電力企業(yè)檔案數(shù)字化質(zhì)量及保障分析

程丹

摘 要：電力企業(yè)中眾多的檔案資料都需要由檔案部門進行專業(yè)性的管理，紙質(zhì)檔案的體積、重量都較大，還容易在使用過程中產(chǎn)生損壞、丟失等情況。如今隨著數(shù)字化技術(shù)的不斷發(fā)展，將檔案進行數(shù)字化處理能夠使檔案得到更妥善的保管。本文將基于電力企業(yè)檔案數(shù)字化的質(zhì)量和安全保障兩個方面，對提高檔案數(shù)字化質(zhì)量和安全保障提出建議。

關(guān)鍵詞：電力企業(yè);檔案數(shù)字化;質(zhì)量保障;安全保障

檔案數(shù)字化就是利用數(shù)字化的信息技術(shù)，對電力企業(yè)的檔案資料進行整理和保管。能夠?qū)n案資料進行數(shù)字存儲，減少了管理空間、管理設(shè)施和管理人員，還能夠方便使用人員的快速查詢，也不會在使用過程中造成損壞或丟失，更適用于電力企業(yè)的檔案管理。

1 電力企業(yè)檔案數(shù)字化的質(zhì)量保障

1.1 電力企業(yè)檔案數(shù)字化管理人員的質(zhì)量保障

電力企業(yè)檔案數(shù)字化需要經(jīng)由專業(yè)的技術(shù)人員和管理人員進行實施，為了確保數(shù)字化的質(zhì)量保障，必須要提高技術(shù)人員和管理人員的檔案管理以及數(shù)字化意識、技能等能力，通過檔案數(shù)字化更好的完成檔案管理工作。對于電力企業(yè)檔案管理的人員管控，需要做好以下幾點：

（1）做好數(shù)字化檔案管理的意識和工作重視，積極強調(diào)并貫徹落實檔案數(shù)字化的重要性、積極意義和工作要求，如在提交檔案時，必須同時提交檔案資料的電子版，實現(xiàn)電子檔案的錄入和交接功能;

（2）建立完善的檔案數(shù)字化管理制度，管理人員根據(jù)不同的的職能進行明確的分工，落實管理責(zé)任，在檔案數(shù)字化管理工作中，可以根據(jù)職能的不同，進行收集、錄入、核查、修改等不同工作。檔案數(shù)字化管理與傳統(tǒng)的檔案管理工作理念一致，必須要確保檔案的準確性和完整性，對于不同的檔案進行不同分類、分級等區(qū)分管理;

（3）重視對管理人員的工作技能培訓(xùn)，檔案數(shù)字化具有一定的技術(shù)要求，所以在選擇檔案數(shù)字化管理人員時，可以針對數(shù)字化管理工作的技能要求，選擇符合要求的管理人員，或?qū)芾砣藛T進行工作技能的培訓(xùn)，提高管理人員的管理能力。數(shù)字化技術(shù)隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展而發(fā)展，進行檔案數(shù)字化工作時，也要適時地進行調(diào)整和改善，同時，管理人員的管理能力也要不斷優(yōu)化，從而提升檔案數(shù)字化效能。

1.2 電力企業(yè)檔案數(shù)字化管理工作的質(zhì)量保障

電力企業(yè)檔案數(shù)字化管理工作會受到多種因素的影響，使檔案數(shù)字化的優(yōu)勢沒有得到充分的發(fā)揮，不利于管理工作的開展。部分電力企業(yè)在檔案數(shù)字化工作中，沒有投入檔案數(shù)字化所需求的硬件設(shè)備或軟件系統(tǒng)，使檔案數(shù)字化工作無法取得預(yù)期的效果等。所以，為了保障電力企業(yè)檔案數(shù)字化管理工作的質(zhì)量，需要采取相應(yīng)的措施：

（1）不斷優(yōu)化檔案數(shù)字化工作方案，明確檔案數(shù)字化的工作方向，克服檔案數(shù)字化過程中的阻力，使檔案數(shù)字化工作方案更具可行性和指導(dǎo)性，盡量減少不同因素對數(shù)字化工作的影響;

（2）根據(jù)電力企業(yè)自身的檔案管理情況，選擇具有實用、可行的數(shù)字化技術(shù)，使數(shù)字化技術(shù)適應(yīng)電力企業(yè)對檔案信息化質(zhì)量的要求，否則，既會增加工作難度和工作時間，也會導(dǎo)致經(jīng)濟成本的增加;

（3）建立檔案數(shù)字化管理平臺以及相關(guān)的管理制度，充分開發(fā)和利用檔案數(shù)字化的管理優(yōu)勢，使電力企業(yè)檔案的收集、管理、使用和保管等工作的質(zhì)量得到提高;

（4）明確檔案數(shù)字化工作流程，電力企業(yè)檔案數(shù)字化流程通常包括檔案資料的收集、整理、建立目錄、掃描資料、處理圖像、資料核查、資料掛接、資料備份、歸檔保管等幾個環(huán)節(jié)，電力企業(yè)需根據(jù)自身的實際情況，建立明確的檔案數(shù)字化工作流程，盡早實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理。

2 電力企業(yè)檔案數(shù)字化的安全保障

2.1 健全規(guī)章制度，確立網(wǎng)絡(luò)安全保密方案

檔案數(shù)字化大大提高了檔案資料的存儲、管理、查閱、備份等工作的便利性，但由于檔案數(shù)字化處于信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，對信息網(wǎng)絡(luò)的安全處理就關(guān)系著檔案數(shù)字化的安全情況。首先需要電力企業(yè)制定嚴格的檔案數(shù)字化管理和使用制度，設(shè)置管理和使用人員的操作權(quán)限等;其次需要做好計算機環(huán)境的技術(shù)性安全保護工作，加強數(shù)據(jù)庫的安全性，避免檔案的泄露、丟失、數(shù)據(jù)庫損壞等安全問題。

2.2 提高檔案管理人員工作能力，加強安防系統(tǒng)建設(shè)

檔案數(shù)字化管理人員對檔案數(shù)字化的安全性有直接的影響，如管理人員的業(yè)務(wù)知識儲備不足，容易使檔案數(shù)字化在管理過程中產(chǎn)生錯誤、丟失或數(shù)據(jù)損壞等情況，都將嚴重影響檔案數(shù)字化的安全性。所以在對管理人員的選擇任命和管理過程中，首先做好人員篩選和培訓(xùn)工作，使管理人員的工作能力能勝任管理工作的要求。定期進行安全意識和防護意識培訓(xùn)學(xué)習(xí)，加強管理人員在管理工作中的安全意識，更加全面地提高管理人員的管理能力;其次要建立管理工作的考核和監(jiān)督機制，檔案數(shù)字化可能會隨著數(shù)字信息技術(shù)、設(shè)備或系統(tǒng)的升級而產(chǎn)生相應(yīng)的變化，所以管理人員既要具有檔案數(shù)字化管理工作的管理能力，還要具備一定的學(xué)習(xí)能力，不斷適應(yīng)提高和發(fā)展自身的工作能力和業(yè)務(wù)水平，并在管理工作中始終保持著對管理工作的責(zé)任心和積極性;除了提高檔案數(shù)字化管理人員的工作能力之外，還應(yīng)建立保障檔案數(shù)字化安全性的安防系統(tǒng)，設(shè)立專門的檔案數(shù)字化安防系統(tǒng)維護人員，保持安防系統(tǒng)不斷升級，達到更高程度的安全性。

3 結(jié)語

電力企業(yè)檔案數(shù)字化隨著時代的發(fā)展而發(fā)展，要真正做好檔案數(shù)字化工作，達到高質(zhì)量和高保障的檔案數(shù)字化工作要求，需要電力企業(yè)對人員和制度等方面進行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，本文通過對電力企業(yè)檔案數(shù)字化的質(zhì)量和安全保障兩方面進行分析，對可行的應(yīng)用措施進行論述，為電力企業(yè)檔案數(shù)字化質(zhì)量及保障提出相關(guān)建議。

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