的管理，對于造成信息泄露等的責(zé)任人需追求法律責(zé)任，以保證系統(tǒng)使用的規(guī)范性、合法性。

3.優(yōu)化業(yè)務(wù)系統(tǒng)內(nèi)控流程

針對當(dāng)前行政事業(yè)單位中存在的系統(tǒng)和兼容性低、財政管理效率低等問題，行政事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)以單位財政部門為主，在財政部門的領(lǐng)導(dǎo)下制定有關(guān)應(yīng)用型系統(tǒng)軟件編制的統(tǒng)一規(guī)則，并嚴(yán)格按照具體規(guī)則完成系統(tǒng)開發(fā)建設(shè)，確保各項軟件與行政事業(yè)單位內(nèi)部各業(yè)務(wù)開展要求相符。此外，為保證各項系統(tǒng)能為行政事業(yè)單位內(nèi)控工作提供更好的服務(wù)，單位應(yīng)要求、指導(dǎo)系統(tǒng)各用戶認(rèn)真分析、歸納現(xiàn)有系統(tǒng)在使用過程中存在的各項問題，同時根據(jù)各自業(yè)務(wù)與管理工作開展需求，提出針對性建議，進(jìn)一步完善優(yōu)化應(yīng)用系統(tǒng)內(nèi)控流程與模塊，讓內(nèi)控系統(tǒng)的功能作用得到充分發(fā)揮。

4.深化應(yīng)用支撐平臺建設(shè)

信息化背景下，要想實現(xiàn)行政事業(yè)單位財政管理的信息化、數(shù)字化、動態(tài)化，就必須制定統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，從而為各項信息技術(shù)手段、信息系統(tǒng)的應(yīng)用創(chuàng)造有利條件。此外，針對當(dāng)前行政事業(yè)單位業(yè)務(wù)范圍廣、流程復(fù)雜等問題，單位應(yīng)合理應(yīng)用信息技術(shù)加快應(yīng)用型工作平臺建設(shè)，即建設(shè)財政數(shù)據(jù)總庫，在財政預(yù)算總庫中財務(wù)預(yù)算編制涵蓋進(jìn)去，以提高財務(wù)管理的便捷性、規(guī)范性、有效性，提高單位內(nèi)部數(shù)據(jù)資源共享效率。此外，要想促進(jìn)信息技術(shù)與單位內(nèi)部控制的緊密結(jié)合，行政事業(yè)單位應(yīng)著手建立應(yīng)用軟件準(zhǔn)入制度，通過提高準(zhǔn)入門檻的方式改善各種應(yīng)用軟件系統(tǒng)接入能力，以完善內(nèi)部控制系統(tǒng)功能，提供行政事業(yè)單位內(nèi)部水平。

5.注重人員培養(yǎng)

工作人員在推進(jìn)行政事業(yè)單位內(nèi)控水平提高，推進(jìn)單位長遠(yuǎn)穩(wěn)健發(fā)展等方面發(fā)揮著重要作用。因此，信息化背景下，行政事業(yè)單位應(yīng)著手推進(jìn)內(nèi)部控制人員隊伍建設(shè)與培養(yǎng)，為內(nèi)部控制的有效開展提供根本保障。具體而言，行政事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)建立完善內(nèi)部控制人員的選拔與任用機(jī)制，優(yōu)化人員選拔流程，提高人員選用標(biāo)準(zhǔn)，從根本上提升內(nèi)控人員能力素質(zhì)。在內(nèi)部人員在崗任職期間，對人員的培養(yǎng)與教育不可缺少，行政事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)堅持以德為本，在保證內(nèi)控人員自身效益實現(xiàn)的基礎(chǔ)上通過適當(dāng)?shù)男麄鹘逃?，提高工作人員內(nèi)控意識，并結(jié)合單位業(yè)務(wù)特點，定期開展各部門、各崗位工作人員培訓(xùn)活動，使每個人了解自己在控制活動中的職責(zé)以及權(quán)限范圍，從而保證各項內(nèi)控工作的有效開展。

行政事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)采用合理手段讓內(nèi)部控制活動貫徹到單位的每個部門以及經(jīng)濟(jì)活動的各個流程環(huán)節(jié)，確保每個部門、工作人員都成為單位內(nèi)部控制的參與者與監(jiān)督者，切實推進(jìn)內(nèi)部控制在單位的全面推行。行政事業(yè)單位要通過一定的獎懲制度調(diào)動內(nèi)控人員工作積極性，同時對內(nèi)控人員的工作行為予以適當(dāng)?shù)募s束與規(guī)范，使其能端正工作態(tài)度，認(rèn)真做好自身工作。

四、結(jié)語

加強(qiáng)行政事業(yè)單位內(nèi)部控制，有助于提升資產(chǎn)管理水平，提升財政資金使用效益。為此，信息化背景下，行政事業(yè)單位應(yīng)結(jié)合自身業(yè)務(wù)特點、內(nèi)控要求與信息技術(shù)特點深化信息技術(shù)在單位內(nèi)控中的融合與應(yīng)用，并從內(nèi)控系統(tǒng)建設(shè)、內(nèi)控人員教育培養(yǎng)等方面為內(nèi)控信息化的建設(shè)創(chuàng)造有利條件，讓內(nèi)控系統(tǒng)的功能作用得到充分發(fā)揮。

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（責(zé)任編輯：王文龍）