“雙軌制”管理

葉曉韻 馮天明

摘 要：文書檔案管理本身就屬于醫(yī)院較為重要的一項管理活動，做好這一項工作能夠有效吸引高素質人才、提高醫(yī)院服務水平。所以，現如今醫(yī)院在發(fā)展過程中大都十分注重醫(yī)院文書檔案管理創(chuàng)新，而本文就“雙軌制”管理創(chuàng)新應用于醫(yī)院文書檔案管理中進行多元化管理的舉措進行了具體的概述。

關鍵詞：雙軌制管理;醫(yī)院文書檔案;管理創(chuàng)新;多元化舉措

醫(yī)院文書檔案管理內容主要指的是醫(yī)院日常運行過程中所生成的文件文書、圖像等一系列的文字以及影像資料，是醫(yī)院整個發(fā)展歷程的見證，對于醫(yī)院今后發(fā)展具有較強的指導作用。在信息技術不斷發(fā)展的時代背景下，醫(yī)院文書檔案管理工作也發(fā)生了明顯的變化，開始從之前傳統(tǒng)的紙質版形式，逐漸的轉變成為以電子數據為主的形式。在這種環(huán)境下，“雙軌制”管理模式也就應運而生，將其應用到醫(yī)院文書檔案管理之中，就是將醫(yī)院內部存在的紙質檔案和電子檔案數據一同收集起來進行管理。為了更好地提升醫(yī)院文書檔案管理工作質量，以我院為例提出了多元化的創(chuàng)新舉措。

一、雙軌制管理在醫(yī)院文書檔案管理中的應用

1.完善管理制度，落實責任。雙軌制管理模式需要將紙質與電子數據文書檔案一同收集起來進行管理，所以涉及到的內容較多，顯示信息技術、檔案管理、臨床醫(yī)護等都是重要內容，所以管理人員需要對這些部門工作人員進行職責明確，將責任落實下去，確保文書檔案登記、存儲、制作以及歸檔等業(yè)務有序實施，并且制定出相應的安全管理制度，以有效夯實責任。還要進一步完善制度的規(guī)范，例如，對紙質文書檔案、電子文書檔案可以制定出具體的管理方案、存儲流程、安全保密管理權限等等，以確保檔案管理的安全性和可持續(xù)性。

2.制定工作流程，理順步驟。醫(yī)院在進行“雙軌制”管理的時候，不僅需要制定出具體的管理流程，對于檔案管理過程中涉及到的簽收、整理、復制、歸檔、調閱、取證、備份、銷毀等工作要及時理順，讓檔案工作流程規(guī)范化;另外，還需要在制定管理流程的時候加強對一系列非法查看、刪除或者是拷貝醫(yī)院文書檔案等違法行為進行預防。

3.明確歸檔時間，及時整理。醫(yī)院在進行“雙軌制”管理時，無論對紙質的文書檔案，還是電子的檔案資料，都必須有比較明確的歸檔時間，以確保檔案歸檔的及時性，特別是電子資料，要及時整理備份歸檔。項目工作可以在一個項目完成后歸檔，日常工作形成的資料可以設定季度或年中進行收集整理，文書檔案則可以以年度為時間點，進行歸檔整理。

4.明確歸檔方式，規(guī)范程序?！半p軌制”管理模式，還需要結合檔案類型來制定出差異化的歸檔程序，具體而言就是要將紙質文書檔案和電子文書檔案區(qū)分開來，對這兩種類型檔案分別制定出具體的歸檔程序。在對紙質文書檔案進行歸檔時，可以使用傳統(tǒng)的歸檔方式來展開工作，就是按照檔案類型以及年限來整理、編目以及裝訂、建立檔案號、索引、放置在特定位置;而對于電子文書檔案進行歸檔時，要建立專門的檔案數據庫進行分類歸檔，管理人員可以直接從各部門上傳到檔案管理室數據庫中，之后再交由管理人員加強文書檔案檢查與核對，確保無誤后再將其存儲到恰當的位置中。

5.做好存儲與保護，科學管理。醫(yī)院在進行“雙軌制”管理時，檔案管理人員最好將紙質檔案與電子檔案進行區(qū)分，并且結合兩者特征來進行區(qū)別化的存儲與保護。對紙質文書檔案，因其自身特質容易出現受潮、損壞等情況，所以在存儲的時候最好將其放置在干燥且安全、具備檔案存儲條件的專門檔案室內;而電子文書檔案作為數據信息，存在容易被刪除、篡改的特點，所以在管理的時候需要制定出嚴密、科學的管理制度，合理應用權限控制、加密技術以及電子簽署等手段來對其進行存儲與保護。

二、目前“雙軌制”管理在醫(yī)院文書檔案管理中的應用現狀

1.文書檔案內容完整性與真實性不足。就醫(yī)院現今紙質與電子檔案內容來分析，能夠發(fā)現其內容還存在真實性與完整性不足，例如，因為電子文書檔案在管理時，本身具有模板，管理人員在工作的時候一味追求節(jié)約時間，過度使用復制與粘貼功能，促使醫(yī)院文書檔案出現千篇一律的情況，很難為臨床教學提供合理依據。除此之外，在紙質文書檔案管理過程中，部分醫(yī)務人員存在著簽名不及時或者漏簽等情況，也嚴重影響了文書檔案內容真實性與完整性，不利于之后醫(yī)療活動的順利實施。

2.文書檔案“雙軌制”管理負擔較大。醫(yī)院在進行“雙軌制”管理時，文書檔案管理問題還體現在資源浪費、負擔過重等方面。具體分析，有些醫(yī)院在進行文書檔案管理工作時，其檔案制作、歸檔、辦理以及傳輸等工作會一同進行，希望以此來節(jié)約時間?？墒且话闱闆r下，電子文書檔案大多是在書寫當天就會打印出來的，若這個時候要對檔案內容進行重新調整，就自然需要重新打印，此時就會消耗不必要的紙質材料。除此之外，在群眾生活質量不斷提升的社會環(huán)境下，群眾越來越重視自身健康，所以醫(yī)院收治的患者數量也在不斷增加，這個時候應用“雙軌制”進行管理的話，醫(yī)院內部檔案管理庫房自然需要不斷擴大，這也在一定程度上加大了醫(yī)院的經濟負擔。

3.文書檔案管理存在著一定的隨意性。就目前“雙軌制”管理模式在醫(yī)院文書檔案管理中的應用情況來看，部分醫(yī)院在實施過程中存在著一定的隨意性，部分工作人員覺得檔案管理工作有了雙保險，所以在工作過程中存在著一些僥幸心理;還有部分管理人員將紙質檔案管理作為保障與基礎，而電子檔案管理則是輔助，沒有對其進行精細化的管理。在這種錯誤的管理思想之下，醫(yī)院文書檔案管理工作質量自然也無法得以提升，“雙軌制”管理模式的應用價值未能全面發(fā)揮出來。

三、醫(yī)院文書檔案“雙軌制”管理創(chuàng)新的多元化舉措

1.構建完善的文書檔案“雙軌制”管理制度。正所謂“無規(guī)矩不成方圓”，醫(yī)院在應用“雙軌制”管理模式進行文書檔案管理的時候，一定要對其管理制度進行完善，畢竟科學的管理制度才是保證檔案管理工作進展的前提。醫(yī)院在完善管理制度時，最好將管理人員工資、績效與其管理工作質量和職責進行掛鉤，這樣就能將“雙軌制”文書檔案管理工作真正的落實到各個細節(jié)之中;另外，對于越權進行文書管理的現象，管理人員一定要嚴格的把控，一旦發(fā)現文書檔案出現問題，立刻進行處理，同時對相關管理人員進行懲處，這樣才能真正保障醫(yī)院文書檔案管理工作質量和效率。為此，要想有效提高實施效果，在管理創(chuàng)新過程中，一定要構建出完善管理制度。

2.對文書檔案“雙軌制”管理流程進行優(yōu)化。目前，部分醫(yī)院在實施“雙軌制”管理模式時，雖然也制定出相應的管理流程，可是在實際管理過程中依然還是出現了一些問題，所以最好是在實施過程中對其管理流程進行優(yōu)化。例如，對于電子文書檔案上傳時間，醫(yī)院可以結合自身實際情況來對其進行明確的規(guī)定，而且還需要選擇恰當的載體來對其進行存儲，為了避免電子檔案丟失，還可以對其進行定期備份;另外，還需要加強對電子源文件的管理，電子源文件與傳統(tǒng)紙質文件原件是不一樣的，其存在的形式是數據信息形式，所以其并不要求載體原始性，只需要保證電子文件的真實性與完整性即可。而對于紙質文書檔案，檔案管理人員需要注重檔案簽收、交接與歸檔等環(huán)節(jié)，在存儲的時候也需要進行分類存儲，這樣才便于今后的調閱與查看。最后，對于紙質文件與電子文件均需要進行質檢，一旦發(fā)生問題需要及時進行反饋與處理，這樣才能有效提升醫(yī)院文書檔案管理質量和效率。為此，要想有效提高“雙軌制”管理文書檔案的實施效果，在管理創(chuàng)新過程中，管理人員一定要結合醫(yī)院實際情況來對其管理流程進行優(yōu)化，通過這一舉措來有效實現文書檔案管理創(chuàng)新，最終有效提升醫(yī)院文書檔案管理水平與效率。

3.對醫(yī)院文書檔案管理人員加強教育與培訓。要想真正有效提升“雙軌制”管理在醫(yī)院文書檔案管理中的應用效果，真正有效實現多元化創(chuàng)新，醫(yī)院對于管理文書檔案的工作人員，需要加強教育與培訓，讓其具備專業(yè)化的管理能力以及現代化管理手段。首先，在上崗之前要進行培訓。為了能夠真正有效促進“雙軌制”與“雙套制”管理工作的有序實施，在文書檔案管理工作人員上崗之前一定要進行崗前培訓與教育，以此來提高其綜合素養(yǎng)，讓其在實際工作中能夠迅速上手，避免因為不熟悉管理流程而引發(fā)的文書檔案管理質量問題。其次，還需要做好工作監(jiān)督，對于這一點，醫(yī)院領導可以定期或者是不定期來對醫(yī)院內部文書檔案管理工作人員進行抽查，通過這一手段來把握其工作現狀，從而有效提升管理質量。最后，積極利用獎懲制度來對文書檔案管理人員進行管理，這能有效提高其工作積極性與主動性。

四、結語

醫(yī)院文書檔案管理工作對于醫(yī)院發(fā)展而言十分的重要，醫(yī)院領導一定要意識到文書檔案管理創(chuàng)新的重要性，積極應用“雙軌制”管理模式來進行創(chuàng)新，通過多元化舉措來有效提高醫(yī)院文書檔案管理質量，這樣就能有效避免資源的浪費，最大程度提高醫(yī)院文書檔案管理工作質量，實現文書檔案管理創(chuàng)新。

參考文獻：

[1]周 燦.論檔案“雙軌制”管理在醫(yī)院文書檔案管理中的利用[J].蘭臺世界，2017

[2]佚 名.醫(yī)院文書檔案雙軌制管理對醫(yī)療文書的管理價值[J].蘭臺內外，2019

（作者單位：1.東莞市第七人民醫(yī)院;2.南方醫(yī)科大學珠江醫(yī)院）

基金項目：項目名稱：南方醫(yī)科大學青年科技人員培育項目，項目編號：NO：PY2016014。