檔案管理數(shù)字化

文 馬軼鏵

當(dāng)人們進(jìn)入大數(shù)據(jù)時代，所有的檔案及資料都往數(shù)字化的方向發(fā)展，數(shù)字化檔案將是一個大趨勢。

檔案管理工作關(guān)乎整個社會的發(fā)展進(jìn)程。隨著社會的發(fā)展，人們進(jìn)入大數(shù)據(jù)時代，所有的檔案及資料都往數(shù)字化的方向發(fā)展。

何為檔案數(shù)字化

數(shù)字化是信息化的一種重要形式和技術(shù)手段，它是利用計算機(jī)技術(shù)模擬信號轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號的處理過程。

檔案數(shù)字化是指應(yīng)用信息技術(shù)，將記錄在傳統(tǒng)載體上的檔案信息輸入計算機(jī)系統(tǒng)，將模擬形態(tài)存在的檔案信息轉(zhuǎn)換成由0和1組成的二進(jìn)制編碼的數(shù)字形態(tài)，形成計算機(jī)可以識別和處理的數(shù)字信息的過程，可以轉(zhuǎn)換為數(shù)字信息的傳統(tǒng)載體檔案類型包括紙質(zhì)檔案、照片檔案、微縮膠片檔案等。

談及檔案保存的重要性，可以說檔案管理工作關(guān)乎整個社會的發(fā)展進(jìn)程，在整個社會發(fā)展進(jìn)程中，檔案是不可缺少的一部分，是見證歷史時刻較好的目擊者，是保存?zhèn)ゴ髸r刻較好的保管者，任何領(lǐng)域都無法忽視檔案管理的重要性。

自有史以來，檔案的存檔和歷史的記錄都具有同等的重要性，如果檔案沒有有效地保管，對于人們來說就是重大的損失。如果沒有檔案將歷史時刻的記錄好好保存，留給世人的歷史將是一片空白，可想而知造成的結(jié)果將會是多么的嚴(yán)重。

檔案資料傳統(tǒng)保存現(xiàn)象

在傳統(tǒng)的檔案管理過程中，檔案資料都是以紙質(zhì)的形式出現(xiàn)并保存的。雖然檔案資料保管者很仔細(xì)、小心，但由于紙張的制作工藝及資料保存條件的限制，使得檔案資料的保存變得很難。

眾所周知，紙張的發(fā)明來源于中國，在西漢初年人們發(fā)明了麻紙，接著慢慢演變發(fā)明出了造紙中的打漿技術(shù)，直到最后逐漸發(fā)展成為現(xiàn)在大家所看到的紙張。雖然相比古代以及近代來說，造紙技術(shù)發(fā)展迅速，達(dá)到頂峰，但紙張依舊是脆弱的。它會因為一把小刀、一支水筆就添上劃痕或破洞，也會因為蟲咬、發(fā)霉而破損至無法使用。

隨著社會的不斷發(fā)展，人們也有意識地把檔案資料以電子化的形式存檔。但在以前，所謂檔案電子化也就是對檔案資料進(jìn)行錄像、刻錄光盤等工作，其中刻錄光盤是被廣泛采用的一種方法。

光盤是一種用激光和光學(xué)系統(tǒng)讀寫的光存儲信息載體，光盤具有存儲容量大、數(shù)據(jù)存取方便、歸檔壽命長、單位信息存儲價格低和易于保存等優(yōu)點(diǎn)，可以用作歸檔載體。光盤從功能上分為只讀（Read Only）光盤、可記錄（Recordable）光盤和可重寫（Rewritable）光盤三類。通常用作歸檔的光盤是只讀光盤CD、DVD和可記錄光盤CD-R、DVD-R和DVD+R。光盤歸檔后，隨著時間推移，信息會發(fā)生退化，CD-R光盤表現(xiàn)為塊錯誤率BLER增大，DVD±R光盤表現(xiàn)為奇偶校驗內(nèi)碼錯誤PIE增大。BLER或PIE超過某個值后光盤中存儲的信息便不再能正確讀取。表征歸檔光盤壽命終止的技術(shù)指標(biāo)是：CD-R光盤塊錯誤率BLER≥220數(shù)據(jù)塊/秒或E32＞0；DVD±R光耦按奇偶校驗內(nèi)碼錯誤PIE≥280或奇偶校驗外碼失敗POF＞0。光盤從歸檔到達(dá)到壽命終止技術(shù)指標(biāo)的這段時間稱為光盤的歸檔壽命。

由此可見，雖然光盤是保存檔案的一種比較常見的方法，但將檔案資料刻錄進(jìn)光盤后也不是高枕無憂的，過了幾年或者十幾年后光盤的壽命會終止，從而使得存儲在里面的檔案資料也消失不見。雖然為了提高光盤的壽命，檔案部門會采購防磁柜進(jìn)行妥善的保存以防磁化，但也就是時間長短的問題。所以說，將檔案資料刻錄進(jìn)光盤中并不是永久存儲檔案資料的方法。

檔案數(shù)字化的重要性

數(shù)字檔案是在傳統(tǒng)檔案的基礎(chǔ)上建立起來的，它與傳統(tǒng)檔案既有聯(lián)系又有區(qū)別。數(shù)字檔案是檔案在數(shù)字時代的一種組織形態(tài)，它與傳統(tǒng)檔案的性質(zhì)一致，基本職能相同。數(shù)字檔案的發(fā)展是以傳統(tǒng)檔案為基礎(chǔ)的，傳統(tǒng)檔案的一些管理原則、管理方法和管理實踐，將會在數(shù)字檔案中得以體現(xiàn)。數(shù)字檔案是對傳統(tǒng)檔案的繼承和新環(huán)境的變革。

因為檔案一般不進(jìn)行銷毀而是永久保存，所以對于檔案存放地的面積及環(huán)境要求就很高了。現(xiàn)存紙質(zhì)檔案如果一直增加，就需要考慮使用密集架的檔案柜來進(jìn)行存放，但密集架并不是所有場地都可以支撐的，對于地基有很高的要求，有些陳舊大樓不適合擺放密集架。雖然有些單位會為此而重新規(guī)劃檔案的存放地點(diǎn)，甚至?xí)榇硕ㄔ煨麓髽莵泶娣?，但并不是所有單位都可以做到，畢竟做到的也是少?shù)。因此在場地捉襟見肘的時候就更體現(xiàn)出檔案數(shù)字化的重要性了。只要檔案數(shù)字化了就不再需要擺放密集架，當(dāng)然也不用為此而考慮場地承重的情況，只要維持現(xiàn)有檔案柜的存儲容量就足夠了。

隨著時代的發(fā)展，傳統(tǒng)檔案越來越無法滿足社會的需求，它既不能實時查找，又不能實時更新，對于利用者來說十分不便。當(dāng)人們進(jìn)入大數(shù)據(jù)時代，所有的檔案及資料都往數(shù)字化的方向發(fā)展，數(shù)字化檔案將是一個大趨勢。