交通執(zhí)法領(lǐng)域檔案管理問題研究

魏凌云

【摘要】現(xiàn)階段我國交通執(zhí)法領(lǐng)域檔案管理工作狀況不容樂觀，檔案管理存在問題，有的甚至已經(jīng)嚴(yán)重影響執(zhí)法工作開展。本文圍繞提高交通執(zhí)法領(lǐng)域檔案管理開展研討，保障交通運輸工作持續(xù)健康發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】交通執(zhí)法領(lǐng)域;檔案管理;存在問題;工作建議

一、交通執(zhí)法檔案管理工作的重要性

交通運輸行業(yè)對促進經(jīng)濟發(fā)展、社會進步有著重要的影響，交通運輸行業(yè)的可持續(xù)發(fā)展對經(jīng)濟社會發(fā)展具有重要的現(xiàn)實意義。交通執(zhí)法工作是交通運輸工作中非常重要的一項內(nèi)容，檔案管理工作在交通執(zhí)法工作中又顯得尤為重要，交通執(zhí)法檔案是交通管理部門開展交通執(zhí)法工作時形成的各種文字、影音、電子文件等材料，有較大的利用查考價值，是對交通執(zhí)法管理的真實記錄，是保護路產(chǎn)路權(quán)的重要憑證，交通執(zhí)法檔案與交通管理緊密相連，二者缺一不可，在近幾年的交通執(zhí)法工作中，由于頻繁發(fā)生違章違法、路產(chǎn)路權(quán)賠償案件、當(dāng)事人不配合執(zhí)法、暴力抗法等情況，執(zhí)法檔案顯得尤為重要，特別是有些地市交通執(zhí)法部門結(jié)合“不忘初心、牢記使命”主題教育活動，充分利用執(zhí)法檔案，深入分析剖析數(shù)據(jù)，主動對接服務(wù)對象，拓展工作思路，在行政許可等執(zhí)法過程中，完善執(zhí)法程序，縮短審批時限，提升辦事效率，實現(xiàn)了巨大的經(jīng)濟和社會效益?？傊龊媒煌▓?zhí)法檔案管理工作不僅能夠提升檔案的利用效果，同時還能為交通運輸事業(yè)的發(fā)展和領(lǐng)導(dǎo)決策提供科學(xué)準(zhǔn)確有效的指導(dǎo)，對于經(jīng)濟社會發(fā)展具有重要的現(xiàn)實意義。

二、交通執(zhí)法檔案管理工作存在的問題

當(dāng)前交通執(zhí)法單位檔案管理工作中存在諸多不盡如人意的地方。主要體現(xiàn)在以下五個方面：

（一）對檔案管理工作重要性認識不夠。在許多交通執(zhí)法單位，檔案管理人員只盡到了保管員的責(zé)任，檔案的價值并沒有真正發(fā)揮出來，特別是一些基層單位，沒有配備專職檔案管理人員，對執(zhí)法過程中形成的各類文字、影音材料沒有及時歸檔整理，導(dǎo)致資料不完整、遺失等情況發(fā)生，無法形成檔案，不利于單位依法行政水平建設(shè)，同時也不利于規(guī)范執(zhí)法隊伍建設(shè)。

（二）檔案管理人員素質(zhì)有待提升。檔案管理工作是一項專業(yè)性很強的工作，需要較強的專業(yè)水平，但是由于人事制度的改革，使得交通執(zhí)法單位編制有限，人員緊張，有些執(zhí)法單位只能將一些年齡較大、能力水平不高的人員安排進檔案管理部門，這些人員一般沒有經(jīng)過系統(tǒng)的學(xué)習(xí)，特別是對一些信息化程度高的音頻、視頻檔案，這就使得檔案的收集、整理、歸檔等方面出現(xiàn)不規(guī)范現(xiàn)象，影響了檔案管理工作的發(fā)展。

（三）檔案資料管理沒有形成有機統(tǒng)一。當(dāng)前許多執(zhí)法類單位將執(zhí)法過程中形成的檔案與文書檔案分別管理，沒有形成統(tǒng)一的管理體制，這種分體式的管理使得兩類檔案沒有形成有效銜接，不利于統(tǒng)一管理和利用。部分執(zhí)法單位只注重文書檔案的歸檔整理，對一般檔案不重視，特別是一些文字類、聲像類檔案歸檔不及時，對執(zhí)法全過程記錄形成的影音類檔案沒有專門的部門負責(zé)，造成很多檔案資料沒有歸檔整理，不利于單位檔案的全面建設(shè)。

（四）檔案管理的科技化水平不高。隨著社會的發(fā)展進步，對檔案信息化工作要求越來越高，雖然目前許多執(zhí)法單位不同程度地實行檔案管理信息化建設(shè)，但只是初步實現(xiàn)了利用管理軟件進行檔案目錄的著錄、編目、排序及檢索，并沒有把其擁有的檔案信息實現(xiàn)數(shù)字化，還不能夠?qū)崿F(xiàn)網(wǎng)上資源共享，使得檔案資源利用率低，降低了檔案在社會中的需求作用。

（五）檔案資源數(shù)據(jù)深入分析不夠。在開展交通執(zhí)法工作中，能夠形成大量的業(yè)務(wù)技術(shù)檔案資料，如果不能夠合理有效地管理，充分分析利用，不但失去很多有效的統(tǒng)計數(shù)據(jù)，而且不能合理利用這些數(shù)據(jù)資源，完善執(zhí)法流程，改進執(zhí)法服務(wù)，切實發(fā)揮檔案資源的價值，更不利于提高交通執(zhí)法工作效率、提升依法行政工作水平和能力。

三、加強交通執(zhí)法領(lǐng)域檔案管理的建議

針對當(dāng)前交通執(zhí)法單位檔案管理工作中存在的主要問題，提出如下解決思路：

（一）提高對交通執(zhí)法領(lǐng)域檔案管理工作重要性的認識。單位負責(zé)人需要增強檔案管理工作認識，將檔案管理工作納入單位年度工作計劃，與其他工作同謀劃、同部署，切實解決檔案管理工作所需要的人財物問題，并對檔案管理進行嚴(yán)格考核，提升檔案工作的影響力，及時了解檔案管理工作存在的困難和問題，并妥善解決，營造重視檔案收集管理的氛圍。

（二）加強檔案管理人員隊伍建設(shè)。檔案管理人員不僅是資料管理員，更是現(xiàn)代檔案信息管理技術(shù)的專家，要提升交通執(zhí)法檔案管理水平，必須從提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)下功夫。檔案管理人員應(yīng)該樹立終身學(xué)習(xí)的理念，定期組織開展專業(yè)培訓(xùn)，不斷更新知識結(jié)構(gòu)，擴大知識面，提高綜合管理素質(zhì)。

（三）健全執(zhí)法檔案管理體制機制。由于執(zhí)法檔案的特殊性，其涉及文字、音視頻資料的收集整理，必須不斷建立完善的檔案管理工作制度，有針對性地制定各類管理制度，實行崗位責(zé)任制，明確具體科室、管理人員，使檔案管理工作從收集、整理、裝訂、歸檔有一套完備的體系，不管是文字、還是音視頻資料事項實行統(tǒng)一管理、有效銜接，讓檔案管理真正實現(xiàn)常態(tài)化、正規(guī)化、科學(xué)化。同時，加強（下轉(zhuǎn)第147頁）

（上接第125頁）檔案信息的保密工作，防止泄密問題發(fā)生。

（四）加強執(zhí)法檔案管理的科技化建設(shè)。在信息化技術(shù)不斷發(fā)展的時代背景下，交通執(zhí)法檔案管理工作也要順應(yīng)時代的步伐，轉(zhuǎn)變信息化管理手段，充分借助軟件管理便捷化的優(yōu)勢，開發(fā)先進管理技術(shù)，強化檔案科技化、信息化管理，在具體的應(yīng)用工作中，正確應(yīng)用信息化對執(zhí)法檔案信息進行自動分類、組卷、排序等，并通過掃描等方式，全方位實現(xiàn)檔案管理的自動化。

（五）加強交通執(zhí)法檔案數(shù)據(jù)分析，提升檔案管理經(jīng)濟和社會效益。傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不能滿足日益增長的信息需求，檔案管理部門的作用也不僅僅是保存檔案，應(yīng)該發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)挖掘作用，通過檔案資料數(shù)據(jù)，深入分析交通執(zhí)法案件的科學(xué)性、合規(guī)性、合理性，更好地服務(wù)經(jīng)濟社會發(fā)展。通過對大件運輸行政許可案卷數(shù)據(jù)及流程的分析，使行政許可更合理、更科學(xué)、更快捷、更方便。例如：根據(jù)行政相對人需求，研究審批時限能否再縮短，辦事群眾能否更方便，辦理審批能否不出門等等，并結(jié)合實際，提出具體解決辦法，秦皇島大件運輸行政許可就是根據(jù)交通執(zhí)法檔案數(shù)據(jù)分析，創(chuàng)造性提出“流程減、效率加”工作法，審批時限由原來法定的15日，縮短為5個工作日，不需要勘測的申請當(dāng)日辦結(jié)，研發(fā)大件運輸行政許可手機客戶端，使運輸企業(yè)足不出戶就能申請大件運輸許可證等等，為大件運輸企業(yè)贏得了巨大了經(jīng)濟效益。該做法得到省市領(lǐng)導(dǎo)的充分肯定，并在河北省推廣應(yīng)用。

【2019年度秦皇島市社會科學(xué)發(fā)展研究課題，課題編號：2019221】