基于SWOT模型的新時(shí)期人事檔案管理探究

蔣碧蓉

【摘要】本文從人事檔案的現(xiàn)狀問(wèn)題出發(fā)，利用SWOT分析法對(duì)人事檔案管理發(fā)展的優(yōu)勢(shì)、機(jī)會(huì)和劣勢(shì)、威脅進(jìn)行分析，構(gòu)建SWOT矩陣，提出進(jìn)一步促進(jìn)人事檔案發(fā)展的相應(yīng)管理策略。

【關(guān)鍵詞】人事檔案;SWOT分析法;管理策略

人事檔案是人事管理活動(dòng)中形成的，記述和反映個(gè)人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，以個(gè)人為單位組合起來(lái)，以備考察的文件材料。主要是由人事、組織、勞資等部門(mén)在培養(yǎng)、選拔和使用人員的工作活動(dòng)中形成的，記載個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、學(xué)位學(xué)歷、社會(huì)關(guān)系、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)以及獎(jiǎng)勵(lì)處罰等方面的文件材料。人事檔案的主要作用如下： 是組織、人事部門(mén)選拔、輸送干部和專(zhuān)業(yè)技術(shù)人才的重要依據(jù);干部人事檔案是澄清問(wèn)題，維護(hù)個(gè)人利益的可靠憑證;干部人事檔案能為后人研究歷史提供可靠依據(jù)。

一、人事檔案優(yōu)勢(shì)、機(jī)會(huì)、劣勢(shì)、威脅分析

（一）人事檔案優(yōu)勢(shì)分析。1.自新中國(guó)成立以來(lái)，我國(guó)已經(jīng)建立了遍布全國(guó)、縱橫交錯(cuò)的檔案館體系，規(guī)模之大，世間罕見(jiàn)。在檔案理論界與實(shí)踐界的共同努力下，除了建立起一套全新、通用、科學(xué)、成熟的檔案體系外，還建立了比較完善的檔案歸檔、移交制度，為國(guó)家和人民管理著重要的檔案財(cái)富。2.隨著現(xiàn)代技術(shù)的應(yīng)用，越來(lái)越多的人事檔案進(jìn)行了信息化采集和管理，人們可以從計(jì)算機(jī)中調(diào)閱和打印檔案，經(jīng)管理人員審核后加蓋單位公章即可。這樣大大減少了管理人員與原始檔案的直接接觸次數(shù)，對(duì)人事檔案紙質(zhì)載體原始材料起著很好的保護(hù)作用，提高了檔案管理的安全性，延長(zhǎng)了人事檔案材料的壽命。

（二）人事檔案劣勢(shì)分析。1.單位領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員認(rèn)識(shí)都不到位。單位領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有認(rèn)識(shí)人事檔案的重要性，他們認(rèn)為檔案部門(mén)只是一個(gè)教輔單位，只給予少量的預(yù)算經(jīng)費(fèi)，讓檔案基本業(yè)務(wù)（檔案資料的簡(jiǎn)單保管，借閱為主）運(yùn)轉(zhuǎn)起來(lái)就萬(wàn)事大吉了。干部人事檔案管理是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性、政治性、機(jī)密性很強(qiáng)的工作。但實(shí)際情況卻不盡人意，有些單位還是有人兼職管理，或者非專(zhuān)業(yè)人員管理。他們既不能進(jìn)行科學(xué)管理，又不能真正做好檔案信息資源的利用與開(kāi)發(fā)。2.人事檔案信息化程度太低了。計(jì)算機(jī)應(yīng)用只是局限于打印檔案目錄，無(wú)法進(jìn)行人事信息的查詢(xún)和檢索，無(wú)法實(shí)現(xiàn)人事信息的篩選、排序、分類(lèi)、匯總等功能。目前人事檔案還是以手工記錄和管理為主，即便安裝了“人事檔案管理系統(tǒng)”，只是一個(gè)擺設(shè)而已，沒(méi)能充分利用，信息化檔案管理的優(yōu)勢(shì)不能很好地發(fā)揮出來(lái)，導(dǎo)致人力資源的浪費(fèi)。3.人事檔案內(nèi)容不健全、不科學(xué)。第一，現(xiàn)存人事檔案內(nèi)容單一，選拔任用干部時(shí)，只能在干部人事檔案中得到如年齡、主要經(jīng)歷、入黨入團(tuán)、學(xué)歷、工資調(diào)整等一些基本信息，缺少人事檔案動(dòng)態(tài)管理材料，如人員的繼續(xù)教育、專(zhuān)業(yè)成果、經(jīng)濟(jì)審計(jì)、組織考察等重要內(nèi)容，這樣容易做出用人不當(dāng)、錯(cuò)用人才的錯(cuò)誤決策。第二，不少檔案館存在在職人員檔案、退休人員、死亡人員檔案混合在一起保管，沒(méi)有及時(shí)分類(lèi)處理，這樣加大了人事檔案管理工作的壓力。第三，為了引進(jìn)高學(xué)歷、高層次、高職稱(chēng)的專(zhuān)業(yè)人才，政府和單位會(huì)出臺(tái)一些特殊政策，以特批的形式將優(yōu)秀人才引進(jìn)來(lái)，在不調(diào)取個(gè)人檔案和不轉(zhuǎn)人事關(guān)系的情況下，特開(kāi)小灶給高層次人才重新立檔，造成了人員管理和人事檔案管理上的脫節(jié)。

（三）人事檔案機(jī)會(huì)分析。1.在黨的十九大報(bào)告中，習(xí)近平總書(shū)記指出：“人才是實(shí)現(xiàn)民族振興，贏得國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)主動(dòng)的戰(zhàn)略資料?！?.國(guó)家檔案局頒布的《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》明確要求：創(chuàng)新檔案信息管理模式，加快與信息社會(huì)融合，明顯提升以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化水平;要?jiǎng)?chuàng)新服務(wù)方式，提高檔案公共服務(wù)能力。

（四）人事檔案威脅分析。1.高科技已經(jīng)開(kāi)始進(jìn)入了檔案管理和每一個(gè)環(huán)節(jié)中，在檔案管理收集、整理、利用、開(kāi)發(fā)中，高科技手段如操作不當(dāng)，容易造成失密、泄密等問(wèn)題發(fā)生，就可能給國(guó)家或個(gè)人造成損失。2.人事檔案部門(mén)與人力資源管理部門(mén)同為人事處（部門(mén)）下面的兩個(gè)部門(mén)。如果人事檔案管理部門(mén)不積極作為，不能及時(shí)為單位領(lǐng)導(dǎo)正確培養(yǎng)、選拔和使用人才提供直接依據(jù)和重要參考，久而久之，人事檔案部門(mén)就會(huì)在本單位領(lǐng)導(dǎo)心目中失去一席之地。

二、提升人事檔案管理的對(duì)策

（一）提升檔案管理人才隊(duì)伍素質(zhì)。首先，組織檔案管理人員認(rèn)真學(xué)習(xí)《中華人民共和國(guó)檔案法》《保密法》等相關(guān)政策法規(guī)，建立人事檔案的統(tǒng)一管理制度。其次，培養(yǎng)人事檔案管理人員的敬業(yè)精神，讓檔案管理人員充分認(rèn)識(shí)人事檔案管理工作在人力資源開(kāi)發(fā)利用過(guò)程中的重要性，通過(guò)各種形式的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，使檔案管理人員熟練掌握人事檔案管理知識(shí)和現(xiàn)代化管理技能，提高專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)知識(shí)及人事檔案管理軟件知識(shí)的學(xué)習(xí)，成為具有雙重知識(shí)復(fù)合型人才，保障人事檔案管理工作的有效落實(shí)。

（二）建立科學(xué)化的人事檔案管理。實(shí)行“分離”的管理模式：即在職人員檔案管理和退休人員檔案、死亡人員檔案要分開(kāi)管理，在職人員檔案材料在單位人事檔案部門(mén)管理，退休人員和死亡人員（在規(guī)定存放年限后）及時(shí)移交其他部門(mén)統(tǒng)一管理。這樣，一方面，它大大減輕了人事檔案管理工作的壓力;另一方面，檔案管理工作可以更加清晰、更加方便管理。

（三）建立完善的信息化管理系統(tǒng)。第一，按資格條件，也可同時(shí)兩三個(gè)資格同時(shí)篩查，數(shù)秒內(nèi)計(jì)算機(jī)就能找到符合條件的人員，這樣就會(huì)很大程度上減少不必要的勞動(dòng)。第二，建立單位人事檔案管理平臺(tái)，設(shè)置檔案信息數(shù)據(jù)共享平臺(tái)。利用數(shù)字化技術(shù)授予不同使用者相應(yīng)的利用權(quán)限，需要查閱或復(fù)印檔案時(shí)可以直接從計(jì)算機(jī)中調(diào)閱和打印，當(dāng)事人還可通過(guò)個(gè)人檔案信息平臺(tái)，及時(shí)登錄網(wǎng)站對(duì)自已人事檔案內(nèi)容信息進(jìn)行刪減、添加、修改等，快速補(bǔ)充個(gè)人的考核、獎(jiǎng)懲、教育、成果等最新數(shù)據(jù)資料，這樣能實(shí)現(xiàn)檔案的動(dòng)態(tài)管理和補(bǔ)充完善。第三，我們可結(jié)合買(mǎi)房、貸款、購(gòu)車(chē)等一些重大事項(xiàng)都需要提供身份證明、工資證明的市場(chǎng)需求，增加收錄檔案原件功能模塊，通過(guò)數(shù)字掃描原貌人事檔案，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成人員身份證明、工資證明模塊，準(zhǔn)確提供人事電子檔案信息，提升檔案的利用率。

（四）完善的人事檔案管理安保制度。1.嚴(yán)格保證保管環(huán)境達(dá)到國(guó)家檔案業(yè)務(wù)規(guī)范的規(guī)定，即標(biāo)準(zhǔn)檔案庫(kù)房的“八防”標(biāo)準(zhǔn)：防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲(chóng)等。2.檔案工作人員要嚴(yán)格按照安全保障制度開(kāi)展工作，杜絕下載來(lái)源不明的程序、隨意插拔移動(dòng)設(shè)備等行為，進(jìn)行權(quán)限管理及應(yīng)用身份認(rèn)證技術(shù)等;采取必要的視頻保護(hù)（干擾技術(shù)），屏蔽技術(shù)、內(nèi)外網(wǎng)隔離技術(shù)、數(shù)據(jù)加密技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)安全監(jiān)測(cè)技術(shù)加監(jiān)管和防范。做好電子檔案和傳統(tǒng)檔案數(shù)字副本的存儲(chǔ)和備份工作。

（五）健全的人事檔案內(nèi)容。1.新時(shí)期，人事檔案內(nèi)容在傳統(tǒng)固有的收集基礎(chǔ)上，重心轉(zhuǎn)移至人才成長(zhǎng)過(guò)程中動(dòng)態(tài)信息的及時(shí)補(bǔ)充和更新完善，如需要增加員工各個(gè)階段的繼續(xù)再教育、經(jīng)濟(jì)審計(jì)、組織考察、專(zhuān)業(yè)研究方向、主要學(xué)術(shù)成就、專(zhuān)業(yè)論文發(fā)表和科研成果獲獎(jiǎng)等重要信息，最大程度地發(fā)揮人事檔案對(duì)人才成長(zhǎng)方面的積極作用。2.合理的人才流動(dòng)對(duì)社會(huì)人才資源科學(xué)分配與整合有促進(jìn)作用，是社會(huì)進(jìn)步的重要體現(xiàn)，可以使人才得到一定的發(fā)展空間，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值，同時(shí)也是配合國(guó)家人才戰(zhàn)略的實(shí)施，積極推動(dòng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的整體發(fā)展的需要。人事檔案部門(mén)要敢于擔(dān)當(dāng)，應(yīng)主動(dòng)承擔(dān)高層次人才檔案材料的調(diào)檔歸檔協(xié)調(diào)工作，讓高層次人才的檔案盡快完整、齊全歸檔。

綜上所述，在新《干部人事檔案工作條例》指導(dǎo)下，全面提升干部人事檔案工作質(zhì)量，持續(xù)推進(jìn)干部人事檔案工作科學(xué)化、制度化、規(guī)范化，服務(wù)于新時(shí)代中國(guó)特色社會(huì)主義偉大事業(yè)，是新時(shí)代對(duì)人事檔案的必然要求。

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