“互聯(lián)網(wǎng)+”時代人事檔案管理信息化建設(shè)探究

卜曉

【摘要】“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的來臨意味著信息的融合，在此環(huán)境之下，人事檔案作為信息的重要載體，則需迎合時代需求，加強信息化建設(shè)方可更好地發(fā)揮其信息記錄與信息傳遞功能。對此，本文將從人事檔案管理信息化建設(shè)的重要意義淺談其現(xiàn)代化建設(shè)中存在的問題，繼而提出針對性對策。

【關(guān)鍵詞】“互聯(lián)網(wǎng)+”時代;人事檔案管理;信息化建設(shè)

“互聯(lián)網(wǎng)+”概念的出現(xiàn)開創(chuàng)了新型的經(jīng)濟時代，各企業(yè)需要發(fā)展則需轉(zhuǎn)變原有發(fā)展觀念，相應的，在企業(yè)管理上也需作出相應調(diào)整。人事檔案管理作為企業(yè)管理的重要組成部分，應與企業(yè)發(fā)展保持同步。然而，人事檔案管理模式的轉(zhuǎn)變需要一段適應期，無法一蹴而就。因此，為了避免人事檔案管理影響企業(yè)發(fā)展，應當加強人事檔案管理的信息化建設(shè)，從而提高人事信息的整理效率，并完善人事檔案的管理形式。除此之外，在企業(yè)之外，社會機構(gòu)的人事檔案管理與公民日常生活也直接掛鉤，如有遺漏或丟失則極有可能造成不可逆損失。

一、人事檔案管理信息化建設(shè)的重要意義

“互聯(lián)網(wǎng)+”時代環(huán)境下，產(chǎn)業(yè)升級速度得以加快，與此同時，在互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的支撐下，企業(yè)的經(jīng)濟生產(chǎn)力也大大提高，企業(yè)規(guī)模應迎合企業(yè)發(fā)展得以擴展，因而增加了人事檔案管理難度，因此，企業(yè)的信息化發(fā)展是“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的必然趨勢。信息化建設(shè)依托于現(xiàn)代信息技術(shù)，能提高相關(guān)工作人員的工作效率，也能為企業(yè)轉(zhuǎn)型提高有力支撐。人事檔案的管理意義可延伸至人力資源分配。人力資源管理是企業(yè)決策者管理企業(yè)的關(guān)鍵依據(jù)，如人力資源無法得到科學化管理，則企業(yè)運營有序化建設(shè)難以取得進展。

除此之外，檔案作為工作人員自我發(fā)展中的重要文件，是其日后辦理相關(guān)手續(xù)的重要憑證，需要得到有效的管理。而且，面對龐大的社會體系，人事檔案管理亟須更高效、更科學、更符合時代進展的管理工具及管理觀念。因此，人事檔案管理應當充分利用“互聯(lián)網(wǎng)+”時代優(yōu)勢加強信息化建設(shè)，從而促進社會穩(wěn)定發(fā)展并減少居民生活中不必要的麻煩。

二、人事檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題

（一）信息化建設(shè)定位有誤。在社會發(fā)展與“互聯(lián)網(wǎng)+”時代雙重壓力之下，各企業(yè)以及相關(guān)社會機構(gòu)對信息化定位中存在的偏差，可從兩方面進行闡述：一方面，相關(guān)企業(yè)為謀求發(fā)展，將信息化建設(shè)作為企業(yè)發(fā)展的救命稻草，從而全面開展信息化建設(shè)忽視了柔性管理。俗語有云，兵強則滅，木強則折。如將信息化建設(shè)貫徹于企業(yè)發(fā)展，則容易出現(xiàn)企業(yè)運行模式過于僵硬反而適得其反;另一方面，部分企業(yè)或是機構(gòu)不懂居安思危，不重視信息化建設(shè)，致使人事檔案管理處于十分松散的狀態(tài)。其原因可從兩方面進行分析：其一是傳統(tǒng)管理觀念的影響根深蒂固難以在短時間內(nèi)發(fā)生轉(zhuǎn)變，相關(guān)工作人員在對自身的管理經(jīng)驗深信不疑難以發(fā)現(xiàn)管理方式中的不足。其二，人事檔案管理出現(xiàn)混亂的危害性并不明顯，從而導致工作人員不重視人事檔案管理。

（二）管理人員信息化素質(zhì)難以提升。信息化建設(shè)過程中，需要管理人員對計算機技術(shù)有一定的了解，并且對于人事檔案管理具有清晰的管理思路。但就目前大部分機構(gòu)現(xiàn)狀而言，人事檔案管理屬于企業(yè)或機構(gòu)中的幕后工作，并不受重視，這在一定程度上造成了管理人員不思進取的工作狀態(tài)，如此，其信息化素質(zhì)則難以得到提升。在人事檔案工作中，若沒有強有力的人員支撐，一味追求信息化建設(shè)未必能取得預期效果。除此之外，針對于信息化建設(shè)，在人事檔案管理工作中，相關(guān)人員缺乏專業(yè)性訓練也是其信息化能力難以提升的重要原因。

（三）信息化設(shè)備與信息化技術(shù)落后。面對龐大的社會體系，人事檔案管理可視為一項相當繁重且枯燥的工作，若沒有與其相匹配的信息化設(shè)備，工作人員難度增大，人事檔案管理的信息化建設(shè)則更加難以實現(xiàn)。就目前管理現(xiàn)狀而言，在人事檔案管理中，其電腦的配置及相關(guān)信息安全管理技術(shù)都難以迎合人事檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)需求。

（四）信息化建設(shè)投資力度不夠。人事檔案管理對于企業(yè)運營及社會穩(wěn)定發(fā)展有著十分重要的意義。目前社會上時有身份證被他人盜用從而造成損失的情況出現(xiàn)。在一定程度上，人事檔案管理也需承擔一定責任，其管理力度與管理體系都存在不足。而社會對人事檔案信息化建設(shè)投資力度難以滿足其建設(shè)需求是阻礙其發(fā)展的關(guān)鍵原因。資金是發(fā)展的基礎(chǔ)，也是發(fā)展的重要前提，而信息化建設(shè)需要強有力的科技支撐，我國人口數(shù)量較多，其檔案管理工作需要更多的發(fā)展資金才能促使其面向現(xiàn)代化發(fā)展。

三、人事檔案管理信息化建設(shè)措施

（一）信息化建設(shè)應當張弛有度。信息化建設(shè)能促使人事檔案管理更加高效化進行，并且更好地發(fā)揮人事檔案管理的社會職能。但人事檔案管理并不能僅依托于信息化建設(shè)，簡而言之，應當對人事檔案管理的信息化建設(shè)實行柔性化建設(shè)。就目前發(fā)展現(xiàn)狀而言，信息化建設(shè)在人事檔案管理中應發(fā)揮潤滑劑的作用，緩解人事檔案管理困境。如針對企業(yè)人事檔案管理人事變動問題，尤其針對于90后工作狀態(tài)不穩(wěn)定現(xiàn)象，僅應用紙質(zhì)檔案管理則會增加管理工作，因此可利用計算機技術(shù)事先進行線上存儲。但在進行人事檔案管理的信息化建設(shè)時，并不建議信息化管理全面取代紙質(zhì)檔案，就目前信息化技術(shù)發(fā)展而言，其突發(fā)事件的應對能力仍有待提升，并且結(jié)合“互聯(lián)網(wǎng)+”時代環(huán)境，紙質(zhì)檔案仍有其不可取消之處。因此，對于人事檔案信息化，其建設(shè)關(guān)鍵應放在管理之上，做到張弛有度方能最大程度發(fā)揮其積極作用。

（二）增大人事檔案管理投資力度。沒有投資便沒有回報，這是社會發(fā)展的自然規(guī)律。而無論處于何種時代環(huán)境之下，人事檔案管理的重要性都不容忽視，從古至今，檔案有古時的造名冊到如今的人事檔案，其在歷經(jīng)幾千年的發(fā)展后愈發(fā)完善，證明了其于社會發(fā)展的意義。并且“互聯(lián)網(wǎng)+”時代為企業(yè)發(fā)展創(chuàng)造了良好條件也拓寬了其發(fā)展渠道，增大人事檔案管理的投資力度是具有必要性及可行性的。如面對發(fā)展中存在信息化建設(shè)設(shè)備與技術(shù)的落后，可增大開發(fā)力度，從而降低對國外先進技術(shù)的依賴性。

（三）管理人員信息化素質(zhì)培養(yǎng)。管理人員的信息化水平?jīng)Q定了人事檔案管理信息化建設(shè)水平，因此在實際操作過程中，各企業(yè)以及相關(guān)社會機構(gòu)應注重人員信息化水平的提升。如計算機技術(shù)以及信息化管理觀念的培養(yǎng)皆為管理人員信息化素質(zhì)提升的重要途徑。除此之外，相關(guān)管理者應當重視人事檔案管理，從而幫助職工正確認識自身的工作價值，激發(fā)職工的工作熱情。

（四）發(fā)揮“互聯(lián)網(wǎng)+”時代優(yōu)勢?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”時代中必然牽涉到智能化管理。因而在人事檔案管理信息建設(shè)進程中，應當充分發(fā)揮“互聯(lián)網(wǎng)+”時代優(yōu)勢，結(jié)合智能化管理手段優(yōu)化人事檔案管理模式。以醫(yī)院人事檔案管理為例，其傳統(tǒng)的管理模式難免會出現(xiàn)物資浪費以及存檔資料不完整現(xiàn)象，如利用數(shù)字化技術(shù)則能便捷人事檔案管理工作，簡化操作手續(xù)，從而為檔案管理工作創(chuàng)造更大的發(fā)展空間。

（五）加強信息安全建設(shè)。在信息化時代，其數(shù)據(jù)安全也受到了一定威脅。相對于紙質(zhì)檔案，其線上存儲的方式更容易被惡意利用。人事檔案具有私密性及法律效應，如被盜取，對于個人及社會都有一定的危害。就目前發(fā)展現(xiàn)狀而言，其應對信息安全問題主要包括防火墻及外網(wǎng)隔離方式。在利用信息化管理人事檔案時，其電腦用網(wǎng)應當與公司網(wǎng)絡(luò)分離，將其作為一個獨立模塊預防網(wǎng)絡(luò)截斷。除此之外，應當做好文件云端備份，避免計算機系統(tǒng)崩潰造成文件的丟失或損壞。

四、結(jié)語

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，信息化建設(shè)是各大企業(yè)發(fā)展的必然趨勢，人事檔案管理作為企業(yè)發(fā)展及社會運行的重要部分，不應該成為企業(yè)管理的短板，因而其管理模式也應當與時俱進。綜上所述，“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下人事檔案管理的信息化建設(shè)存在著人力與物力的缺陷，與此同時，信息化管理體系也存在不足。因此，為了信息化建設(shè)能最大限度促進人事檔案管理智能化發(fā)展，應當加大投資力度，注重人員培養(yǎng)。與此同時，高層管理者應當正確定位信息化建設(shè)地位，在信息化技術(shù)的利用上做到張弛有度，實現(xiàn)人事檔案的柔性管理。

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