論辦公室的工作效率如何提升

王暉

【摘要】辦公室的工作效率對(duì)a單位的發(fā)展起著重要的作用，辦公室要大力倡導(dǎo)務(wù)實(shí)的作風(fēng)，做到職責(zé)分明，銜接有序，快速運(yùn)轉(zhuǎn)，注重實(shí)效。

【關(guān)鍵詞】辦事效率;工作效率;提升素質(zhì);注重質(zhì)量

當(dāng)今是一個(gè)高速運(yùn)轉(zhuǎn)的時(shí)代，任何工作都要保證高質(zhì)量和高效率，那種懶作為不作為和慵懶懈怠的風(fēng)氣早已被新時(shí)代的發(fā)展模式所摒棄，不能順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展要求。

辦公室是一個(gè)綜合辦公場(chǎng)所，也是企事業(yè)單位的中樞調(diào)度室，擔(dān)負(fù)起上傳下達(dá)、聯(lián)系左右、溝通內(nèi)外的中心環(huán)節(jié)，是安定局面、精心輔政、服務(wù)全局、協(xié)調(diào)各方的關(guān)鍵部門(mén)。辦公室的工作效率、精神面貌、執(zhí)行力如何，不僅對(duì)領(lǐng)導(dǎo)工作而且對(duì)整個(gè)機(jī)關(guān)工作有著十分重要的影響，努力提高整個(gè)隊(duì)伍的執(zhí)行力和服務(wù)力，充分發(fā)揮辦公室中心樞紐的作用，對(duì)單位的發(fā)展起著重要的作用。辦公室人員配置，工作能力強(qiáng)弱，辦事效率的高低，人員態(tài)度的嚴(yán)謹(jǐn)?shù)榷贾苯雨P(guān)系到單位整體水平的發(fā)揮。直接影響到上層到下層任務(wù)的傳達(dá)和完成。辦公室工作人員必須要學(xué)會(huì)嚴(yán)守職業(yè)操守、忠于職業(yè)修養(yǎng)，保守職業(yè)秘密，履行好自己的各項(xiàng)責(zé)任，甘于奉獻(xiàn)，淡泊名利，只有這樣才能提升辦公室的整體水平。

一、掌握方針，不斷學(xué)習(xí)，增強(qiáng)能力，提升素質(zhì)

辦公室要時(shí)刻把握大政方針，對(duì)政治方向、政策指向要保持清醒的頭腦，堅(jiān)持黨的領(lǐng)導(dǎo)和思想，不斷提升政治覺(jué)悟。要緊密貼合黨的政策和單位的中心工作，準(zhǔn)確、全面地反映工作思路、主要措施和實(shí)際效果，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和宣傳典型。報(bào)送信息，要變“粗放”為“精細(xì)”，變“通用”為“特色”，變“零散”為“系統(tǒng)”，抓好宏觀性、預(yù)測(cè)性、典型性，產(chǎn)生“一加一大于二”的效果。始終抓住黨組工作的重點(diǎn)，認(rèn)真搞好綜合性調(diào)查研究，積極為領(lǐng)導(dǎo)提供決策依據(jù)，總結(jié)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，不斷提高辦公室的參謀服務(wù)水平。

日新月異是當(dāng)今發(fā)展的關(guān)鍵詞，知識(shí)更新已成為不斷學(xué)習(xí)的推動(dòng)力。不學(xué)則無(wú)以廣才，不學(xué)則無(wú)以立足。通過(guò)學(xué)習(xí)才能做到講能開(kāi)口，寫(xiě)能下筆。對(duì)國(guó)家、城市、企業(yè)的發(fā)展不僅僅是關(guān)注，更應(yīng)該是了解透徹，要有鉆勁、韌勁，讓自身知識(shí)?；貭t，常更新，從工作實(shí)際出發(fā)，要有工作的激情、爭(zhēng)優(yōu)創(chuàng)先的渴求、任勞任怨的拼勁、無(wú)私奉獻(xiàn)的精神，把辦公室的事、領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作，細(xì)致入微認(rèn)真的做好。同時(shí)要協(xié)調(diào)好上下級(jí)及同事之間的工作、關(guān)系，相互理解，求同存異，嚴(yán)謹(jǐn)慎行，不隨心所欲。匯報(bào)工作、處理公文、接待來(lái)訪、現(xiàn)場(chǎng)協(xié)調(diào)等是辦公室工作人員的經(jīng)常性工作，說(shuō)話辦事一定要言之有據(jù)、行之有序、動(dòng)之有規(guī)，絕不可口無(wú)遮攔，草率行事;待人要真誠(chéng)，不要欺上瞞下，既不能欺騙上級(jí)部門(mén)和領(lǐng)導(dǎo)，不能愚弄基層，更不能在背后搞不利于團(tuán)結(jié)不利于集體的動(dòng)作 。要從自身做起，在做好本職工作的前提下，要選擇一些法律、政治、文學(xué)等相關(guān)知識(shí)，不僅要當(dāng)知識(shí)的存儲(chǔ)器還要當(dāng)知識(shí)的處理器。堅(jiān)持以用促學(xué)，學(xué)用相長(zhǎng)。運(yùn)用所學(xué)知識(shí)解決實(shí)際問(wèn)題，不斷適應(yīng)辦公室高強(qiáng)度的工作狀態(tài)。

二、注重服務(wù)，注重質(zhì)量，提高效率

辦公室要大力倡導(dǎo)務(wù)實(shí)的作風(fēng)，做到職責(zé)分明、銜接有序、快速運(yùn)轉(zhuǎn)、注重實(shí)效，無(wú)論是辦公、開(kāi)會(huì)、出稿都要做到高質(zhì)量、高標(biāo)準(zhǔn)、高效率，努力做到“不延誤、不積壓、不出錯(cuò)、不泄密”，從全局著眼，從大事著手，從細(xì)微開(kāi)展、從小事關(guān)注，確保每件事都做扎實(shí)，抬高工作標(biāo)桿，必須與時(shí)俱進(jìn)、開(kāi)拓創(chuàng)新，在不同的時(shí)期要根據(jù)不同的“譜”，定不同的“調(diào)”，唱不同的“歌”。如果我們老調(diào)重彈、新鞋走舊路，單憑老方式、老辦法想問(wèn)題、做工作，就參不到點(diǎn)子上，謀不到要害處，我們的服務(wù)就成了“馬后炮、花架子、陳芝麻”。因此，辦公室按照“出手事達(dá)最高水平”的工作要求，多出精品、少出次品、不出廢品，用數(shù)一數(shù)二的精品為領(lǐng)導(dǎo)提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)，使各項(xiàng)工作有效做在前面。

超前運(yùn)籌求主動(dòng)。凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢，辦公室工作要做到知之在早、思之在先、謀之在前。現(xiàn)在領(lǐng)導(dǎo)節(jié)奏越來(lái)越快、標(biāo)準(zhǔn)越來(lái)越高、要求越來(lái)越嚴(yán)，如果辦公室人員不自加壓、搶抓主動(dòng)，就很難跟上局領(lǐng)導(dǎo)的節(jié)奏，就不可能搞好服務(wù)，就會(huì)出現(xiàn)“掉鏈子”的現(xiàn)象?！斑\(yùn)籌帷幄、決勝千里”是辦公室工作的制勝之道。辦公室人員要有“搶”的意識(shí)，服務(wù)搶在前、調(diào)研搶在前、預(yù)案搶在前、措施定在前、協(xié)調(diào)搶在前;在被動(dòng)中尋求主動(dòng)、在被動(dòng)中爭(zhēng)取主動(dòng)，在被動(dòng)中創(chuàng)造主動(dòng)，善于從紛繁的事務(wù)中解脫出來(lái)，想領(lǐng)導(dǎo)之所想，想領(lǐng)導(dǎo)未曾想，主動(dòng)為領(lǐng)導(dǎo)提供超前服務(wù)。

辦公室的特殊地位決定了辦公室工作來(lái)不得半點(diǎn)疏忽，哪怕是一點(diǎn)點(diǎn)疏漏，都可能產(chǎn)生嚴(yán)重的問(wèn)題。因此，辦公室工作一定要“嚴(yán)”字當(dāng)頭，在細(xì)節(jié)上下功夫，努力做到大事不含糊，小事不馬虎，確保局領(lǐng)導(dǎo)所布置的各項(xiàng)工作零擱置、零積壓、零失誤。要牢固樹(shù)立“細(xì)節(jié)決定成敗”的意識(shí)，始終堅(jiān)持舉輕若重的原則，處處留心、時(shí)時(shí)細(xì)心、事事精心，特別是文件的處理，要嚴(yán)格按規(guī)定及時(shí)處理好。

三、立足本職，輔助決策，推進(jìn)工作

辦公室要全面加強(qiáng)個(gè)人素質(zhì)修養(yǎng)，辦公室相當(dāng)于優(yōu)秀的參謀室和高效的服務(wù)部，要幫助領(lǐng)導(dǎo)做好決策的（下轉(zhuǎn)第45頁(yè)）

（上接第19頁(yè)）輔助工作。加強(qiáng)作風(fēng)建設(shè)，努力做到政治上不糊涂、思想上不松懈、作風(fēng)上不出格、工作上不缺位，塑造政治過(guò)硬的形象。要嚴(yán)格遵守廉政紀(jì)律，管住自己的腿，不該去的地方不去;管住與己的手，不該拿的東西不拿;管住自己的嘴，不該吃的宴請(qǐng)不吃，塑造清正廉潔形象。要不斷強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，端正服務(wù)態(tài)度，落實(shí)首問(wèn)責(zé)任，做到來(lái)有迎聲、問(wèn)有回聲、走有送聲，塑造誠(chéng)摯熱情形象。從管理入手，加強(qiáng)制度建設(shè)。做好辦公室工作，首先要抓好辦公室制度建設(shè)。要緊密結(jié)合實(shí)際，立足當(dāng)前、著眼長(zhǎng)遠(yuǎn)，建立和完善辦公室工作制度，使辦公室工作逐步實(shí)現(xiàn)制度化、規(guī)范化和科學(xué)化。要突出抓好各項(xiàng)制度，不斷完善工作等程序，強(qiáng)化內(nèi)部管理，確保各項(xiàng)工作職責(zé)分明、有章可循，真正做到用制度管人，按制度辦事，努力形成獎(jiǎng)優(yōu)罰劣的激勵(lì)約束機(jī)制。

四、強(qiáng)化自身素質(zhì)和職業(yè)道德，提高公文寫(xiě)作能力

俗話說(shuō)“巧婦難為無(wú)米之炊”，只有對(duì)公文有相當(dāng)精確的了解，才能在辦公室發(fā)揮其作用。不但要明確文稿的格式，還要認(rèn)真掌握材料，加之重要的謀篇布局，才能突出重點(diǎn)，有的放矢。講話、主持詞、通知、會(huì)議紀(jì)要等等，格式各不相同，這就要求我們做資料工作必須熟悉日常使用的各類(lèi)文體的格式要求，避免出現(xiàn)常規(guī)性錯(cuò)誤，公文一般都涉及到具體行業(yè)和具體工作，我們一定要掌握大量相關(guān)材料和專(zhuān)業(yè)知識(shí)、術(shù)語(yǔ)，才能對(duì)要寫(xiě)的文稿有充分、翔實(shí)的認(rèn)識(shí)，在文字材料中，每一個(gè)觀點(diǎn)、每一個(gè)意見(jiàn)、每一種思想都要有據(jù)可依，一定要在收集的資料中找到出處。所謂文以載道，載的不是秘書(shū)個(gè)人的思想，而是領(lǐng)導(dǎo)集體的智慧。在起草的過(guò)程中，一定要做到忘我的境界。這樣才能更好地領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的意圖，把握領(lǐng)導(dǎo)的思想。加工修改階段，對(duì)于文字材料后期的加工修改，一定要有壯士斷腕的勇氣，敢于挑戰(zhàn)自己的極限，要始終牢記秘書(shū)是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的，公文體現(xiàn)的是企業(yè)的行文管理理念。

盡管辦公室工作很繁雜，而且耗時(shí)耗力，要求也很高，只要能潛心研究本職工作，認(rèn)真實(shí)踐，做到多總結(jié)、多鍛煉，做到腿勤、手勤、腦勤，有強(qiáng)烈的責(zé)任感和事業(yè)心，工作質(zhì)量和效率才能提高，并上升到一個(gè)新高度。