高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的內(nèi)控制度建設(shè)研究

黃金玲

[摘 要]新時(shí)期，隨著高校辦學(xué)規(guī)模越來(lái)越大，日常財(cái)務(wù)管理工作內(nèi)容也逐漸增多，工作量不斷增加，工作難度有所提升，需要高校加強(qiáng)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理管理的內(nèi)控制度建設(shè)，提高管理實(shí)效性。基于此，本文分析了高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)狀，并提出了加強(qiáng)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理內(nèi)控制度建設(shè)的有效措施，希望進(jìn)一步提高財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理水平，促進(jìn)高校財(cái)務(wù)活動(dòng)順利開(kāi)展。

[關(guān)鍵詞]高校;財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理;內(nèi)控制度建設(shè)

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2020.24.037

[中圖分類(lèi)號(hào)]G647[文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A[文章編號(hào)]1673-0194（2020）24-00-02

0? ? ?引 言

高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案是高校財(cái)務(wù)活動(dòng)的真實(shí)反映，也是高校財(cái)務(wù)活動(dòng)客觀(guān)規(guī)律的外化表現(xiàn)，需要財(cái)務(wù)人員清晰完整地記錄日常財(cái)務(wù)活動(dòng)中得到的數(shù)據(jù)。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期的積累可以為高校財(cái)務(wù)管理指明正確的工作方向，真實(shí)反映高校經(jīng)濟(jì)運(yùn)行軌道，有助于優(yōu)化資源配置，節(jié)約開(kāi)支，降低教育成本。但是，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的內(nèi)控制度建設(shè)還存在一些問(wèn)題，需要高校在工作中不斷創(chuàng)新發(fā)展，積極進(jìn)行工作整改，切實(shí)提高工作效率與質(zhì)量。

1? ? ?財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理概述

財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理是一項(xiàng)涉及多個(gè)工作內(nèi)容且工作量較大的工作，同時(shí)也是開(kāi)展財(cái)務(wù)活動(dòng)的前提保障。高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作的實(shí)施需要相關(guān)管理人員根據(jù)學(xué)校會(huì)計(jì)檔案管理辦法以及國(guó)家檔案工作政策，進(jìn)行規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化以及系統(tǒng)化的會(huì)計(jì)檔案管理，做好會(huì)計(jì)檔案的裝訂、編目、立卷以及整理歸檔等，保證會(huì)計(jì)檔案存放有序、分類(lèi)科學(xué)、保管妥當(dāng)。另外，在開(kāi)展財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作的過(guò)程中，有關(guān)管理人員還需要與財(cái)務(wù)人員建立良好的交流與溝通關(guān)系，及時(shí)獲取最新的會(huì)計(jì)檔案，定期檢查檔案，做好檔案日常清潔工作以及檔案室的管理工作，保證室內(nèi)通風(fēng)順暢，營(yíng)造一個(gè)良好的檔案存放環(huán)境。

2? ? ?高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)狀

2.1? ?財(cái)務(wù)管理人員素質(zhì)有待提升

現(xiàn)階段，很多高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作還在沿用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式，相關(guān)管理人員沒(méi)有全面掌握與應(yīng)用信息技術(shù)，整體的工作水平比較低，業(yè)務(wù)能力與綜合素養(yǎng)還有待提升。同時(shí)，大多數(shù)高校的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理人員都是年齡偏大的老教職員工，工作多年，早已形成了固有的工作模式與方法，在知識(shí)技能提升與技術(shù)革新方面上存在滯后性，無(wú)法跟上軟件、硬件的更新速度，很多管理人員不能正確且高效地操作管理軟件，導(dǎo)致管理工作效率低，無(wú)法適應(yīng)時(shí)代發(fā)展。

2.2? ?財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案存放環(huán)境更加復(fù)雜

在以往的工作環(huán)境下，傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作主要面對(duì)紙質(zhì)檔案，日常工作的重點(diǎn)是收集與整理檔案，同時(shí)要做好檔案室的日常管理工作，包括防火、防潮、防盜以及防損害等，只要保證財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的完整性與連續(xù)性即可。但是，隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案已經(jīng)逐漸被電子檔案替代，電子檔案的存放環(huán)境比紙質(zhì)檔案的存放環(huán)境復(fù)雜，對(duì)檔案室的環(huán)境、光線(xiàn)以及室內(nèi)溫度等提出了更高的要求，同時(shí)還要注重局域網(wǎng)絡(luò)以及信息傳遞的安全性，有效預(yù)測(cè)網(wǎng)絡(luò)通信安全風(fēng)險(xiǎn)，做好網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)與應(yīng)急處置工作，避免非法入侵行為，保證檔案完整性與安全性。

2.3? ?財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容不斷擴(kuò)充

目前，在信息時(shí)代背景下，高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作的內(nèi)容不再局限于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，而是逐漸拓展到電子檔案領(lǐng)域，檔案內(nèi)容不斷擴(kuò)充，檔案數(shù)量越來(lái)越多，給財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)?；诖耍咝?yīng)針對(duì)電子檔案的特殊性，制定科學(xué)、高效的內(nèi)控管理制度，聯(lián)合應(yīng)用多種管理方式管理財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案與電子檔案并存，拓展財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案保存渠道，提高財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的實(shí)效性。同時(shí)，電子檔案的出現(xiàn)，使高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的收集與整理變得更加全面且高效，檔案內(nèi)容更加豐富，涉及的財(cái)務(wù)活動(dòng)也更多，但是查閱檔案需要耗費(fèi)的時(shí)間相應(yīng)增加，需要高校采用相應(yīng)的檔案管理方式，合理利用信息技術(shù)與人工智能技術(shù)等，提高檔案管理效率。

2.4? ?財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理形式出現(xiàn)變化

高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作是一項(xiàng)十分復(fù)雜的工作，在傳統(tǒng)工作方式下，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案是一些具有保存價(jià)值的紙質(zhì)材料，需要管理人員分類(lèi)整理、保存，并按照月度計(jì)劃進(jìn)行裝訂并保存，同時(shí)需要在年底核算時(shí)制作有關(guān)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表，真實(shí)反映高校本年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)活動(dòng)開(kāi)展情況，清晰地看到高校教育的收支情況，是一種看得見(jiàn)、摸得著的實(shí)物檔案。但是，隨著電子檔案的出現(xiàn)，高校傳統(tǒng)檔案管理形式出現(xiàn)了一定變化，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理技術(shù)不斷創(chuàng)新，管理中的科技含量越來(lái)越高，管理效率與質(zhì)量都有所提升，尤其在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案查閱方面，可以利用計(jì)算機(jī)檢索功能實(shí)現(xiàn)快速查找，大大提高了檔案查閱的速度。

3? ? ?加強(qiáng)高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的內(nèi)控制度建設(shè)措施

3.1? ?提高對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的重視程度

高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的內(nèi)控制度建設(shè)首先要從管理人員的意識(shí)層面入手，提高財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理人員對(duì)制度建設(shè)的重視程度，明確崗位職責(zé)與工作內(nèi)容，及時(shí)轉(zhuǎn)變老舊、不合理的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理理念，創(chuàng)新管理方式，為高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的內(nèi)控制度建設(shè)奠定良好的基礎(chǔ)。同時(shí)，高校領(lǐng)導(dǎo)及財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的主管人員要為檔案管理工作提供支持，尤其是人員支持與資金支持，要成立獨(dú)立的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理部門(mén)，并指派專(zhuān)業(yè)的管理人員負(fù)責(zé)日常管理工作，根據(jù)工作需求合理規(guī)劃組織結(jié)構(gòu)，細(xì)化工作職責(zé)，將管理工作任務(wù)落實(shí)在具體人員上。加大資金投入，及時(shí)引進(jìn)先進(jìn)的管理設(shè)備與軟件，做好人員技術(shù)培訓(xùn)，保證檔案管理工作的科學(xué)性與適用性，建立完善的檔案管理內(nèi)控制度體系，確保管理工作順利開(kāi)展。

3.2? ?提高財(cái)務(wù)管理人員素質(zhì)

高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作內(nèi)控制度的建設(shè)離不開(kāi)管理人員的支持與幫助。因此，高校需要重視財(cái)務(wù)管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)工作，提高管理人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)水平、構(gòu)建完善的知識(shí)結(jié)構(gòu)、掌握先進(jìn)的管理技術(shù)與管理理念，同時(shí)要養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣與態(tài)度，進(jìn)而提高高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作的效率與質(zhì)量。首先，高校要制定科學(xué)的人才選聘制度，根據(jù)相關(guān)管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)、技能水平與工作情況合理地設(shè)定工作崗位，按照工作職責(zé)，做到人盡其用，充分發(fā)揮每一個(gè)工作人員的優(yōu)勢(shì)，打造一支現(xiàn)代化的管理團(tuán)隊(duì)。其次，要積極引起復(fù)合型人才，并對(duì)其進(jìn)行定期培訓(xùn)和工作指導(dǎo)，幫助其更好、更快地適應(yīng)管理工作，不斷提高工作效率與質(zhì)量。

3.3? ?健全財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作制度

高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理內(nèi)控制度建設(shè)除了要加強(qiáng)工作認(rèn)識(shí)以及強(qiáng)化人才培訓(xùn)外，還必須有配套的管理工作制度作為約束，規(guī)范財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理人員的日常管理行為，保證財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，增強(qiáng)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理人員的風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，做好事前防范、事中處置以及事后總結(jié)工作。同時(shí)，健全的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作制度可以明確財(cái)務(wù)部門(mén)以及管理人員的職責(zé)權(quán)限，強(qiáng)化財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理內(nèi)部控制，切實(shí)提高管理效率，使高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理形成一個(gè)規(guī)劃、科學(xué)的工作流程，保證財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容真實(shí)、完整，為高校財(cái)務(wù)活動(dòng)提供準(zhǔn)確的信息數(shù)據(jù)，推動(dòng)高校健康發(fā)展。

3.4? ?創(chuàng)新財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理模式

在新時(shí)期背景下，由于電子檔案的出現(xiàn)與普及應(yīng)用，傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足日常的管理工作需求，高校必須做出有效改變與創(chuàng)新，適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)，滿(mǎn)足自身檔案管理的技術(shù)發(fā)展需求，提高管理實(shí)效性。對(duì)此，高校在制定全新的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理模式時(shí)，需要根據(jù)《內(nèi)部會(huì)計(jì)控制規(guī)范》有關(guān)規(guī)定，堅(jiān)持不相容職務(wù)分離原則，針對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理進(jìn)行授權(quán)批準(zhǔn)控制，明確規(guī)定財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理業(yè)務(wù)經(jīng)辦人的職責(zé)范圍與管理權(quán)限，將經(jīng)濟(jì)責(zé)任與法律責(zé)任表達(dá)清晰，嚴(yán)格要求管理人員。同時(shí)，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理人員要靈活利用先進(jìn)的管理技術(shù)與軟件等，優(yōu)化管理流程與方案，建設(shè)科學(xué)、完善的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理內(nèi)控制度，實(shí)施精細(xì)化管理，創(chuàng)造良好的管理環(huán)境，保證管理工作順利開(kāi)展，實(shí)現(xiàn)既定的管理目標(biāo)。

4? ? 結(jié) 語(yǔ)

高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的內(nèi)控制度建設(shè)需要立足于實(shí)際，結(jié)合現(xiàn)有的檔案管理工作方案以及制度等，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的問(wèn)題，并明確出現(xiàn)問(wèn)題的原因，進(jìn)而采取針對(duì)性的解決措施，從意識(shí)、制度、工作方式以及組織結(jié)構(gòu)優(yōu)化等方面入手，全面提高管理效率與質(zhì)量，為加強(qiáng)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理內(nèi)控制度建設(shè)奠定良好基礎(chǔ)，促進(jìn)高校長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

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