信息化背景下的高校財(cái)務(wù)內(nèi)部控制研究

【摘 要】 文章敘述了內(nèi)部控制的概念，分析了當(dāng)前信息化對(duì)內(nèi)部控制五要素的影響，提出了信息化背景下高校財(cái)務(wù)內(nèi)部控制體系建設(shè)的設(shè)想：合理運(yùn)用信息化手段，建立科學(xué)的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)防范體系;加強(qiáng)財(cái)務(wù)內(nèi)控制度建設(shè)，規(guī)范校內(nèi)經(jīng)濟(jì)秩序;重建財(cái)務(wù)組織結(jié)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)信息化技術(shù)與財(cái)務(wù)管理有效融合;加強(qiáng)高校內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督，促進(jìn)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制有效實(shí)施。

【關(guān)鍵詞】 高校財(cái)務(wù);內(nèi)部控制;信息化;建設(shè);設(shè)想

一、內(nèi)部控制的概念

迄今為止，內(nèi)部控制仍沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的概念，通過(guò)大量理論研究，結(jié)合工作實(shí)踐，世界各國(guó)專(zhuān)家從不同角度給出了內(nèi)部控制的定義。中國(guó)內(nèi)部審計(jì)協(xié)會(huì)2009年9月1日頒布的 《內(nèi)部審計(jì)實(shí)務(wù)指南第 4 號(hào)——高校內(nèi)部審計(jì)》，將高校內(nèi)部控制定義為高校為了實(shí)現(xiàn)教育事業(yè)發(fā)展目標(biāo)，保證資金、資產(chǎn)、資源安全完整，控制方法、保證措施和業(yè)務(wù)程序。明確指出高校財(cái)務(wù)內(nèi)部控制五要素包括：控制環(huán)境、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、控制活動(dòng)、信息與溝通、內(nèi)部監(jiān)督。

二、信息化技術(shù)對(duì)高校財(cái)務(wù)內(nèi)部控制要素的影響

1、對(duì)內(nèi)部環(huán)境的影響

影響高校內(nèi)部控制系統(tǒng)建立與實(shí)施的各種因素統(tǒng)稱(chēng)為內(nèi)部環(huán)境?？梢愿爬橐韵氯齻€(gè)方面：一是治理結(jié)構(gòu)與組織結(jié)構(gòu)，即高校的目標(biāo)定位、法人主體地位的確立及治理結(jié)構(gòu)、機(jī)構(gòu)設(shè)置及權(quán)責(zé)劃分等。二是高校文化的影響，即高校管理層對(duì)于財(cái)務(wù)工作的認(rèn)知程度。三是人的因素，包括人員聘用、培訓(xùn)、待遇、考核晉升與獎(jiǎng)懲等人事制度和管理層的素質(zhì)和價(jià)值觀。

信息技術(shù)在高校的全面應(yīng)用，使得高校內(nèi)部控制層級(jí)顯著減少，信息使用者可以方便快捷獲取所需要的信息，在應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)時(shí)，高校員工能夠快速做出反應(yīng)。信息的快速流動(dòng)在給大家?guī)?lái)方便的同時(shí)，增加了高校內(nèi)部控制環(huán)境的復(fù)雜性，這就要求組織成員能夠快速做出反應(yīng)并迅速采取行動(dòng)，促使高校內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)由被動(dòng)式、機(jī)械式組織向主動(dòng)式、靈活式方向發(fā)展。高校的領(lǐng)導(dǎo)層也由原來(lái)行政權(quán)力的頂層轉(zhuǎn)變?yōu)樾袆?dòng)指揮中心。信息化環(huán)境下，要求高校領(lǐng)導(dǎo)具備風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，樹(shù)立績(jī)效理念，能夠在動(dòng)態(tài)多變的環(huán)境中構(gòu)建具有凝聚力組織結(jié)構(gòu)的能力，構(gòu)建權(quán)責(zé)分明的組織結(jié)構(gòu)體系，同時(shí)信息化環(huán)境要求高校全體員工具備快速應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的能力。

2、對(duì)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的影響

隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，高校財(cái)務(wù)管理的內(nèi)外部因素發(fā)生了重大改變，互聯(lián)網(wǎng)的深入應(yīng)用不斷引起財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)流程的改變，業(yè)務(wù)范圍逐漸向外圍拓展。網(wǎng)上審簽、網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷(xiāo)、銀?；ヂ?lián)等環(huán)節(jié)要求財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和財(cái)務(wù)信息共享，因此財(cái)務(wù)系統(tǒng)必須具有開(kāi)放性，促使財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)運(yùn)行環(huán)境由傳統(tǒng)的集中封閉式向開(kāi)放共享式轉(zhuǎn)變。這種開(kāi)放的數(shù)據(jù)平臺(tái)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)增加了財(cái)務(wù)工作的潛在風(fēng)險(xiǎn)，比如黑客技術(shù)對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)蓄意破壞、各種軟件系統(tǒng)的不兼容和計(jì)算機(jī)等硬件故障造成的信息不完整或者數(shù)據(jù)丟失、業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)授權(quán)不合理造成的錯(cuò)誤操作和有意破壞等。顯然，信息技術(shù)條件下內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)的隱蔽性更強(qiáng)，難以識(shí)別，增加了內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)的防范難度。但同時(shí)信息技術(shù)的有效運(yùn)用又是我們進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)控制與防范的重要手段和工具，因此，一個(gè)設(shè)計(jì)科學(xué)、穩(wěn)定運(yùn)行的內(nèi)部控制信息系統(tǒng)的風(fēng)險(xiǎn)防范功能遠(yuǎn)大于它所帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)。

3、對(duì)控制活動(dòng)的影響

控制活動(dòng)是實(shí)施內(nèi)部控制的具體方式，即單位針對(duì)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，制定出風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略，采取相應(yīng)的控制措施，把風(fēng)險(xiǎn)控制在可承受度之內(nèi)。高校常見(jiàn)的財(cái)務(wù)內(nèi)部控制措施如下：內(nèi)部授權(quán)審批制度、不相容職務(wù)相分離制度、預(yù)算控制、會(huì)計(jì)控制、財(cái)產(chǎn)保護(hù)制度、運(yùn)營(yíng)分析控制等。高校將信息系統(tǒng)引入內(nèi)部控制活動(dòng)中后，使得預(yù)算控制、內(nèi)部授權(quán)審批控制、會(huì)計(jì)控制等內(nèi)部控制活動(dòng)不再需要經(jīng)辦人員面對(duì)面逐一去審批，審批人員隨時(shí)可在網(wǎng)絡(luò)工作平臺(tái)上完成審批，節(jié)約人力資源成本，實(shí)現(xiàn)了經(jīng)辦人員、會(huì)計(jì)人員和審批人員三方工作效率共贏。

4、對(duì)信息溝通的影響

高校在實(shí)施內(nèi)部控制活動(dòng)中，各相關(guān)部門(mén)需要將相關(guān)信息進(jìn)行共享與溝通，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的引入為信息交流與溝通提供了共享平臺(tái)，為此，要求財(cái)務(wù)系統(tǒng)具有一定的開(kāi)放性，比如網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)，就是針對(duì)廣大教工及學(xué)生開(kāi)放的財(cái)務(wù)系統(tǒng)，輸入人員代碼及登錄密碼方可進(jìn)入系統(tǒng)，可以查詢(xún)各種財(cái)務(wù)制度及業(yè)務(wù)報(bào)銷(xiāo)規(guī)定、個(gè)人借款、項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)使用等情況。進(jìn)行網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬時(shí)，設(shè)定了項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)預(yù)算控制額度，在經(jīng)費(fèi)額度范圍內(nèi)可以據(jù)實(shí)填報(bào)，超出額度時(shí)系統(tǒng)會(huì)提示額度超支，不予通過(guò)，輕松實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)預(yù)算控制。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在財(cái)務(wù)系統(tǒng)的引入，提高了高校財(cái)務(wù)內(nèi)部控制信息溝通與傳遞的效率，為規(guī)范高校財(cái)務(wù)管理工作打下了基礎(chǔ)。但是，開(kāi)放的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)不可避免會(huì)面臨黑客或病毒攻擊的風(fēng)險(xiǎn)，可能導(dǎo)致信息溝通與傳遞的失真，這些潛在的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，為高校財(cái)務(wù)管理與內(nèi)部控制又提出了新問(wèn)題。

5、對(duì)內(nèi)部監(jiān)督的影響

內(nèi)部控制的實(shí)質(zhì)是程序化的制度控制，久而久之，大家會(huì)形成一種思維定式，認(rèn)為只要按程序辦事就不會(huì)出問(wèn)題，這種習(xí)慣往往導(dǎo)致同一錯(cuò)誤反復(fù)發(fā)生。信息技術(shù)的引入，實(shí)質(zhì)上是把計(jì)算機(jī)控制和人工控制相結(jié)合的內(nèi)部控制形式，這種控制方式的運(yùn)用效果更多的取決于計(jì)算機(jī)控制程序設(shè)計(jì)的有效性，但是計(jì)算機(jī)程序相對(duì)比較復(fù)雜，除非專(zhuān)業(yè)人員，程序設(shè)計(jì)方面的不足和漏洞，財(cái)務(wù)人員一般很難發(fā)現(xiàn)，有可能導(dǎo)致長(zhǎng)期執(zhí)行無(wú)效的控制程序，勢(shì)必加大了財(cái)務(wù)失控及違規(guī)操作的風(fēng)險(xiǎn)。為此，財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)信息化背景下，更要強(qiáng)化財(cái)務(wù)內(nèi)控監(jiān)督理念，推行日常監(jiān)督與專(zhuān)項(xiàng)監(jiān)督并行，及時(shí)對(duì)財(cái)務(wù)內(nèi)控體系的設(shè)計(jì)與運(yùn)行效果進(jìn)行評(píng)價(jià)，改進(jìn)內(nèi)部控制缺陷，確保內(nèi)部控制實(shí)施的有效性。

三、高校財(cái)務(wù)內(nèi)部控制信息化建設(shè)方案設(shè)想

1、合理運(yùn)用信息化手段，建立科學(xué)的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)防范體系

高校不單要在財(cái)務(wù)內(nèi)部控制手段中引入信息化手段，更重要的是要利用信息技術(shù)建立全面有效的風(fēng)險(xiǎn)防范體系，降低財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)幾率，為高校發(fā)展做好財(cái)務(wù)支持。

首先，校領(lǐng)導(dǎo)要樹(shù)立高校內(nèi)部控制理念。高校決策層要充分認(rèn)識(shí)到財(cái)務(wù)內(nèi)部控制信息化建設(shè)的必要性，支持高校財(cái)務(wù)部門(mén)內(nèi)部控制信息化建設(shè)工作，同時(shí)在全校范圍內(nèi)開(kāi)展內(nèi)部控制必要性宣傳，提高教職員工對(duì)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制重要性的認(rèn)識(shí)，為財(cái)務(wù)內(nèi)部控制信息化建設(shè)創(chuàng)造一個(gè)有利的內(nèi)部環(huán)境，推進(jìn)高校財(cái)務(wù)信息化建設(shè)工作，提升高校財(cái)務(wù)內(nèi)部控制的有效性。

其次，完善風(fēng)險(xiǎn)防范體系。風(fēng)險(xiǎn)管理體系主要包括風(fēng)險(xiǎn)管理理念和組織職能體系、風(fēng)險(xiǎn)管理策略、風(fēng)險(xiǎn)管理基本流程及文本記錄和報(bào)告、風(fēng)險(xiǎn)管理信息系統(tǒng)、風(fēng)險(xiǎn)管理文化培訓(xùn)。建立完整系統(tǒng)的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)防范體系必須要從以上幾方面逐一完善，利用信息化技術(shù)，及時(shí)搜集各個(gè)環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)，提升風(fēng)險(xiǎn)防范能力。

最后，高校應(yīng)該加強(qiáng)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制信息化系統(tǒng)運(yùn)行與維護(hù)管理。設(shè)計(jì)科學(xué)的財(cái)務(wù)內(nèi)控信息系統(tǒng)運(yùn)行程序，完善信息管理制度，明確信息系統(tǒng)各模塊的操作流程，避免系統(tǒng)運(yùn)行中出現(xiàn)問(wèn)題，保證財(cái)務(wù)內(nèi)控系統(tǒng)能夠按照設(shè)定的程序運(yùn)行。

2、加強(qiáng)財(cái)務(wù)內(nèi)控制度建設(shè)，規(guī)范校內(nèi)經(jīng)濟(jì)秩序

信息化背景下，要求高校制定科學(xué)的財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)控制、內(nèi)部授權(quán)審批等制度。健全的高校財(cái)務(wù)內(nèi)部控制制度是有效實(shí)施內(nèi)部控制的法律依據(jù)。財(cái)務(wù)部門(mén)要依法設(shè)置會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)，建立會(huì)計(jì)工作崗位責(zé)任制，合理分工，使不相容職務(wù)相分離，通過(guò)業(yè)務(wù)程序?qū)崿F(xiàn)制衡。加強(qiáng)對(duì)關(guān)鍵業(yè)務(wù)和關(guān)鍵崗位控制，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部制約與牽制機(jī)制。借助信息化手段，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制對(duì)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的全程監(jiān)控，減少違規(guī)操作的可能性，規(guī)范校內(nèi)經(jīng)濟(jì)秩序，建立與高校內(nèi)部控制要求相協(xié)調(diào)的信息化財(cái)務(wù)工作流程。確保高校財(cái)務(wù)工作正常運(yùn)行。

3、重建財(cái)務(wù)組織結(jié)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)信息化技術(shù)與財(cái)務(wù)管理有效融合

信息化技術(shù)的引入打破了傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)內(nèi)部分工體系，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)順應(yīng)信息化建設(shè)要求對(duì)財(cái)務(wù)崗位進(jìn)行重新設(shè)置，明確崗位權(quán)責(zé)，完善內(nèi)部控制制度。通過(guò)對(duì)會(huì)計(jì)崗位和會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理流程的重新設(shè)計(jì)，防止舞弊現(xiàn)象的發(fā)生，防范內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)。信息時(shí)代對(duì)財(cái)務(wù)工作人員提出了更高的要求，會(huì)計(jì)人員在掌握好專(zhuān)業(yè)技能的前提下，也要加強(qiáng)信息化操作技能的學(xué)習(xí)，提升綜合業(yè)務(wù)素養(yǎng)，以適應(yīng)信息化時(shí)代下財(cái)務(wù)工作的要求，促進(jìn)高校信息化技術(shù)與財(cái)務(wù)工作的有效融合。

4、加強(qiáng)高校內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督，促進(jìn)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制有效實(shí)施

高校普遍設(shè)有內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)，其主要職能就是監(jiān)督和評(píng)價(jià)高校財(cái)務(wù)運(yùn)行情況，具有獨(dú)立性。內(nèi)部審計(jì)部門(mén)通過(guò)對(duì)高校財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)活動(dòng)運(yùn)行和財(cái)務(wù)內(nèi)控實(shí)施效果的再監(jiān)督，實(shí)現(xiàn)對(duì)高校資金流、實(shí)物流、信息流進(jìn)行再次監(jiān)督檢查的目的。高校也可以聘請(qǐng)審計(jì)事務(wù)所對(duì)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制進(jìn)行審計(jì)和評(píng)價(jià)，為財(cái)務(wù)內(nèi)控體系建設(shè)提供指引，促進(jìn)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制的有效實(shí)施。

四、結(jié)語(yǔ)

信息技術(shù)的不斷深入，增加了財(cái)務(wù)內(nèi)控工作的難度，為了順應(yīng)高等教育事業(yè)改革的要求，高校財(cái)務(wù)工作的職能也必將由核算職能向管理職能轉(zhuǎn)變，給高校財(cái)務(wù)管理與控制又提出了新的問(wèn)題。信息技術(shù)與財(cái)務(wù)工作的有效結(jié)合，可以提升高校財(cái)務(wù)工作水平。高校財(cái)務(wù)內(nèi)控信息化建設(shè)應(yīng)以財(cái)務(wù)部門(mén)為主，信息技術(shù)部門(mén)為輔，通過(guò)管理控制目標(biāo)與財(cái)務(wù)信息化的整合，從內(nèi)控管理角度對(duì)高校人、財(cái)、物等信息系統(tǒng)進(jìn)行有效控制，以實(shí)現(xiàn)信息化條件下的高校財(cái)務(wù)內(nèi)部控制。

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【作者簡(jiǎn)介】

李安娟 （1970—）女，漢族，陜西禮泉人，大學(xué)本科，西安科技大學(xué)財(cái)務(wù)處，高級(jí)會(huì)計(jì)師，從事高校財(cái)務(wù)管理工作.