食品藥品檢驗電子檔案管理探討

徐紅

摘 要：大數(shù)據(jù)時代是信息化社會發(fā)展的一大趨勢，對檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)，食品藥品檢驗檔案管理工作的發(fā)展將會以大數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，電子檔案管理為工作方式，以提高食品藥品檔案管理工作效率和水平，實現(xiàn)檔案信息化管理。如何利用數(shù)字化技術(shù)對食品藥品檢驗檔案進行管理成為檔案管理工作人員所面臨的挑戰(zhàn)，本文將分析大數(shù)據(jù)時代開展食品藥品檢驗電子檔案管理的必要性以及現(xiàn)狀，探討如何利用電子檔案開展食品藥品檢驗檔案的管理措施。

關(guān)鍵詞：電子檔案;信息化管理;檔案管理;食品藥品檢驗

一、食品藥品檢驗電子檔案管理的必要性

1.有利于改善食品藥品檢驗檔案的服務(wù)質(zhì)量和效率

檔案是各項社會活動過程中所形成的的文件資料，記錄活動始終的往來記錄，反應(yīng)各項工作的基本情況，是管理工作的基礎(chǔ)。食品藥品檢驗檔案擔(dān)負著對檢驗資料的記載和保存的重要責(zé)任。長期以來，大多數(shù)企事業(yè)單位依舊延續(xù)著傳統(tǒng)的紙質(zhì)方式保存檔案，傳統(tǒng)的檔案管理方式有傳統(tǒng)的優(yōu)勢，但隨著科技的進步，社會的發(fā)展，檢驗數(shù)據(jù)的不斷增多，傳統(tǒng)的方式給人們帶來了查詢效率低、修改流程繁瑣、歸類歸檔混亂的現(xiàn)象，影響了檔案管理工作的工作效率和質(zhì)量，而建立電子食品藥品檢驗檔案，能夠借助信息化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)云技術(shù)等方式，更好的將檔案資源向社會公開，便于查詢、分類管理，提升了食品藥品檢驗檔案的管理水平和工作效率。

2.電子檔案管理是食品藥品檢驗檔案管理工作的必然選擇

進入新時代以來，要把我國建設(shè)成現(xiàn)代化社會主義強國，科學(xué)技術(shù)的發(fā)展是現(xiàn)代化社會主義強國的關(guān)鍵因素，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，現(xiàn)代化信息技術(shù)的普及，電子化、集成化在各個領(lǐng)域被廣泛應(yīng)用。食品藥品檢驗檔案隨著社會的發(fā)展檔案的種類及數(shù)量與日俱增，對檔案工作提出了更高的要求，食品藥品檢驗檔案管理工作電子化改革迫在眉睫。電子檔案的使用是將傳統(tǒng)的檔案管理工作向數(shù)字化信息的方式轉(zhuǎn)變，打破傳統(tǒng)檔案管理工作的局限性，在方便存儲、記錄、保管的同時，向公眾提供便捷的查詢信息服務(wù)。因此，電子檔案管理是食品藥品檢驗檔案管理工作的必然選擇，是時代進步的象征，是檔案管理工作走向現(xiàn)代化和信息化的必由之路。

3.實現(xiàn)資源共享

食品藥品檢驗電子檔案具有占用空間少、處理效率高的特點，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案需要大量的檔案柜存放案卷，查找起來非常的麻煩，有時候1-2名工作人員都難以在短時間內(nèi)查到所需要的數(shù)據(jù)，而且大部分單位在保管檔案時會占用一整間檔案室或者一層檔案室，大部分檔案都是保密的，更別提資源共享。而電子檔案可以僅依靠硬盤和芯片的數(shù)字化管理，實現(xiàn)精準(zhǔn)的檔案歸檔分類，檔案資料的存儲、收集、檢查、查詢和統(tǒng)計將更快捷、更節(jié)省空間。大眾也能夠借助對外公布的網(wǎng)絡(luò)平臺，進行相關(guān)的食品、藥品、保健品、化妝品、生物制藥、食物、動物等檢驗檢疫的檔案信息進行查詢查閱，有效實現(xiàn)資源共享，這是傳統(tǒng)檔案管理無法媲美的。

二、食品藥品檢驗電子檔案管理存在的問題

1.電子檔案建設(shè)重視程度較低

傳統(tǒng)的食品藥品檔案管理是以紙質(zhì)版文字的形式記錄和保管的，檔案管理工作未能緊跟大數(shù)據(jù)的時代步伐。大部分檢驗檢疫部分將資金投入到業(yè)務(wù)水平提升和發(fā)展，而對檔案管理工作的資金投入有限，重視程度較低，使檔案管理工作落后于社會發(fā)展水平，檔案管理工作失去的活力，食品藥品檔案僅作為檔案文件進行保管，未能發(fā)揮其功效，這不利于電子檔案的建設(shè)和發(fā)展。盡管，近年來隨著信息化時代的進一步發(fā)展，很多單位認(rèn)識到電子檔案建設(shè)的重要性，但是檔案管理工作缺乏電子化辦公的經(jīng)驗和方法，對檔案的收集仍然停留在手工記錄和整理的管理工作方式，而電子檔案的作用僅僅是收集和儲存，未能實現(xiàn)食品藥品檢驗檔案網(wǎng)絡(luò)化、信息共享化，難以適應(yīng)時代的發(fā)展和社會對食品藥品檔案信息的需求。

2.軟硬件設(shè)施不完善

食品藥品檢驗機構(gòu)的成立時間相對較短，基礎(chǔ)工作條件相對不夠完善，檔案管理工作的硬件配備不夠齊全等都是檔案管理工作亟需解決的問題。隨著時代的發(fā)展，智能化、數(shù)字化的普及，在硬件設(shè)施還不夠完善的基礎(chǔ)上，又要開發(fā)信息化電子檔案管理，食品藥品檢驗機構(gòu)的基礎(chǔ)建設(shè)工作就會顯得捉襟見肘。一方面，電子檔案管理工作缺乏健全的電子信息管理系統(tǒng)，一套完善的電子系統(tǒng)，是電子檔案工作順利開展的關(guān)鍵，缺少了電子信息管理系統(tǒng)，就好像缺少了檔案管理工作的工具，沒了工具，就不能夠順利的開展。另一方面，智能手機的普及、4G網(wǎng)絡(luò)的廣泛應(yīng)用，5G網(wǎng)絡(luò)的推廣，電子檔案管理工作缺乏對手機應(yīng)用領(lǐng)域的研究和開發(fā)，公眾暫時還無法實現(xiàn)借助手機平臺，查詢和了解食品藥品的相關(guān)檔案信息，更別提檔案信息的資源共享。此外，食品藥品檢驗檔案管理工作團隊的人員配置相對落后，跟不上時代步伐，年齡偏大等因素都屬于軟件和硬件設(shè)施不完善，需要進一步提升。

3.電子檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提高

隨之時代的進步，知識領(lǐng)域的相互融合，食品藥品檢驗機構(gòu)檔案管理部門對綜合性人才和專業(yè)人才的需求逐年上升。在現(xiàn)有的工作人員中，新老交替銜接不上、非檔案管理專業(yè)人員從事檔案管理工作、對一流的電子信息設(shè)備不會使用以及對食品藥品檢驗業(yè)務(wù)不熟悉等現(xiàn)象，這樣是無法適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理工作的。伴隨著大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展，食品藥品檢驗機構(gòu)檔案管理工作需要懂計算機技術(shù)、懂是藥品檢驗技術(shù)、檔案管理等相關(guān)知識的專業(yè)人才。此外，機構(gòu)缺乏對從業(yè)人員的專業(yè)培訓(xùn)，無法適應(yīng)科技的進步，甚至?xí)霈F(xiàn)機構(gòu)推廣一種手機應(yīng)用軟件，年輕的同志無法將新應(yīng)用推廣給老同志，使電子檔案管理工作停滯，檔案管理人員的綜合素質(zhì)有待提高。

三、食品藥品檢驗電子檔案管理工作創(chuàng)新

1.加大培訓(xùn)，提升檔案管理人員綜合素質(zhì)

人才，是電子檔案管理工作順利開展的關(guān)鍵因素。食品藥品檢驗部門在人才的聘用上要考慮高學(xué)歷人才，如碩士學(xué)歷起;其次，要綜合篩選人才，跨專業(yè)選擇。如計算機專業(yè)、檔案專業(yè)、管理學(xué)專業(yè)、文學(xué)專業(yè)、法學(xué)專業(yè)、檢驗檢疫專業(yè)等;最后，對現(xiàn)有管理人員進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。定期開展業(yè)務(wù)交流和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，更新觀念，緊跟時代步伐，與時俱進，老帶新快速進入工作狀態(tài)，新教老，老同事要發(fā)揚不恥下問、虛心請教的學(xué)習(xí)精神，接納新事物，促進電子檔案管理順利開展。

2.加大電子檔案管理投入，提高創(chuàng)新力

領(lǐng)導(dǎo)層要對電子檔案管理工作加大關(guān)注力度，重視大數(shù)據(jù)時代檔案工作向電子信息化轉(zhuǎn)變，及時解決資金、軟硬件、資源共享等方面的問題，提高電子檔案管理工作的創(chuàng)新能力。對電子檔案管理工作的基礎(chǔ)建設(shè)從以下三個方面入手：

第一，加大對網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的建設(shè)。食品藥品電子檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境可以分為三個方面，內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、專業(yè)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和公共網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)環(huán)境是食品藥品監(jiān)督管理部門的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，便于部門內(nèi)部的信息查找和使用;專業(yè)網(wǎng)絡(luò)是負責(zé)對食品藥品檢驗結(jié)果的驗收和信息交付業(yè)務(wù)，是需要相關(guān)業(yè)務(wù)人員進行核對錄入，進行專業(yè)分類的;公共網(wǎng)絡(luò)是面向大眾的，將不涉密的檢驗結(jié)果向大眾公布公開，便于公眾查詢，想公眾提供查詢和瀏覽服務(wù)。

第二，基礎(chǔ)設(shè)施的投入建設(shè)。電子檔案管理系統(tǒng)和數(shù)字檔案的建設(shè)和運行是目前食品藥品檢驗檔案信息的基本組成。隨著大數(shù)據(jù)信息的需求，要求檔案管理硬件要具有高性能、大容量存儲設(shè)備、流暢的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器、信息資源庫、告訴網(wǎng)絡(luò)家換季、安全設(shè)備等硬件設(shè)施。

第三，升級軟件系統(tǒng)。電子檔案管理工作首先要有一套完善的檔案管理軟件系統(tǒng)，系統(tǒng)軟件主要是建立操作平臺，便于工作人員按要求錄入信息，正確分類歸檔，適應(yīng)硬件與系統(tǒng)的配合，完成系統(tǒng)指令。其次是應(yīng)用軟件，在處理檔案文件時，會有不同的情況發(fā)生，升級應(yīng)用軟件，可以促使電子檔案管理工作事半功倍。如圖像處理、校對、質(zhì)量檢驗等一系列專用軟件。

3.整合資源，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫

食品藥品電子檔案工作的成效是供公眾查詢和閱覽。經(jīng)上級部門批準(zhǔn)后，檔案管理人員將食品藥品檢驗檔案進行資源整合，進行文件資料分類管理，建立電子檔案庫。檔案庫的建立可以采取招標(biāo)形式，允許科技公司制作檢索系統(tǒng)，食品藥品檔案部門進行監(jiān)督管理，也可以檔案部門自己編寫檢索系統(tǒng)，將不同電子文件資源存儲在終端服務(wù)器數(shù)據(jù)庫中，向公眾提供查詢服務(wù)，從而實現(xiàn)社會主義現(xiàn)代化強國建設(shè)的愿景。

綜上所述，食品藥品檢驗電子檔案的建設(shè)與管理，關(guān)乎食品藥品檢驗事業(yè)的發(fā)展，關(guān)乎檔案事業(yè)的發(fā)展，創(chuàng)新食品藥品檢驗電子檔案管理工作，要加大培訓(xùn)，提升檔案管理人員綜合素質(zhì)，要加大電子檔案管理投入，提高創(chuàng)新力，要整合資源，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。電子檔案的開發(fā)與利用，有利于改善食品藥品檢驗檔案的服務(wù)質(zhì)量和效率，有利于提高食品藥品檔案管理工作隊伍綜合素質(zhì)，有利于我國檔案管理事業(yè)的發(fā)展，實現(xiàn)現(xiàn)代化社會主義強國的愿景。

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（作者單位：廣西壯族自治區(qū)食品藥品檢驗所）