提高公文處理效率的思考

王秋莎

【摘要】從公文的處理速度能夠看出一個(gè)部門的工作水平，對(duì)于市場(chǎng)來說機(jī)會(huì)是具有時(shí)效性、不可錯(cuò)過的，公文的處理速度對(duì)于企業(yè)來說，是企業(yè)大腦處理中心信息的速度，保證上級(jí)方針政策能夠及時(shí)準(zhǔn)確傳達(dá)到各部門并且有效執(zhí)行。公文處理工作是整個(gè)企業(yè)的關(guān)鍵所在，如何提高企業(yè)公文處理效率是當(dāng)前企業(yè)管理過程中需要重點(diǎn)解決的問題。

【關(guān)鍵詞】公文處理;處理效率;思考建議

自從頒布了《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》之后，我國(guó)事業(yè)單位國(guó)有企業(yè)黨政機(jī)關(guān)等部門的公文處理效率得到非常大的改善。但還是有很多單位的公文處理人員出現(xiàn)了一些共同的問題，影響到公文處理的效率和質(zhì)量，從而影響了行政辦公的整體速度。本文通過研究陜西煤化集團(tuán)公文處理的日常工作，提出實(shí)現(xiàn)公文處理科學(xué)化、制度化、規(guī)范化的公文處理意見，力求進(jìn)一步提高企業(yè)的公文處理效率以及辦公速度。

一、公文處理工作的重要性

公文在企業(yè)中有著重要的信息傳遞作用，是特殊格式的文件。公文是傳達(dá)黨政方針、請(qǐng)示問題及答復(fù)、工作報(bào)告等重要工具。公文處理是指在公文的產(chǎn)生以及工作中使用特定的方式來對(duì)公文進(jìn)行寫作、傳遞、利用、保管能夠使公文產(chǎn)生必要的功能以及行為。對(duì)于所有的行政機(jī)關(guān)來說，公文處理是一項(xiàng)不可少，并且非常重要的工作。對(duì)于企業(yè)來說，公文處理是工作聯(lián)系的紐帶和橋梁。也就是說，公文處理是行政管理的一個(gè)過程，要求在企業(yè)的管理過程中對(duì)行政信息進(jìn)行不斷加工、傳遞、反饋的過程。公文處理是各個(gè)部門的重要日常工作流程。在管理工作中無處不在，無可替代。在一定程度上來說，行政管理的過程就是對(duì)公文處理的過程。如果企業(yè)對(duì)公文處理不得當(dāng)，那么將無法有效進(jìn)行日常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)。公文處理是各部門處理事務(wù)的重要形式和手段，公文因?yàn)槠髽I(yè)的日常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)而產(chǎn)生，穿插于各級(jí)行政管理活動(dòng)，是企業(yè)統(tǒng)一步伐、統(tǒng)一目標(biāo)、統(tǒng)一生產(chǎn)的重要指導(dǎo)思想。并且公文在發(fā)揮完其效用后應(yīng)當(dāng)有效歸檔，對(duì)于國(guó)有企業(yè)來說，公文中包含著大量的國(guó)家機(jī)密，所以公文的處理如何直接影響到檔案的質(zhì)量和檔案工作的效率，關(guān)系到國(guó)家機(jī)密的保密工作。綜上所述，公文處理工作不僅是企業(yè)用來傳遞信息的特殊文件，也是企業(yè)進(jìn)行行政管理的重要樞紐，同時(shí)是統(tǒng)一企業(yè)生產(chǎn)目標(biāo)的重要指導(dǎo)思想，更是國(guó)家機(jī)密的重要保證。對(duì)于當(dāng)前企業(yè)的公文處理工作，如何提高公文處理的效率和質(zhì)量是當(dāng)前行政管理工作的重要問題。

二、企業(yè)公文流轉(zhuǎn)普遍存在的問題

公文處理是按照要求規(guī)范來對(duì)公文文書進(jìn)行處理和執(zhí)行的一系列相關(guān)工作，由于公文處理的工作繁瑣，所以在執(zhí)行過程中會(huì)出現(xiàn)一些互通性紕漏，主要存在以下幾個(gè)問題：首先，公文處理流轉(zhuǎn)速度過慢。對(duì)于目前企業(yè)的文件處理來說并沒有體現(xiàn)出公文處理的優(yōu)先性。公文應(yīng)當(dāng)是本企業(yè)中最為重要的文件，對(duì)于部門目前來說處理文件的方式還按照先來后到的順序，所以導(dǎo)致公文處理流轉(zhuǎn)的速度過慢。同時(shí)，企業(yè)未形成現(xiàn)代化公文處理系統(tǒng)，使用習(xí)慣沒有建立起來，有很多人做不到從自動(dòng)化辦公系統(tǒng)里完成工作，導(dǎo)致辦公成本增加和辦公效率降低。其次，公文處理最終無辦理結(jié)果，無法形成閉環(huán)。公文處理要求各部門在進(jìn)行公文執(zhí)行和加工的工作結(jié)束后，對(duì)公文中所要求的工作對(duì)企業(yè)決策者進(jìn)行回饋。目前企業(yè)各個(gè)部門對(duì)公文處理的過程中并未形成良好的回饋機(jī)制，導(dǎo)致企業(yè)決策者無法得知落實(shí)者對(duì)公文內(nèi)容的執(zhí)行程度。雖然各部門都能對(duì)公文內(nèi)容進(jìn)行良好的執(zhí)行，但卻出現(xiàn)企業(yè)決策者需要去詢問落實(shí)者公文執(zhí)行的情況，導(dǎo)致工作出現(xiàn)滯后性。如果企業(yè)決策者無法及時(shí)得到政策落實(shí)者的回饋，那么就無法及時(shí)開展下一步工作或?qū)ぷ鬟M(jìn)行及時(shí)調(diào)整。

三、關(guān)于提高文件處理效率的思考

（一）完整的公文流轉(zhuǎn)記錄是企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展的生命線。無論是整個(gè)國(guó)家還是某一行政機(jī)關(guān)，如果想要穩(wěn)定順利完成日常工作，那么就要對(duì)公文進(jìn)行有效的處理。企業(yè)日常工作的信息形式為多種多樣的，但公文所具有的權(quán)威性和實(shí)效性是其他文件屬性所不具備的，使得公文在所有日常產(chǎn)生的信息中占據(jù)主導(dǎo)地位。所以在日常工作中要對(duì)公文進(jìn)行完整的流轉(zhuǎn)記錄并且最后進(jìn)行歸檔。由于公文的時(shí)效性較強(qiáng)，所以在查找責(zé)任的時(shí)候應(yīng)當(dāng)歸屬到人，這樣可以有效起到在公文流轉(zhuǎn)過程中的監(jiān)督作用，從而使得公文流轉(zhuǎn)更具時(shí)效性。并且完整的公文流轉(zhuǎn)記錄也可以提高企業(yè)在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算時(shí)的效率。

（二）嚴(yán)格的公文審核制度是保證企業(yè)持續(xù)發(fā)展的重要依據(jù)。公文處理的情況體現(xiàn)了一個(gè)部門或單位的整體工作水平。企業(yè)在進(jìn)行公文審核過程中應(yīng)當(dāng)進(jìn)行嚴(yán)格有序的操作。第一，要形成單位領(lǐng)導(dǎo)把關(guān)制度，只要是下發(fā)的文件都必須要領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行公文的格式和內(nèi)容等方面把關(guān)后才能夠送領(lǐng)導(dǎo)簽字，提高公文的格式和內(nèi)容審核。第二，進(jìn)行有效的工作運(yùn)轉(zhuǎn)制度，撰寫有效的公文運(yùn)轉(zhuǎn)制度工作安排，要求經(jīng)辦人員都明白在公文下發(fā)的過程中自己什么時(shí)間應(yīng)該做什么是以什么樣的標(biāo)準(zhǔn)來做，責(zé)任歸屬到個(gè)人，提高公文的有效性。第三，完成有效的責(zé)任追究制度，由于經(jīng)辦人員在公文的想法過程中已經(jīng)將責(zé)任歸屬個(gè)人，所以企業(yè)應(yīng)當(dāng)針對(duì)公文質(zhì)量和工作績(jī)效經(jīng)辦人員實(shí)行懲獎(jiǎng)制度，在有效的制度執(zhí)行下不斷增加經(jīng)辦人員的工作責(zé)任感。

（三）運(yùn)用現(xiàn)代科技辦公手段提升企業(yè)發(fā)展速度。隨著現(xiàn)代科技的不斷進(jìn)步和發(fā)展，現(xiàn)代科技開始改變了企業(yè)辦公效率。例如，釘釘軟件的出現(xiàn)大大減少了人力資源統(tǒng)計(jì)的時(shí)間，降低了人員溝通的困難性。企業(yè)上從管理人員可直接在釘釘軟件中對(duì)企業(yè)各部門或者個(gè)人進(jìn)行直接政策或指令傳達(dá)。同時(shí)百度企業(yè)云盤也減少了企業(yè)紙質(zhì)化辦公程度，企業(yè)可將公文直接在百度企業(yè)云盤中對(duì)指定部門進(jìn)行收發(fā)工作，大大減少了公文在流轉(zhuǎn)過程中的時(shí)間，也可以進(jìn)行一件公文多發(fā)，減少了公文在流轉(zhuǎn)過程中的錯(cuò)誤率。有效利用現(xiàn)代科技提高企業(yè)的公文處理效率，從而整體提高企業(yè)辦公效率。

（四）明確各級(jí)職能，操作流程規(guī)范化。在公文處理過程中，由于責(zé)任分配不清，導(dǎo)致公文執(zhí)行力下滑。甚至可能會(huì)出現(xiàn)工作中幾個(gè)部門互相推諉的情況，所以應(yīng)當(dāng)從源頭解決責(zé)任分配不清的問題。在公文下達(dá)前應(yīng)當(dāng)指定負(fù)責(zé)部門同時(shí)指定部門某管理人員對(duì)公文負(fù)責(zé)，同時(shí)規(guī)定時(shí)間節(jié)點(diǎn)。再要求該管理人員在時(shí)間節(jié)點(diǎn)前對(duì)公文的執(zhí)行程度對(duì)企業(yè)高級(jí)管理人員進(jìn)行反饋。積累工作經(jīng)驗(yàn)撰寫工作手冊(cè)，明確各級(jí)職能，將操作流程負(fù)責(zé)人規(guī)范化，責(zé)任追究到人，從側(cè)面提高文件執(zhí)行的監(jiān)督力度。

（五）完善體系，精簡(jiǎn)數(shù)量保證公文質(zhì)量。企業(yè)要對(duì)公文的執(zhí)行，通過建立工作框架、質(zhì)量體系、運(yùn)轉(zhuǎn)流程使公文處理工作更加系統(tǒng)化、科學(xué)化。在公文流轉(zhuǎn)過程中要加大公文的審核把關(guān)力度，對(duì)質(zhì)量差、內(nèi)容不規(guī)范的公文要進(jìn)行嚴(yán)格的退文制度。并且標(biāo)清退文理由，規(guī)定修正時(shí)間。要求針對(duì)公文的規(guī)范性對(duì)部門領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行考核，提升部門領(lǐng)導(dǎo)對(duì)公文質(zhì)量的要求。嚴(yán)格落實(shí)精簡(jiǎn)公文的要求，各部門在進(jìn)行年度工作安排的時(shí)候應(yīng)當(dāng)結(jié)合實(shí)際工作制定詳細(xì)的發(fā)文計(jì)劃。對(duì)于計(jì)劃外的公文進(jìn)行詳細(xì)的審核，保證公文的質(zhì)量對(duì)于某些不必要不重要的公文不再進(jìn)行專門發(fā)文，若是幾篇公文的內(nèi)容相似程度很高，則應(yīng)該將幾篇公文進(jìn)行整合，減少發(fā)文數(shù)量，從而真正提高公文處理的效率。

四、結(jié)束語

公文是企業(yè)在進(jìn)行日常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)必不可少的重要文書，是企業(yè)聯(lián)系上下關(guān)系內(nèi)外關(guān)系的重要樞紐。但目前對(duì)于企業(yè)的公文處理情況來說還有非常多的不足，企業(yè)可通過完善審核制度保證公文質(zhì)量，運(yùn)用現(xiàn)代科技提升公文處理效率，明確各層級(jí)工作職能與責(zé)任等方式，真正達(dá)到提高公文處理效率的目的。

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