基層疾病預(yù)防控制中心檔案管理工作研究

侯婉君

摘要：在基層疾病預(yù)防控制工作開展過程中十分重要的工作之一就是進(jìn)行檔案的高效管理，這在一定程度上保證了疾病預(yù)防控制中心工作的正常穩(wěn)定運(yùn)行。本文主要以基層疾病預(yù)防控制中心的檔案管理工作為說明對(duì)象，對(duì)檔案管理工作中存在的不足和劣勢(shì)進(jìn)行了深入的分析和研究，這其中存在的不足主要包括檔案管理工作人員個(gè)人水平較低、沒有建立健全的檔案管理制度、對(duì)科學(xué)信息技術(shù)的利用程度比較低以及對(duì)存儲(chǔ)檔案的管理不夠到位等等。并且以此為基礎(chǔ)制定了提高檔案管理工作效率的策略和方法，比如說可以從提高管理人員的綜合素質(zhì)水平、對(duì)檔案管理的環(huán)境進(jìn)行不斷優(yōu)化、制定更加規(guī)范的檔案管理工作流程和對(duì)檔案管理制度進(jìn)行建立健全，讓檔案被利用的效率可以更高，以促進(jìn)基層疾病預(yù)防控制中心檔案管理工作的效率和質(zhì)量效果。

關(guān)鍵詞：基層;疾病預(yù)防;控制中心;檔案管理工作;分析研究;不足;解決策略

基層疾病預(yù)防控制中心的未來發(fā)展情況和人們的生命健康和安全有著十分密切的關(guān)系，將產(chǎn)生十分直接的影響，因此如何讓檔案資源可以得到更加有效的利用以及提高檔案管理工作開展的質(zhì)量效果顯得尤為的重要，這已經(jīng)受到了全社會(huì)的普遍關(guān)注，引起了全社會(huì)的高度重視，這對(duì)疾病預(yù)防控制事業(yè)的未來發(fā)展有著十分積極的意義。

1疾病預(yù)防控制中心檔案管理和利用方面存在的不足

1.1檔案管理人員個(gè)人水平不夠高以及基礎(chǔ)設(shè)施不夠完備

在基層疾病預(yù)防控制中心的檔案管理工作中由于具有很多的文檔資料，所以在管理的過程中可能會(huì)比較困難，這不僅僅需要檔案管理的工作人員具備較高的素質(zhì)水平，還需要檔案管理工作人員在這方面具有更加的專業(yè)性，但是從目前基層疾病預(yù)防控制中心檔案管理工作開展現(xiàn)狀來看，大部分工作人員對(duì)檔案管理工作的開展沒有給予高度的重視，即便是招聘過來的檔案管理工作人員對(duì)此也都不是十分專業(yè)，沒有很高的綜合素質(zhì)水平，所以很多工作人員開展檔案管理工作和檔案資料利用的效率和質(zhì)量效果不是很好。同時(shí)造成這種現(xiàn)象的很大一部分原因是很多檔案管理的工作人員沒有認(rèn)識(shí)到開展檔案管理工作的必要性和重要性，所以很多時(shí)候在開展檔案管理工作時(shí)可能沒有投入過多的時(shí)間和精力，對(duì)自己負(fù)責(zé)的領(lǐng)域只是比較應(yīng)付和草草了事，所以可以看出來很多檔案管理工作都存在著很大的失誤率，給其它工作的開展造成了十分負(fù)面的影響，所以檔案經(jīng)常丟失的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。除此之外，因?yàn)楹芏鄼n案管理部分的資金缺失，導(dǎo)致在基礎(chǔ)設(shè)備的配備上可能不夠完善，對(duì)于一些先進(jìn)的檔案管理設(shè)施沒有足夠的能力去配備?；馂?zāi)和潮濕等都是阻礙單位檔案管理工作的主要因素之一，但是很多檔案管理部門并沒有做好防火和防潮的工作。總而言之，檔案管理人員個(gè)人素質(zhì)水平低下是造成檔案管理效率較低和檔案資料沒有得到更加高效利用的最為關(guān)鍵原因之一。

1.2檔案管理制度不夠建立健全

國家很早就頒布了有關(guān)檔案管理制度的相關(guān)規(guī)定，但是很多基層疾病預(yù)防控制中心對(duì)此沒有給予高度的重視，這造成了很多檔案資料沒有進(jìn)行很好地分類，在再次尋找的時(shí)候可能浪費(fèi)不必要的時(shí)間以及在存儲(chǔ)和管理過程中如果出現(xiàn)問題就會(huì)影響檔案資料的有效利用，所以檔案管理制度不夠健全是目前檔案管理工作開展過程中很大的一個(gè)不足。

1.3對(duì)科學(xué)信息技術(shù)的利用程度比較低

隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，信息時(shí)代離我們的距離越來越近，和我們的日常生活與工作有著十分密切的關(guān)系，但是如果仍舊不對(duì)科學(xué)信息技術(shù)進(jìn)行利用，而只讓檔案管理人員進(jìn)行管理是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，這樣的工作效率是極為低下的，這就需要對(duì)科學(xué)技術(shù)進(jìn)行合理的利用。對(duì)其進(jìn)行分析可以看出是因?yàn)闄n案管理人員在管理過程中可能會(huì)由于自身的原因造成工作的失誤，而如果利用信息技術(shù)可以大大減少這種失誤，很多檔案管理人員目前開展工作的時(shí)候仍舊使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案查閱方式，這種傳統(tǒng)的檔案管理方法在一定程度上阻礙了基層疾病預(yù)防控制中心事業(yè)的持續(xù)性發(fā)展。

2疾病預(yù)防控制檔案管理和建設(shè)的對(duì)策和措施

2.1完善檔案管理制度

工作可以順利開展的基礎(chǔ)和保障就是有一個(gè)健全的檔案管理制度，針對(duì)這種情況就需要檔案管理部門對(duì)其中存在的不足進(jìn)行及時(shí)發(fā)現(xiàn)并采取有效措施給予解決，對(duì)檔案管理工作開展的流程進(jìn)行不斷地優(yōu)化，提高檔案管理工作開展的合理性和高效性，如果存在多個(gè)檔案管理的部門，需要制定一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和要求，然后各個(gè)部門要對(duì)自己記錄的實(shí)際情況進(jìn)行如實(shí)反映后再進(jìn)行檔案的記錄和存儲(chǔ)。

2.2提高檔案管理工作人員的素質(zhì)水平

雖然當(dāng)下信息技術(shù)已經(jīng)快速發(fā)展并且逐漸應(yīng)用在檔案管理中，但是檔案管理工作歸根到底還是需要人為進(jìn)行操作，所以檔案管理人員的素質(zhì)水平和知識(shí)的專業(yè)性和檔案管理工作開展的質(zhì)量效果和效率有著十分密切的關(guān)系，針對(duì)這種情況就必須采取措施來提高檔案管理人員的素質(zhì)水平。首先可以通過專門的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)來幫助工作人員掌握相關(guān)的專業(yè)知識(shí)，除此之外還可以通過網(wǎng)上學(xué)習(xí)的方法來對(duì)其他優(yōu)秀管理部門的經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行吸收和借鑒。另一方面還要提高工作人員的責(zé)任意識(shí)，工作人員要自覺遵守部門制定的規(guī)定以及相關(guān)法律法規(guī)。

2.3提高檔案信息化的水平

隨著信息時(shí)代的到來，信息技術(shù)已經(jīng)進(jìn)入到了千家萬戶當(dāng)中，如今已經(jīng)在檔案管理工作開展過程中得到了十分廣泛的應(yīng)用并起到了很大的作用，利用信息技術(shù)可以減少檔案的紙質(zhì)資料，讓其以電子形式進(jìn)行存儲(chǔ)，這樣可以對(duì)其進(jìn)行更好地管理和再次利用，以及提高檔案管理的安全性和高效性。除此之外信息技術(shù)還可以用來對(duì)所有檔案進(jìn)行更加深入的分析和統(tǒng)計(jì)，以便得到更加有價(jià)值的信息。

總而言之，檔案管理工作的數(shù)字化、信息化管理是當(dāng)下發(fā)展的必然趨勢(shì)，針對(duì)這種情況就需要工作人員對(duì)管理理念進(jìn)行及時(shí)的更新，提高檔案管理工作開展的質(zhì)量效果和效率，以便更好地適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展和要求。

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