企業(yè)內(nèi)控管理中ERP軟件系統(tǒng)的應(yīng)用策略分析

熊秋萍

[摘 要]在企業(yè)現(xiàn)代化經(jīng)營(yíng)管理和發(fā)展中，內(nèi)部控制管理是最為重要的工作，是能夠確保企業(yè)順利運(yùn)行以及發(fā)展的關(guān)鍵部分。而ERP軟件系統(tǒng)是能夠?qū)ζ髽I(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)流程進(jìn)行有效控制和管理的重要軟件，可以滿足企業(yè)內(nèi)控信息化以及現(xiàn)代化的發(fā)展要求，使企業(yè)管理者能夠提高自身管理效率以及管控質(zhì)量，為企業(yè)自身良好發(fā)展奠定基礎(chǔ)保障。結(jié)合實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，只有提升企業(yè)內(nèi)控管理水平，才能有效提高企業(yè)資源的管理效率，進(jìn)而更好地提高企業(yè)內(nèi)部資源的利用率，更能解決企業(yè)中存在的內(nèi)部問(wèn)題，進(jìn)而降低與控制企業(yè)在經(jīng)營(yíng)中發(fā)生風(fēng)險(xiǎn)的概率。而將ERP軟件系統(tǒng)運(yùn)用在企業(yè)內(nèi)控管理工作中，針對(duì)企業(yè)具體情況進(jìn)行分析和探究，能夠有效地利用該軟件提高企業(yè)內(nèi)控管理水平，為企業(yè)穩(wěn)步發(fā)展提供信息化保障。因此，本文主要針對(duì)企業(yè)內(nèi)部管理中ERP軟件的應(yīng)用進(jìn)行分析，了解其優(yōu)勢(shì)和特點(diǎn)，并明確其在實(shí)際應(yīng)用中的問(wèn)題，最后制定完善的應(yīng)用策略，發(fā)揮ERP系統(tǒng)優(yōu)勢(shì)和作用的同時(shí)，為企業(yè)內(nèi)控管理工作的良好開(kāi)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，促進(jìn)企業(yè)未來(lái)穩(wěn)定健康發(fā)展。

[關(guān)鍵詞]企業(yè)內(nèi)控管理;ERP軟件系統(tǒng);應(yīng)用策略

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2020.06.027

[中圖分類(lèi)號(hào)]F275[文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A[文章編號(hào)]1673-0194（2020）06-00-03

0? ? ?引 言

企業(yè)在實(shí)施ERP系統(tǒng)前，要做很多前期工作，比如管理層的認(rèn)可和支持，對(duì)企業(yè)業(yè)務(wù)的深入調(diào)研。ERP系統(tǒng)不是簡(jiǎn)單的財(cái)務(wù)系統(tǒng)，如果只是停留在這個(gè)層面，ERP系統(tǒng)可能用不好，或者在企業(yè)中起到的作用是有限的;負(fù)責(zé)系統(tǒng)的人需要深入了解業(yè)務(wù)。業(yè)務(wù)縱向來(lái)看，要了解業(yè)務(wù)是否是閉環(huán)的，如一筆銷(xiāo)售業(yè)務(wù)，哪里是起點(diǎn)，哪里是終點(diǎn)，是否能形成閉環(huán)。橫向方面，要了解業(yè)務(wù)有幾個(gè)部門(mén)交叉相互協(xié)助才能完成，如銷(xiāo)售訂單業(yè)務(wù)，有銷(xiāo)售部門(mén)、商務(wù)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)、售后服務(wù)部門(mén)等多橫向部門(mén)配合才能很好地完成，在調(diào)研時(shí)必須對(duì)業(yè)務(wù)深入了解，再結(jié)合ERP系統(tǒng)的邏輯，選擇適合自己企業(yè)的一套ERP系統(tǒng)。

1? ? ?ERP軟件系統(tǒng)特點(diǎn)

針對(duì)企業(yè)中的ERP軟件系統(tǒng)，主要運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)等為企業(yè)提供完善的資源計(jì)劃，進(jìn)而為企業(yè)構(gòu)建穩(wěn)定的管理系統(tǒng)，保障企業(yè)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理目標(biāo)?？梢哉f(shuō)ERP系統(tǒng)可以借助計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)向企業(yè)制定完善的管控策略，以智能管理方案確保管理工作有效開(kāi)展，從而滿足資源共享，同時(shí)也將其使用效果最大化展示出來(lái)。實(shí)際的企業(yè)內(nèi)控管理中，ERP系統(tǒng)的應(yīng)用不但可以讓企業(yè)及時(shí)了解市場(chǎng)的動(dòng)態(tài)變化，而且也能為企業(yè)提供科學(xué)的依據(jù)，使企業(yè)能夠在競(jìng)爭(zhēng)激烈的市場(chǎng)氛圍下穩(wěn)定發(fā)展。針對(duì)今后發(fā)展視角進(jìn)行分析，ERP系統(tǒng)具有真實(shí)的信息和數(shù)據(jù)，不但有較強(qiáng)智能性和移動(dòng)性等特點(diǎn)，而且其中也包含一定的社交功能，更能結(jié)合大數(shù)據(jù)和云計(jì)算技術(shù)等，建立多管理功能為核心的良性生態(tài)管理系統(tǒng)，借此為企業(yè)發(fā)展創(chuàng)造出更多有用的價(jià)值。

2? ? ?企業(yè)內(nèi)控管理工作中ERP軟件系統(tǒng)的功能與問(wèn)題

首先，有一些企業(yè)的管理者未能認(rèn)識(shí)到ERP軟件系統(tǒng)在實(shí)際中的應(yīng)用意義以及重要性，在實(shí)際中一般會(huì)運(yùn)用傳統(tǒng)的內(nèi)控管理模式，使整體工作的效率和質(zhì)量難以得到進(jìn)一步提升;而且因未能正確掌握ERP軟件系統(tǒng)的應(yīng)用技術(shù)以及相關(guān)知識(shí)等，使該系統(tǒng)難以在實(shí)際工作中得到良好的落實(shí)，另外，因未聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)的掌握ERP系統(tǒng)搭建的專(zhuān)業(yè)型人才以及經(jīng)過(guò)系統(tǒng)培訓(xùn)會(huì)操作的人員，使企業(yè)內(nèi)部管理工作難以得到有效落實(shí)和開(kāi)展。其次，在運(yùn)用ERP系統(tǒng)開(kāi)展內(nèi)控管理工作中，一些企業(yè)因欠缺信息數(shù)據(jù)的安全管理意識(shí)，并未針對(duì)企業(yè)信息安全制定完善的管理策略，這樣也會(huì)增加企業(yè)信息泄露以及丟失等危險(xiǎn)性，不利于企業(yè)良好發(fā)展。最后，在一些企業(yè)內(nèi)控管理工作中，如果在ERP系統(tǒng)應(yīng)用中缺乏良好的監(jiān)督工作，也難以確保企業(yè)內(nèi)部管理工作有效開(kāi)展，甚至?xí)?dǎo)致企業(yè)的審計(jì)部門(mén)以及財(cái)務(wù)管理部門(mén)欠缺獨(dú)立性的特點(diǎn)，導(dǎo)致內(nèi)控管理效果難以進(jìn)一步提升。

3? ? ?企業(yè)內(nèi)控管理中運(yùn)用ERP軟件系統(tǒng)的作用

在企業(yè)發(fā)展中，借助ERP軟件系統(tǒng)，能夠?qū)Τ杀緲?biāo)準(zhǔn)開(kāi)展分析和研究，之后針對(duì)實(shí)際情況來(lái)決定相應(yīng)的采購(gòu)事宜等。針對(duì)商品形成中能夠結(jié)合其成本標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行全面管理與控制等，由此及時(shí)反饋出在運(yùn)行中的成本情況，如果出現(xiàn)初始成本支出比預(yù)期要大的現(xiàn)象，就必須做出及時(shí)改正，解決其中存在的問(wèn)題。在該過(guò)程中，會(huì)借助ERP系統(tǒng)明確預(yù)算超支的原因，之后再以此為基礎(chǔ)進(jìn)行整改。另外，借助ERP系統(tǒng)也能提高企業(yè)內(nèi)部財(cái)務(wù)管理的水平，從而把企業(yè)的經(jīng)營(yíng)成果更為清晰且直觀地展示在大眾面前，保障企業(yè)在完善的戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃下穩(wěn)定發(fā)展。

3.1? ?實(shí)現(xiàn)信息共享和高效利用的目標(biāo)

目前，在信息化技術(shù)快速發(fā)展的環(huán)境下，信息資源已經(jīng)成為很多企業(yè)發(fā)展中必須重視的內(nèi)容。而對(duì)于信息共享以及實(shí)時(shí)交互等要求，一直是ERP系統(tǒng)中最大的優(yōu)勢(shì)以及特點(diǎn)，使用者能夠借助該系統(tǒng)更好地掌握實(shí)時(shí)信息，并能夠確保信息的準(zhǔn)確性，真正為決策制定和高效落實(shí)提供保障。ERP系統(tǒng)能同時(shí)針對(duì)企業(yè)的各項(xiàng)生產(chǎn)業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)、經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)等開(kāi)展橫、縱向?qū)Ρ?，由此確保數(shù)據(jù)分析能夠更為高效且完善。

3.2? ?進(jìn)一步拓展內(nèi)控體系

將ERP系統(tǒng)落實(shí)到實(shí)際工作中，能夠針對(duì)財(cái)務(wù)管理信息化的平臺(tái)，進(jìn)一步提高企業(yè)財(cái)務(wù)管理水平，使其效果更加高效且智能，且該系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)與信息也能滿足共享以及傳輸?shù)纫?，使業(yè)務(wù)管理的控制工作能夠有一定的利用價(jià)值。而實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理和業(yè)務(wù)管理融合，能夠確保企業(yè)資金的安全性，更能確保企業(yè)開(kāi)展完善的管理工作，進(jìn)而制定覆蓋度廣和重點(diǎn)鮮明的管理系統(tǒng)。

3.3? ?實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理的效果

ERP系統(tǒng)能夠?yàn)槠髽I(yè)建立一體化的管理體系，能夠轉(zhuǎn)變以往部門(mén)間互不干擾的模式，使各個(gè)部門(mén)的業(yè)務(wù)流程得到良好整合，進(jìn)而確保各項(xiàng)工作能夠科學(xué)有效開(kāi)展。針對(duì)這一情況，所帶來(lái)的好處是能夠滿足資金流、信息流整合的要求，讓企業(yè)管理模式向扁平化、精細(xì)化與規(guī)范化方向不斷發(fā)展，由此使信息能夠在企業(yè)內(nèi)部實(shí)現(xiàn)高效流通，針對(duì)市場(chǎng)變化快速地做出反應(yīng)，使企業(yè)健康穩(wěn)定發(fā)展。

3.4? ?為管理決策提供信息數(shù)據(jù)支撐

ERP系統(tǒng)應(yīng)用能將各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的信息和數(shù)據(jù)進(jìn)行沉淀，企業(yè)管理者可以從沉淀的信息數(shù)據(jù)中進(jìn)行整理和分析，給企業(yè)管理決策提供準(zhǔn)確有效的數(shù)據(jù)，為管理決策提供基本依據(jù)。

3.5? ?提高工作效率，實(shí)現(xiàn)高效辦公，業(yè)財(cái)互通

在手工記賬時(shí)代，企業(yè)的工作效率受到很大影響，企業(yè)管理也停留在比較基本的階段，一個(gè)好的管理思路很難在企業(yè)中落地執(zhí)行，或者執(zhí)行過(guò)程中反應(yīng)比較慢。財(cái)務(wù)只是事后記賬，財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)相互脫離，業(yè)務(wù)很難第一時(shí)間得到有效的信息和數(shù)據(jù)，企業(yè)內(nèi)控也容易處于真空狀態(tài)。ERP系統(tǒng)在企業(yè)中應(yīng)用后，業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)是實(shí)時(shí)串聯(lián)的，各個(gè)業(yè)務(wù)流在系統(tǒng)中會(huì)被倒逼形成快速流轉(zhuǎn)，工作效率自然而然就提高了。如果管理措施到位，業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)很容易實(shí)現(xiàn)互通。

4? ? ?在企業(yè)內(nèi)控管理中運(yùn)用ERP軟件系統(tǒng)的策略

4.1? ?明確內(nèi)部控制的重要性和功能，形成科學(xué)的內(nèi)控意識(shí)

當(dāng)企業(yè)管理中，應(yīng)特別注重內(nèi)控管理工作的開(kāi)展，如果存在片面追求眼前利益以及經(jīng)濟(jì)效益的現(xiàn)象，會(huì)導(dǎo)致財(cái)務(wù)管理和風(fēng)險(xiǎn)控制等工作重要性受到忽視，不能正確地樹(shù)立科學(xué)內(nèi)控管理的意識(shí)，使企業(yè)難以落實(shí)內(nèi)控管理工作，甚至?xí)乖摴ぷ骱推髽I(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)出現(xiàn)相脫離的問(wèn)題。針對(duì)該現(xiàn)象，企業(yè)內(nèi)部的管理者和領(lǐng)導(dǎo)層必須建立完善的內(nèi)控管理制度，并明確該工作的重要性，真正將內(nèi)控管理的目標(biāo)和企業(yè)規(guī)劃發(fā)展目標(biāo)進(jìn)行融合，真正將內(nèi)控管理落實(shí)到企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)以及生產(chǎn)發(fā)展中，為企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)保障。另外，企業(yè)要重視的一點(diǎn)就是注重將ERP軟件系統(tǒng)運(yùn)用在內(nèi)控管理工作中，通過(guò)聘用一些專(zhuān)業(yè)技術(shù)型人才來(lái)開(kāi)展相應(yīng)工作，并加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部ERP軟件系統(tǒng)操作者的專(zhuān)業(yè)能力，真正將其優(yōu)勢(shì)發(fā)揮出來(lái)，為發(fā)揮ERP系統(tǒng)優(yōu)勢(shì)提供保障，真正讓企業(yè)的內(nèi)部管理在ERP系統(tǒng)的協(xié)助下更為高效地開(kāi)展，更好地滿足企業(yè)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的要求。

4.2? ?有效運(yùn)用ERP系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)信息安全性

應(yīng)用ERP系統(tǒng)的企業(yè)，基本不會(huì)再有手工記賬的習(xí)慣，信息和數(shù)據(jù)來(lái)源都依靠系統(tǒng)。ERP系統(tǒng)的安全勢(shì)必就成為企業(yè)的重中之重，企業(yè)應(yīng)在做好安全防護(hù)工作。比如，服務(wù)器端安全：根據(jù)企業(yè)的要求選擇實(shí)體服務(wù)器或者云服務(wù)器，無(wú)論選擇哪種服務(wù)器，都要考慮品質(zhì)和服務(wù)能持續(xù)跟得上的品牌和服務(wù)商，不能簡(jiǎn)單地以?xún)r(jià)格作為選擇服務(wù)器的衡量標(biāo)準(zhǔn);服務(wù)器端必須有必要的安全防護(hù)：如防火墻，殺毒軟件等。第一，用戶終端的安全?，F(xiàn)在企業(yè)基本都是多用戶并發(fā)式登錄，有些企業(yè)規(guī)模大的，全國(guó)都有操作用戶需要登錄ERP系統(tǒng)，需要考慮用戶終端的登錄方式的選擇和安全防護(hù)，同時(shí)還要考慮用戶終端登錄的速度。第二，ERP數(shù)據(jù)備份管理。因數(shù)據(jù)備份是當(dāng)前ERP軟件系統(tǒng)中對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行控制的有效形式，為此要優(yōu)化和完善數(shù)據(jù)庫(kù)中的備份功能，做好備份安排，有條件的企業(yè)要實(shí)現(xiàn)雙機(jī)或者異地備份方式，以確保ERP數(shù)據(jù)的安全性。

4.3? ?確保ERP系統(tǒng)的運(yùn)行效率和通暢性

ERP系統(tǒng)雖然給企業(yè)帶來(lái)了工作效率的提高，同時(shí)也受網(wǎng)絡(luò)環(huán)境影響，企業(yè)需搭建相應(yīng)的硬件和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境確保ERP系統(tǒng)運(yùn)行的效率，尤其是有多用戶多辦公室地址甚至異地辦公情況的企業(yè)，需從網(wǎng)絡(luò)服務(wù)商的選擇和帶寬的選擇做好優(yōu)化，滿足所有用戶的運(yùn)行通暢。企業(yè)還要制定應(yīng)急措施，一旦出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)問(wèn)題或者被攻擊等問(wèn)題，要立即啟動(dòng)應(yīng)急管理措施，如啟用異地備份進(jìn)行系統(tǒng)恢復(fù)，以確保業(yè)務(wù)不中斷。

4.4? ?嚴(yán)格控制權(quán)限，做好流程控制，增強(qiáng)部門(mén)間協(xié)調(diào)性和約束性

ERP系統(tǒng)運(yùn)用在企業(yè)的內(nèi)控管理工作中，必須做好權(quán)限和流程劃分，以確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，降低失誤，實(shí)現(xiàn)相互牽制和環(huán)環(huán)相扣的作用。實(shí)現(xiàn)一個(gè)完整的業(yè)務(wù)，需要多個(gè)用戶在不同的業(yè)務(wù)模塊完成，形成一條完整的信息流。企業(yè)在開(kāi)展實(shí)際的內(nèi)控管理工作中，要針對(duì)崗位的職能以及具體要求，通過(guò)規(guī)范ERP系統(tǒng)中各個(gè)模塊的操作權(quán)限，設(shè)定相應(yīng)用戶的權(quán)限等，使其操作能夠在合理權(quán)限下有效開(kāi)展工作。針對(duì)過(guò)期用戶或離職用戶等，要及時(shí)做好權(quán)限清理，結(jié)合各個(gè)職能部門(mén)和崗位，各個(gè)模塊操作必須做好檢查工作，如果發(fā)生權(quán)限分配不科學(xué)的問(wèn)題，就必須及時(shí)更正問(wèn)題，確保整體的科學(xué)性。企業(yè)也要有效地增強(qiáng)操作人員的業(yè)務(wù)能力以及責(zé)任意識(shí)，尤其是那些涉及數(shù)據(jù)安全管理的工作者，必須進(jìn)行定期培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，完善業(yè)務(wù)審批職能，結(jié)合ERP系統(tǒng)和相關(guān)技術(shù)，科學(xué)協(xié)調(diào)各職能部門(mén)，由此能夠更好地劃分各項(xiàng)責(zé)任以及管理權(quán)限等，由此不斷提升部門(mén)間約束的效果，并將數(shù)據(jù)共享和信息同步等作用展示出來(lái)，讓多個(gè)部門(mén)在協(xié)調(diào)工作中更好地開(kāi)展和落實(shí)。另外，企業(yè)也要根據(jù)實(shí)踐工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)以往的風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題進(jìn)行分析和研究，進(jìn)而結(jié)合ERP系統(tǒng)制定完善的應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題的管理措施，確保企業(yè)內(nèi)控管理工作能夠順利開(kāi)展，降低風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題帶來(lái)的影響。

4.5? ?充分利用ERP數(shù)據(jù)，充分挖掘數(shù)據(jù)中的有用信息

ERP系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)操作，具有實(shí)時(shí)性、流程性、環(huán)環(huán)相扣等特點(diǎn)，最終形成的數(shù)據(jù)也同樣具有真實(shí)性、實(shí)時(shí)性等特點(diǎn)。做到當(dāng)日的相關(guān)信息能通過(guò)數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)反饋出來(lái)，短期內(nèi)企業(yè)管理者就能通過(guò)數(shù)據(jù)變化及時(shí)發(fā)現(xiàn)企業(yè)運(yùn)營(yíng)中做得好的方面和存在的不足，尤其是在當(dāng)今互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，市場(chǎng)瞬息萬(wàn)變，企業(yè)管理者就能及時(shí)做出反應(yīng)，而不需要等到月底或者次月或者更長(zhǎng)時(shí)間才能獲得信息，以至于已經(jīng)錯(cuò)過(guò)了最佳調(diào)整期。

5? ? ?結(jié) 語(yǔ)

ERP系統(tǒng)要根據(jù)企業(yè)業(yè)務(wù)進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整。企業(yè)業(yè)務(wù)不是一成不變的，ERP系統(tǒng)也是隨時(shí)更新的，要根據(jù)企業(yè)業(yè)務(wù)變化，結(jié)合ERP系統(tǒng)的邏輯結(jié)構(gòu)，進(jìn)行一些必要調(diào)整，讓ERP系統(tǒng)能更好地為企業(yè)服務(wù)。在實(shí)際的企業(yè)內(nèi)控管理中，應(yīng)科學(xué)有效地運(yùn)用ERP軟件系統(tǒng)，其不僅能夠提升企業(yè)內(nèi)控管理水平，也能確保企業(yè)實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)期穩(wěn)定的發(fā)展目標(biāo)。因此，企業(yè)在開(kāi)展內(nèi)控管理前，應(yīng)明確ERP軟件系統(tǒng)的重要性和意義，并對(duì)其中問(wèn)題進(jìn)行分析，從而制定完善的應(yīng)用策略，為企業(yè)內(nèi)控管理工作的良好開(kāi)展提供堅(jiān)實(shí)保障，確保企業(yè)在當(dāng)前環(huán)境下實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展目標(biāo)。

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