商業(yè)性檔案培訓服務SWOT分析

孫大東 彭登輝

摘要：隨著檔案行業(yè)的發(fā)展和市場經(jīng)濟的推動，商業(yè)性檔案培訓服務應運而生，并逐漸展示出了強大的活力，這無疑為檔案事業(yè)的發(fā)展提供了新思路、新動力、新方法。文章運用SWOT分析法，對商業(yè)性檔案培訓服務內(nèi)部的優(yōu)勢、劣勢以及外部的機會、威脅因素進行分析，進而提出了相應的發(fā)展思路和建議，以期推動商業(yè)性檔案培訓服務能夠突破傳統(tǒng)思想束縛、完善運營機制，使之成為檔案事業(yè)發(fā)展的新增長點。

關鍵詞：商業(yè)性；檔案培訓服務；SWOT分析法

分類號：G271

SWOT Analysis of Commercial Archives Training Service

Sun Dadong， Peng Denghui

（School of Information Management of Zhengzhou University， Zhengzhou， Henan， 450001）

Abstract：With the development of the archives industry and the promotion of the market economy， the commercial archives training service came into being and gradually showed a strong vitality， which undoubtedly provides new ideas， new power and new methods for the development of the archives industry. In this paper， SWOT analysis method is used to analyze the internal advantages and disadvantages， external opportunities and threats of commercial archives training services， and then put forward the corresponding development ideas and suggestions， in order to promote the commercial archives training services to break through the shackles of traditional ideas， improve the operation mechanism， and make it a new growth point of the development of archives.

Keywords：Commercial；ArchivesTrainingService；SWOTAnalysis

1引言

隨著信息時代的到來，信息技術和信息素養(yǎng)逐漸成為檔案從業(yè)人員必備的一種職業(yè)素養(yǎng)。然而，機構改革的深入和個人發(fā)展的需要，使得企事業(yè)單位、檔案行政機構等提供的檔案基礎知識與技能培訓已經(jīng)無法滿足從業(yè)人員的個性化需求，檔案從業(yè)人員急需市場提供與檔案事業(yè)發(fā)展相適應的理論與技能，即更加專業(yè)化、信息化、精準化的培訓服務。在此背景下，2014年5月4日，國務院出臺了《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，規(guī)范并支持檔案商業(yè)機構參與到檔案事務中來，強調(diào)檔案干部應加強繼續(xù)教育，接受專業(yè)培訓。一些商業(yè)性檔案服務機構也以此為契機，在原有的檔案寄存服務、數(shù)字化整理服務、檔案咨詢服務等業(yè)務之外，開展了檔案培訓服務，為檔案事業(yè)發(fā)展提供了人才和智力支持。

在中國知網(wǎng)文獻數(shù)據(jù)庫中，筆者以“篇名”為檢索項，以“商業(yè)”并含“檔案培訓”為檢索詞進行精確檢索，檢索時間為2020年2月7日，檢索結果僅為1篇，即邢變變、楊慧文、彭登輝撰寫的《商業(yè)性檔案培訓服務研究——以“牡丹哥”檔案管理系列視頻為例》一文。該文將商業(yè)性檔案培訓定義為“商業(yè)性檔案服務機構、檔案行政管理部門或高校檔案學教師根據(jù)社會需求，為有關人員提供檔案業(yè)務技能或檔案知識等方面的培訓，以達到盈利的目的”[1]，并將商業(yè)性檔案培訓的對象分為業(yè)務技能類客戶、應試類客戶以及檔案創(chuàng)業(yè)類客戶。筆者認為檔案行政機構作為國家行政機關的組成部分，依照行政法是不能從事商業(yè)性活動的，其從事的檔案培訓工作是為了檔案事業(yè)的長遠發(fā)展組織的，其收取的費用應屬于《中華人民共和國價格管理條例》中規(guī)定的行政事業(yè)性收費，即國家機關、事業(yè)單位等依照法律、行政法規(guī)、地方性法規(guī)等有關規(guī)定，在向公民、法人提供特定服務的過程中，按照成本補償和非營利性原則向特定服務對象收取的費用，故而商業(yè)性檔案培訓服務不應包括檔案行政部門所組織的培訓。同時該文在商業(yè)性檔案培訓存在問題的分析上還稍有不足，缺乏理論深度。整體來看，當前國內(nèi)對商業(yè)性檔案培訓的研究還較為薄弱，具有較大的探索空間。

SWOT分析法是通過對內(nèi)外部環(huán)境態(tài)勢進行分析，將與研究對象相關的內(nèi)部優(yōu)勢、劣勢以及外部機會、威脅因素通過調(diào)查列舉出來，用系統(tǒng)分析的思想優(yōu)化組合，并在此基礎上提供該研究對象發(fā)展思路與策略的社會調(diào)查方法，尤其適合分析企業(yè)發(fā)展模式。商業(yè)性檔案培訓服務作為一種社會新興服務，發(fā)展迅速，逐漸得到社會的認可，但是畢竟處于起步階段，仍存在不足和發(fā)展瓶頸。筆者擬借助SWOT分析法對商業(yè)性檔案培訓服務進行分析，并相應地提出發(fā)展思路和建議，以期為我國商業(yè)性檔案培訓服務的發(fā)展提供有益的借鑒與啟示。

2商業(yè)性檔案培訓服務的SWOT因素分析

2.1優(yōu)勢因素（Strengths）

（1）即時性強

從總體來看，商業(yè)性檔案培訓的服務對象在接受培訓之前已產(chǎn)生了強烈的需求，希望通過短期培訓使自身能夠快速地應對工作，解決現(xiàn)實問題。例如，新入職者迫切需要掌握實踐技能以盡快投入到檔案管理實踐中，考證者需要快速掌握應試技巧獲取資格證書以達到職稱晉升的目的，創(chuàng)業(yè)類客戶需要快速了解創(chuàng)辦檔案公司的條件和申辦流程以實現(xiàn)盡早營業(yè)等。而商業(yè)性檔案培訓恰恰能夠突破客戶培訓時間碎片化的限制來最大程度地滿足客戶的應急需求，其線下培訓時間短、內(nèi)容精煉，線上課程大多為提前錄制好的視頻，客戶通過新媒體工具就可以實時接收，實現(xiàn)了培訓服務和電子終端的無縫銜接。如鄭州鼎新數(shù)碼科技有限公司（即檔案培訓品牌“牡丹哥”）和檔案哥王巍能夠不局限于時間和地點，根據(jù)客戶的需求隨時隨地通過網(wǎng)絡或者面授的形式開展培訓，甚至開展一對一培訓，以幫助客戶迅速掌握一定的應試能力或者實踐技能。

（2）針對性強

非商業(yè)性檔案培訓大多是由檔案行政機構組織的，往往是通過邀請一些學界專家來教授一些基本理論、基本知識和基本技能，或者根據(jù)其個人研究專長，進行宏觀的理論與實踐指導，旨在提高檔案從業(yè)人員的基礎專業(yè)素養(yǎng)，缺乏針對性，對于創(chuàng)業(yè)類、考證類客戶的培訓訴求也未能給予重視，培訓對象也是被動地接受相關內(nèi)容，無法很好地將它們轉化并應用到實際工作當中去。而比起非商業(yè)性的普及性培訓，商業(yè)性檔案培訓更多的是一種小規(guī)模教育，培訓內(nèi)容小到裝訂、大到企業(yè)運營，能夠直接解決用戶的入職、考證及創(chuàng)業(yè)等問題。商業(yè)性檔案培訓師也大多擁有多年的一線工作經(jīng)驗，能夠精準地了解到客戶可能遇到的問題并給予針對性培訓，擺脫了一定框架的束縛和紙上談兵的弊端，極具實用性，更易受到培訓對象的青睞。如2019年10月12日，為了提升公司檔案管理水平，天瑞集團委托華能沁北電廠檔案主管郭團衛(wèi)副研究館員對其集團進行了針對性調(diào)研，以此為集團量身定制了檔案業(yè)務管理課程，大量采用情景式教學、討論式教學、體驗式教學，課程內(nèi)容精煉、授課方式靈活多樣，有效提高了培訓對象的積極性，達到了快速提升實踐技能的目的。

2.2劣勢因素（Weaknesses）

（1）過于追求短期效益

高校檔案教育不僅設有專業(yè)的檔案理論實踐課程，還設有諸如圖書館學、信息情報科學等相關輔助課程，構建了一個完整的課程體系，使學生形成了系統(tǒng)性的知識儲備。同樣的，檔案行政機構基于夯實檔案工作人員專業(yè)基礎的理念，側重于基礎知識、基礎技能的培訓和宏觀思想的指導，對檔案人員的長遠發(fā)展和專業(yè)認知產(chǎn)生了系統(tǒng)而深刻的影響。與之相比，商業(yè)性檔案培訓應急性強，培訓時間短，培訓對象水平參差不齊，接受培訓的動機和需求存在著很大差異，受訓后取得的效果自然也存在顯著不同，不可避免地存在只是應付考試、應付升職的現(xiàn)象，部分學員在培訓結束后知識體系依然薄弱，也未能真正掌握實踐工作技能，達到提升專業(yè)素養(yǎng)的目的。而且對于追求利潤的商業(yè)性檔案服務機構來說，必然會盡可能地追求最少的投入與短期可見的最大效果，較易忽視后期培訓跟蹤反饋機制的建立與健全。

（2）隊伍建設存在瓶頸

首先，商業(yè)性檔案培訓從業(yè)人員的素質參差不齊。據(jù)毛榮統(tǒng)計，在當前的商業(yè)性檔案服務機構當中，行業(yè)準入門檻較低，42%的員工為大專畢業(yè)，57%的從業(yè)人員所學專業(yè)與檔案管理、計算機技術無關，71%的從業(yè)人員僅受過崗前操作培訓。[2]這在一定程度上表明，相較于檔案行政機構培訓所邀請的學界理論專家，商業(yè)性檔案培訓從業(yè)人員往往非科班出身，雖然擁有較強的實踐能力，但大多缺少系統(tǒng)的專業(yè)知識教育。其次，商業(yè)性檔案培訓隊伍流動頻繁，缺乏穩(wěn)定的專職培訓師隊伍。一方面，因為目前商業(yè)性檔案培訓服務規(guī)模較小，企業(yè)效益有限，無法為檔案培訓師提供良好的工作保障條件；另一方面，與其他商業(yè)性培訓機構相比，商業(yè)性檔案培訓機構缺乏有效的獎勵機制，致使從業(yè)人員易于流失。[3]最后，當前商業(yè)性檔案培訓隊伍結構并不合理，培訓師專職化程度偏低，依賴于一線檔案工作者和高校教師。

（3）培訓體系發(fā)展不成熟

其一，線上線下發(fā)展不平衡。由于線上培訓成本低、易操作，只需要一定的視頻處理技術和軟件操作能力即可開展培訓。反之線下培訓則需要一定的經(jīng)濟能力、公共關系等條件，此外，客戶地域的分散性、時間的碎片化也會帶來不便，因此目前市場上的檔案培訓大多為線上培訓，這種模式短期內(nèi)確實會帶來明顯的效益，但是對于整體的檔案培訓事業(yè)來說顯得短淺狹隘。其二，由于缺乏相應重視和行業(yè)規(guī)范，商業(yè)性檔案培訓一直未能建立起完整的培訓體系，行業(yè)處于無序狀態(tài)，沒有制定出統(tǒng)一的、系統(tǒng)的行業(yè)標準和評估體系，忽視了不同層次和不同類別客戶的培訓需求，主觀隨意性較大。

2.3機會因素（Opportunities）

（1）法律政策的支持

隨著機構改革的不斷深入，為了滿足檔案事業(yè)規(guī)范化、制度化、科學化的需要，國務院、國家檔案局乃至各地方相關機構都在努力促使檔案行政機構由微觀管理向宏觀管理的方向轉變，積極探索檔案事務的市場化、商業(yè)化，頒布了一系列相關法律和規(guī)章制度，明確鼓勵商業(yè)性檔案服務機構參與到檔案事務管理活動中。如國務院出臺了《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，要求檔案人員始終加強職業(yè)教育；國家檔案局發(fā)布的《檔案專業(yè)人員繼續(xù)教育規(guī)定》指出檔案部門可以委托具備相應條件的高等院校、科研院所、社會培訓機構等開展繼續(xù)教育活動；《河南檔案管理條例》規(guī)定檔案人員必須持證上崗，并要定期更新知識。這些法律法規(guī)為商業(yè)性檔案培訓服務的開展提供了強大的政策支持和保障。

（2）培訓需求的急劇增長

據(jù)統(tǒng)計，從2004年初到2019年9月，我國各級各類檔案館已經(jīng)從3982個增至4136個，檔案從業(yè)人員由89064人上升為127432人。[4]從這一數(shù)據(jù)可以看出，商業(yè)性檔案培訓服務的潛在客戶明顯增加，加之職稱晉升的剛性需求，專業(yè)培訓需求必將日益擴大。同時，從業(yè)人員對于培訓質量的要求也遠遠大于對培訓費用的接受程度，檔案行政機構所組織的培訓存在民意表達不暢通、缺乏回應和反饋、培訓內(nèi)容老套等問題，這也為商業(yè)性檔案培訓服務提供了廣闊的市場與良好的機遇。

（3）先進技術、理念的引入

當前商業(yè)性檔案培訓工作突破領域界限，與互聯(lián)網(wǎng)和新媒體技術等理論、技術深度融合，極大地推動了培訓服務的專業(yè)化與優(yōu)質化。在技術設備層面，電子計算機、移動手機等先進設備和自媒體平臺的廣泛應用，為信息時代下的商業(yè)性檔案培訓服務營造了一個良好的數(shù)字化環(huán)境，提供了可靠的傳播平臺與技術支持，更為培訓對象帶來了良好的感官體驗。在知識理論層面，管理學、教育學、經(jīng)濟學、傳播學等學科理論的引入和融合力度也在不斷加大，很大程度上豐富了商業(yè)性檔案培訓的內(nèi)容與形式，推動了商業(yè)性檔案培訓的長足發(fā)展。

2.4威脅因素（Threats）

（1）培訓對象思想束縛

首先，商業(yè)性檔案培訓尚處于發(fā)展的初級階段，培訓主體大多是私人企業(yè)，受傳統(tǒng)“官本位”文化的影響，整體缺乏系統(tǒng)性管理，社會認可度較低，未能得到培訓對象的普遍認可，也未能與檔案行政機構展開充分合作，建立起權威的檔案職業(yè)資格認證考試制度等。其次，檔案從業(yè)人員依然沒有擺脫歷史傳統(tǒng)的思想束縛，沒有認識到檔案工作的重要性，對檔案和檔案事業(yè)印象刻板，缺乏職業(yè)自豪感、職業(yè)認同感和專業(yè)進取心，極大地影響了商業(yè)性檔案培訓事業(yè)的發(fā)展。

（2）技術融合有待加強

信息時代各種技術手段層出不窮，給商業(yè)性檔案培訓服務帶來了良好的軟硬件條件，但是目前檔案信息資源和微信平臺、抖音等自媒體的融合度還差強人意，VR技術、H5技術等先進技術還未能得到充分運用。同時由于互聯(lián)網(wǎng)技術的開放性和流通性，加之人員、資金、技術有限，商業(yè)性檔案培訓機構尚未開發(fā)出穩(wěn)定、安全、科學計費的視頻綜合管理系統(tǒng)，培訓視頻的知識產(chǎn)權難以得到保障，開發(fā)成果易遭剽竊，較易造成客源波動和收益流失。因此如何突破技術障礙、加快技術融合也是對商業(yè)性檔案培訓的一大考驗。

3商業(yè)性檔案培訓服務的發(fā)展策略

3.1優(yōu)勢——機會（SO）策略

（1）借助新媒體，提升培訓質量

商業(yè)性檔案培訓應緊跟時代步伐，利用新媒體的強大優(yōu)勢帶動自身發(fā)展。一方面，可以借助專業(yè)錄制設備和新媒體技術增強課程的感染力，提高網(wǎng)課的制作水平，研發(fā)科學的課程管理系統(tǒng)來保障遠程培訓的收益，使培訓課件通過網(wǎng)站密鑰進行傳輸；另一方面，可以利用抖音、微信、貼吧等新媒體傳播速度快、用戶范圍分布廣、形式多樣、互動性強的特點，開發(fā)出相應的特色產(chǎn)品，提升客戶滿意度。例如，檔案微信公眾號“CHN檔案管理培訓”開設了人事檔案管理、檔案保護與安防、民生檔案管理等諸多模塊，積極引導培訓對象去選擇自己需要的課程，在為客戶帶來便利的同時提高了培訓的效率。

（2）提供個性化服務，建立培訓課程庫

為使培訓工作不流于形式，保證培訓的質量和客源，需要商業(yè)性檔案培訓機構為客戶提供個性化服務。第一，為熱門行業(yè)提供定制服務，即根據(jù)行業(yè)的不同需要因材施教，建立行業(yè)培訓資源數(shù)據(jù)庫。如建立金融檔案管理課程庫、房地產(chǎn)檔案管理課程庫、信息產(chǎn)業(yè)檔案管理課程庫等，這些培訓課程的需求量較大，潛在客戶眾多，可成為開拓商業(yè)性檔案培訓市場的一個重要突破口。第二，建立培訓反饋機制，進行跟蹤教育。課程的結束并不意味著培訓工作的結束，商業(yè)性檔案培訓機構應繼續(xù)跟蹤教育，觀察培訓后期效果，及時地根據(jù)客戶的反饋對培訓方式、內(nèi)容做出合理調(diào)整，以此獲得客戶的信賴與支持。

3.2優(yōu)勢——威脅（ST）策略

（1）建立行業(yè)資格考核制度

其一，為了實現(xiàn)檔案培訓市場的長遠發(fā)展，可成立相應的商業(yè)性檔案培訓協(xié)會進行統(tǒng)一管理與協(xié)調(diào)，在檔案行政機構的指導下制定統(tǒng)一規(guī)范的準入標準、培訓內(nèi)容和頒發(fā)統(tǒng)一的資格證書，建立完善的資格審查、監(jiān)管、評估體系，推進商業(yè)性檔案培訓服務的有序發(fā)展，解決當前我國商業(yè)性檔案培訓良莠不齊、無序混亂的狀況。其二，建立檔案培訓師資格認證制度，提高培訓師的身份認同感和社會地位，這將大大激發(fā)從業(yè)人員的積極性、工作熱情與專業(yè)認同感，同時也有助于提高產(chǎn)出和穩(wěn)定隊伍。其三，商業(yè)性檔案培訓機構應尋求與檔案行政機構合作，在官方網(wǎng)站鏈接培訓課程，方便客戶付費觀看，并對培訓時長達標的客戶頒發(fā)合格證書。為此，檔案行政機構應簡政放權，在規(guī)范化、系統(tǒng)化的問題上盡可能地提供幫助與政策便利，積極為商業(yè)性檔案培訓提供政策支持。

（2）重視宣傳，增強吸引力

商業(yè)性檔案培訓服務應加大宣傳力度，并利用新媒介、借助客戶口碑進行二次傳播，制造品牌效應，鞏固與行動客戶的業(yè)務來往、刺激知曉客戶的消費行為、引導潛在客戶的消費意識、指引非培訓客戶對商業(yè)性檔案培訓的了解與認識。以“牡丹哥”檔案培訓視頻為例：2017年，鄭州鼎新公司順應新媒體潮流，除了利用微信平臺、電話營銷以外，還在抖音APP上推出了檔案培訓微視頻，冠之以“牡丹哥”商標，制定了“檔案管理就是牡丹哥”等朗朗上口的口號，并在高校免費開展講座，逐漸獲得了客戶的好感和認同，帶動了一大批人成為“意見領袖”，使客戶愿意去了解、信任、使用其產(chǎn)品，并主動地、有意或無意地為其進行二次傳播。

3.3劣勢——機會（WO）策略

（1）加強借鑒，完善運營機制

隨著近年來讀研考證熱度的持續(xù)走高，文都考研、新東方教育等相應的考試輔導機構紛紛涌現(xiàn)，發(fā)展迅速，已具有良好的品牌效應和市場口碑，它們以英語精品課程作為主干力量突破了市場，而后帶動了考研培訓、出國資訊、教育研發(fā)等其他業(yè)務的發(fā)展，逐步建立起了完善的教學管理體系和完整的產(chǎn)業(yè)鏈。這極大地促進了培訓市場商業(yè)化的進程，也為商業(yè)性檔案培訓開辟了一條可供借鑒的發(fā)展之路。其一，在管理體系上，商業(yè)性檔案培訓機構應建立配套的教學管理系統(tǒng)、評估體系、反饋體系，對學員、培訓師及課程分別進行管理，實時把握教學進度與機構運營狀態(tài)，使其制度化、規(guī)范化。其二，在內(nèi)容體系上，應由培訓師對培訓知識深入研究，打造完整的知識體系和設計對應的教材，彌補當前檔案培訓內(nèi)容尚未系統(tǒng)化、知識結構零散化的不足。其三，可以著重打造一些高質量的示范性課程作為自己的核心品牌，開設名師講堂，贏得客戶信賴。

（2）線上線下，雙管齊下

當前我國商業(yè)性檔案培訓服務大多是通過微信、網(wǎng)站等網(wǎng)絡平臺進行的，線下培訓服務發(fā)展不健全，且單靠網(wǎng)絡市場是無法真正把企業(yè)做大做強的，因此需要線上線下相結合，均衡發(fā)展。商業(yè)性檔案培訓服務機構可以將線上網(wǎng)課與實地面授相結合，并采用線下培訓、線上答疑的新模式，這樣既可以突破空間的限制，使培訓師能夠掌控整個培訓過程中學員的學習狀態(tài)，與學員直接交流，及時發(fā)現(xiàn)問題并給予針對性解決方案，又能夠保證線上線下市場的平衡性，滿足不同客戶的需求。此外，商業(yè)性檔案培訓機構應轉移目光，積極開拓基層市場，解決基層檔案部門專業(yè)理念、技術匱乏的困境，牢牢把握住這一穩(wěn)定、廣大的客源，實現(xiàn)自身的長足發(fā)展。

3.4劣勢——威脅（WT）策略

培訓師的專業(yè)素養(yǎng)直接影響著培訓質量，商業(yè)性檔案培訓機構應努力優(yōu)化人才隊伍建設，重點提高培訓師的綜合素質、專業(yè)水平和教學能力。其一，商業(yè)性檔案培訓機構應提供專業(yè)進修、學術討論、參觀學習等機會，及時對檔案培訓師進行專業(yè)知識、互聯(lián)網(wǎng)技術以及職業(yè)素養(yǎng)的培訓，使培訓師能夠及時掌握檔案工作的新發(fā)展、新變化、新特點，并運用到培訓教學中。同時應建立配套的獎勵、激勵機制，穩(wěn)定骨干人員隊伍，打造一支團結穩(wěn)定、德才兼?zhèn)?、技術過硬的培訓團隊。其二，構造紡錘形的人才隊伍結構，即管理人員少、技術骨干多、后勤人員少的梯度結構，進行專業(yè)化梯度分工，使團隊分工明確、各司其職，又有序協(xié)調(diào)。此外，還可以適當吸收一些高校和一線檔案工作者，以兼職聘用的方式來加強團隊實力。

*本文系2018年國家社科基金青年項目“創(chuàng)新擴散理論視閾下檔案信息資源自媒體傳播研究”（項目編號：18CTQ036）階段性研究成果。

注釋與參考文獻

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