醫(yī)院經(jīng)濟合同管理的探索與實踐

金文姬

摘要：經(jīng)濟合同管理是醫(yī)院內(nèi)控建設的重要組成部分，本文從醫(yī)院經(jīng)濟合同管理中存在的問題出發(fā)，探索醫(yī)院如何以經(jīng)濟合同管理為契機實現(xiàn)從預算、招標采購、合同會簽、合同履行、合同存檔的事前、事中、事后全流程全方位的閉環(huán)管理，將傳統(tǒng)的縱向管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)榭v向橫向全網(wǎng)格化覆蓋管理模式，從而構建符合現(xiàn)代醫(yī)院管理要求與政府會計制度相適應的醫(yī)療衛(wèi)生計生單位經(jīng)濟合同信息管理平臺。

關鍵詞：經(jīng)濟合同管理;信息;內(nèi)控

經(jīng)濟合同是指民事主體之間為實現(xiàn)特定的經(jīng)濟目的，明確相互權利義務關系的協(xié)議。當前公立醫(yī)院經(jīng)濟合同已涵蓋物資采購、建設工程項目、后勤保障、廣告宣傳、房屋修繕、設備租賃及科研項目等多個領域，范圍廣、項目多、種類復雜。可以說，醫(yī)院開展運營活動的每一個環(huán)節(jié)都離不開經(jīng)濟合同管理，經(jīng)濟合同管理作為公立醫(yī)院管理體系的重要組成部分，對于防范和管控經(jīng)濟風險有著不可忽視的價值。

一、醫(yī)院經(jīng)濟合同管理現(xiàn)狀及存在問題

（一）缺乏信息系統(tǒng)支撐，未實現(xiàn)閉環(huán)管理

從經(jīng)濟合同的全生命周期來看，經(jīng)濟合同涉及預算，招投標采購，審核簽訂合同，后期執(zhí)行，運行跟蹤、分析等多個環(huán)節(jié)。在現(xiàn)實管理中，因涉及專業(yè)的管理條例和內(nèi)控不相容崗位相互分離的要求，相關環(huán)節(jié)都會歸口不同的職能科室進行操作運行。很多醫(yī)院缺乏規(guī)范、科學的經(jīng)濟合同管理標準和控制程序，各個環(huán)節(jié)各自為政，有的醫(yī)院重視預算環(huán)節(jié)，忽略了后期的執(zhí)行分析;有的醫(yī)院重視招標采購，卻忽略了預算時的必要性論證;有的醫(yī)院經(jīng)濟合同管理與預算管理相互脫節(jié)，合同無法與預算一一對應，部分支出偏離預算。上述情況都是沒有實現(xiàn)經(jīng)濟合同閉環(huán)管理的表現(xiàn)，輕則導致醫(yī)院經(jīng)濟效益受損，重則引起醫(yī)院戰(zhàn)略實施與執(zhí)行的失誤，資金鏈出現(xiàn)斷裂。

通過調(diào)研對比橫向兄弟醫(yī)院來看，多數(shù)市屬公立醫(yī)院尚無一套完善的經(jīng)濟合同信息系統(tǒng)管理體系，經(jīng)濟合同的管理仍處于比較傳統(tǒng)的手工辦理階段，或部分審批已實行信息化但未能通過信息系統(tǒng)實現(xiàn)經(jīng)濟合同全流程的監(jiān)控、記錄。經(jīng)濟合同紙質(zhì)臺賬歸口不一，查閱資料需求助不同管理部門。

（二）科研項目經(jīng)濟流程管理薄弱

隨著醫(yī)院科研能力的提升，科研課題投入的不斷加大，對科研經(jīng)費使用與管理的要求也越來越高。科研經(jīng)費管理涉及到科教、財務、設備科、采購中心、信息中心等多個部門，部門與部門之間、部門與課題負責人之間缺乏系統(tǒng)的配合、協(xié)調(diào)和溝通，信息缺乏有效共享。

由于科研項目研究的前瞻性，特殊材料的購買和外送委托的測試化驗加工，就如同個性化裁衣一樣需要量身定制。而這部分的經(jīng)濟合同管理往往成為醫(yī)院的空白點，科研項目領域缺乏有效管控是普遍存在的薄弱環(huán)節(jié)。許多醫(yī)院仍是課題負責人自己聯(lián)系供應商簽訂經(jīng)濟合同，缺乏正規(guī)的采購議價流程和相關職能科室的監(jiān)督，易導致課題經(jīng)費的浪費，也為套取資金提供了土壤。

（三）外包業(yè)務合同缺少執(zhí)行跟蹤

由于醫(yī)院自身資源的局限性、經(jīng)濟效益的考量和某些業(yè)務的專業(yè)性要求，醫(yī)院會對中藥的煎制、物業(yè)、安保、洗滌、部分檢驗項目、設備運維等業(yè)務進行外包。若醫(yī)院監(jiān)管不到位，易出現(xiàn)中藥飲片質(zhì)量不高、物業(yè)安保實際出勤人員低于合同規(guī)定人數(shù)、洗滌不凈、服務態(tài)度差、個別檢驗樣本由于漏發(fā)導致報告延遲、運維不及時、合同到期仍在繼續(xù)執(zhí)行等一系列問題。

（四）經(jīng)濟合同存檔資料不全

多數(shù)醫(yī)院缺乏統(tǒng)一的合同歸檔部門，由各職能科室歸檔各自分管的合同。相關存檔科室只保存了經(jīng)濟合同，而合同相應的附件資料不全，如相應的預算資料、招標資料、三重一大事項的黨政聯(lián)席會會議批復等，查閱資料費時費力。

二、醫(yī)院經(jīng)濟合同管理的改進措施

（一）強化信息閉環(huán)管理，設置預警提示

醫(yī)院經(jīng)濟合同管理必須是系統(tǒng)的、動態(tài)的、全過程的管理，這就要求把關與合同有關的所有環(huán)節(jié)。在當前全球大數(shù)據(jù)技術發(fā)展的浪潮下，信息技術的發(fā)展日益成熟，這為醫(yī)院經(jīng)濟合同管理信息化提供了技術支撐。因此，醫(yī)院必須根據(jù)自身的運營特點和管理要求，以經(jīng)濟合同為切入點，從預算到執(zhí)行跟蹤設計一套切實可行的經(jīng)濟合同管理系統(tǒng)。通過網(wǎng)絡系統(tǒng)實現(xiàn)橫向縱向網(wǎng)格化管理，將和經(jīng)濟合同有關的業(yè)務流程或信息系統(tǒng)進行串聯(lián)，實現(xiàn)審批無紙化的長效機制，便于職能科室更快速、更準確的獲得相關數(shù)據(jù)進行經(jīng)濟分析，使管理者更加清晰準確地了解醫(yī)院的運營情況，確保經(jīng)營活動有序有效的開展。

另外，利用系統(tǒng)實現(xiàn)全面的痕跡管理，在立項到預算、采購、合同、驗收、付款的全過程管控中，對審批、收貨、驗收、付款等關鍵節(jié)點進行自動預警，有效開展經(jīng)濟風險防控，避免出現(xiàn)合同逾期仍在執(zhí)行、超合同范圍采購、合同標的物重復交叉等情況。（見圖1）

（二）完善經(jīng)濟合同電子審批流程

由經(jīng)辦科室發(fā)起流程，讓合同的歸口管理部門、業(yè)務部門、審計監(jiān)督部門充分參與合同的制定、審核、執(zhí)行和監(jiān)督，完善合同管理有效解決多部門之間的協(xié)同工作問題，縮減合同傳遞時間、提高工作效率。如：財務科負責審核合同收、付款相關條款、有無預算、合同期限以及支付方式的合理性，按財務管理制度辦理資金結(jié)算;相關職能部門負責業(yè)務實質(zhì)審核，防止出現(xiàn)經(jīng)濟行為虛假或違規(guī)風險;黨政辦嚴格按照醫(yī)院用印管理要求辦理用印及登記;合同歸檔科室編制合同編號、存檔地點及份數(shù)、存檔人等。

（三）將科研經(jīng)費管理融入整個經(jīng)濟合同管理體系

將科研經(jīng)費管理納入到整個經(jīng)濟合同管理中來，利用經(jīng)濟合同管理系統(tǒng)為各部門和項目負責人提供從經(jīng)費來源維度、課題分類維度，課題狀態(tài)維度、經(jīng)費起點維度的多角度查詢，跟蹤科研經(jīng)費預算編制、使用、采購項目等的開展情況，對科研經(jīng)費的管理從結(jié)題時的突擊消費轉(zhuǎn)變?yōu)槭虑昂褪轮锌刂啤Ｒ钥蒲薪?jīng)濟合同管理為契點進行擴散式管理，將各職能部門更加緊密的結(jié)合在一起，實現(xiàn)科研經(jīng)費使用及管理的有章可循和各司其職，有效地提高科研人員及科研管理人員的工作效率，切實做到科研經(jīng)費管理“投而有效、放而有度、行而有序、管而有法”。

（四）規(guī)范外包合同管理，實時跟蹤

在簽訂外包業(yè)務合同時，必須設置相應的考核指標及對應的獎懲措施。由醫(yī)院成立外包合同管理委員會，每季度召開外包合同委員會工作會議，由經(jīng)辦科室匯報每月外包業(yè)務的抽查情況、存在問題和滿意度調(diào)查，通過會議投票和郵件征詢等方式，對外包業(yè)務的新增申請和續(xù)簽工作進行充分討論。在醫(yī)院精細化管理的時代，通過外包合同管理委員會的監(jiān)督和指導，將院內(nèi)執(zhí)行科室對各項外包業(yè)務的監(jiān)督日?；?、系統(tǒng)化且不斷PDCA持續(xù)改進。

（五）內(nèi)控內(nèi)審雙管齊下，為醫(yī)院經(jīng)濟發(fā)展保駕護航

我國公立醫(yī)院內(nèi)控管理仍存在很多的問題，應不斷加強醫(yī)院內(nèi)控管理，將監(jiān)督貫穿于預算、招標采購、合同會簽、合同履行、合同存檔整個經(jīng)濟合同的生命周期，實現(xiàn)事前、事中、事后全流程全方位的閉環(huán)管理，打造清廉、智慧、低碳、優(yōu)效、廉政的內(nèi)控管理體系。

制定年度內(nèi)審計劃，保障內(nèi)審工作有條不紊的開展。由內(nèi)審人員查閱管理制度和經(jīng)濟合同、外包單位的相關許可證、相關工作人員的考勤記錄，合同對應的相關會計憑證、業(yè)務臺賬等，對經(jīng)濟合同項目整體的運營情況進行審計。

（六）完善經(jīng)濟合同存檔的管理

經(jīng)濟合同檔案既是合同執(zhí)行的依據(jù)，也是事后檢驗經(jīng)濟行為的歷史資料。經(jīng)辦科室在發(fā)起經(jīng)濟合同電子審批時，應將招標資料、三重一大事項的黨政聯(lián)席會會議批復等重要附件一并上傳系統(tǒng)，做好紙質(zhì)和電子資料的雙重存檔。在保障數(shù)據(jù)安全的前提條件下，通過關鍵信息搜索提高查檔的便捷性和完整性。

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