機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題與改進(jìn)建議分析

張東亮

摘要：機(jī)關(guān)事業(yè)單位的管理工作內(nèi)容多樣，難度較大，要求在現(xiàn)有基礎(chǔ)上持續(xù)嘗試改進(jìn)工作制度，應(yīng)對(duì)各類不足。本文以機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題作為切入點(diǎn)，予以簡(jiǎn)述，再以此為基礎(chǔ)，重點(diǎn)論述可行的改進(jìn)建議，包括采用現(xiàn)代信息管理方法、加強(qiáng)管理制度建設(shè)、優(yōu)化管理隊(duì)伍等，服務(wù)后續(xù)檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事業(yè)單位;人事檔案管理;管理方式;管理制度

前言：

人事檔案管理就是將人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)，在各級(jí)機(jī)關(guān)事業(yè)單位，人事檔案管理均作為基礎(chǔ)性工作得到重視。目前來看，部分組織在管理活動(dòng)中存在不足，影響組織人事活動(dòng)，包括管理方式和制度等方面，從促進(jìn)組織長期發(fā)展的角度上看，有必要針對(duì)問題情況尋求改進(jìn)。

一、機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題

（一）管理方式落后

管理方式落后的問題，在機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理中較為多見，是指相關(guān)單位依然采用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方案，沒有引入現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行管理，或在管理過程中簡(jiǎn)單進(jìn)行技術(shù)改造，對(duì)信息技術(shù)的利用效果有限。如單位內(nèi)工作人員較多，采用紙質(zhì)管理方法，調(diào)取、查看檔案時(shí)難度較大。單一進(jìn)行計(jì)算機(jī)技術(shù)的簡(jiǎn)單應(yīng)用，則存在抗風(fēng)險(xiǎn)能力差、容災(zāi)、容錯(cuò)能力不足的問題。

（二）管理制度不完善

管理制度不完善，是指機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理片面強(qiáng)調(diào)以“組織”、“部門”為執(zhí)行主體，權(quán)責(zé)分配不清的情況，也指管理環(huán)境、氛圍不佳，導(dǎo)致管理活動(dòng)執(zhí)行不到位、出現(xiàn)檔案丟失、存放不當(dāng)和損壞等問題。由于機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事流動(dòng)性不高，很多應(yīng)予以重視的檔案管理活動(dòng)沒有得到關(guān)注，部分人員長期從事檔案管理活動(dòng)，形成思維定位，缺乏進(jìn)行人事檔案管理模式優(yōu)化、制度創(chuàng)新的意識(shí)和責(zé)任感，影響工作質(zhì)量[1]。

（三）管理隊(duì)伍薄弱

管理隊(duì)伍薄弱的問題具有差異性，不同單位的管理態(tài)勢(shì)各有不同，其管理隊(duì)伍的問題也存在區(qū)別。如中小型機(jī)關(guān)事業(yè)單位（鄉(xiāng)鎮(zhèn)一級(jí)），其人事檔案類別和總量較少，管理隊(duì)伍缺乏擴(kuò)大的必要，薄弱點(diǎn)在于新技術(shù)推廣難度大;大中型機(jī)關(guān)事業(yè)單位存在較多的人事檔案，且具有一定的流動(dòng)性，要求構(gòu)建更具現(xiàn)代化特點(diǎn)的管理制度和模式，存在人員能力與工作要求不匹配的問題，為管理隊(duì)伍的主要薄弱環(huán)節(jié)[2]。

二、相關(guān)問題的改進(jìn)建議

（一）采用現(xiàn)代信息管理方法

為應(yīng)對(duì)管理方式落后的問題，建議各級(jí)機(jī)關(guān)事業(yè)單位在人事檔案管理中，采用信息化手段，完全或逐步取代此前多見的傳統(tǒng)管理模式。以信息存儲(chǔ)為例，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，應(yīng)強(qiáng)調(diào)以計(jì)算機(jī)和數(shù)字化形式呈現(xiàn)檔案，方便調(diào)取和查看，數(shù)字化形勢(shì)下，完成信息錄入和保存后，還應(yīng)考慮容錯(cuò)和容災(zāi)能力。建議相關(guān)單位采用三向保存并行的模式，第一向?yàn)閭鹘y(tǒng)模式，即以紙質(zhì)資源完成信息的收集和保存。第二向?yàn)樾畔⑾?，采用?jì)算機(jī)進(jìn)行人事檔案的錄入和保存。第三向?yàn)橐苿?dòng)向，在常規(guī)生成數(shù)字化資源后，借助可移動(dòng)的便攜式終端，進(jìn)行資源的存儲(chǔ)，非必要情況下，三向保存的資源均獨(dú)立存放，單位出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)波動(dòng)時(shí)，移動(dòng)向和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案可進(jìn)行容災(zāi);網(wǎng)絡(luò)異常、信息丟失的情況，獨(dú)立存放的資源也可復(fù)用，彌補(bǔ)數(shù)字化資源丟失的問題，借此提升單位人事檔案管理的效率和安全新。在條件允許的情況下，各機(jī)關(guān)事業(yè)單位可以3-4年為周期，進(jìn)行計(jì)算機(jī)和硬件設(shè)備的更新，滿足信息存儲(chǔ)和人事檔案安全管理要求。

（二）加強(qiáng)管理制度建設(shè)

管理制度的優(yōu)化，主要強(qiáng)調(diào)通過自上而下的穩(wěn)定框架、自下而上的工作反饋兩種方式，逐步形成穩(wěn)定、有效的工作制度。具體而言，各機(jī)關(guān)事業(yè)單位可加強(qiáng)對(duì)當(dāng)前管理制度的分析，了解問題所在，匯總后給予集中處理，如分析表明當(dāng)前單位內(nèi)的人事檔案管理不夠精細(xì)化，出現(xiàn)信息化檔案和紙質(zhì)檔案不匹配、檔案丟失或不全等問題，可在工作中構(gòu)建內(nèi)部控制制度，建立兩層控制機(jī)制，第一層為執(zhí)行層，由人事部門管理人員進(jìn)行日常工作，收集檔案、予以保存、錄入和數(shù)字化加工等等。第二層為內(nèi)控工作負(fù)責(zé)人，不進(jìn)行人事檔案的直接管理，以執(zhí)行層人員為管理對(duì)象，了解其管理工作的執(zhí)行情況，糾正問題，要求改進(jìn)。自下而上的工作反饋，以執(zhí)行層人員為主體，在實(shí)際工作中，執(zhí)行層人員可根據(jù)工作情況反饋問題，如“計(jì)算機(jī)反應(yīng)速度過慢、系統(tǒng)崩潰導(dǎo)致資料丟失”、“檔案室過小出現(xiàn)存放混亂”等，由內(nèi)控人員進(jìn)行核實(shí)，核準(zhǔn)無誤后，可根據(jù)執(zhí)行層人員意見和訴求，適當(dāng)進(jìn)行計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)備的更新，擴(kuò)大紙質(zhì)檔案保存室等，作為人事檔案管理的支持。有效的管理制度，是機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理的基礎(chǔ)。

（三）優(yōu)化管理隊(duì)伍

管理隊(duì)伍的優(yōu)化，要求考慮范圍化適用性和單位內(nèi)的針對(duì)性。范圍化適用性是指所選的管理措施能夠與人事檔案管理工作實(shí)現(xiàn)高度契合，具有普遍推廣和應(yīng)用價(jià)值，單位內(nèi)針對(duì)性是指人才隊(duì)伍建設(shè)能夠應(yīng)對(duì)當(dāng)前單位人事檔案管理的直接弊端，提升管理效果。如某單位規(guī)模較大，人事檔案管理工作內(nèi)容復(fù)雜、壓力較為明顯，為應(yīng)對(duì)該問題，從范圍化適用性的角度出發(fā)，要求增加人事檔案管理人員的數(shù)目，適當(dāng)實(shí)現(xiàn)壓力的逐層分擔(dān)。在此基礎(chǔ)上，以針對(duì)性解決當(dāng)前人事檔案管理問題為目標(biāo)，應(yīng)考慮提升管理工作效率。大規(guī)模建設(shè)覆蓋單位各部門的物聯(lián)網(wǎng)作業(yè)系統(tǒng)，培育具有信息化工作能力的人員，或進(jìn)行外聘。所有人事檔案，均要求生成電子版和紙質(zhì)版，紙質(zhì)版常規(guī)進(jìn)行保存和管理，電子版通過物聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行傳遞，快速完成信息交互和存儲(chǔ)，同時(shí)利用現(xiàn)代化管理技術(shù)，實(shí)現(xiàn)移動(dòng)保存。以優(yōu)化的管理隊(duì)伍，分別應(yīng)對(duì)當(dāng)前單位人事檔案管理的一般問題和特殊問題。

總結(jié)：

綜上，機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題較為多樣，通過對(duì)應(yīng)的改進(jìn)建議能夠予以應(yīng)對(duì)。目前來看，機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理存在方式落后、制度不完善、隊(duì)伍薄弱等情況，為求予以應(yīng)對(duì)，可在具體工作中采用現(xiàn)代信息管理方法，同時(shí)加強(qiáng)管理制度建設(shè)、優(yōu)化管理隊(duì)伍，應(yīng)對(duì)問題的同時(shí)實(shí)現(xiàn)管理長期完善。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉艷輝.機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案信息化管理問題及策略研究[J].佳木斯職業(yè)學(xué)院學(xué)報(bào)，2019 （08）：299-300.

[2]周遠(yuǎn)波.機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案信息化管理問題及策略研究[J].城市建設(shè)理論研究（電子版），2019 （10）：190-191.