關(guān)于檔案信息化系統(tǒng)的資源組織與管理研究

摘 要：以信息技術(shù)為依托的檔案管理質(zhì)量與管理效率獲得有效提升，同時(shí)，針對檔案信息化系統(tǒng)的資源組織與管理也展現(xiàn)出相應(yīng)的問題。在現(xiàn)代技術(shù)的作用下，使得信息化資源獲得最優(yōu)化的整合與提取，并可通過及時(shí)共享，令其能快速進(jìn)行傳播與應(yīng)用。在充分展現(xiàn)信息化系統(tǒng)優(yōu)勢與價(jià)值的同時(shí)，也應(yīng)對系統(tǒng)資源的組織與管理工作產(chǎn)生新的思考。即，應(yīng)能積極優(yōu)化檔案信息技術(shù)服務(wù)平臺(tái)，使系統(tǒng)內(nèi)的資源獲得安全存儲(chǔ)與有序管理。同時(shí)，科學(xué)規(guī)避網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)，不斷提高信息化系統(tǒng)的防篡改、防病毒等方面的有效性。

關(guān)鍵詞：檔案;信息化系統(tǒng);資源組織;管理

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與云計(jì)算等技術(shù)高速發(fā)展的背景下，使得信息化系統(tǒng)的建設(shè)與管理展現(xiàn)出更多需求。眾多系統(tǒng)的集成，開創(chuàng)了傳統(tǒng)檔案管理模式下無法實(shí)現(xiàn)的信息加工、存儲(chǔ)與應(yīng)用的方式?；谛畔⒓夹g(shù)與大數(shù)據(jù)技術(shù)，可將信息化系統(tǒng)內(nèi)容的數(shù)據(jù)資源進(jìn)行有效串聯(lián)、合并，并最大化挖掘其應(yīng)用價(jià)值。而在這個(gè)過程中，在信息化資源獲得有效整合與共享，為人們提供巨大便利的同時(shí)，也將形成更高的檔案信息化系統(tǒng)資源組織與管理的標(biāo)準(zhǔn)。而若想確保其能持續(xù)保持優(yōu)越性，應(yīng)對信息化系統(tǒng)進(jìn)行積極的升級與完善。

1 檔案信息化系統(tǒng)的資源組織與管理的內(nèi)容

信息化背景下，為檔案信息化系統(tǒng)構(gòu)建與管理帶來技術(shù)支持的同時(shí)，也為資源的組織與管理提出了新的挑戰(zhàn)。針對信息化資源的組織與管理，相較傳統(tǒng)的檔案管理模式產(chǎn)生了很多的不同。既往的工作流程中，在對檔案資源進(jìn)行收集、整理、編目、應(yīng)用等方面都是以人工的方式進(jìn)行的。而在對信息化系統(tǒng)的資源進(jìn)行組織、集成、共享的過程中，將碎片化的信息進(jìn)行了更高效的整合，并將其轉(zhuǎn)化為數(shù)字模式。將傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)到網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)中進(jìn)行組織與管理，可快速對其進(jìn)行二次加工與集成。不僅可提供檔案管理工作質(zhì)量與工作效率，還可最大化挖掘信息化資源的價(jià)值。在大數(shù)據(jù)技術(shù)、移動(dòng)通訊技術(shù)不斷革新與升級的過程中，使檔案信息化系統(tǒng)也不斷進(jìn)行升級。尤其，在信息共享方面，基于物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)的介入，使原本獨(dú)立存在的文檔間產(chǎn)生了更緊密的關(guān)聯(lián)。令傳統(tǒng)管理模式下孤島形式存在的信息獲得有效集成，并在此基礎(chǔ)上形成更加先進(jìn)的歸檔模式。同時(shí)，關(guān)于信息化系統(tǒng)的資源的組織與存儲(chǔ)，以及數(shù)據(jù)應(yīng)用等方面都在現(xiàn)代信息技術(shù)的加持下有了產(chǎn)生不同的呈現(xiàn)。數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)將大部分潛在的信息進(jìn)行有效整合、提取與應(yīng)用，在不斷突顯檔案管理工作價(jià)值的同時(shí)，也為信息化系統(tǒng)的資源組織與管理提出更高的要求。

2 檔案信息化系統(tǒng)的資源組織與管理措施

2.1 優(yōu)化檔案信息技術(shù)服務(wù)平臺(tái)

互聯(lián)網(wǎng)背景下，在前沿技術(shù)的支持下為創(chuàng)建更加完善的檔案信息化系統(tǒng)提供了有利條件。而在對檔案信息化系統(tǒng)的資源進(jìn)行組織與管理的過程中，需進(jìn)一步優(yōu)化檔案信息技術(shù)服務(wù)平臺(tái)。由此，使系統(tǒng)內(nèi)的資源基于安全、良好的運(yùn)行環(huán)境中獲得最佳的應(yīng)用。在此過程中，相關(guān)人員科學(xué)整合信息化系統(tǒng)的資源，能夠最大限度內(nèi)降低管理成本。檔案信息化是一項(xiàng)投入較大的項(xiàng)目，相關(guān)單位若僅僅依靠現(xiàn)有設(shè)備與人員在短期內(nèi)實(shí)現(xiàn)信息化是不現(xiàn)實(shí)的。需能夠不斷更新與優(yōu)化硬件設(shè)備，并引入最新的技術(shù)，對信息化系統(tǒng)進(jìn)行有效升級。通過不斷優(yōu)化檔案信息技術(shù)服務(wù)平臺(tái)，確保信息化資源獲得有效的組織與管理，并促使隨著技術(shù)的革新而得到優(yōu)化與完善。在這個(gè)過程中，可在一定程度上避免出現(xiàn)資源浪費(fèi)的現(xiàn)象。在確保有效控制管理成本的情況下，可對檔案信息化系統(tǒng)進(jìn)行最大化的應(yīng)用。而檔案信息服務(wù)平臺(tái)在進(jìn)行優(yōu)化的過程中，需運(yùn)用專業(yè)化的大生產(chǎn)方式。由此可節(jié)省一定的信息化資源的組織與管理成本，并利用該系統(tǒng)對相關(guān)信息資源進(jìn)行加工。與此同時(shí)，檔案信息化系統(tǒng)的資源越來越多時(shí)，若想確保將最具有價(jià)值的資源進(jìn)行整合與利用，應(yīng)考慮創(chuàng)建更大規(guī)模的檔案信息技術(shù)服務(wù)中心。并保障硬件設(shè)備與軟件體統(tǒng)的匹配性，管理人員與現(xiàn)代檔案管理形式的統(tǒng)一性。這樣，才可確保檔案信息化系統(tǒng)的資源進(jìn)行有效的組織與管理，最大化發(fā)揮其應(yīng)用價(jià)值，為企業(yè)創(chuàng)造更大的經(jīng)濟(jì)效益。

2.2 科學(xué)規(guī)避網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與信息技術(shù)的高速發(fā)展，為實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理提供了更多的可能性。在基于信息化系統(tǒng)的資源組織與管理，為高效采集、分析、整合與應(yīng)用數(shù)據(jù)信息帶來了便利。利用現(xiàn)代信息技術(shù)可極速處理系統(tǒng)內(nèi)的資源，并將其有目標(biāo)的進(jìn)行分類、集成與共享。而在這個(gè)過程中，依托于前沿技術(shù)使信息化資源獲得了有效的應(yīng)用，在對其進(jìn)行不斷整合與管理做到實(shí)時(shí)共享的情況下，使各檔案館的管理質(zhì)量與管理水平都獲得大幅提升。但基于技術(shù)手段為工作帶來極大便利的同時(shí)，應(yīng)在一定程度上增加了網(wǎng)絡(luò)安全的風(fēng)險(xiǎn)。因此，在對檔案信息化系統(tǒng)的資源組織與管理問題進(jìn)行分析的過程中，應(yīng)意識到技術(shù)升級的重要性。能夠科學(xué)規(guī)避網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)，確保檔案信息化系統(tǒng)的資源的完整性與安全性。基于此，應(yīng)科學(xué)設(shè)置監(jiān)控系統(tǒng)與防火墻，防御網(wǎng)絡(luò)病毒或是黑客攻擊。同時(shí)，應(yīng)對檔案信息化系統(tǒng)進(jìn)行及時(shí)升級與優(yōu)化，不斷提高其防御等級。并不斷強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)安全，提高信息化系統(tǒng)的防篡改、防病毒、防癱瘓、防泄密等方面的實(shí)效性。由此，可在一定程度上保障系統(tǒng)資源的盜用與篡改。同時(shí)，系統(tǒng)間進(jìn)行資源共享過程中，應(yīng)加強(qiáng)身份認(rèn)證與訪問控制。對登錄到檔案信息化系統(tǒng)的用戶應(yīng)進(jìn)行有效識別與管理，可引導(dǎo)他們進(jìn)行實(shí)名制認(rèn)證，確保其通過正常進(jìn)行注冊，令其能進(jìn)行規(guī)范化操作去瀏覽平臺(tái)上的信息化資源。即便用戶身份獲得認(rèn)知，但仍需對他們進(jìn)行分類管理。并根據(jù)用戶的級別與分類，去設(shè)置他們訪問系統(tǒng)資源的權(quán)限。當(dāng)然，在這個(gè)過程中，應(yīng)對檔案信息化系統(tǒng)的資源進(jìn)行科學(xué)的分類，并根據(jù)其重要程度設(shè)置不同等級權(quán)限。這樣，確保用戶等級與信息化資源發(fā)等級的匹配性，實(shí)現(xiàn)檔案細(xì)信息化系統(tǒng)資源的專業(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。

3 結(jié)語

總之，互聯(lián)網(wǎng)背景下，為建立信息化系統(tǒng)平臺(tái)提供了有利的技術(shù)支持。而在創(chuàng)建良好的信息化系統(tǒng)后，應(yīng)對其所存儲(chǔ)的資源組織與管理形式形成更深刻的思考。相較傳統(tǒng)的檔案管理模式，信息化檔案管理具有更加豐富與復(fù)雜的內(nèi)容與形式。因此，若想確保檔案信息系統(tǒng)資源獲得有效管理，應(yīng)保證運(yùn)行平臺(tái)運(yùn)行的安全性。由此，需不斷完善技術(shù)服務(wù)中心，并能全面提高其病毒防御能力。

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作者簡介

賈瑞婷（1986-），女，河北隆堯人，碩士，中級職稱，從事資料檔案管理研究。