高校檔案利用障礙及對策分析

崔麗麗

摘 要：近幾年，我國社會經(jīng)濟發(fā)展突飛猛進，各行業(yè)均得到了較大的發(fā)展，市場競爭愈加嚴峻。競爭本質(zhì)是對人才的競爭，誰擁有高質(zhì)量的人才隊伍誰便能夠在激烈的競爭中脫穎而出。高校檔案統(tǒng)計和記錄了人才的信息，受到了高度關注，但是在實際利用的過程中存在著較多的問題，沒有得到較好的利用，高校檔案自身應有的作用得不到充分的發(fā)揮，甚至造成了一些矛盾和糾紛，如何高水平的利用高校檔案成為現(xiàn)階段面臨的一大難題。因此，對高校檔案利用障礙及對策的研究是十分必要的。

關鍵詞：高校檔案;障礙;對策

檔案作為各方面情況的真實記錄，是促進我國各項事業(yè)科學發(fā)展、維護黨和國家及人民群眾根本利益的重要依據(jù)。檔案工作是不可缺少的基礎性工作，做好檔案工作是各地區(qū)各部門各單位的重要職責。高校檔案是我國檔案工作的一個重要組成部分，它是高校管理、教學、科研等方面的原始記錄，是高?；A建設和辦學成果以及社會價值的真實體現(xiàn)，為社會科學技術(shù)發(fā)展和經(jīng)濟建設提供有效的智力支持和推動，為高校的可持續(xù)發(fā)展提供了客觀歷史依據(jù)。隨著社會的不斷發(fā)展，對高校檔案管理建設提出了新的要求，傳統(tǒng)的高校檔案管理手段已經(jīng)不適應社會發(fā)展的需要。

高校檔案利用的過程中存在障礙，一定程度影響了高校檔案利用的效率和質(zhì)量，造成了不必要的人才及財力的浪費，高校檔案利用工作還有較大的提升空間，工作還需進一步改進。高校應正視檔案利用工作中存在的不足，不斷對檔案利用工作進行改進，切實提高檔案利用水平和管理水平，進而發(fā)揮出高校檔案應有的作用，為社會經(jīng)濟的發(fā)展提供及時可靠的人才保障。

因此，針對高校檔案工作中產(chǎn)生的問題加以改進和創(chuàng)新，健全檔案資源體系、利用體系、安全體系和管理體系，加大對檔案工作的支持保障力度，既是高等教育發(fā)展要求，又是檔案工作自身發(fā)展的需求。只有不斷創(chuàng)新檔案工作，不斷探索新的方式方法，與時俱進，才能使高校檔案事業(yè)獲得可持續(xù)性的發(fā)展，展現(xiàn)新的生機活力。

一、高校檔案資源利用障礙

隨著社會經(jīng)濟發(fā)展迅速，新興科技不斷涌現(xiàn)，人們愈加注重對高校檔案的利用，并取得了一些效果，在一定程度上促進了社會經(jīng)濟的發(fā)展。但是由于多種因素的影響，高校檔案利用并不順利，信息泄露、丟失現(xiàn)象頻頻出現(xiàn)，對學生的生活和工作造成了極大的負面影響。本文對高校檔案資源利用障礙進行了細致的梳理，并總結(jié)歸納為以下幾點：

1.檔案形式單一

隨著高校招生規(guī)模不斷擴大，高校檔案資源越來越豐富。但是由于多方面因素的影響，高校檔案形式較為單一，對信息的涵蓋較少，不能全面細致的展示相關信息，為有關人員利用檔案造成了極大的阻礙。目前，高校檔案較多，工作人員在對檔案進行處理時承受著較大的壓力，而且部分高校工作人員不能對檔案進行科學的分類和保存，導致檔案存放位置較為混亂，加大了檔案利用的難度。

2.檔案管理意識薄弱

目前，部分高校對檔案管理工作的認識不夠充分，在開展工作時一味追求教學工作質(zhì)量的提升，忽視了檔案管理工作的開展，檔案管理意識薄弱，在開展檔案管理工作時存在敷衍心理，沒有嚴謹認真的工作態(tài)度，導致檔案管理工作開展水平較低，檔案數(shù)量和質(zhì)量得不到必要的保障，對檔案的利用造成了極大的負面影響。由于管理意識薄弱，造成了大量資源的浪費，檔案不夠全面，不能為檔案利用人員提供全面可靠的檔案資源，造成了一定的負面影響，降低了高校檔案的利用率。

3.檔案利用意識有待提升

近幾年，高校雖然不斷加強檔案管理工作的開展，加大了對檔案管理工作的扶持力度，并取得了較好的效果，在一定程度上提高了檔案管理工作的水平。但是，過分注重對檔案的保存，忽視了對其利用，在對檔案進行管理時沒有充分考慮到利用人員的感受，導致在利用高校檔案時難度較大，高校檔案使用過程中問題頻出，加大了工作人員的工作量，加重了人員的壓力。

4.檔案利用體系不健全

目前，我國高校為滿足社會發(fā)展的需求，積極轉(zhuǎn)變自身觀念，不斷改進工作，為利用高校檔案提供了極大的便利，提高了高校檔案的利用率。但是由于歷史遺留問題的影響，高校檔案利用體系不夠健全，不能對利用工作進行規(guī)范，在檔案利用的過程中仍舊存在著較多的不足，工作還需進一步改進。

二、應對高校檔案利用障礙的對策

目前，高校檔案資源的利用是時代發(fā)展必然趨勢，是社會經(jīng)濟尋求自身進一步發(fā)展的必然要求。本文對現(xiàn)階段高校檔案利用中存在的問題進行了全面細致的研究，并針對性的提出了幾點建議，并總結(jié)為以下幾點：

1.提高檔案利用意識

高校應轉(zhuǎn)變落后的觀念，不斷工作改進，切實提高檔案利用意識，充分認識到高校檔案利用在社會經(jīng)濟發(fā)展中發(fā)揮的重要作用。高校應在檔案利用中發(fā)揮積極主動的作用，注重和有關單位保持密切的交流，進行全面細致的協(xié)商，使檔案能夠得到高效的利用，避免信息泄露、丟失等問題的出現(xiàn)，保證檔案的安全和完整。此外，高校應設定專職部門及人員為人們利用高校檔案提供幫助，并對檔案利用工作進行管理，確保高校檔案利用工作的高效有序的開展。

2.為檔案管理工作提供必要的保障

新形勢下，高校應為檔案管理工作提供必要的保障，確保檔案管理工作的高質(zhì)量開展。高校應注重對高水平人才的聘用，不斷對檔案管理人員結(jié)構(gòu)進行優(yōu)化，對工作人員的權(quán)責進行明確，確保人員能夠按照既定流程開展工作，并注重對內(nèi)部人員的培養(yǎng)，促使人員積極學習和應用先進理念及技術(shù)，切實提高工作人員的業(yè)務能力和思想素質(zhì)，為檔案管理工作提供可靠的人才保障。另外，高校應為檔案管理提供充足的資金保障，確保資金鏈的穩(wěn)定，確保檔案管理工作的高效有序開展。

3.制度層面的保障

有關部門要不斷健全相關規(guī)章制度，對高校檔案利用進行規(guī)范，確保高校檔案能夠得到合理的利用，避免造成學生隱私的泄露，確保檔案的安全。而且有關部門應建立健全嚴格規(guī)范的懲處機制，加大對檔案盜用人員的處罰力度，形成強大的威懾力，盡可能減少檔案盜用情況的出現(xiàn)。另外，高校應注重對相關政策制度的學習和應用，并根據(jù)自身實際情況不斷健全內(nèi)部制度，從制度層面上對檔案利用工作進行規(guī)范，確保檔案的高效利用，避免資源的浪費。

4.信息化技術(shù)的應用

隨著科技的發(fā)展，信息化技術(shù)在民眾生活和工作中得到了較為廣泛的應用，極大地改變了民眾生活和工作的方式。高校應緊跟時代發(fā)展的腳步，轉(zhuǎn)變自身觀念，加大對信息化技術(shù)的應用，克服以往檔案管理及利用中存在的不足，切實提高檔案的信息化水平，進而實現(xiàn)檔案信息的快速傳遞，確保高校檔案信息能夠得到高效利用。高校在利用信息化技術(shù)時應注重結(jié)合自身實際情況，明確自身目標，并充分借鑒國外先進國家的經(jīng)驗，科學合理的利用信息化技術(shù)，進而發(fā)揮出信息化技術(shù)應有的作用。

三、結(jié)論

綜上所述，高校檔案利用能夠為社會提供可靠的人才保障，進而推動社會經(jīng)濟的進一步發(fā)展，有著極大的現(xiàn)實意義。但是由于多方面因素的影響，高校檔案利用工作開展效果并不理想，利用效率較低，工作開展過程中問題頻出，造成了大量資源的浪費，不利于社會經(jīng)濟的進一步發(fā)展?，F(xiàn)階段，高校檔案利用工作中存在意識薄弱、制度不健全等問題，對高校檔案利用工作造成了極大的影響，有關單位應正視這些問題的影響，從制度、意識及能力等方面對工作進行改進，切實提高高校檔案資源的利用效率，確保高校檔案利用工作的高效有序開展，進而實現(xiàn)社會經(jīng)濟的進一步發(fā)展。

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（作者單位：南京審計大學）