試論企業(yè)人事檔案管理中存在的問題及解決對策

郭新

【摘要】充分認(rèn)識(shí)做好企業(yè)人事檔案管理的重要意義，正視企業(yè)人事檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題，不斷提升企業(yè)人事檔案管理質(zhì)量，為促進(jìn)企業(yè)發(fā)展提供人力資源基礎(chǔ)保障。

【關(guān)鍵詞】人力資源管理，人事檔案管理，問題與對策

規(guī)范、翔實(shí)的人事檔案，記載著一個(gè)企業(yè)中各成員的發(fā)展過程，為企業(yè)的科學(xué)發(fā)展提供了第一手資料，是進(jìn)行科學(xué)分析、制定企業(yè)人力資源發(fā)展規(guī)劃、為企業(yè)人力資源的開發(fā)和利用的基礎(chǔ)。但是在企業(yè)的部分單位中，還有很多人對人事檔案管理工作的認(rèn)識(shí)存在一個(gè)誤區(qū)，那就是人事檔案管理工作可有可無，對人事檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認(rèn)識(shí)。隨著企業(yè)各項(xiàng)管理制度的不斷完善和人力資源管理水平的不斷提高，人事檔案管理工作如何主動(dòng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，如何更新人事檔案管理的內(nèi)容、范圍、檔案收集的方式、方法以及人事檔案服務(wù)的對象等，是我們?nèi)耸聶n案管理者需要積極面對和認(rèn)真思考的問題?，F(xiàn)筆者就企業(yè)人事檔案管理現(xiàn)狀、存在的問題和解決辦法進(jìn)行分析。

一、做好企業(yè)人事檔案管理的重要意義

隨著企業(yè)人事制度改革的不斷深入，人們的就業(yè)自由度逐年提高，勞動(dòng)力的流動(dòng)頻率也逐漸加快，越來越多的勞動(dòng)者由“單位人”變?yōu)椤吧鐣?huì)人”。人事檔案不再對勞動(dòng)者的流動(dòng)具有極大的制約作用，單位用人制度的改革誤導(dǎo)了一些員工對人事檔案的看法，滋生了“檔案無用論”的思想，這在某種程度上嚴(yán)重制約了人事檔案發(fā)揮其應(yīng)有的使用價(jià)值。21世紀(jì)是人才的競爭時(shí)期，人既是管理的主體，也是管理的客體，人必須具有一定的能力才可能完成管理的過程。而人事檔案是“人的管理”基本信息的主要依據(jù)，它既存儲(chǔ)了員工人力資源信息，又是管理的核心“人”的歷史和現(xiàn)狀的一個(gè)真實(shí)反映，真實(shí)地記述了檔案人的個(gè)人經(jīng)歷、德才表現(xiàn)及發(fā)展過程，是一個(gè)勞動(dòng)者在企業(yè)中歷史的真實(shí)記錄，是全面地考察勞動(dòng)者職業(yè)生涯的主要依據(jù)。因此，我們必須重新認(rèn)識(shí)人事檔案管理工作，只要這樣，才能做好人事檔案管理工作，不斷地更新檔案管理觀念，積極探索和嘗試新的人事檔案管理手段，以全面真實(shí)地反映企業(yè)整體發(fā)展?fàn)顩r，吸收和借鑒優(yōu)秀的人事檔案管理工作成果，培養(yǎng)高素質(zhì)的人事檔案管理人員，不斷調(diào)動(dòng)人事檔案管理工作人員的工作熱情，使人事檔案管理工作逐步走上科學(xué)化、規(guī)范化和法制化的道路。

二、企業(yè)人事檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題

對人事檔案管理認(rèn)識(shí)不足，重視程度不夠。個(gè)別管理者對人事檔案管理工作沒有給予高度重視，個(gè)別檔案管理人員在檔案管理工作中缺乏高度的工作責(zé)任感，個(gè)別企業(yè)還存在人事檔案管理硬件設(shè)施不完善，檔案管理人員培訓(xùn)不到位的現(xiàn)象，從而導(dǎo)致人事檔案管理工作在管理方式新舊更替的歷史進(jìn)程中遇到新的障礙。

人事檔案管理人員對人事檔案管理的重要性宣傳力度不夠，管理手段比較落后。首先，人事檔案管理人員對人事檔案管理的重要性、時(shí)效性、真實(shí)性沒有進(jìn)行廣泛宣傳，對人事檔案的補(bǔ)充、收集、更新緩慢，材料歸檔也不及時(shí)，因員工個(gè)人檔案材料未能準(zhǔn)確地得到補(bǔ)充，使存檔的材料不能真實(shí)地反映本人現(xiàn)實(shí)情況，導(dǎo)致人事檔案的不完整。其次，人事檔案管理人員多數(shù)是兼管，沒有指定專人管理，大部分單位的檔案管理人員都屬于非檔案專業(yè)的人員在兼職管理，受專業(yè)知識(shí)水平和時(shí)間的限制，使人事檔案管理人員不能很好地掌握檔案管理工作的新知識(shí)和新技術(shù)。這樣一來，必然導(dǎo)致了企業(yè)人事檔案材料不全面或者缺失。目前企業(yè)的人事檔案管理大部分屬于勞資科和組織科分別由兼職人員管理。因此，在工作中存在問題較多，加上沒有單獨(dú)的計(jì)算機(jī)和人事檔案管理軟件，查閱人事檔案信息仍用手工查詢，人事檔案的存儲(chǔ)還是用傳統(tǒng)的方式儲(chǔ)存，占地面積大，使用空間也不能得到較理想地應(yīng)用。

企業(yè)人事檔案數(shù)字化、信息化程度不高。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和現(xiàn)代通信傳輸技術(shù)的發(fā)展，以電子檔案為代表的新型載體人事檔案，取代傳統(tǒng)式的紙質(zhì)人事檔案，將是未來人事檔案工作發(fā)展的基本趨勢。如果企業(yè)能及時(shí)跟上趨勢，將大大提高人事檔案利用效率。然而，由于受社會(huì)歷史經(jīng)濟(jì)條件、管理模式、人員素質(zhì)等因素的制約，當(dāng)前企業(yè)人事檔案的數(shù)字化、信息化程度明顯偏低，加上部分單位只重視技術(shù)人員和技能操作人員素質(zhì)的提高，而忽視了對人事檔管理人員的系統(tǒng)培訓(xùn)，使得企業(yè)的人事檔案管理人員跟不上信息技術(shù)的快速發(fā)展。

三、加強(qiáng)企業(yè)人事檔案管理的對策

提高認(rèn)識(shí)，搞好建章立制工作。要做好人事檔案管理工作，就必須以治檔為根本，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理制度化。這樣不僅可以使企業(yè)各級領(lǐng)導(dǎo)和職能部門對人事檔案工作的了解和支持，也會(huì)使廣大職工對強(qiáng)化人事檔案管理的意識(shí)得到加強(qiáng)，使他們充分認(rèn)識(shí)到人事檔案管理的重要性和潛在的價(jià)值，意識(shí)到人事檔案是企業(yè)人力資源管理工作不可缺少的一部分，為以后人事檔案管理工作的良性發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

提高人事檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，不斷加強(qiáng)對人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)培養(yǎng)，打造一支具有現(xiàn)代化管理水平的人事檔案專業(yè)管理隊(duì)伍。一方面企業(yè)要加大資金投入，鼓勵(lì)人事檔案管理人員以在職學(xué)習(xí)、培訓(xùn)等方式.提高自身修養(yǎng)，另一方面，有真對性地對人事檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)強(qiáng)化培訓(xùn).不斷更新檔案管理人員的思想理念，增強(qiáng)他們的檔案管理的業(yè)務(wù)知識(shí)水平，熟悉掌握現(xiàn)代人事檔案管理知識(shí)，使企業(yè)的人事檔案管理人員隊(duì)伍成為一支能力強(qiáng)、素質(zhì)高、作風(fēng)硬的復(fù)合型人才隊(duì)伍。只有這樣，才能使企業(yè)的人事檔案管理工作邁上新的臺(tái)階。

完善企業(yè)人事檔案管理的體制建設(shè)和制度建設(shè)。要通過認(rèn)真地調(diào)查研究，制定相應(yīng)的改革措施逐步建立企業(yè)人事檔案管理的職能機(jī)構(gòu)，確立人事檔案在企業(yè)中的地位，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理從分散管理向集中管理模式的轉(zhuǎn)變，從而有利于人事檔案的保管和人事檔案信息的綜合開發(fā)。而人事檔案管理是一項(xiàng)長期工作，企業(yè)各級部門要嚴(yán)格把關(guān)，責(zé)任到人，建立相應(yīng)的人事檔案管理考核制度，將人事檔案管理工作納入到主管部門管理責(zé)任制中，與相關(guān)部門負(fù)責(zé)人績效考核獎(jiǎng)懲掛鉤，明確相關(guān)人員對人事檔案工作的管理責(zé)任，促進(jìn)企業(yè)人事檔案管理的規(guī)范化發(fā)展。

建立信息化共享系統(tǒng)，推動(dòng)人事檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)。要充分利用信息化在人事檔案管理工作中的作用，建立完善人事檔案管理制度，促進(jìn)人事檔案信息在線更新與共享，積極推進(jìn)人事檔案信息化建設(shè)，不斷提高人事檔案管理水平和共享服務(wù)水平，盡快實(shí)現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化。

總之，在新的歷史時(shí)期，人事檔案管理工作意義重大，人事檔案管理人員必須以高度的主人翁責(zé)任感重視并積極做好人事檔案管理工作，要緊密適應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求，采取有效措施，積極探索現(xiàn)代人事檔案管理模式，為企業(yè)的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展提供人力資源的基礎(chǔ)保障。