文書檔案管理中存在的問題及對策

侯莉

摘?要： 本文簡述了文書檔案管理中存在的主要問題，并提出了幾點(diǎn)有效的解決策略，希望能為企業(yè)的未來文書檔案管理工作提供一些參考。

關(guān)鍵詞： 文書檔案;管理;問題與對策

【中圖分類號(hào)】G275.2?????【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A?????【文章編號(hào)】1674-3733（2020）01-0298-01

一個(gè)企業(yè)想要獲得長久的發(fā)展，其文書檔案管理工作是非常重要的，不僅體現(xiàn)出了企業(yè)的檔案管理水平，更重要的是通過規(guī)范化的文書檔案管理工作提升了企業(yè)的整體工作效率。但從實(shí)際情況看，當(dāng)前的文書檔案管理工作依然存在這一些問題，需要管理人員對這些問題進(jìn)行深入分析才能最大程度的提升其檔案管理水平，為單位的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。文書檔案管理工作覆蓋到了多個(gè)方面，包括信息的收集整理、歸檔、催辦以及后續(xù)利用等。想要讓企業(yè)獲得長效發(fā)展的動(dòng)力，就必要保證文書檔案管理的工作質(zhì)量與效率，因此對其過程中產(chǎn)生的問題進(jìn)行深入分析是極其必要的。

1?文書檔案管理中存在的主要問題

1.1?文書工作與檔案工作的銜接

文書與檔案之間的工作具有一定聯(lián)系，雖然分工不同但在實(shí)際的工作過程中有較多的需要銜接之處。實(shí)際的工作中二者應(yīng)該互相配合，在形成分體式管理體系的同時(shí)也能對一些工作細(xì)節(jié)進(jìn)行完善。分塊管理的制度是文書與檔案工作的進(jìn)行基礎(chǔ)，這也是各類企業(yè)在日常運(yùn)行中主要采取的檔案工作形式，但這種方式在一定程度上卻使得文書與檔案工作出現(xiàn)了銜接不到位的問題[1]。實(shí)際的工作中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)文書人員檔案意識(shí)不強(qiáng)、檔案人員不考慮文書實(shí)際工作的現(xiàn)象，從而影響了工作之間的銜接配合。

1.2?檔案員素質(zhì)偏低

很多企業(yè)的檔案管理員由于沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案培訓(xùn)因此在對檔案的處理方面缺少專業(yè)知識(shí)，無論是分類還是立卷工作都出現(xiàn)了較多的問題，已經(jīng)無法滿足實(shí)際的檔案管理需要。另外一些檔案員雖然有上崗資格證，但卻缺少后期的持續(xù)教育，導(dǎo)致對新式技術(shù)應(yīng)用以及最新的政策理論等全然不知，其所應(yīng)用的知識(shí)體系嚴(yán)重落后，影響了檔案工作的發(fā)展速度。在當(dāng)下的信息時(shí)代，在計(jì)算機(jī)的輔助下進(jìn)行文書檔案工作已經(jīng)成為了社會(huì)發(fā)展的未來趨勢，對于檔案人員來說不僅要強(qiáng)化其相關(guān)的知識(shí)技能培訓(xùn)，更要學(xué)會(huì)劉勇新技術(shù)來實(shí)現(xiàn)工作的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化。

1.3?領(lǐng)導(dǎo)對文書檔案工作的重視程度不夠

相較于其他國家我國的文書檔案工作發(fā)展較晚，尤其是企業(yè)的行政管理部門更是在近幾年才有意識(shí)的招聘相關(guān)人才，起步較晚的實(shí)際情況使得多數(shù)員工缺乏對于文書檔案工作的認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致了一系列由于不規(guī)范工作造成的問題。很多大企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)對于文書檔案采取放任自流的態(tài)度，認(rèn)為只要存在這個(gè)部門即可，缺少科學(xué)的管理流程使得其浪費(fèi)了大量的人力物力。

2?文書檔案管理中問題的解決策略

2.1?注意文書與檔案工作之間的銜接變化

文件與檔案的質(zhì)量是在進(jìn)行文書檔案工作時(shí)應(yīng)重點(diǎn)注意的問題，由于二者之間的聯(lián)系較為緊密因此要注重二者之間的工作銜接環(huán)節(jié)以保證工作質(zhì)量與效率。實(shí)際的工作過程中應(yīng)提高對于文書檔案管理工作的重視程度，在有文書資料產(chǎn)生或需要文書檔案管理工作參與其他工作細(xì)節(jié)時(shí)能夠?qū)⑦@些資料進(jìn)行正確的歸檔與立卷，從而實(shí)現(xiàn)兩種類型的工作環(huán)節(jié)的協(xié)調(diào)統(tǒng)一[2]。以文件審核環(huán)節(jié)為例，包紙張大小、格式等都是需要認(rèn)真核查的細(xì)節(jié)，避免出現(xiàn)字跡模糊以及亂涂亂改的現(xiàn)象。為了最大程度的提高管理水平不僅需要保證檔案工作的完整度與對應(yīng)文件信息的應(yīng)用價(jià)值，還應(yīng)做好材料的前端收集工作并按照相關(guān)的要求對新增檔案進(jìn)行登記。

2.2?強(qiáng)化部門間的互動(dòng)從而有序開展文書檔案工作

只有保證文書檔案的收集有效性才能保證文書檔案的工作質(zhì)量，這就需要企業(yè)的各個(gè)部門強(qiáng)化溝通與互動(dòng)，讓文書檔案管理人員能在了解部門信息的過程中找出其中存在的問題，在保證材料信息掌握及時(shí)性的同時(shí)提高文書檔案管理的工作水平。另外文書檔案工作還應(yīng)該保證規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化，在結(jié)合企業(yè)未來發(fā)展方向與階段發(fā)展目標(biāo)的基礎(chǔ)上制定合理的文書檔案管理的工作計(jì)劃，從而實(shí)現(xiàn)工作的現(xiàn)代化發(fā)展。

2.3?完善管理機(jī)制以提高文書檔案管理效果

當(dāng)前我國的市場經(jīng)濟(jì)體制仍然處于不斷完善的狀態(tài)，因此想要保證文書檔案管理工作能順利推進(jìn)最基本的就是管理機(jī)制的建立，以更好的為未來文書檔案管理工作提供標(biāo)準(zhǔn)與指導(dǎo)。不僅要將其規(guī)定與程序細(xì)化，還應(yīng)在工作展開的過程中保證其可操作性與實(shí)用性，從而滿足企業(yè)的實(shí)際發(fā)展需求。以公文簽發(fā)為例，應(yīng)按照發(fā)布的公文簽發(fā)條例的相關(guān)程序才能保證文件的發(fā)放有效性。在檢查的過程中應(yīng)對字體、字號(hào)以及公文裝訂情況進(jìn)行檢查，規(guī)范化的管理有助于提升文書檔案管理的工作水平。

2.4?強(qiáng)化管理人員培訓(xùn)以提升其綜合素質(zhì)

管理人員的隊(duì)伍建設(shè)是保證管理工作能夠順利進(jìn)行的前提，因此應(yīng)加強(qiáng)對于工作人員的培養(yǎng)，使其掌握最新的管理方式與管理理念，為其綜合素質(zhì)的持續(xù)提升做好鋪墊。新員工在入職后企業(yè)應(yīng)對其進(jìn)行系統(tǒng)的崗位培訓(xùn)，保證讓所有員工都能持證上崗，以保證工作的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化。在實(shí)際文書檔案管理工作中不僅應(yīng)該重視檔案的收集工作，更要對文字的規(guī)范性與字跡等進(jìn)行檢查，檢查合格后才能進(jìn)入下一步。另外應(yīng)尤其注意檔案與文書工作的管理協(xié)調(diào)性，包括文號(hào)、發(fā)文范圍以及標(biāo)題文字等，這些細(xì)節(jié)問題需要認(rèn)真核對后才能遵循相關(guān)程序?qū)ξ募M(jìn)行登記，保證歸檔的準(zhǔn)確性。

2.5?提高對文書檔案管理工作的重視

部分企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)對文書檔案管理工作缺乏最基本的重視，嚴(yán)重影響了工作的未來發(fā)展。針對這種情況不僅需要從管理細(xì)節(jié)入手提高其管理水平，更需要提高員工對于此類工作的認(rèn)識(shí)，思想改變的情況下實(shí)際的行動(dòng)才會(huì)改變。作為企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)認(rèn)識(shí)到文書檔案管理工作的重要價(jià)值，提升對工作環(huán)節(jié)的重視程度才能提高工作質(zhì)量。

結(jié)語：綜上所述，企業(yè)的檔案管理水平與文書檔案管理工作的工作質(zhì)量有著密切聯(lián)系，甚至決定了企業(yè)的未來發(fā)展?fàn)顟B(tài)。不僅領(lǐng)導(dǎo)要認(rèn)識(shí)到文書檔案管理工作的價(jià)值，還應(yīng)對文件的完整性以及使用價(jià)值進(jìn)行深入分析，滿足各個(gè)部門對于文書檔案的管理需求，以完善其管理規(guī)章制度。，從而保證文書檔案的最大化利用。

參考文獻(xiàn)

[1]?葉莉.法院行政文書檔案管理面臨的問題及應(yīng)對之策[J].浙江檔案，2019，（8）：60-61.

[2]?李靜丹.新形勢下加強(qiáng)事業(yè)單位文書檔案管理工作的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017，（6）：123，107.