新時期做好工程檔案管理工作的創(chuàng)新思路分析

楊艷

摘 要：新時期，科技發(fā)展迅速，更多先進(jìn)技術(shù)應(yīng)用在工程建設(shè)領(lǐng)域，工程項目建設(shè)與管理模式創(chuàng)新加速。在工程建設(shè)中，檔案是工程管理的重要組成部分，檔案管理更是不可忽視的內(nèi)容。面對全新發(fā)展環(huán)境，工程建設(shè)數(shù)量及規(guī)模不斷擴(kuò)大，檔案資料規(guī)模也急劇膨脹，工程檔案管理面臨諸多新情況與新問題，挑戰(zhàn)重重。因此，要將與時俱進(jìn)思想滲透在工程建設(shè)檔案管理中，積極創(chuàng)新，開拓思路，明確工程檔案管理的特征，正視其價值，分析其不足之處，構(gòu)建科學(xué)有效的發(fā)展方案，切實提升工程檔案管理效率與質(zhì)量，為檔案資源的高效利用創(chuàng)造有利的價值。

關(guān)鍵詞：新時期;工程檔案管理;創(chuàng)新;思路

前言

立足工程項目建設(shè)領(lǐng)域，檔案管理工作被納入管理范疇，事關(guān)工程建設(shè)項目建設(shè)順利與否，能夠為工程建設(shè)的開展提供信息支撐。面對新時期，工程項目建設(shè)領(lǐng)域出現(xiàn)諸多新技術(shù)與新工藝，工程管理也面臨新問題，而工程檔案管理強(qiáng)調(diào)工程建設(shè)全過程信息的收錄，其管理工作更顯重要性。因此，要重視新時期工程檔案信息的收集與整理，追求效率的提升以及質(zhì)量的增強(qiáng)，全面發(fā)揮檔案資料對行業(yè)發(fā)展的支撐作用，在根本上促進(jìn)工程建設(shè)行業(yè)的長遠(yuǎn)與穩(wěn)定發(fā)展。

一、正確認(rèn)識工程檔案的特征及價值

1.新時期工程檔案的特點

對于新時期工程檔案而言，自動化是突出特征。立足信息技術(shù)背景之下，工程建設(shè)檔案管理模式不再一成不變，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案發(fā)展為電子化檔案，滿足自動化存儲要求，自動化管理成為主要手段。另外，隨著工程檔案信息化建設(shè)的加強(qiáng)，數(shù)字化成為工程檔案的突出特點，能夠支持檔案信息的快速檢索以及高效查詢應(yīng)用，檔案安全性更高。

2.工程檔案管理創(chuàng)新的價值

對于工程檔案，是工程建設(shè)領(lǐng)域的重要資源。為了促使工程檔案管理與時代同步，管理思想的創(chuàng)新勢在必行，需要發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢，加強(qiáng)信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，以信息為載體，切實提升工程管理水平，為工程建設(shè)經(jīng)濟(jì)收益與社會效益的獲取創(chuàng)造有利條件;工程檔案記載了工程建設(shè)各個環(huán)節(jié)的具體情況，涵蓋工程立項、工程設(shè)計、工程施工以及竣工驗收等整個流程，涉及施工管理方方面面。因此，為了保證工程管理的有序性，創(chuàng)新管理成為必然。只有工程檔案信息管理的高速運轉(zhuǎn)，才能凸顯先進(jìn)技術(shù)的優(yōu)勢，構(gòu)建工程檔案網(wǎng)絡(luò)化管理信息系統(tǒng);管理的創(chuàng)新是增強(qiáng)檔案資源共享性的根本。在網(wǎng)絡(luò)信息時代下，工程檔案管理以信息技術(shù)為依托，發(fā)揮信息資源共享平臺的價值，構(gòu)建現(xiàn)代化檔案資源管理模式，為信息獲取提供更大的支持;依托科學(xué)的檔案管理方式，有利于了解資源調(diào)用情況，明確人員結(jié)構(gòu)，實現(xiàn)真正意義上的檔案數(shù)據(jù)信息共享，工程建設(shè)管理效率大幅提升。另外，檔案管理能力的增強(qiáng)能夠發(fā)揮對決策的輔助功能。除此之外，工程檔案管理結(jié)合工程建設(shè)行業(yè)發(fā)展，對多元化信息進(jìn)行分類整理，及時進(jìn)行信息的完善與更新，有利于維護(hù)信息完整性，加快檔案資料管理的規(guī)范化與信息化，是推動整個行業(yè)科學(xué)發(fā)展的重要支撐。

二、新時期工程檔案管理存在的問題

1.資源投入有限，現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)用凸顯形式化

隨著科技的不斷進(jìn)步，整個工程項目建設(shè)領(lǐng)域技術(shù)應(yīng)用水平提升，新技術(shù)與新平臺成為新時期工程管理的重要特征，檔案管理領(lǐng)域也參與其中，但是，技術(shù)的引進(jìn)與應(yīng)用離不開資金的大力支持，同時，很多技術(shù)不是一次性投資，需要進(jìn)行定期升級，目的是保證系統(tǒng)的先進(jìn)性，以便更好服務(wù)于工程檔案管理需要。但是，在工程建設(shè)領(lǐng)域，檔案管理方面的投入有限，資金支持力度不強(qiáng)，很難跟上檔案現(xiàn)代化管理工作模式的節(jié)奏，阻礙了檔案管理創(chuàng)新，威脅工程檔案信息的可靠性，整體管理效果不佳，在很大程度上不利于工程建設(shè)開展。另外，工程建設(shè)單位很難及時進(jìn)行檔案設(shè)備、系統(tǒng)以及相關(guān)軟硬件的更新與升級，無法滿足工程檔案現(xiàn)代化管理需要，制約了檔案信息價值的發(fā)揮。

2.尚未構(gòu)建健全的檔案管理制度，威脅檔案實效性的發(fā)揮

在工程檔案管理中，完善的制度是根本，能夠有效發(fā)貨指導(dǎo)性作用，推動檔案管理工作有序開展，是增強(qiáng)管理實效性的基礎(chǔ)。工程檔案管理制度的構(gòu)建與多方面因素有關(guān)，也是工程管理的重點。但是，這也是工程建設(shè)管理發(fā)展中所欠缺的，管理機(jī)制不健全，規(guī)范性不強(qiáng)，資源出現(xiàn)短缺現(xiàn)象，影響檔案管理的連續(xù)性，管理凸顯分散性特征，無法充分發(fā)揮工程檔案對工程項目建設(shè)的指導(dǎo)性作用。

3.管理人員專業(yè)性不足，綜合素養(yǎng)亟待提升

工程檔案管理包含多個領(lǐng)域，檔案管理人員的素質(zhì)與技能面臨更高要求，專業(yè)性更強(qiáng)。在信息化背景之下，檔案管理人員綜合素養(yǎng)備受挑戰(zhàn)。但是，很多單位工程檔案管理人員并非專業(yè)人士，來源于多個專業(yè)，水平有限，缺乏全面的、系統(tǒng)的檔案管理知識，很難承擔(dān)工程檔案管理工作。另外，在檔案信息化建設(shè)不斷深入的過程中，管理人員思想尚未跟上時代發(fā)展，現(xiàn)代化管理觀念不強(qiáng)，信息素養(yǎng)亟待提升，技術(shù)使用不規(guī)范，熟練程度不達(dá)標(biāo)，無法推動工程檔案管理與信息技術(shù)的高度整合，不利于管理效率的提升。

三、新時期如何做好工程檔案管理工作的創(chuàng)新

1.積極轉(zhuǎn)變管理思維，創(chuàng)新工程檔案管理機(jī)制

思路的創(chuàng)新源于意識的創(chuàng)新。工程檔案的精準(zhǔn)性對工程建設(shè)影響巨大，事關(guān)形象與榮譽，同時，檔案資源也是影響檔案實際作用的主要方面。立足工程檔案傳統(tǒng)管理實踐，比較突出的問題是缺乏專門、獨立的檔案管理部門，使得資料管理缺乏統(tǒng)一性，以分散狀態(tài)存在。在檔案價值不斷提升的過程中，工程建設(shè)單位也要加強(qiáng)檔案管理平臺建設(shè)，開拓思維，轉(zhuǎn)變理念，與時代同步，成立專業(yè)化的檔案管理機(jī)構(gòu)，配備專業(yè)人員進(jìn)行管理，實現(xiàn)對檔案資料的統(tǒng)一化管控。具體講，要深入調(diào)查各個部門檔案保管情況，合理進(jìn)行人員配備，落實相關(guān)崗位，明確職責(zé)范圍，以實現(xiàn)管理效率全面提升。

2.重視引入先進(jìn)的現(xiàn)代化技術(shù)，提升信息應(yīng)用水平

對于新時期工程建設(shè)，檔案管理水平集中反映了現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)用層次。從本質(zhì)上講，現(xiàn)代技術(shù)的應(yīng)用水平與檔案管理質(zhì)量息息相關(guān)。為此，要做好技術(shù)引進(jìn)工作。首先，要力求存儲模式的多元化。在工程檔案傳統(tǒng)管理中，主要以文本方式進(jìn)行存儲，需要大規(guī)?？臻g，時間成本較高，查詢應(yīng)用效率較低。依托現(xiàn)代化技術(shù)，能夠增強(qiáng)檔案管理的多樣性，尤其是電子檔案、視頻檔案等方式得以應(yīng)用，更顯現(xiàn)代化特征。其次，在檔案管理中，需要加快電子化檔案建設(shè)，建立新型管理網(wǎng)絡(luò)，發(fā)揮計算機(jī)技術(shù)的作用，發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)檔案管理模式的優(yōu)勢，實現(xiàn)檔案管理效率的全面提升。在創(chuàng)新中，要以電子檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)為基礎(chǔ)，遵循協(xié)調(diào)性原則，保證統(tǒng)一化，將其有效滲透在檔案管理各個環(huán)節(jié)，更顯專業(yè)性的作用，發(fā)揮專業(yè)人員的指導(dǎo)性作用。也就是說，在未來的工程檔案管理中，創(chuàng)新的本質(zhì)是以行業(yè)發(fā)展實際為前提，加快檔案信息化與現(xiàn)代化發(fā)展速度。

3.構(gòu)建科學(xué)高效的檔案管理制度，強(qiáng)化制度性保障作用的發(fā)揮

立足新的發(fā)展階段，制度性建設(shè)影響各行各業(yè)，工程檔案管理也要緊跟形勢，加強(qiáng)制度化建設(shè)，從多角度出發(fā)，將檔案采集、存儲以及利用制度落到實處。具體講，要明確檔案歸檔范圍與時間，將諸多制度的制定以及執(zhí)行納入考核范疇。另外，要建立科學(xué)合理的評價制度與獎懲措施，以便有效激發(fā)檔案管理者積極性與熱情，提升工作主動性。為了保證制度建設(shè)的順利開展，在制度貫徹期間，可以結(jié)合實際情況，由專業(yè)檔案管理人員組建專門小組，對檔案資源進(jìn)行全面與系統(tǒng)的收集，落實工程檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，實現(xiàn)規(guī)劃與整理工作的有效進(jìn)行。除此之外，要合理增加檔案管理資金投入，保證管理與建設(shè)的先進(jìn)性，積極進(jìn)行相關(guān)管理設(shè)備的更新與升級，以便更好適應(yīng)現(xiàn)代化信息檔案管理需求，加快向著集約化與智能化方向發(fā)展。

4.加強(qiáng)人才綜合素養(yǎng)培訓(xùn)，培養(yǎng)融和檔案管理與信息技術(shù)于一體的復(fù)合型人才

立足信息化建設(shè)背景之下，工程檔案管理挑戰(zhàn)重重，尤其在信息技術(shù)的支持下，管理者更要積極掌握，更好發(fā)揮其對檔案管理知識的促進(jìn)作用。因此，檔案管理者要增強(qiáng)責(zé)任觀念，重視專業(yè)素養(yǎng)的提升，以時代要求為方向，積極創(chuàng)新檔案管理思維，按部就班、循序漸進(jìn)地提升檔案信息化管理水平，在對知識結(jié)構(gòu)進(jìn)行調(diào)整優(yōu)化的同時，積極掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)，增強(qiáng)檔案信息管理水平。具體講，要對人才引進(jìn)方式進(jìn)行開拓，保證多樣性與豐富性，為檔案管理實踐引進(jìn)與培養(yǎng)更多人才。另外，要積極組織專業(yè)的培訓(xùn)與教育，重視行業(yè)交流，豐富人員知識儲備，提升職業(yè)素養(yǎng)，實現(xiàn)對自身知識與技能的動態(tài)化更新。

四、結(jié)束語

面對飛速發(fā)展的新時代，工程建設(shè)領(lǐng)域與時俱進(jìn)，新技術(shù)、新材料以及新工藝應(yīng)用增多，工程檔案管理工作成為制約工程管理不可忽視的內(nèi)容。為此，要以信息化為方向，遵循行業(yè)發(fā)展實際情況，將創(chuàng)新發(fā)展融合在工程檔案管理中，開拓思路，勇于轉(zhuǎn)變思想，在充分認(rèn)識當(dāng)前檔案管理特征、價值以及問題的基礎(chǔ)上，制定行之有效的發(fā)展戰(zhàn)略，綜合制度、管理以及人員等多角度，在提升工程檔案管理水準(zhǔn)的同時，更好服務(wù)于工程建設(shè)行業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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[2]梁珊珊.建筑工程檔案管理的重要性及科學(xué)化管理措施[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019

（作者單位：雅居樂地產(chǎn)置業(yè)有限公司）