軍工科研院所合同管理體系建設探索

王仲耀

[摘 要]合同是軍工科研院所對外開展經濟活動、對內進行行政管理的載體;合同管理是軍工科研院所風險控制的基礎，對科研生產任務完成、風險管控和國有資產安全具有重要意義。因此，作為軍工科研院所日常運營的重要組成部分，合同管理包括合同從提出預算、草稿擬定、評審、簽訂、履行、終止、歸檔等環(huán)節(jié)的全生命周期管理。本文在提出傳統(tǒng)合同管理存在的問題的基礎上，介紹了合同管理體系建設探索。

[關鍵詞]軍工科研院所;合同管理體系;探索

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2020.06.053

[中圖分類號]F273[文獻標識碼]A[文章編號]1673-0194（2020）06-0-02

0? ? ?引 言

隨著國防科技工業(yè)的飛速發(fā)展，作為其重要組成部分的軍工科研院所的科研生產任務不斷增加。為保障科研生產任務順利實施，從原材料采購到外協(xié)外包，從工程建設到設備采購等經濟活動業(yè)大量增加。既要滿足科研生產進度要求，又要符合安全、保密、質量等要求，憑借傳統(tǒng)的簡單簽約是遠遠不夠的，需要考慮采取全面的合同管理體系，采用科學規(guī)范的管理方法對合同進行全面管理。通過合同管理體系的建立，將合同管理作為重要手段，完善研究院所內部風險控制，驅動體制機制變革，建立規(guī)范化管理體系，為研究院所的飛速發(fā)展奠定良好的保障，更好地服務于國防科技工業(yè)。

1? ? ?軍工科研院所傳統(tǒng)合同管理存在的問題

軍工科研院所承擔多項國防軍工行業(yè)科研生產任務，根據日常業(yè)務活動需要，合同類型涵蓋科研生產、外包、外購器材、基建維修等類型合同。合同種類繁多、復雜給合同管理帶來了巨大挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)合同管理存在的問題主要體現(xiàn)在以下幾方面。①合同歸口管理缺失。管理職責分類不規(guī)范，各職能部門根據自身業(yè)務需求開展合同評審、簽訂工作，存在既當運動員又當裁判員的情況，合同管理工作缺乏統(tǒng)一歸口管理，職能部門為強調效率而忽視合同管理其中的風險和問題，出現(xiàn)糾紛時容易陷入被動。②采購行為不規(guī)范。軍工科研院所采購方式有公開招投標、邀請招標、定向議價、詢比價等，采購方式的確定需要綜合考慮采購商品的種類、金額等因素。未經嚴格的采購程序個別職能部門便確認了合作方和合同金額，甚至出現(xiàn)合作事項已完成后才開始著手進行合同簽訂，涉嫌倒簽合同，嚴重違反了相關采購規(guī)定。③無格式合同。軍工科研院所涉及合同類型復雜多樣，如果前期沒有制定符合自身特點的格式合同文本，職能部門在洽談過程中容易被對方的想法左右，或者使用對方的合同模板，導致合同約定條款不能維護自身權益。

2? ? ?軍工科研院所合同管理體系建設

緊密圍繞合同業(yè)務現(xiàn)狀，從風險管理入手，通過風險識別、分析、評估，關注合同管理的重點與關鍵點，結合管理策略，以內部控制為手段，從制度、職責分工、業(yè)務流程、管控點、表單等方面入手制訂解決方案，以防范風險為導向，完善管理架構、制度建設促進基礎管理水平提升。通過不斷探索，明確工作機制和層級，明確部門職責和分工，搭建合同管理體系架構。梳理業(yè)務與流程，形成完善制度體系，逐步構建起職責清晰、流程順暢、協(xié)作有力、方便高效的合同管理體系。

2.1? ?組織機構調整

①設置歸口管理部門、協(xié)同管理部門、合同主管部門。歸口管理部門負責合同管理制度的編制以及合同復核、用印。協(xié)同管理部門主要由財務部、法律部門、紀檢監(jiān)察部門組成。其中，財務部負責詢比價過程中合同金額的審核及后續(xù)合同款項支付;法律部門負責合同的合規(guī)性審查及法律事務;紀檢監(jiān)察部門負責對合同管理過程進行監(jiān)督檢查。合同主管部門主要由業(yè)務主管部門構成，主要負責合同評審、簽訂、履行、歸檔等工作。②明確部門分工和職責。形成歸口管理部門為合同管理中心，財務部、法律部、紀檢監(jiān)察部為協(xié)同管理部門，其他業(yè)務主管部門負責各自職責范圍內合同事項的權責管理架構。歸口管理部門設合同管理專員，主要負責合同歸口管理及復核、用印。協(xié)同管理部門及主管部門設兼職審核員及合同經辦人，實行多層級的審核機制。

2.2? ?制度體系建設

根據國家法律和上級主管部門的相關規(guī)定，由歸口管理部門牽頭，組織編制出臺了《合同管理規(guī)定》作為院所合同管理基本制度。財務部、法律部牽頭組織編制發(fā)布《比質比價管理辦法》《合同的法律審核細則》作為合同管理的協(xié)同制度。同時組織合同主管部門結合部門業(yè)務開展情況編制部門層面的合同管理辦法作為日常業(yè)務工作運行的專項制度，最終形成合理規(guī)章制度體系，使制度為體系建設工作提供了重要依據。

2.3? ?合同管理業(yè)務流程梳理

搭建符合軍工科研院所實際情況的合同管理業(yè)務流程，讓流程與制度充分結合。組織合同主管部門梳理合同管理關鍵點。針對合同業(yè)務特點制定并實行合同的流程化、表單化，實現(xiàn)比質比價、起草、評審、履行、歸檔的全生命周期運行，促進合同管理的流程化提升。例如，針對歸口管理部門的用印、復核環(huán)節(jié)制定用印、復核標準、財務部制定比質比價單確保詢比價工作合規(guī)性，合同主管部門結合實際制定評審表涵蓋各種評審要素，不斷向“管理制度化、制度流程化、流程表單化”轉變，促進合同管理標準化。

2.4? ?建立格式合同文本庫

軍工科研院所合同類型繁雜多樣，可以根據不同業(yè)務進行區(qū)分?？梢杂煞刹繝款^組織合同主管部門結合自身業(yè)務需求建立格式合同文本庫。文本庫要涵蓋科研院所運營管理中主要合同類型。格式合同要充分考慮法律法規(guī)、權利義務、糾紛解決等風險內容。在協(xié)商過程中，主管部門與合作方可以就合同中少數(shù)幾項內容進行協(xié)商談判。格式文本合同為經辦人員提供了法律層面的保障，提高了合同簽訂效率，最終為研究院所避免了大量不確定風險，保障了自身的合法權益。

2.5? ?搭建合同管理全流程信息化平臺

為更好地迎接上級審計，歷史合同信息、合同管理作業(yè)信息的及時查閱調取尤為關鍵。這需要相關部門采用信息化手段，提高合同管理的信息化水平，提高合同管理的效率、公開和透明。結合財務部浪潮系統(tǒng)升級改造，針對個別主管部門前期已建設的合同信息系統(tǒng)進行梳理，優(yōu)化端口鏈接，與浪潮系統(tǒng)對接，形成從合同簽訂到資金收支的全流程合同信息化管理。針對前期沒有合同信息化基礎的部門，梳理合同管理業(yè)務流程，與浪潮系統(tǒng)合同管理模塊進行對標，通過對合同管理模塊的開發(fā)，使合同管理實際業(yè)務流程完美嵌入浪潮合同管理信息系統(tǒng)，最終實現(xiàn)軍工科研院所合同管理全流程信息化。

2.6? ?建立完善的績效評價體系

結合合同管理建立定期檢查機制、基于績效導向的指標體系和配套的標準化考核體系。精心策劃主管部門合同管理檢查，根據合同管理實際情況策劃合同管理階段性檢查。編制合同管理情況檢查單，對主管部門所主管的合同管理制度、業(yè)務流程、臺賬制度完善及執(zhí)行情況效果進行檢查。將合同管理階段性檢查結果與各部門年終合同績效指標考核相結合，不斷增強合同管理的合規(guī)意識，促進各主管部門合同管理職責落地，切實提高主管部門合同管理水平。

2.7? ?以評促建

組織合同主管部門開展合同管理內部控制自評價，初步建立內部合同管理控制自評價的日常工作機制。通過對標《合同管理規(guī)定》、各部門合同管理辦法，識別合同管理流程中存在的風險和隱患，深入尋找日常合同管理業(yè)務流程中存在的問題和薄弱環(huán)節(jié)，有針對性地提出貼近實際情況、切實可操作的改進建議。通過以評促建、評建結合的方式，提高未來合同管理工作的針對性，完善合同管理體系，不斷提高抗風險能力。

3? ? ?軍工科研院所合同管理體系的成效

3.1? ?內部控制能力、管理規(guī)范性得到明顯提升

通過組織機構調整、制度體系建設、合同管理業(yè)務流程梳理、建立格式合同文本庫、搭建信息化平臺和績效評價體系建立，實現(xiàn)了以防范化解風險為目的，歸口管理部門、協(xié)同管理部門、主管部門為主體，科研院所內部管控為基礎，主營業(yè)務全覆蓋、全生命周期監(jiān)控的軍工科研院所合同管理體系建設，加強了研究院所對合同業(yè)務層面的控制，進一步完善了內控體系。

3.2? ?保障科研院所科研生產任務的完成

隨著國防科技工業(yè)的飛速發(fā)展，軍工科研院所承擔的科研生產任務越來越多，風險隱患的種類和數(shù)量也呈現(xiàn)上升態(tài)勢。合同管理作為內控體系的重要組成部分，為軍工科研院所完成科研生產任務提供了強大的保障。通過識別、分析合同簽訂過程中的風險，制定應對措施，做好事前防控和事中管理，提高了軍工科研院所防范和化解風險的能力，保障了科研生產任務的順利實施。

3.3? ?國有資產保值增值

通過合同管理體系建設，在日常業(yè)務活動量持續(xù)增長的背景下，通過審核合作方主體資信和履約能力，明確權利義務、違約條款和糾紛解決處理方式，保證了軍工科研院所的利益，在防止國有資產流失，保障國有資產的安全性、完整性和增值方面起到巨大作用。

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