人事檔案管理在中學人力資源管理中的作用分析

【摘要】中學是教育的主要場所之一，隨著學校教育不斷改革，學校人事變動也比較頻繁，加強人事檔案管理在學校人力資源管理中具有十分重要的作用。本文對人事檔案管理在中學人力資源管理中的作用和應用策略進行分析，旨在提高中學人力資源管理水平。

【關鍵詞】人事檔案管理，人力資源管理，作用，措施

隨著經(jīng)濟全球化和信息化時代的到來，人事檔案對單位的發(fā)展具有十分重要的作用，具有保存和參考價值，中學人事檔案記錄著學校中每一個人的成長經(jīng)歷和工作表現(xiàn)，是人力資源管理的重要資源。對于中學而言，人力資源管理是十分重要的管理內(nèi)容，有助于人力資源管理部門對學校的員工進行深入了解，開發(fā)員工潛能，增強學校核心競爭力，提高學校教育水平。同時，人事檔案管理又是人力資源管理中有效識別、選拔以及使用人才的關鍵依據(jù)，所以，加強人事檔案管理對中學人力資源管理具有十分重要的作用。

一、人事檔案管理在中學人力資源管理中的作用

（一）有助于最大限度地發(fā)揮人力資源的效力

中學是教書育人的地方，在學校內(nèi)，不僅有行政職能人員，還有教師隊伍，一個學校的人力資源豐富多樣化，每一個人都需要在自己的崗位上發(fā)揮作用?？茖W合理的人事檔案管理，可以讓中學管理者更好地發(fā)現(xiàn)人才，啟用人才，減少學校的優(yōu)秀員工的流失，而且學校內(nèi)部對于干部的評定，對員工的工資福利待遇的分配也是基于人事檔案基礎之上的，加強人事檔案管理，可以最大限度地發(fā)揮人力資源的效力。

（二）有利于人力資源的合理配置

人事檔案管理可以促進學校的各個部門之間實現(xiàn)資源共享，從而對學校的人才進行合理配置。每個員工都有自身的特點，能力亦不相同，在進行管理的時候，必須要借助人事檔案，才能更好地了解員工的特長、專業(yè)等信息，從而將員工安排在更合適的崗位上，實現(xiàn)人力資源的合理配置，讓每個人在不同的崗位上發(fā)光發(fā)熱，發(fā)揮自己的潛力，提高學校的教育質量和教育水平。

（三）直接關系員工的切身利益

中學員工所享受的福利待遇與自身的工作經(jīng)歷是息息相關的，人事檔案體現(xiàn)的是員工對單位的信任感、歸屬感，而且也會增加員工的凝聚力與向心力，由于學校的人事檔案具有一定的變動，加上人才流動，這些檔案就成了確定員工福利待遇的重要依據(jù)，所以，加強人事檔案管理，才能給員工制定出更加科學、合理的薪酬福利待遇制度，進而激發(fā)員工的積極性。

（四）有利于開展員工培訓

中學是育人的地方，教師是中學里的主要角色，教師不僅要教育學生，自己也要不斷學習、進修，才能不斷更新教育理念，對學生進行教育的時候應用先進的教學方法，提高教學質量，促進教育改革。所以，在中學發(fā)展過程中，也要定期對學校內(nèi)的員工進行培訓教育，尤其是教師，必須要接受定期培訓，人事檔案記錄了教師的各種信息，對這些信息進行匯總和分析，可以給員工培訓提供資料，有助于學校設置差異性的培訓項目，對每個員工進行培訓和教育。

二、中學人事檔案管理面臨的問題

（一）人事檔案管理理念比較陳舊

學校改革雖然一直在進行，但依舊有部分工作人員的觀念沒有轉變過來，比較陳舊，對人事檔案管理的重視程度不夠高，信息化意識不強，在人事檔案管理的時候依舊采用傳統(tǒng)的管理方式，對各種人事檔案資源的利用不多，很多時候只將檔案收集整理出來，并沒有真正加以利用，沒有發(fā)揮出人事檔案的作用。

（二）人事檔案管理制度不健全

中學員工多，人事檔案眾多，檔案管理是一項十分復雜的工作，在管理過程中還有很多問題，比如沒有形成一套科學規(guī)范的管理制度，人事檔案管理比較混亂，所收集的資料不齊全，檔案信息內(nèi)容丟失等，影響人事檔案管理效率的同時，還導致人事檔案管理出現(xiàn)的錯誤較多。

（三）檔案人員水平不高

在檔案管理工作不斷創(chuàng)新的背景下，人事檔案管理必須要從技術創(chuàng)新為出發(fā)點，才能真正提高檔案管理水平。而檔案管理工作必須要依賴于專業(yè)的檔案管理人員，其綜合能力水平直接影響檔案管理工作質量，由于因為沒有進行專業(yè)的培訓，加上一部分檔案管理工作由其他部門的員工兼職完成，所以很多時候沒有意識到檔案管理的重要性以及檔案資源的價值，在進行檔案管理的時候出現(xiàn)較多問題，比如檔案不齊全、不真實、檔案文件質量不高等。

三、中學人事檔案管理對策

（一）創(chuàng)新人事檔案管理理念

人事檔案管理對中學的人力資源管理有十分重要的意義，隨著信息化技術的出現(xiàn)和發(fā)展，人事檔案信息化成為可能，新形勢下應該要加強人事檔案管理信息化發(fā)展，對檔案管理人員進行教育，讓他們逐漸意識到信息化技術在人事檔案管理中的作用，對未來人事檔案管理的發(fā)展趨勢進行分析，對新技術、新方法等進行利用，不斷提高檔案管理水平，發(fā)揮出人事檔案的價值。

（二）不斷完善中學人事檔案管理制度

完善中學人事檔案管理制度是提高人事檔案管理水平的關鍵，由于檔案管理制度不健全，所以很多時候導致檔案管理工作落后。在人事檔案管理過程中，必須要加強人事檔案管理責任制度的建立。有責任才能工作得更細致，對于檔案工作而言，責任意識十分重要，在檔案管理過程中要建立完善的責任制度，每一個人事檔案管理人員都應該要擔負一定的責任，對人事檔案人員的工作職責進行明確，一旦出現(xiàn)人事檔案遺漏、錯誤等，要及時找到責任人，對人事檔案問題進行處理。

（三）提高檔案管理人員的業(yè)務素質

隨著檔案管理現(xiàn)代化水平不斷提高，以前的管理技術和管理模式已經(jīng)不再適用，必須要加強檔案管理人員的培訓教育，提高其業(yè)務素養(yǎng)。一方面，可以引進更多高素質人才，充實到檔案管理部門，另一方面，要對員工進行培訓教育，從技術和職業(yè)道德素養(yǎng)兩個方面著手進行培訓，使檔案管理人員適應新形勢下的要求，端正其思想，增強服務意識，提高檔案管理水平。

四、結語

人事檔案管理工作與中學的人力資源管理是相互作用的，起著獨一無二的作用，一方面可以確保學校的人事管理決策更科學合理，另一方面也可以為人力資源的合理配置提供支持與幫助。在中學人力資源管理過程中要結合人事檔案，學校也要不斷加強人事檔案管理力度，提高人事檔案管理水平。

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作者簡介：

吳晶（1979-），女，重慶人，本科，經(jīng)濟師，重慶市輔仁中學校，研究方向：人力資源。