高校會(huì)計(jì)檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)分析

楊梅 嚴(yán)冬梅

摘要：隨著高等學(xué)校財(cái)務(wù)管理的不斷發(fā)展，以及網(wǎng)絡(luò)化、信息化在會(huì)計(jì)核算過(guò)程中的不斷應(yīng)用，高等學(xué)校會(huì)計(jì)核算模式正在發(fā)生根本性的變化，原來(lái)面對(duì)面式的報(bào)銷(xiāo)模式逐步被網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷(xiāo)所取代，原來(lái)手手相傳的紙質(zhì)傳遞逐步被層層電子申報(bào)審批所取代。由此而來(lái)，原來(lái)一沓一沓厚重的實(shí)物檔案也必將被電子檔案所取代，會(huì)計(jì)檔案管理必將發(fā)生變化，這是提高高校財(cái)務(wù)管理效率的需要，也是信息化時(shí)代的必然結(jié)果。文章對(duì)這種變化趨勢(shì)進(jìn)行了系統(tǒng)的分析和預(yù)測(cè)，力求為高校會(huì)計(jì)檔案管理的發(fā)展提供一個(gè)有力的參考和借鑒，以期達(dá)到對(duì)高校財(cái)務(wù)管理的促進(jìn)和提高。

關(guān)鍵詞：高校;會(huì)計(jì)檔案管理;發(fā)展趨勢(shì)

高校會(huì)計(jì)檔案是由高等學(xué)校發(fā)生的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)沉淀下來(lái)的會(huì)計(jì)資料，是會(huì)計(jì)核算的重要依據(jù)，是記錄著經(jīng)費(fèi)到賬、分配、下?lián)?、使用等所有環(huán)節(jié)和所有業(yè)務(wù)的文字憑據(jù)，同時(shí)也是查閱、分析、統(tǒng)計(jì)、接受檢查和審計(jì)的客觀依據(jù)。

會(huì)計(jì)檔案作為重要的財(cái)務(wù)管理資料，一直以來(lái)都受到高度的重視。國(guó)家從立法層面已經(jīng)對(duì)其進(jìn)行了管理的要求，對(duì)其存在形式、保管期限、保管環(huán)境……都進(jìn)行了嚴(yán)格的規(guī)定。但是隨著信息化、網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，會(huì)計(jì)檔案管理必將隨之發(fā)生變化，這是大勢(shì)所趨。

一、高校會(huì)計(jì)檔案管理的現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題

新中國(guó)成立以來(lái)，我國(guó)高等教育經(jīng)歷了一個(gè)高速發(fā)展的過(guò)程，國(guó)家對(duì)教育的重視程度不斷提高，投入不斷加大，教育經(jīng)費(fèi)來(lái)源渠道越來(lái)越多，使得會(huì)計(jì)核算工作量日益增加，隨之而來(lái)也給會(huì)計(jì)檔案管理工作帶來(lái)了一些挑戰(zhàn)，并且產(chǎn)生了一系列的問(wèn)題。

（一）高校會(huì)計(jì)檔案的保管缺乏規(guī)范性，重視不夠

會(huì)計(jì)檔案的保管作為會(huì)計(jì)工作的收尾性工作，是單位財(cái)務(wù)工作的最后一道工序，需要財(cái)務(wù)部門(mén)與檔案管理部門(mén)有效銜接，應(yīng)該嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家關(guān)于會(huì)計(jì)檔案管理辦法。然而，現(xiàn)實(shí)中卻存在著相關(guān)部門(mén)權(quán)力與責(zé)任不明確、相互推諉扯皮的現(xiàn)象，移交過(guò)程不嚴(yán)肅，移交手續(xù)不健全，有些工作隨意性大，裝訂的封皮、賬表、賬冊(cè)等項(xiàng)目填寫(xiě)不完整，存放地點(diǎn)、軟硬件環(huán)境較差，安全系數(shù)低等，單位重視不夠。

（二）高校會(huì)計(jì)檔案管理制度不完善

會(huì)計(jì)檔案管理工作是在不斷進(jìn)步的，從紙質(zhì)檔案逐步向電子化方向過(guò)渡，在這一過(guò)程中，原來(lái)制定的各項(xiàng)制度已經(jīng)不太適應(yīng)新形勢(shì)的會(huì)計(jì)檔案工作，尤其是對(duì)檔案形式及相應(yīng)的保管存儲(chǔ)要求、相應(yīng)的具有一定專(zhuān)業(yè)背景的人員配備或者崗位培訓(xùn)、軟硬件環(huán)境的變化、具體操作規(guī)則等等都顯得捉襟見(jiàn)肘。而有些高校雖然出臺(tái)了相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案管理辦法，但是由于重視不夠也使管理規(guī)定流于形式，沒(méi)有認(rèn)真執(zhí)行。

（三）高校檔案管理人員素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平欠缺

隨著信息化的發(fā)展會(huì)計(jì)檔案也發(fā)生了很大的變化，技術(shù)和形式的進(jìn)步必然要求業(yè)務(wù)人員自身水平的提高，只有這樣才能適應(yīng)新的工作內(nèi)容和形勢(shì)。然而有些單位對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)投入太少，導(dǎo)致相關(guān)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力一直停滯不前，面對(duì)新的工作形勢(shì)難以勝任，缺乏電子會(huì)計(jì)檔案管理方面的知識(shí)儲(chǔ)備，對(duì)電腦、網(wǎng)絡(luò)、信息化資源等方面的內(nèi)容不熟悉，操作起各種電子化的軟件和硬件難度較大，使工作的順利開(kāi)展受到阻礙。

（四）高校紙質(zhì)檔案易損壞

有些單位經(jīng)費(fèi)多，經(jīng)常接受各級(jí)部門(mén)的審計(jì)和檢查，需要頻繁地對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行翻閱和復(fù)印。尤其是高校里的縱向科研經(jīng)費(fèi)接受審計(jì)檢查最多，往往由于查檔工作量大、查檔人員不專(zhuān)業(yè)、翻閱檔案時(shí)不注意方法，久而久之紙質(zhì)檔案遭到破壞，給檔案管理工作帶來(lái)很大的困擾，也造成了很不好的影響。

二、高校會(huì)計(jì)檔案管理發(fā)展趨勢(shì)分析

高校會(huì)計(jì)檔案管理工作需要精細(xì)化管理和過(guò)程化管理，隨著國(guó)家法制制度的健全，高校會(huì)計(jì)檔案管理工作可以不斷創(chuàng)新工作思路和方法，探索可行性更高更便捷的工作手段，為高校教育和科研事業(yè)的發(fā)展提供保障。

（一）業(yè)務(wù)外包

高等學(xué)校是人才培養(yǎng)的重要場(chǎng)所，其主要任務(wù)是開(kāi)展教學(xué)和科研活動(dòng)，為學(xué)生的成長(zhǎng)提供良好的科研和學(xué)習(xí)環(huán)境才能促進(jìn)高校本身更好的發(fā)展。在高等學(xué)校這個(gè)人才培養(yǎng)基地里，會(huì)計(jì)檔案管理只是一個(gè)行政業(yè)務(wù)，從業(yè)務(wù)性質(zhì)上來(lái)講不是高校的主營(yíng)業(yè)務(wù)，這就決定了高校不可能在會(huì)計(jì)檔案管理上投入太多的人手和精力，絕大多數(shù)高校覺(jué)得會(huì)計(jì)檔案管理不需要精細(xì)化管理，滿(mǎn)足最基本的需求就可以了。但事實(shí)上，會(huì)計(jì)檔案管理是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)的工作，大到會(huì)計(jì)檔案的范圍、形式和期限等，小到會(huì)計(jì)檔案保管的環(huán)境包括溫度、濕度，這些都需要有專(zhuān)門(mén)人員進(jìn)行管理和把控。隨著社會(huì)專(zhuān)業(yè)化分工的發(fā)展、高等學(xué)校經(jīng)費(fèi)數(shù)量的提高以及高校對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，會(huì)計(jì)檔案管理業(yè)務(wù)外包應(yīng)運(yùn)而生了。

委托具有檔案管理資質(zhì)的機(jī)構(gòu)對(duì)高校會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行托管越來(lái)越受歡迎，讓專(zhuān)業(yè)的機(jī)構(gòu)去做專(zhuān)業(yè)的事情可以將高校更多的精力解放出來(lái)去做教學(xué)和科研活動(dòng)，從而更加突出高校人才培養(yǎng)的角色作用，也可以使會(huì)計(jì)檔案管理更加科學(xué)化、規(guī)范化，無(wú)論從管理形式上還是管理手段上都會(huì)取得更好的效果。當(dāng)然，對(duì)于會(huì)計(jì)檔案管理外包業(yè)務(wù)的實(shí)施，各高校也有許多細(xì)節(jié)要去推敲、去琢磨，不能盲目跟風(fēng)，要明確權(quán)責(zé)，讓專(zhuān)業(yè)的人去做專(zhuān)業(yè)的事。

首先，要對(duì)代為保管會(huì)計(jì)檔案的機(jī)構(gòu)進(jìn)行考核。對(duì)該機(jī)構(gòu)的軟硬件是否達(dá)到管理要求，對(duì)人員專(zhuān)業(yè)背景是否符合要求，是否有明確的管理制度和相關(guān)規(guī)定，是否得到有效落實(shí)等很多方面均要進(jìn)行考核認(rèn)定。其次，對(duì)于達(dá)到招投標(biāo)要求的會(huì)計(jì)檔案管理外包業(yè)務(wù)要按規(guī)定履行必要的招投標(biāo)程序，與中標(biāo)單位或者被委托單位簽訂權(quán)責(zé)明晰的委托合同，合同要經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)的法務(wù)部門(mén)審核，切實(shí)維護(hù)學(xué)校的利益。

（二）電子檔案之?dāng)?shù)據(jù)化

科技發(fā)展日新月異給我們的工作手段和方法帶來(lái)了翻天覆地的變化，傳統(tǒng)面對(duì)面的報(bào)銷(xiāo)模式產(chǎn)生的是很多厚重的紙質(zhì)檔案，這些紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)需要大量的紙張、材料、空間、人力，同時(shí)對(duì)這些紙質(zhì)檔案的查閱也是相當(dāng)繁瑣的，想要從中提煉出大量的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析幾乎是不可能的。隨著信息化在會(huì)計(jì)核算中的應(yīng)用，會(huì)計(jì)核算過(guò)程中的相當(dāng)一部分?jǐn)?shù)據(jù)都計(jì)算機(jī)化了，這也就是大家非常熟悉的會(huì)計(jì)核算電算化，從那時(shí)起會(huì)計(jì)電子檔案也就隨之出現(xiàn)了。