基于勝任力模型的國(guó)企辦公室崗位能力素質(zhì)研究

歐立靜 王亞

【摘要】本研究依據(jù)勝任力模型對(duì)國(guó)企辦公室崗位能力素質(zhì)進(jìn)行分析，對(duì)辦公室崗位杰出績(jī)效水平人才應(yīng)具備的能力素質(zhì)進(jìn)行探索判斷，為辦公室崗位人才培養(yǎng)提供具有現(xiàn)實(shí)意義的參考借鑒。

【關(guān)鍵詞】勝任力模型;辦公室;能力素質(zhì)

隨著現(xiàn)代企業(yè)制度的不斷完善和國(guó)企高質(zhì)量發(fā)展時(shí)代特征的變化，國(guó)企辦公室職能也在同步發(fā)生改變，開(kāi)始更為全面地負(fù)責(zé)黨委會(huì)辦公室、董事會(huì)辦公室、經(jīng)理層辦公室等綜合職能，需要全面認(rèn)識(shí)國(guó)企高質(zhì)量現(xiàn)代化發(fā)展對(duì)辦公室新責(zé)任、新任務(wù)的要求，進(jìn)一步認(rèn)清國(guó)企辦公室崗位的重要性，進(jìn)一步梳理、整合各類職能及要求，從原先的參謀助手、橋梁紐帶、中樞協(xié)調(diào)等作用進(jìn)一步擴(kuò)展、優(yōu)化，將主要工作轉(zhuǎn)變?yōu)橐哉伪Ｕ?、決策支撐、經(jīng)營(yíng)協(xié)調(diào)為主。新形勢(shì)、新工作對(duì)國(guó)企辦公室崗位提出了不一樣的工作標(biāo)準(zhǔn)和能力素質(zhì)要求，有必要結(jié)合工作實(shí)際，完善崗位職能，探索新時(shí)代國(guó)企辦公室崗位杰出績(jī)效水平人才應(yīng)具備的能力素質(zhì)及標(biāo)準(zhǔn)，為崗位人才的篩選和培養(yǎng)提供參考模型。

一、辦公室崗位職能及存在問(wèn)題分析

（一）崗位職能。隨著國(guó)企改革不斷深入，國(guó)企辦公室肩負(fù)的職能也越來(lái)越豐富和重要，主要肩負(fù)了黨委會(huì)辦公室、董事會(huì)辦公室、經(jīng)理層辦公室三層職能，其崗位主要工作為：協(xié)助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)處理日常事務(wù)，負(fù)責(zé)各類公務(wù)活動(dòng)的協(xié)調(diào)安排;督辦落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)指示意見(jiàn);負(fù)責(zé)企業(yè)重要會(huì)議、重大活動(dòng)和重要來(lái)賓接待工作策劃、組織及實(shí)施;負(fù)責(zé)企業(yè)機(jī)構(gòu)設(shè)置和部門(mén)職責(zé)調(diào)整，做好各部門(mén)間的協(xié)調(diào);負(fù)責(zé)企業(yè)各部門(mén)考核的組織實(shí)施，負(fù)責(zé)企業(yè)各部門(mén)工作過(guò)程的監(jiān)視、測(cè)量、分析和改進(jìn);負(fù)責(zé)工作會(huì)報(bào)告、黨委一號(hào)文件、各類總結(jié)、會(huì)議講話、經(jīng)驗(yàn)材料等重要文書(shū)的撰寫(xiě);負(fù)責(zé)組織對(duì)重大決策問(wèn)題和典型經(jīng)驗(yàn)的調(diào)查研究，組織或參與重要文件的起草，為領(lǐng)導(dǎo)提供決策服務(wù);負(fù)責(zé)“三重一大”決策協(xié)調(diào)，保障決策程序規(guī)范履行，督促指導(dǎo)，檢查考核企業(yè)各部門(mén)和所屬各單位“三重一大”決策制度的落實(shí)工作;負(fù)責(zé)企業(yè)政策研究和政務(wù)信息工作，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供有參考價(jià)值的信息;負(fù)責(zé)企業(yè)機(jī)要密碼、公文管理;負(fù)責(zé)突發(fā)事件應(yīng)急工作的組織協(xié)調(diào);代表企業(yè)與地方政府有關(guān)部門(mén)、有關(guān)外部單位接洽;負(fù)責(zé)企業(yè)戰(zhàn)略合作關(guān)系管理等等。

（二）國(guó)企辦公室崗位職責(zé)存在的問(wèn)題。隨著國(guó)企改革和企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的需要，對(duì)國(guó)企辦公室提出的要求也越來(lái)越高。過(guò)去國(guó)企辦公室崗位職責(zé)與新時(shí)代國(guó)企辦公室要求間的沖突越發(fā)凸顯。經(jīng)分析，當(dāng)前國(guó)企辦公室崗位在職責(zé)界定和具體職能履行上主要存在以下兩方面的問(wèn)題：1.崗位職責(zé)描述重經(jīng)驗(yàn)業(yè)務(wù)，輕理論支撐。崗位職責(zé)基本依據(jù)具體工作業(yè)務(wù)需要和傳統(tǒng)經(jīng)驗(yàn)提要求，缺少理論支撐和系統(tǒng)要求，存在“頭痛醫(yī)頭腳痛醫(yī)腳”的治標(biāo)不治本現(xiàn)象，按照崗位職責(zé)招人時(shí)還需要人事部門(mén)及辦公室領(lǐng)導(dǎo)的經(jīng)驗(yàn)判斷加以輔助，按照崗位職責(zé)用人時(shí)常常不能完全達(dá)成高績(jī)效目標(biāo)。2.崗位職責(zé)界定重職責(zé)描述，輕素質(zhì)要求。對(duì)辦公室崗位人員應(yīng)具備的易量化、易查證的知識(shí)、技能等要求相對(duì)明確，對(duì)不易量化、不易查證的自我概念、特質(zhì)、動(dòng)機(jī)等要求描述不清晰，要求較少甚至沒(méi)有。從而導(dǎo)致對(duì)人員的要求重能力、輕素質(zhì)，按圖索驥招聘的職員可能存在“外強(qiáng)中干”不好用的情況。因此，在當(dāng)前環(huán)境下，結(jié)合時(shí)代背景認(rèn)真梳理國(guó)企辦公室崗位所需能力顯得尤為急迫和重要。

二、勝任力模型及理論選取

勝任力模型又稱能力素質(zhì)模型，是美國(guó)哈佛大學(xué)教授大衛(wèi)·克利夫蘭（David McClelland）提出勝任力概念后逐步發(fā)展完善起來(lái)的，該模型將能力素質(zhì)界定為能明確區(qū)分特定崗位和組織環(huán)境中的杰出水平和一般績(jī)效水平的個(gè)人特征，并分為五個(gè)層次：知識(shí)、技能、自我概念、特質(zhì)、動(dòng)機(jī)。同時(shí)，大衛(wèi)·克利夫蘭根據(jù)美國(guó)著名心理治療師維琴尼亞·薩提亞（Virginia Satir）的冰山理論，將勝任力模型的五個(gè)層次特征劃分為海平面上的顯性素質(zhì)和海平面下的隱性素質(zhì)。其中，將知識(shí)、技能界定為海平面上的通用性素質(zhì)，作為對(duì)勝任者基礎(chǔ)素質(zhì)的要求;將自我概念、特質(zhì)、動(dòng)機(jī)界定為海平面下的鑒別性素質(zhì)，作為界定優(yōu)秀績(jī)效水平人員的深層次因素。從國(guó)企辦公室崗位職責(zé)存在的典型問(wèn)題分析，主要問(wèn)題在于其崗位職責(zé)要求對(duì)鑒別性素質(zhì)要求不到位，可使用基于冰山理論的勝任力模型對(duì)其進(jìn)行分析并完善。

三、基于勝任力模型的辦公室崗位分析

（一）知識(shí)。國(guó)企辦公室是一個(gè)對(duì)上服務(wù)公司領(lǐng)導(dǎo)、對(duì)下服務(wù)各部門(mén)和單位、對(duì)外做好與外部單位的溝通協(xié)調(diào)的中樞機(jī)構(gòu)，崗位所需知識(shí)面寬，涉及方方面面，具體要求掌握黨和國(guó)家重大方針、政策、法律、法規(guī);掌握企業(yè)管理知識(shí);具有行政管理學(xué)、公共關(guān)系學(xué)、心理學(xué)、秘書(shū)學(xué)、應(yīng)用寫(xiě)作等專業(yè)知識(shí);熟悉單位各部門(mén)和所屬各單位的情況;熟悉企業(yè)主要產(chǎn)品情況。

（二）技能。國(guó)企辦公室涵蓋秘書(shū)、政務(wù)信息、接待、機(jī)要密碼等崗位，經(jīng)常被稱為“大管家”“勤務(wù)員”“智囊團(tuán)”“筆桿子”等。崗位要求具有較強(qiáng)的系統(tǒng)思考、綜合分析、組織協(xié)調(diào)、觀察判斷、語(yǔ)言文字、預(yù)測(cè)應(yīng)變、社會(huì)活動(dòng)、溝通交流、業(yè)務(wù)實(shí)施等能力;能熟練使用計(jì)算機(jī)及相關(guān)辦公系統(tǒng)、軟件。

（三）自我概念。從邁爾斯·布里格斯MBTI職業(yè)性格測(cè)試的16型人格類型來(lái)說(shuō)，國(guó)企辦公室崗位傾向于要求邁爾斯·布里格斯類型指標(biāo)表中的ESTJ或ENTJ型人格，即在工作上理性、邏輯地看待事情、處理問(wèn)題，做判斷決定時(shí)客觀標(biāo)準(zhǔn)高于個(gè)人偏好;在溝通上開(kāi)朗、在與他人互動(dòng)中更積極主動(dòng)，能從社交中獲得能量;在宏觀方面具有高站位、寬視野，能夠掌握大局、兼顧全局;在微觀方面能夠關(guān)注細(xì)節(jié)、服從指令、將各項(xiàng)工作落細(xì)落小落實(shí)，做到閉環(huán)管理。

（四）特質(zhì)。國(guó)企辦公室工作關(guān)鍵重要又紛繁復(fù)雜，往往需要具有一定特質(zhì)的人員方能更好勝任此項(xiàng)工作。鑒于辦公室崗位對(duì)工作績(jī)效的關(guān)注和抗壓能力的要求，而工作績(jī)效與責(zé)任心素質(zhì)呈正相關(guān)關(guān)系，抗壓能力屬于情緒穩(wěn)定性的范疇，因此辦公室崗位重點(diǎn)需要匹配大五模型（Big Five）中的責(zé)任心和情緒穩(wěn)定性，兼顧需要一定的外傾性、開(kāi)放性和隨和性。具體表現(xiàn)為對(duì)工作績(jī)效的高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，對(duì)工作任務(wù)的快節(jié)奏、重落實(shí)，對(duì)工作狀態(tài)的在狀態(tài)、有激情，同時(shí)要求崗位人員負(fù)責(zé)具體工作時(shí)要推動(dòng)工作謀劃在前，關(guān)鍵時(shí)刻沖鋒在前。

（五）動(dòng)機(jī)。因國(guó)企辦公室崗位工作的特點(diǎn)以及肩負(fù)的黨委辦公室職能要求，國(guó)企辦公室崗位人員必須是黨性較高的共產(chǎn)黨員，對(duì)政治意識(shí)、大局意識(shí)、核心意識(shí)、看齊意識(shí)要求更勝常規(guī)崗位一籌，對(duì)內(nèi)驅(qū)動(dòng)力的要求更勝常規(guī)崗位一籌。要求在動(dòng)機(jī)上一要守初心擔(dān)使命，具體表現(xiàn)為愿意服務(wù)國(guó)家戰(zhàn)略、服務(wù)國(guó)計(jì)民生、服務(wù)企業(yè)發(fā)展，做一名忠誠(chéng)、干凈、擔(dān)當(dāng)?shù)膰?guó)企辦公室人員。二要認(rèn)同企業(yè)核心價(jià)值觀，具備相應(yīng)的榮譽(yù)感、使命感、責(zé)任感，與企業(yè)保持“同呼吸、共命運(yùn)”。三要積極進(jìn)取，不斷學(xué)習(xí)提高，期望自我實(shí)現(xiàn)。

四、結(jié)語(yǔ)

國(guó)企辦公室是一個(gè)企業(yè)的中樞機(jī)構(gòu)，被稱為“司令部”“參謀部”和“后勤部”，工作關(guān)鍵，責(zé)任重大。做好國(guó)企辦公室崗位能力素質(zhì)研究，對(duì)選擇合適崗位人選、提升國(guó)企辦公室工作管理績(jī)效水平，以更好地為國(guó)有企業(yè)高效運(yùn)轉(zhuǎn)發(fā)揮強(qiáng)有力的保障作用，做好堅(jiān)強(qiáng)前哨和鞏固后院具有重要意義。本文運(yùn)用勝任力模型，從知識(shí)、技能、自我概念、特質(zhì)和動(dòng)機(jī)等五個(gè)層次對(duì)國(guó)企辦公室崗位進(jìn)行了系統(tǒng)分析，并重點(diǎn)在自我概念、特質(zhì)、動(dòng)機(jī)三項(xiàng)鑒別性素質(zhì)上進(jìn)行了探討，進(jìn)一步完善了辦公室崗位能力素質(zhì)要求，為國(guó)企辦公室杰出績(jī)效水平人才的選拔和培養(yǎng)提供了一定的參考。