大數(shù)據(jù)時代教育檔案規(guī)范化探析

蘇子毅

【摘要】大數(shù)據(jù)時代為社會各個領(lǐng)域帶來了巨大改變，教育檔案工作載體與存儲方式有了翻天覆地的變化，傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)很難滿足當(dāng)前教育檔案管理工作的需要。因此檔案部門應(yīng)該提高對大數(shù)據(jù)技術(shù)的重視程度，將其科學(xué)合理應(yīng)用到教育檔案管理工作中，這樣才能保證檔案管理的規(guī)范、有序進(jìn)行，也能促使教育檔案價值得到充分體現(xiàn)。本文將簡述大數(shù)據(jù)時代教育檔案管理面臨的機遇與調(diào)整，并提出了檔案的規(guī)范化管理措施。

【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù);教育檔案;規(guī)范化管理

大數(shù)據(jù)時代為我們思維與生活模式帶來了深遠(yuǎn)影響，在信息獲取方面更加高效和便捷。在以往教育檔案管理工作中，通常以紙質(zhì)文件為主，現(xiàn)在光盤、圖片和影音等檔案的出現(xiàn)，讓檔案信息變得更加豐富，且存儲方式也日益多元化。大數(shù)據(jù)對傳統(tǒng)教育檔案管理造成了巨大的沖擊，在資源共享與數(shù)據(jù)交流上有了更高的要求，同時也要關(guān)注檔案管理安全問題。對此檔案部門要從實際情況出發(fā)，不斷對教育檔案管理方法進(jìn)行創(chuàng)新，主動適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代要求，加快檔案工作改革步伐，通過提升教育檔案的規(guī)范化水平，才能保證其利用價值真正得到體現(xiàn)。

一、大數(shù)據(jù)時代教育檔案面臨的機遇

大數(shù)據(jù)為教育檔案管理工作帶來了新的變化，人們對檔案管理的重要性有了新的認(rèn)識，也為檔案部門提出了更高要求。大數(shù)據(jù)時代需要將檔案數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、全面記錄下來，由于教育檔案種類越來越多，檔案管理工作量逐步加大，若是現(xiàn)在還采取以往的人工管理方式，則難以適宜時代發(fā)展要求。在此背景下要求檔案部門盡快作出調(diào)整，主動應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，在海量教育檔案中成功提取有價值的檔案信息，從而為今后檔案的查詢與利用創(chuàng)造更加便捷的條件。檔案人員也通過對大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，讓以往較為棘手的郵件處理得到妥善管理，除了可以保證教育檔案管理效率以外，也讓檔案管理內(nèi)容變得更加豐富。此外，也可以應(yīng)用先進(jìn)檔案管理系統(tǒng)，檔案人員能夠直接分析獲得的檔案資料，這樣既推動了檔案部門的快速發(fā)展，也減少了檔案丟失與損壞問題，保證了教育檔案資料的完整性。

二、大數(shù)據(jù)為教育檔案管理帶來的挑戰(zhàn)

由于檔案管理在我國起步很晚，在教育檔案管理上也以傳統(tǒng)方法為主，即檔案人員用手工方式管理檔案，這樣效率并不高。而大數(shù)據(jù)的普及與應(yīng)用，加之教育檔案管理工作量的不斷增加，在數(shù)據(jù)信息處理上提出了更高要求，以往的檔案管理方法就顯得過于落后，無法讓海量電子檔案數(shù)據(jù)得到高效管理。因此當(dāng)教育檔案數(shù)量增加到一定程度后，傳統(tǒng)管理方法必然會產(chǎn)生各種問題，也為檔案部門工作的開展帶來了阻礙。在大數(shù)據(jù)背景下，電子文件數(shù)量也越來越多，這是教育檔案管理中的一項重要內(nèi)容，在安全性上要求極高。若是在電子文件管理上存在問題，將極易受到不法分子的攻擊，引起檔案信息泄露的問題，也為檔案部門帶來較大的損失，引起教育檔案的丟失與損壞等問題?；诖?，檔案部門應(yīng)該主動適宜大數(shù)據(jù)的發(fā)展，積極對教育檔案管理模式進(jìn)行改進(jìn)，這樣既能夠讓數(shù)據(jù)得到安全管理，也提升了教育檔案的規(guī)范化水平。

三、大數(shù)據(jù)時代教育檔案規(guī)范化措施

（一）轉(zhuǎn)變檔案管理思維模式。大數(shù)據(jù)為教育檔案管理提出了新的要求，在檔案管理思維上也應(yīng)該進(jìn)行創(chuàng)新，逐步朝著數(shù)據(jù)觀、檔案觀和服務(wù)觀等方向轉(zhuǎn)變。在數(shù)據(jù)觀理念下開展教育檔案管理工作的過程中，應(yīng)該注重資料收集的全面性與具體性，這樣才能讓各項數(shù)據(jù)更加完整。此外檔案管理人員也要信息數(shù)據(jù)上作出深加工，要積極借助先進(jìn)的智能工具對信息進(jìn)行檢索，妥善處理與分析條件相符的信息，其余信息則儲存?zhèn)溆?。而在檔案觀理念上需要將教育檔案的建立與歸檔放在首位，應(yīng)用計算機技術(shù)提升教育檔案管理的信息化水平，不僅要構(gòu)建數(shù)字化教育檔案目錄，也要注重對數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。這樣才能讓教育檔案實現(xiàn)數(shù)據(jù)化動態(tài)管理，信息的更新與補充也更加及時，檔案內(nèi)在價值也能得到充分體現(xiàn)。而在服務(wù)觀理念下檔案人員應(yīng)該具備較強的服務(wù)意識，不斷提升服務(wù)質(zhì)量，讓用戶享受到個性化的檔案服務(wù)，為他們進(jìn)行基礎(chǔ)性查閱與檢索指導(dǎo)提供幫助。此外，也要讓用戶享受到智能化服務(wù)，可以將微博、微信等新媒體利用起來，保證服務(wù)的即時性與規(guī)范性。

（二）打造大數(shù)據(jù)檔案資源平臺。面對著大量的教育檔案信息資源，只有做到科學(xué)合理的利用，才能避免出現(xiàn)浪費資源的現(xiàn)象。為了實現(xiàn)這個目標(biāo)，檔案部門應(yīng)該進(jìn)行大數(shù)據(jù)檔案資源平臺的建設(shè)，這樣才能保證教育檔案信息資源的共建與共享。現(xiàn)在我國很多地方逐步建立起全國開放的檔案信息資源共享平臺，并直接連接各級檔案館的開放平臺，從而達(dá)到了對各地教育檔案管理資源共建與共享的目標(biāo)。在教育檔案管理工作中，不僅要將大數(shù)據(jù)技術(shù)的作用體現(xiàn)出來，也要從教育檔案信息資源共享平臺出發(fā)，加大兩者的整合力度，確保各自優(yōu)勢得到全面發(fā)揮，也有利于平臺功能和服務(wù)更加完善。

（三）營造檔案管理安全環(huán)境。大數(shù)據(jù)應(yīng)用于教育檔案管理時，也要做好安全維護(hù)工作，并運用多種措施保證環(huán)境得到優(yōu)化。第一，完善立法。在知識產(chǎn)權(quán)法中增加教育檔案管理相關(guān)的智力勞動成果，加大保護(hù)力度，也完善相關(guān)法律法規(guī)，為教育檔案管理工作提供更多支持。第二，在教育檔案管理制度上進(jìn)行完善，加強監(jiān)督工作。大數(shù)據(jù)時代要從注重改善教育檔案管理環(huán)境，這是保證檔案規(guī)范化的有效方式。第三，發(fā)揮出網(wǎng)絡(luò)信息平臺的作用，讓檔案管理者與提交者、檔案用戶信息交互得到安全保障，將各自權(quán)利與義務(wù)明確下來，這樣可以避免出現(xiàn)泄漏的問題。第四，要設(shè)置檔案信息安全保密防護(hù)體系，讓設(shè)備軟件得到有力保護(hù)，并提升計算機防火墻等級，這樣不法分子才不會有可乘之機。

（四）提供特色智能化檔案服務(wù)。教育檔案類型多樣，數(shù)量龐大，用戶需求上也有較大差異，并有著碎片化特點。在教育檔案管理過程中，我們需要了解每個用戶的實際需求，從而讓檔案服務(wù)更具針對性。通過引入大數(shù)據(jù)技術(shù)，在用戶上作出細(xì)致分類處理，讓檔案管理服務(wù)更加個性化。在信息技術(shù)發(fā)展過程中，云計算、數(shù)字化和智能化也逐步進(jìn)入了檔案管理領(lǐng)域，在教育檔案管理過程中，也應(yīng)該提供特色智能化的檔案服務(wù)，除了要做好檔案收集工作以外，也應(yīng)該增加數(shù)據(jù)分析內(nèi)容，讓檔案管理服務(wù)得到精確化和定量化處理。這樣才能解決以往檔案服務(wù)中存在的問題，將深加工的二次信息提供給用戶，保證檔案管理服務(wù)質(zhì)量實現(xiàn)提升，也讓教育檔案的價值真正得到體現(xiàn)。

四、結(jié)語

總之，在我國教育事業(yè)發(fā)展過程中，教育檔案數(shù)量不斷增加，極大增加了檔案部門工作量，只有積極引入大數(shù)據(jù)技術(shù)，才能讓海量信息數(shù)據(jù)得到有效處理，保證檔案規(guī)范化水平的提升。因此我們要從教育檔案管理工作的現(xiàn)狀出發(fā)，充分認(rèn)識到大數(shù)據(jù)時代為其帶來的機遇與挑戰(zhàn)，主動采取有效的應(yīng)對措施。這樣才能保證在教育檔案管理中充分發(fā)揮出大數(shù)據(jù)技術(shù)的作用，讓教育檔案管理的效益實現(xiàn)提升，也為我國教育事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展創(chuàng)造更加有利的條件。

【參考文獻(xiàn)】

[1]郭未艾.大數(shù)據(jù)時代高校檔案管理模式的創(chuàng)新分析[J].智庫時代，2019（25）：65-110.

[2]吳靜，陳艷芹，秦占霞.大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作提升探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（10）：109+174.

[3]李振輝.大數(shù)據(jù)視域下學(xué)校教育統(tǒng)計檔案工作面臨的挑戰(zhàn)及其對策[J].蘭臺內(nèi)外，2018（05）：65-66.

[4]宋世葉.大數(shù)據(jù)時代檔案人員教育的幾點思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（19）：136+143.