方便利用與安全保密：西藏民族大學(xué)涉密檔案整理工作的實踐與思考

摘 要：本文以西藏民族大學(xué)涉密檔案整理工作為分析對象，通過對涉密檔案整理實踐進(jìn)行梳理，總結(jié)涉密檔案整理過程中出現(xiàn)的問題及解決辦法，反思涉密檔案整理工作的最優(yōu)統(tǒng)籌計劃，以期為更加合理、科學(xué)的檔案整理工作提供借鑒。

關(guān)鍵詞：西藏民族大學(xué);涉密檔案;檔案整理

檔案整理是指按照一定的原則和方法，對零散和需要進(jìn)一步條理化的檔案進(jìn)行分類組合、排列、編目等，最終實現(xiàn)檔案系統(tǒng)化的過程。涉密檔案整理同樣如此，也是一個使之規(guī)范、有序、系統(tǒng)化的過程，最終保密安全的前提是實現(xiàn)涉密檔案的方便利用。2019年上半年，西藏民族大學(xué)在檔案數(shù)字化項目期間開展涉密檔案整理工作，旨在理順涉密檔案工作機制，加強涉密檔案的實體安全和信息安全，同時為查檔者提供更加優(yōu)質(zhì)快捷的檔案利用服務(wù)。

一、整理前涉密檔案的狀況

1.涉密檔案與非涉密檔案混合整理組卷。由于歷史遺留原因，我校的涉密檔案與非涉密檔案混合整理組卷，這樣不僅極易造成檔案泄密，危及涉密檔案的信息安全。而且在檔案數(shù)字化的過程中，由于按照規(guī)定涉密檔案不能上網(wǎng)，混合組卷的整理方式也嚴(yán)重阻礙了檔案數(shù)字化的進(jìn)程，為檔案管理帶來極大的不便。

2.涉密檔案“家底不清”，涉密檔案的文件目錄混亂。雖然本單位前期已由專人將大部分涉密檔案在電腦中進(jìn)行單機著錄，基本實現(xiàn)了近幾年涉密檔案在excel文檔中的目錄級管理，但是還有大量的涉密檔案夾雜在非涉密檔案案卷中，且目錄缺失。在涉密檔案利用過程中，需要翻閱大量檔案實體，常常使得檔案工作人員徒增工作量，也未能找到所需信息。

二、涉密檔案整理的原則和思路

1. 涉密檔案工作的原則。確定涉密檔案工作的原則是安全保密與方便利用在此原則的指導(dǎo)下，整理人員將涉密檔案單份盒裝保存，并設(shè)置專門的保密檔案室集中存放。同時由專人負(fù)責(zé)涉密檔案的保管、利用，并安裝防火、防盜視頻監(jiān)控設(shè)備，改善涉密檔案的保管條件，改進(jìn)涉密檔案的管理方式，從源頭上加強涉密檔案的實體安全和信息安全。

2.整理檔案的目的。整理檔案的主要目的是利用，所以在涉密檔案的整理過程中，尤其需要注意的是如何分類、如何裝訂、如何裝盒才能方便檔案查詢，方便快速找到所需的檔案文件和材料。

3.涉密檔案檔號編制規(guī)則。為了方便工作，經(jīng)調(diào)研和測試，確定本單位涉密檔案的檔號結(jié)構(gòu)為“年度m-檔案門類代碼-保管期限-盒號.件號”（案卷號/盒號后期按檔案件的數(shù)量確定，另行給予），上、下位代碼之間用“-”連接，同一級代碼之間用“.”隔開。如“2011m-DQ12-Y-1.0001”。保管期限據(jù)實填寫，如果文件上無保管期限，按“長期”處理。涉密檔案不入檔案管理系統(tǒng)，與不涉密檔案分開保管。

三、涉密檔案整理的步驟

1.靈活采用各種方法，克服各類實際困難，整理出涉密檔案文件目錄。

2.制作填寫《備考表》，注明涉密檔案整卷或單件抽出、轉(zhuǎn)移的情況。

3.按照已整理出的目錄，年度從2018年開始往前推，將所有涉密檔案從檔案庫房中抽出，在這一過程中需逐本核對每盒檔案中涉密文件，具體到件。檢查清單中只有盒號沒有件號的該盒檔案是否涉密，如果不涉密，還原放回;如果涉密，將涉密文件抽出。抽出涉密檔案的過程分為三種情況：（1）整卷密：即按卷裝訂的檔案，整卷都為涉密文件。這種情況處理較為簡單，將整卷檔案抽出并將《備考表》放入空盒，按照原檔號放入非涉密檔案庫房中對應(yīng)的位置。（2）卷裝單件密：即按卷裝訂的檔案，其中某件或者某幾件為涉密檔案。這種情況的處理略繁瑣，需要將原案卷拆開，取出涉密檔案以后再原樣復(fù)原。其后同樣需要在《備考表》中注明涉密檔案單件或多件抽出、轉(zhuǎn)移的情況。（3）盒裝單件密：本單位在2014年及以后的檔案實行按件管理所以盒裝單件檔案涉密的情況多發(fā)生在2014年及以后的檔案中。這種情況下，直接將該檔案盒中涉密的某件或多件檔案取出，并在《備考表》中說明檔案抽出、轉(zhuǎn)移情況。

4.查漏補缺，按文號檢索或其他途徑查找涉密文件檔案目錄中無檔號的文件，務(wù)必保證使所有涉密檔案都抽出。

5.將涉密檔案按照年度重新歸檔。此處“重新”并非完全的按照新收集的文件立卷歸檔，而是按照原檔號中的實體分類號，如2018-XZ11這樣的類別重新裝盒放置，盒號可以重新編制。2018-XZ11的所有涉密檔案完成裝盒以后，再開始進(jìn)行2018-XZ12的歸檔裝盒，依此類推。

6.與檔案數(shù)字化外包公司協(xié)商，討論涉密檔案著錄整理和著錄的標(biāo)準(zhǔn)與細(xì)節(jié)，簽訂《保密協(xié)議》及《技術(shù)服務(wù)備忘錄》，并進(jìn)行涉密檔案的交接和監(jiān)督指導(dǎo)。

四、整理過程中發(fā)現(xiàn)問題并及時予以處理

1.在整理早期歷史文書檔案中的涉密檔案文件里，發(fā)現(xiàn)早期歷史文書檔案中有不規(guī)范、未處理案卷情況。例如，發(fā)現(xiàn)18卷未整理的涉密檔案案卷。因本單位早期歷史文書檔案未分大類，故早期涉密的歷史文書檔案亦未分大類，處理方式是尊重檔案的來源原則和原生狀態(tài)，按年度續(xù)在原涉密檔案案卷后面，不單獨編制檔號。

2.件內(nèi)文件目錄與檔案實體不一致，存在跳頁、漏頁現(xiàn)象。例如：2016-XZ11-5，有兩份155件檔案。處理方法：由檔案館工作人員甄別，最后發(fā)現(xiàn)兩份文件裝訂在一起，但內(nèi)容上并未有任何關(guān)聯(lián)，應(yīng)按兩份檔案處理。

3.部分檔案除了目錄無其他加工處理。例如：2011-XZ11-2第（1）盒中無文件目錄，僅在第（1）盒中有文件目錄，且目錄未標(biāo)注無密級、未加蓋歸檔章、無頁碼。處理辦法：重新標(biāo)明密級、添制頁碼、加蓋歸檔章。

4.涉密檔案文件的原檔號并未完全尊重檔案形成的時間。例如，2017年度的涉密檔案中有部分2018年的文件，是否重新添加到2018年度。處理辦法：尊重每個歸檔年度（我校的具體情況是上學(xué)年結(jié)束，一般為1月份中旬）內(nèi)文件之間的內(nèi)部聯(lián)系，文件時間按實際填寫，歸檔年份為實際歸檔年份。

5.進(jìn)行涉密檔案抽出的過程中遇到涉密檔案清單中涉密，但實際不涉密。以及涉密檔案清單中不涉密，但實際涉密，或者有部分文件涉密。處理辦法：按照涉密、未涉密的實際情況處理，涉密檔案文件取出另行整理，非涉密檔案文件則放回原檔案案卷中，并及時更新、整理出《涉密檔案文件目錄清單》。

6.涉密檔案著錄加工著錄中，發(fā)現(xiàn)文種五花八門，并與非涉密檔案文件的著錄不一致。處理辦法：統(tǒng)一文種著錄種類。內(nèi)容完全一致的文件是否需要各自著錄？處理辦法：由檔案館負(fù)責(zé)涉密檔案的工作人員仔細(xì)甄別，根據(jù)文件實體而定。

五、經(jīng)整理后的涉密檔案

1.涉密檔案管理機制得以優(yōu)化。涉密檔案的查、借、用嚴(yán)格履行審查登記制度，同時檔案人員進(jìn)出涉密檔案庫房執(zhí)行“雙進(jìn)雙出”的出入庫登記制度，無關(guān)人員一律禁止進(jìn)入涉密檔案庫房，定期開展涉密檔案自查自糾工作，強化檔案人員的保密意識，以查促改，以查促管，不斷提高涉密檔案管理水平，確保涉密檔案內(nèi)容不失密、不泄密、不被竊密。

2.涉密檔案管理的硬件設(shè)施、設(shè)備、保管、利用條件得到改善。在涉密檔案整理工作進(jìn)行的同時，我單位專門設(shè)置涉密檔案庫（室），涉密檔案庫（室）安裝了專門的保密防護(hù)系統(tǒng)，配備涉密計算機，并對涉密計算機進(jìn)行了物理隔離，對涉密計算機安裝防護(hù)系統(tǒng)， 改善涉密檔案的保管和利用條件。

3.涉密檔案的收集歸檔途徑得以規(guī)范和完善。建立和健全歸檔制度，加強對歸檔部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。提前和可能產(chǎn)生涉密檔案的歸檔部門進(jìn)行溝通和協(xié)商，明確收集工作中的保密要求和涉密檔案歸檔范圍，強化涉密檔案的歸檔登記制度。在登記時注明材料密級及保密期限、份數(shù)、頁數(shù)及相關(guān)信息、歸檔單位、歸檔人和知悉范圍。要檢查涉密檔案材料是否完整，有無缺頁。檔案管理部門和歸檔單位要密切配合，認(rèn)真核實歸檔材料，既要符合歸檔要求，又要關(guān)注保密事項。涉密檔案材料歸檔人員應(yīng)當(dāng)兩人同行，以防意外發(fā)生。部門負(fù)責(zé)人在歸檔前應(yīng)當(dāng)審閱，在相關(guān)歸檔審批表（單）上簽字確認(rèn)。

隨著高校的發(fā)展和社會的進(jìn)步，涉密檔案的類型必然越來越多，涉密檔案工作必定面臨著越來越多的挑戰(zhàn)。在實踐的基礎(chǔ)上總結(jié)整理過程中的問題、思考解決問題的過程，這對以后本領(lǐng)域、本行業(yè)更加合理、科學(xué)的涉密檔案整理統(tǒng)籌計劃具有一定的積極意義。

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（作者單位：西藏民族大學(xué)圖書館）

作者簡介：李麗（1988-），女，漢族，河南鎮(zhèn)平人，檔案學(xué)碩士，西藏民族大學(xué)圖書館，館員，研究方向：高校檔案管理與利用服務(wù)。

基金項目：西藏民族大學(xué)校內(nèi)科研青年項目：西藏高校檔案工作現(xiàn)狀分析與對策研究——以西藏民族大學(xué)為例，項目編號：17MDQ09。