試述檔案利用服務(wù)的兩個前提和四項原則

張曉培

摘 要：檔案利用服務(wù)是《檔案法》所規(guī)定的檔案館向社會提供的一項公共服務(wù)。做好這項服務(wù)的前提，一是心中有數(shù)，二是態(tài)度端正。同時須遵循：牢記法律法規(guī)，違法違紀(jì)的事情不能做。明確服務(wù)邊界，超范圍的事情不要做。熟知檔案特性，以信息共性掩蓋檔案特性的事情慎做。認(rèn)同檔案利用的有限性，有違檔案利用規(guī)律的事情不提倡做四項原則。

關(guān)鍵詞：檔案;檔案利用;利用;利用服務(wù);前提;原則

一、前言

檔案利用服務(wù)是《檔案法》所規(guī)定的公共服務(wù)之一，但在我國現(xiàn)行《檔案法》中并沒有明確的法律條文規(guī)定。學(xué)界對此有不同表述，并沒形成統(tǒng)一的認(rèn)識。

在我國，檔案利用服務(wù)是指“檔案保管部門以所收藏的檔案文化財富為依據(jù)，通過一定的方式和方法，直接提供檔案信息為社會各項事業(yè)服務(wù)的一項業(yè)務(wù)活動。”這個定義強(qiáng)調(diào)的核心要素分別是檔案保管部門、所收藏的檔案、提供檔案信息，為社會服務(wù)。“在西方是指檔案工作人員按照利用者的要求以其所管理的檔案提供的各種服務(wù)?！边@個定義強(qiáng)調(diào)的核心要素則分別是：檔案工作人員、所管理的檔案、按照利用者要求、提供各種服務(wù)。雖然在表述上有所不同，但都對檔案服務(wù)的主體（檔案保管部門和檔案工作人員）、范圍（所收藏的檔案和所管理的檔案）、類型（提供檔案信息，為社會服務(wù)、提供各種服務(wù)）進(jìn)行了界定。在檔案利用服務(wù)中，檔案服務(wù)主體檔案保管部門的檔案工作人員居于主導(dǎo)地位，在檔案服務(wù)中起著舉足輕重的作用。而檔案工作人員想做好檔案服務(wù)，需要滿足一定的條件。本文將這些條件歸納為兩個前提和四個原則。

二、兩個前提——心中有數(shù)、態(tài)度端正

如何作好檔案利用服務(wù)，歸根結(jié)底就兩條：一是心中有數(shù)，二是態(tài)度端正。這兩條既是檔案利用服務(wù)的要求，也是做好檔案利用服務(wù)的前提條件。

1.心中有數(shù)。所謂“心中有數(shù)”，專業(yè)術(shù)語謂之“熟悉館藏”，就是指檔案保管機(jī)構(gòu)（檔案館、檔案室、檔案中心等）的檔案工作人員，應(yīng)當(dāng)清楚所在機(jī)構(gòu)保存檔案的情況?！靶闹杏袛?shù)”至少包括三個內(nèi)容。首先是要清楚機(jī)構(gòu)（檔案館、檔案室、檔案機(jī)構(gòu)）所藏檔案的起止年代與保管范圍。其次是要清楚由于機(jī)構(gòu)改革造成的機(jī)構(gòu)所藏檔案結(jié)構(gòu)變化及流向。這方面又包括外部變化（立檔單位的裁撤、拆分、合并、設(shè)立、更名）和內(nèi)部變化（內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)的裁撤、拆分、合并、設(shè)立、更名）。再次是所藏檔案的具體門類、內(nèi)容、庫房分布、保存位置等等。心中有數(shù)，既是檔案工作人員應(yīng)當(dāng)具備的基本功，也是一名檔案工作人員是否稱職的最低標(biāo)準(zhǔn)。

但長時間以來，在檔案利用服務(wù)研究中，熟悉館藏，作到心中有數(shù)的占位一直不夠高。作者對1980～2019年知網(wǎng)數(shù)據(jù)庫全文涉及熟悉館藏、態(tài)度、端正態(tài)度文獻(xiàn)數(shù)量與檔案利用服務(wù)文獻(xiàn)數(shù)量和占比進(jìn)行了統(tǒng)計，其中熟悉館藏文獻(xiàn)與檔案利用服務(wù)的年占比最高15.38%，平均只占3.17%。從熟悉館藏、態(tài)度、端正態(tài)度文獻(xiàn)與檔案利用服務(wù)文獻(xiàn)占比趨勢（見圖1）看，這是一條明顯的下滑線，呈萎縮之勢。這表明30年來，檔案利用服務(wù)研究中涉及熟悉館藏的內(nèi)容呈現(xiàn)明顯的下降趨勢。這種趨勢對檔案利用服務(wù)產(chǎn)生的負(fù)面影響沒有得到應(yīng)有的重視。

2.態(tài)度端正

所謂“態(tài)度端正”，專業(yè)術(shù)語謂之“明確職責(zé)”。這里沒有用常用的態(tài)度要好，而用“態(tài)度端正”。是因為態(tài)度好的“好”是個相對標(biāo)準(zhǔn)，并沒有可以度量的恒定標(biāo)準(zhǔn)。而態(tài)度端正的“正”，是有標(biāo)準(zhǔn)有度量的。態(tài)度好強(qiáng)調(diào)的是感官舒適，而態(tài)度端正，不僅包括了感官舒適，還強(qiáng)調(diào)從內(nèi)心明白檔案工作者為利用者服務(wù)的初心與本分。如果說，態(tài)度好是為了提高“查詢率”，用舒適的感官體驗吸引更多的利用者來查檔，那么態(tài)度端正則是為了提高“查準(zhǔn)率”、“查到率”，用高效準(zhǔn)確的查詢完成和滿足“利用者的要求”。

表1可見，全文中涉及態(tài)度的文獻(xiàn)數(shù)量遠(yuǎn)高于涉及熟悉館藏文獻(xiàn)的數(shù)量，規(guī)模上是熟悉館藏文獻(xiàn)的8倍多，數(shù)量總體上呈擴(kuò)張型。趨勢上從圖1中的趨勢線看，是一個上升趨勢，與熟悉館藏趨勢正好相反。這說明在檔案利用服務(wù)研究上，研究者對服務(wù)態(tài)度的關(guān)注要高于對熟悉館藏的關(guān)注。

進(jìn)一步觀察表1中的數(shù)據(jù)發(fā)現(xiàn)，涉及“態(tài)度端正”的文獻(xiàn)數(shù)量，與涉及“態(tài)度”的文獻(xiàn)數(shù)量相差較大，總量還不及涉及“態(tài)度”文獻(xiàn)的零頭。說明研究者對檔案利用服務(wù)“態(tài)度”的關(guān)注度高，而對檔案利用服務(wù)“態(tài)度端正”的關(guān)注度不高。雖然說研究文獻(xiàn)中反映出的傾向，未必能完全反映實(shí)際工作的情況，但至少這種研究導(dǎo)向，應(yīng)當(dāng)引起我們的注意。檔案工作者應(yīng)當(dāng)將“端正態(tài)度”放在檔案利用服務(wù)的重要位置。

三、檔案利用服務(wù)應(yīng)遵循的四項原則

檔案利用服務(wù)有四項原則必須遵循。這四項原則是：明確法律邊界，違反法律法規(guī)的事情不能做。牢記職責(zé)范圍，超越職權(quán)的事情不能做。熟知檔案特性，以信息共性掩蓋檔案特性的事情慎做。認(rèn)同檔案利用的有限性，有背檔案利用規(guī)律的事情不提倡做。

1.依法-牢記法律法規(guī)，違法違紀(jì)的事情不能做

檔案利用服務(wù)是由《檔案法》《檔案法實(shí)施辦法》《檔案館工作通則》等法律法規(guī)，《會計檔案管理辦法》《高等學(xué)校檔案管理辦法》等部門規(guī)章以及各項地方檔案法規(guī)、各級人民政府規(guī)范性文件所規(guī)定的檔案服務(wù)行為。這一行為，具有法定性。因此，檔案利用服務(wù)必須在法律法規(guī)規(guī)定的范圍內(nèi)進(jìn)行，不得隨意和超范圍提供服務(wù)。做到這一點(diǎn)，其實(shí)就是要求我們在檔案利用服務(wù)中“守法”。要“守法”就先要知法、懂法，熟悉檔案利用服務(wù)中的相關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章及各級政府及上級本級的規(guī)范性文件，在檔案利用服務(wù)工作中，時時刻刻提醒自己遵紀(jì)守法。

2.有度-明確服務(wù)邊界，超范圍的事情不要做

抽象的檔案利用服務(wù)可以是無限的，但具體的檔案利用服務(wù)是有限的。具體到某一個檔案保管機(jī)構(gòu)，其所能提供的檔案利用服務(wù)邊界就是“其所管理的檔案”所涉及的范圍。

3.檔本-熟知檔案特性，以信息共性掩蓋檔案特性的事情慎做

當(dāng)前有一種以信息共性替代檔案特性，進(jìn)而將用于其他信息集合體的利用方式、方法，盲目地應(yīng)用到檔案利用上的傾向。最典型的就是將一般信息利用規(guī)律搬到檔案利用服務(wù)上。理由一：信息就要利用，利用越多，信息就越有價值。檔案信息是信息，所以檔案利用越多越有價值。這種觀點(diǎn)實(shí)質(zhì)上是一種基于圖書館思維的觀點(diǎn)——傳播的越廣越好。理由二：信息越開放，信息就越有價值。檔案是信息，檔案也應(yīng)該開放，檔案越開放，就越有價值。這種觀點(diǎn)實(shí)質(zhì)上是一種基于情報學(xué)思維的觀點(diǎn)——獲取越便利越好。理由三：政府信息必需公開，文件是政府信息，檔案又是由文件轉(zhuǎn)化而來，所以檔案應(yīng)當(dāng)公開。這種觀點(diǎn)實(shí)質(zhì)上是一種基于邏輯混亂的觀點(diǎn)——隨意偷換概念。這些觀點(diǎn)，如果僅僅作為個人學(xué)術(shù)觀點(diǎn)，是可以存在和討論的。但是，如果要運(yùn)用到檔案利用服務(wù)中，就必須謹(jǐn)慎對待。不可以盲目采信，更不可以將學(xué)術(shù)觀點(diǎn)當(dāng)作操作規(guī)范。必須將學(xué)術(shù)研究、學(xué)術(shù)討論與具體工作規(guī)范嚴(yán)格區(qū)分開來。以檔為本，堅持“檔本”是每個檔案工作者都要謹(jǐn)記在心的。

4.科學(xué)-認(rèn)同檔案利用的有限性，有違檔案利用規(guī)律的事情不提倡做

抽象的檔案利用服務(wù)可以是越多越好，服務(wù)范圍越大越好，利用率越高越好。但具體的檔案利用服務(wù)并不是這樣。檔案既不是利用越多越好，服務(wù)范圍也未必是越大越好，利用率也不一定就是越高越好。檔案利用有其內(nèi)在規(guī)律，這些規(guī)律歸納越來就是劉東斌提出的檔案利用五定律。既檔案利用的用少性、時效性、區(qū)域性、專一性和一次性。這“五性”，概括成一句話就是：特定檔案館的利用范圍是有限的，通過改變利用方式及利用手段無助于提高檔案利用率。期望通過改變利用方式、方法、手段提高檔案保管機(jī)構(gòu)所保管檔案的利用率，有違檔案利用規(guī)律，也無法達(dá)到提高檔案利用效率的目的。因此，這種有違檔案利用規(guī)律的事不提倡做。

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（作者單位：鄭州大學(xué)檔案與校史館）