檔案管理信息化建設(shè)的方法研究

任寧

摘 要：目前，信息技術(shù)的不斷發(fā)展，各種新興的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)工具不斷涌現(xiàn)出來，極大的提高了檔案管理的效率，為檔案管理的開發(fā)利用功能奠定了優(yōu)良的基礎(chǔ)。本文分析了檔案管理信息化建設(shè)的意義，探討了檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題，并針對如何更好地開展檔案管理信息化建設(shè)給出了相應(yīng)的建議。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化建設(shè);方法研究

一、檔案管理信息化建設(shè)的意義

檔案信息是一種非常重要的信息資源，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)工具的涌現(xiàn)使人們的生產(chǎn)生活發(fā)生了很大的改變，同時也有效推動和提高了檔案管理工作效率。檔案管理信息化建設(shè)和發(fā)展是時代發(fā)展的需要，是實(shí)現(xiàn)數(shù)字化辦公的迫切需求。

1.檔案儲存環(huán)境優(yōu)勢

傳統(tǒng)的檔案資料管理工作大多是依靠人工進(jìn)行分類保存，在資料整理收集的過程中難免出現(xiàn)搞錯資料等各種問題，使得工作效率低下。紙質(zhì)檔案易受外界環(huán)境的影響，若是保存環(huán)境不好，這些資料就有可能會被損毀，影響正常使用。為了有效開展檔案管理信息化建設(shè)，打破傳統(tǒng)檔案管理的局限，提升檔案管理效率，就要引入網(wǎng)絡(luò)設(shè)施，加大資金投入，完善檔案管理信息化技術(shù)工具，優(yōu)化相關(guān)的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)備，將相關(guān)資源信息統(tǒng)一規(guī)整到網(wǎng)絡(luò)平臺上，更好地滿足人們對于檔案管理工作的需要，推動我國檔案管理行業(yè)的發(fā)展和進(jìn)步。

2.有效提高檔案管理的效率

構(gòu)建以互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)為代表的檔案管理模式，使檔案管理和信息技術(shù)有效融合起來，實(shí)現(xiàn)了以電子信息技術(shù)為載體的管理模式，有效提高工作效率。在信息技術(shù)模式下， 檔案管理工作能夠使得信息資源的共享成為現(xiàn)實(shí)，同一份資料可以突破時間、地點(diǎn)的限制供多人查看，借助于網(wǎng)絡(luò)工具，檔案資料的傳輸和接收也變得更快，能夠有效提高信息資源的利用率，實(shí)現(xiàn)信息資源共享，提高管理效率。

二、檔案管理信息化建設(shè)面臨的問題

1. 檔案管理意識淡薄

檔案管理工作是一項(xiàng)相當(dāng)重要的工作，它包含著許多有價值的信息資料。目前，有些單位的領(lǐng)導(dǎo)信息化管理意識比較薄弱，沒有及時認(rèn)識和了解信息化技術(shù)工具，信息技術(shù)管理意識比較薄弱。為了有效開展檔案管理的信息化建設(shè)，提高檔案管理效率，單位負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)及時更新管理理念，優(yōu)化管理模式，才能推動檔案管理工作向前發(fā)展。

2.檔案管理模式有待完善

信息化背景下，傳統(tǒng)的檔案管理服務(wù)模式已經(jīng)不能有效滿足發(fā)展的需要。檔案管理信息化建設(shè)，對于管理者的專業(yè)素養(yǎng)要求更高，檔案管理工作模式有待更新。從檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)發(fā)展來看，檔案管理體系不夠規(guī)范，信息技術(shù)的安全性能需要進(jìn)一步加強(qiáng)，為充分發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的優(yōu)勢，有效整合各種信息資源，使得信息的交流和使用更加方便，就要注重更新檔案管理工作體系。目前，有些單位已經(jīng)設(shè)立了電子檔案管理體系，對內(nèi)部的各種數(shù)據(jù)資源實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化管理，但是從計算機(jī)信息化管理的方面來看，很多單位引進(jìn)的設(shè)備比較落后，相應(yīng)的信息安全工作落實(shí)的并不到位，安全管理力度不夠，這種情況下很有可能造成檔案資料的原始數(shù)據(jù)丟失，影響單位的正常運(yùn)營。

3. 檔案管理信息化專業(yè)人才不足

檔案管理信息化發(fā)展和建設(shè)，需要專業(yè)的技術(shù)人才進(jìn)行管理。但是很多單位都忽視了人才培養(yǎng)工作，檔案管理的工作人員計算機(jī)水平不高，專業(yè)化水平不夠，很難發(fā)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)社會下各種潛藏的問題，其專業(yè)素養(yǎng)有待加強(qiáng)。如果檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)不過關(guān)，綜合素養(yǎng)不高，那么在面對一些網(wǎng)絡(luò)病毒時，就無法及時處理，很有可能造成內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)癱瘓，更有甚者還有可能導(dǎo)致一些核心的數(shù)據(jù)資料丟失，給單位造成一些無法挽回的損失，影響單位的經(jīng)濟(jì)效益。為此，為更好地應(yīng)對和處理網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中各種不安全的因素，在信息化檔案管理建設(shè)過程中，應(yīng)注重引進(jìn)和培養(yǎng)專業(yè)的技術(shù)人才，不斷強(qiáng)化檔案管理工作人員的網(wǎng)絡(luò)安全意識，有效識別和應(yīng)對檔案管理中的各種風(fēng)險，從而推動單位的有序經(jīng)營和發(fā)展。

三、檔案管理信息化建設(shè)方法

1.規(guī)范管理體系，推進(jìn)管理工作有序進(jìn)行

為了提高事業(yè)單位檔案管理工作效率，完善檔案管理工作體系，對相關(guān)的機(jī)構(gòu)檔案進(jìn)行管理。事業(yè)單位檔案管理相關(guān)負(fù)責(zé)人在信息化建設(shè)過程中，一定要規(guī)范檔案管理工作流程，將各種檔案資料根據(jù)其類型進(jìn)行劃分，便于工作人員進(jìn)行查找和翻閱。建立完善的檔案管理體系，要注重引進(jìn)最新的檔案管理技術(shù)設(shè)備，還要注重將具體的檔案管理責(zé)任落實(shí)到個人，使得檔案管理工作人員能夠明確自身職責(zé)，做好監(jiān)督和管理工作，調(diào)動他們的工作積極性。信息化技術(shù)背景下，各種海量的信息資源被匯聚到一起，這些數(shù)據(jù)資源很多都是一些企事業(yè)單位的重要的機(jī)密文件，一旦丟失或者泄露將會給其發(fā)展帶來嚴(yán)重的后果。所以，完善檔案管理工作體系，還有一點(diǎn)非常重要，就是要做好檔案管理的保密工作。企事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)注重檔案庫房的建設(shè)，做好相關(guān)的安全防護(hù)工作，使得檔案管理工作的相關(guān)資料安全性能得到強(qiáng)化。

2. 提高檔案管理信息化建設(shè)意識

現(xiàn)如今，信息技術(shù)的高速發(fā)展，給人們的生產(chǎn)生活提供了強(qiáng)大的便利。很多新興的檔案管理工具層出不窮，給人們提供了更多的選擇。在新環(huán)境下，檔案管理人員要學(xué)習(xí)較為先進(jìn)的管理理念，熟悉掌握和運(yùn)用信息化的檔案管理工具，由此才能指導(dǎo)和引領(lǐng)檔案管理工作的發(fā)展。信息化技術(shù)背景下，對于檔案管理工作人員的計算機(jī)技術(shù)水平需求更高，為了提高事業(yè)單位檔案信息化管理的信息化水平，為單位節(jié)省更多的人力、物力和資金，較為重要的一點(diǎn)就是要重點(diǎn)提高檔案管理工作人員的計算機(jī)技術(shù)，使之成為一個掌握現(xiàn)代化技術(shù)的、專業(yè)的檔案管理人才。檔案管理層要定期組織和安排全體的檔案管理工作人員學(xué)習(xí)，熟練運(yùn)用各種新型的檔案管理技術(shù)軟件，有效提高檔案管理工作人員專業(yè)化的技術(shù)水平，從而可以及時應(yīng)對和處理工作中遇到的各種難題，進(jìn)一步提高醫(yī)院檔案管理工作效率。除此之外，事業(yè)單位的檔案管理工作人員還應(yīng)當(dāng)豐富完善自己的知識體系，加強(qiáng)自身修養(yǎng)，努力提高自己的綜合素質(zhì)，充分發(fā)揮個人價值，以飽滿熱情的態(tài)度投入到檔案管理工作中。為此，為了全面推進(jìn)檔案管理信息化的建設(shè)工作，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)注重培養(yǎng)信息化的管理人才，提高檔案管理信息化建設(shè)意識。

3.注重引入先進(jìn)的管理設(shè)備

信息技術(shù)檔案管理建設(shè)中，先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備能夠給檔案管理工作提供強(qiáng)有力的支撐，是保障檔案管理工作信息化建設(shè)的重要力量。對于信息技術(shù)工具來說，無論是軟件還是硬件支持，單位都應(yīng)綜合考慮現(xiàn)代化建設(shè)發(fā)展的新技術(shù)、新成果，及時引進(jìn)和更新管理技術(shù)。在信息化技術(shù)建設(shè)和發(fā)展中，應(yīng)當(dāng)根據(jù)自己的實(shí)際情況，設(shè)置對應(yīng)的權(quán)限，提高對應(yīng)的管理系統(tǒng)的兼容性。此外，還需要進(jìn)一步完善和提升安全管理的防護(hù)力度，單位內(nèi)部的機(jī)密資料信息最好可以設(shè)置只有在內(nèi)網(wǎng)環(huán)境下才能查看，若是在外網(wǎng)環(huán)境中操作，就需要做好相應(yīng)的安全防護(hù)工作。為此，在檔案管理信息建設(shè)過程中，要注重引進(jìn)各種高新的管理設(shè)備，不斷創(chuàng)新管理方式，加強(qiáng)機(jī)構(gòu)隊(duì)伍建設(shè)，完善管理制度，適當(dāng)改善工作條件，推進(jìn)信息化建設(shè)和檔案管理，有效提高檔案管理效率，給單位工作人員提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

4.提高檔案管理人員專業(yè)水平

檔案管理工作歸根到底也是對人的管理工作，檔案管理工作人員的專業(yè)水平直接影響著檔案管理效率。單位可以綜合考慮檔案管理工作的發(fā)展需要，結(jié)合自身工作的實(shí)際情況，定期對檔案管理工作人員開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，進(jìn)行不定期的測試和考核，從而充實(shí)和提高檔案管理工作人員的水平，全面提高檔案管理工作人員的綜合素養(yǎng)。在培訓(xùn)過程中，管理層可以邀請那些行業(yè)內(nèi)的專業(yè)人才開展講座，也可以選擇單位內(nèi)部那些經(jīng)驗(yàn)豐富的員工進(jìn)行分享，幫助更多的檔案管理工作人員處理檔案資料收集和管理過程中的各種難題，繼而提高管理人員的專業(yè)化水平。學(xué)習(xí)借鑒、取長補(bǔ)短，并以此為契機(jī)，不斷提高檔案管理人員的思想認(rèn)識，創(chuàng)新工作形式，有效提高檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)。除此之外，事業(yè)單位內(nèi)部還要建立起來相關(guān)的檔案管理約束制度，用來指引和規(guī)范檔案管理工作人員的行為，營造一個良好的工作環(huán)境，進(jìn)一步提高檔案管理的效率。

做好企事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)工作，領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)當(dāng)不斷優(yōu)化檔案管理模式，規(guī)范檔案管理工作流程，及時引入先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，定期對檔案管理工作人員開展培訓(xùn)，提高檔案管理工作人員的專業(yè)水平，促使檔案管理工作朝著更加專業(yè)化、現(xiàn)代化的方向發(fā)展。

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（作者單位：西安市園林研究所）