淺談醫(yī)院電子檔案文件級(jí)著錄工作的難點(diǎn)及解決對(duì)策

任繼敬

【摘要】隨著社會(huì)信息化程度的提高，現(xiàn)代辦公手段在醫(yī)院管理中被廣泛運(yùn)用，人們對(duì)工作效率的需要不斷提高，原始的檔案管理存儲(chǔ)方法已無法滿足快捷、方便的服務(wù)需求，電子檔案是信息社會(huì)發(fā)展的產(chǎn)物，以其存儲(chǔ)空間小，易于保存，信息查找便捷，實(shí)現(xiàn)資源共享等特點(diǎn)具有紙質(zhì)檔案無法比擬的優(yōu)點(diǎn)，電子檔案文件級(jí)著錄工作是支撐檔案信息化建設(shè)的一項(xiàng)重要內(nèi)容。本文就醫(yī)院電子檔案文件級(jí)著錄工作存在的問題進(jìn)行分析，并提出相應(yīng)對(duì)策。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院，電子檔案，文件級(jí)著錄，難點(diǎn)，對(duì)策

隨著社會(huì)信息化程度的提高，大多數(shù)醫(yī)院已經(jīng)逐漸使用電子文件來實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的管理工作。電子檔案文件級(jí)著錄工作是支撐檔案信息化建設(shè)的一項(xiàng)重要內(nèi)容，同時(shí)也存在著難點(diǎn)，我們?cè)诠ぷ髦刑剿髁艘恍?duì)策。

一、電子檔案文件級(jí)著錄工作的難點(diǎn)

（一）基礎(chǔ)設(shè)施不完善

1.忽視電子檔案文件級(jí)著錄工作的基礎(chǔ)建設(shè)

醫(yī)療機(jī)構(gòu)往往重視醫(yī)療設(shè)備的配置更新，對(duì)于檔案數(shù)字化建設(shè)的投入較少，忽視了電子檔案著錄的基礎(chǔ)建設(shè)和技術(shù)的強(qiáng)化更新，導(dǎo)致由于基礎(chǔ)設(shè)施配套的不完善，影響醫(yī)院電子檔案著錄管理的實(shí)施和使用。

2.硬件設(shè)施不完備

檔案管理硬件設(shè)施如存儲(chǔ)服務(wù)器、計(jì)算機(jī)性能落后，無法滿足對(duì)大量數(shù)據(jù)的高速調(diào)用，使電子檔案文件級(jí)著錄工作的進(jìn)度緩慢。

3.軟件設(shè)施維護(hù)不利

主要包括醫(yī)院局域網(wǎng)速度緩慢，電子檔案著錄中使用的各種系統(tǒng)軟件更新不及時(shí)，在著錄過程中容易造成電子檔案的損壞甚至丟失，便會(huì)對(duì)醫(yī)院造成難以估量的損失。管理軟件不匹配，醫(yī)療統(tǒng)計(jì)、行政管理軟件形成的數(shù)據(jù)文件無法與檔案管理軟件兼容，導(dǎo)致歸檔的電子文件在脫離其軟件支持環(huán)境后不能在檔案部門的計(jì)算機(jī)上打開查閱，從而影響文件級(jí)著錄工作。

（二）管理標(biāo)準(zhǔn)不明確，不統(tǒng)一

1.沒有明確的電子檔案文件級(jí)著錄標(biāo)準(zhǔn)

由于不同醫(yī)院使用的檔案管理系統(tǒng)不同，未制定出明確的電子檔案文件級(jí)著錄標(biāo)準(zhǔn)。缺乏參考標(biāo)準(zhǔn)，即使有一些標(biāo)準(zhǔn)，也都不盡相同，不統(tǒng)一，使得文件級(jí)電子檔案管理較為混亂。

2.歸檔程序不規(guī)范致使文件級(jí)電子檔案收集不完整

文件級(jí)電子檔案的收集、篩選、分類工作程序不明確，致使一些處理完畢的有價(jià)值的文件，在將之轉(zhuǎn)化成為電子形態(tài)的數(shù)字化檔案過程中產(chǎn)生困難，從而使收集的電子檔案不完整。

（三）檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)欠缺

1.檔案相關(guān)專業(yè)理論水平不高

醫(yī)院檔案的管理人員分為專職檔案人員和兼職檔案人員，其中初始學(xué)歷為檔案相關(guān)專業(yè)的人員極少，多數(shù)為其他專業(yè)人員半路轉(zhuǎn)行從事檔案管理工作。

2.信息化知識(shí)缺乏

由于存儲(chǔ)的資料多是行政、后勤和臨床工作人員收集整理存儲(chǔ)的，他們習(xí)慣于傳統(tǒng)的手工操作，對(duì)計(jì)算機(jī)操作、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)使用、信息共享的了解程度不夠，對(duì)檔案管理系統(tǒng)不熟悉。

二、搞好醫(yī)院電子檔案文件級(jí)著錄工作的對(duì)策

（一）加大投入，完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

1.完善硬件設(shè)施的建設(shè)

選擇具有先進(jìn)性、普遍性和擴(kuò)展性好的硬件設(shè)施和相關(guān)技術(shù)產(chǎn)品，配備完善的計(jì)算機(jī)、專業(yè)掃描儀、打印機(jī)、刻錄機(jī)、移動(dòng)硬盤等基礎(chǔ)設(shè)備。

2.建立一套先進(jìn)的具有前瞻性的信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)

預(yù)留出足夠的擴(kuò)展空間，做好各部門間的局域網(wǎng)、軟件匹配共享，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)銜接，提高資源共享度和利用率。做好存儲(chǔ)空間和維護(hù)、后臺(tái)設(shè)計(jì)、欄目規(guī)劃等輔助工作。

3.提高系統(tǒng)的穩(wěn)定性

我院選用OA平臺(tái)搭建服務(wù)器系統(tǒng)，使用文件轉(zhuǎn)換軟件實(shí)現(xiàn)不同軟件下的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換，數(shù)字化存儲(chǔ)對(duì)于軟件的依賴性強(qiáng)，著錄人員在收集整理檔案數(shù)據(jù)的同時(shí)，還要熟悉檔案生成和使用的軟件產(chǎn)品。

（二）加快醫(yī)院電子檔案著錄工作的規(guī)范化進(jìn)程

1.強(qiáng)化醫(yī)院電子檔案文件級(jí)著錄規(guī)范化管理意識(shí)

醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)樹立電子檔案文件級(jí)著錄規(guī)范化管理觀念，為檔案管理工作規(guī)范化進(jìn)程給予支持和鼓勵(lì)。醫(yī)院檔案管理工作人員充分認(rèn)識(shí)到醫(yī)院電子檔案文件級(jí)著錄規(guī)范化管理的重要性，確保檔案規(guī)范化管理能在醫(yī)院的發(fā)展進(jìn)程中發(fā)揮其作用。

2.使用專業(yè)的檔案管理軟件，統(tǒng)一的著錄格式

我院使用今易檔案管理軟件，有效地提高了工作效率，為電子檔案著錄工作提供了良好的條件，建立統(tǒng)一的著錄格式，實(shí)現(xiàn)隨時(shí)著錄、隨機(jī)管理，操作人員掌握電子檔案著錄工作要領(lǐng)，分工合作，各司其職，避免產(chǎn)生混亂或重復(fù)工作，實(shí)現(xiàn)電子檔案深層整理的規(guī)范化操作。

（三）增強(qiáng)電子檔案著錄過程的安全防范

1.建立建全相關(guān)保障制度

醫(yī)院在發(fā)展電子檔案文件級(jí)著錄工作建設(shè)的過程中，必須加強(qiáng)對(duì)檔案存儲(chǔ)建設(shè)的安全保護(hù)工作，用相關(guān)制度規(guī)范和約束檔案著錄操作人員行為。我院以綜合辦公室為責(zé)任部門，明確檔案室專職檔案員為責(zé)任人。

2.加強(qiáng)系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全

完善醫(yī)院辦公自動(dòng)化管理網(wǎng)絡(luò)，保障網(wǎng)關(guān)安全、IP地址安全、防火墻安全，服務(wù)器安全，安裝先進(jìn)的防毒殺毒軟件，建立防火墻，在局域網(wǎng)中應(yīng)用虛擬局域網(wǎng)技術(shù)，定時(shí)更新網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)加密、殺毒軟件，及時(shí)修補(bǔ)管理軟件的安全漏洞，對(duì)防火墻和防病毒軟件實(shí)現(xiàn)全天候自動(dòng)升級(jí)，明確檔案的安全等級(jí)和訪問權(quán)限，強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)安全。

3.保證檔案數(shù)據(jù)安全

提前介入電子文件的運(yùn)作與管理，把文件級(jí)電子檔案管理延伸到歸檔前電子文件的形成、收集階段，電子文件一旦形成，即可按照檔案室的要求，進(jìn)行鑒定、編目整理，通過網(wǎng)絡(luò)傳輸，移交給檔案室，檔案室及時(shí)著錄歸檔，避免了電子文件被刪改、移除，接收電子檔案時(shí)，檔案部門應(yīng)嚴(yán)格檢查和鑒定電子檔案內(nèi)容的原始性、真實(shí)性和完整性。確保著錄電子檔案的源數(shù)據(jù)安全。定期進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的安全檢查，建立維護(hù)記錄，每次著錄后做好數(shù)據(jù)的備份工作，預(yù)防數(shù)據(jù)庫故障。

三、總結(jié)

醫(yī)院電子檔案的深度整理工作不應(yīng)局限于形式，而是為醫(yī)院各項(xiàng)工作提供參考數(shù)據(jù)和理論依據(jù)。電子檔案文件級(jí)著錄工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期且復(fù)雜的工程，醫(yī)院各部門應(yīng)配合檔案部門，不斷提高檔案管理人員專業(yè)技能，完善電子檔案文件級(jí)著錄工作，提升檔案管理水平和效率，為檔案數(shù)字化建設(shè)奠定基礎(chǔ)，為醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展提供有價(jià)值的高效、快捷的檔案信息服務(wù)。

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