人事檔案整理中檔案號編號方法的探討

摘 要：隨著人事檔案管理現代化不斷提高，人事檔案號的編制方法亦在實踐中不斷與時俱進地適應時代變化，與之相適應，更好地服務于人事檔案管理工作。人事檔案工號編號方法為人事信息系統(tǒng)的初始化提供了提供基礎數據，為教學、科研、管理、后勤等各項工作提供參考依據。

關鍵詞：人事檔案整理;檔案號;編號方法

干部人事檔案日常管理主要包括檔案建立、接收、保管、轉遞、信息化、統(tǒng)計和保密，檔案材料的收集、鑒別、整理和歸檔等。檔案號編制是眾多管理環(huán)節(jié)的重要基礎環(huán)節(jié)，是檔案管理科學化、規(guī)范化的重要基礎。隨著人事檔案管理現代化不斷提高，人事檔案號的編制方法亦在實踐中不斷與時俱進地適應時代變化，與之相適應，更好地服務于人事檔案管理工作。人事檔案號的編號方法在實際工作中經歷了磨煉，二到三種方法在不同歸檔材料中交錯使用，日積月累的積累了一些經驗，探討一套適合本單位人事檔案號的編號方法。

一、人事檔號編號方法實踐初期

90年代中期，計算機還不普及，工作人員的計算機操作水平不高或不懂操作，人事檔案號的編號工作都是手工編號和查找，每新建立一卷干部職工檔案，就在檔案號登記本編一個流水號，作為這名干部職工在單位的唯一人事檔案號碼。干部職工在單位成長過程中形成的歷史記錄材料，如履歷類材料、考核鑒定類材料、學歷學位、專業(yè)技術職務（職稱）、黨、團類材料、工資、任免、出國和會議代表類材料等。在以上每一份材料收集回來歸檔時，編上一個號碼，每一份材料就能對號入座放進干部職工的檔案里。這是檔案流水編號法，此種方法可以使檔案在檔案架或柜排放的穩(wěn)定，不用經常挪動位置，減少檔案損壞、錯放。但隨著單位干部職工人員增多，超過一百人以上，流水編號方法檢索慢、工作量大的缺點就暴露出來。

二、人事檔號編號方法實踐中期

進入90年代后期，檔案工作人員計算機操作水平的提高，以及一些人事管理軟件的開發(fā)利用。流水號編號從紙質手工的編號到用辦公軟件記錄，檔案材料歸檔時用計算機檢索能快速查找，提高工作效率，節(jié)省時間，多份檔案材料收集集中歸檔，減少檔案歸檔次數。當由肇慶市計劃生育局申報立項，委托珠?，斂丝萍加邢薰鹃_發(fā)的計劃生育信息管理系統(tǒng)，在肇慶市市直機關事業(yè)單位從2008年開始應用。計劃生育信息管理系統(tǒng)錄入每個干部職工的個人基本信息、配偶情況、子女情況等。此軟件在應用的過程中，發(fā)現每個干部職工的編號沿用干部職工的工號作為計生檔案資料編號，減少一人多號。以利用工號作為計生檔案紙質材料的編號，給計生檔案材料的收集、整理、歸檔帶來了便利，計生檔案查閱時檢索快捷、準確，便于利用，提高管理水平和開發(fā)利用頻率。計生檔案材料用工號作為編號的方法使檔案工作的管理水平提高了一個新高度。檔案材料的編號擴散到工資表、考核表、職稱表、聘用表等用工號編號，有些材料在干部職工手中時可以自寫編號，大大提高了編號的效率，減少了檔案工作人員的工作量。

三、人事檔案號編號方法實踐轉折提升期

單位人員類型分編制內和編制外，編制內人員的人事檔案在單位妥善保管，有嚴格的管理制度，編制外人員以散件形式零星的擺放著，利用時難查找、費時，管理不科學。針對此情況，結合計劃生育信息管理系統(tǒng)計生檔案工號作為檔案材料編號的方法，決定建立編外人員人事檔案卷宗，用工號作為在單位形成人事檔案卷宗的編號。工號是在單位工作人員管理中賦予每一位工作人員一個號碼，工號的構成是先由三位數開始編號，001、002……流水編號法。此號碼表示該工作人員在單位工作期間唯一的號碼，工號具備唯一性，不論是新增人員，還是辭職、調動、退休等減員人員的號碼不重復使用。辭職、調動人員辦理離開手續(xù)后，工號同時廢除;退休人員辦理退休手續(xù)，其人事檔案轉入退休檔案庫，工號在退休檔案庫中繼續(xù)使用，從在職人員中刪除。沿用計算機中電子表格建立的編外人員的基本信息，形成了一個數據庫，并以此作為檢索工具。收集、整理齊全編外人員人事檔案材料，編寫檔案袋并編號，將人事檔案材料歸檔，編外人員人事檔案庫建立起來。大大提高了編外人員人事檔案利用效率，提升了人事檔案的整體管理水平。

編內人員還在沿用原有的檔案號，怎樣與工號整合與過渡，原有檔案號與工號的整合過程先做計劃方案。第一步，整理編內人員人事檔案庫的卷宗，編制好每一卷人事檔案目錄標簽，標簽內有工號和原有檔案號;第二步，按原有檔案號順序貼好檔案標簽;第二步，按工號順序抽取檔案卷宗擺放;第四步，按工號順序上架，整理好檔案庫，并每個檔案庫編好工號序號目錄標簽。整合完畢過渡工號一次編號，對新進編制內人員停止原有檔案號的編號，人事檔案建立用該工作人員工號作為檔案號。這樣實現了人事管理的資源共享，實行人事檔案編號采用工號，人事檔案管理的查借閱、歸檔、轉遞環(huán)節(jié)工作效率、速度提高，人事檔案管理科學化、信息化得到大大提高。

編制內外人員人事檔案的檔案號用工號，勞務派遣人員的人事檔案編號也可以參照工號方法。對勞務派遣人員工號進行編號方法改革，原工號用流水號單一數字編號，為與單位正式員工的工號區(qū)分，在流水號前加英文大寫L，L0001、L0002……的編號方法。每一勞務派遣人員的姓名建立一個人事檔案卷宗，形成的各類材料收集、分類、編號、整理和歸檔。這樣解決了勞務派遣人員人事檔案缺乏科學化、規(guī)范化管理的問題，又維護了個人隱私材料以及人事檔案的保密性。工號作為用人單位和勞務派遣公司對勞務派遣人員管理的一個符號，兩單位之間人事檔案材料接收、轉遞和統(tǒng)計，查閱利用可以用同一號，提高工作效率。

2013年12月31日，國家衛(wèi)生計生委等七部門聯合出臺了《關于建立住院醫(yī)師規(guī)范化培訓制度的指導意見》，要求到2015年，各?。▍^(qū)、市）須全面啟動住院醫(yī)師規(guī)范化培訓工作。醫(yī)院開展住院醫(yī)師規(guī)范化培訓，培訓人數遂年遞增，此類人員的人事檔案管理是一項新增管理工作，培訓人員人事檔案編號參照工號方法。對培訓人員編制工號，以流水號編號為基礎，在流水號前加英文大寫G，G0001、G0002……的編號方法，每一勞務派遣人員的姓名建立一個人事檔案卷宗。培訓人員3至5年內在規(guī)培醫(yī)院形成的各類人事檔案材料通過收集整理歸檔，作為在醫(yī)院規(guī)培期間教育培養(yǎng)、職稱晉升聘任、考核、錄用等提供依據。

四、人事檔案號工號編號方法綜合利用

人事檔案號工號編號方法在人事檔案管理部門的運用是頗有成效。將此方法擴展到其他部門。如在醫(yī)院人事以外部門，科教部門職責管理在職人員科研、繼續(xù)教育、帶教等，工號一號多用，凡是在職人員的檔案材料收集時，員工自報工號，可以立即編號;按工號順序排好，可以分類移交到單位內歸口科室歸檔保管。辦公室綜合檔案室保管在職人員專業(yè)技術檔案，專業(yè)技術檔案保管了員工的專業(yè)人員年度考核表、科研材料、職稱晉升材料、發(fā)表論文以及繼續(xù)教育等，以工號作為檔案號，在向各類材料形成部門收集時，按工號完成材料編號，節(jié)省了綜合檔案室工作人員編寫編號的時間，縮短歸檔時間，提高工作效率。醫(yī)院病案信息部門職責管理醫(yī)院病案，醫(yī)療信息系統(tǒng)以工號作為每一名醫(yī)生的用戶帳號，方便醫(yī)生記憶和行政管理監(jiān)督，病案信息部門以工號實行病案質控全過程管理，避免姓名相同出現病案質控張冠李戴的現象。后勤部門在派發(fā)員工飯卡等福利時，利用工號作為記錄每一位員工飯卡編號，節(jié)省獨自編號時間，提高管理質量和效率。醫(yī)院黨辦部門管理醫(yī)德醫(yī)風檔案以工號為檔案編號，每年醫(yī)德考核表由員工個人填寫工號，減少黨辦工作人員編寫工號的時間。醫(yī)院財務部門管理在職人員養(yǎng)老保險手冊以工號為手冊編號，方便查閱利用時查找。人事檔案號工號編號方法延伸擴展應用，達到了一種號碼最大限度的資源共享。

五、結束語

2018年11月20日起施行的《干部人事檔案工作條例》第二十條要求，?組織人事部門及其干部人事檔案工作機構應當按照國家相關標準和要求，加強檔案信息資源的規(guī)劃、建設、信息開發(fā)和管理，提升檔案信息采集、處理、傳輸、利用能力，建立健全安全、便捷、共享、高效的干部人事檔案信息化管理體系。人事檔案工號編號方法為人事信息系統(tǒng)的初始化提供了基礎數據，為教學、科研、管理、后勤等各項工作提供參考依據。

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（作者單位：肇慶市第二人民醫(yī)院）

作者簡介：劉金鳳（1975-），女，大專，檔案館員，研究方向：檔案管理。