數(shù)字時代高校檔案社會化服務(wù)平臺建設(shè)策略研究

張鳳麗

摘 要：高等學(xué)校主要肩負(fù)著培養(yǎng)人才以及輸送人才的重要責(zé)任，并且高等學(xué)校也是人們學(xué)習(xí)更加完善的知識并對各種知識進(jìn)行綜合運用的重要場所。隨著我國經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展以及科學(xué)技術(shù)的不斷提高，我們國家的高校檔案服務(wù)中的一些缺陷也隨之暴露出來，高校檔案服務(wù)并不只是承擔(dān)著高校的教學(xué)和科研管理的重任，而是需要在不斷的發(fā)展中逐漸滿足社會的需要并隨之提高自身的個性化形態(tài)。數(shù)字時代的到來不僅為人們提供了更多的便捷，同時也對高校的檔案社會化服務(wù)提出了更高的要求。因此高校應(yīng)該及時發(fā)揮自身的資源優(yōu)勢和技術(shù)優(yōu)勢，并利用文化資源構(gòu)建社會化服務(wù)平臺，為了高校檔案社會化服務(wù)平臺建設(shè)而貢獻(xiàn)出力量。因此本文旨在研究數(shù)字時代高校檔案社會化服務(wù)平臺建設(shè)策略，并對其中存在的問題和解決措施做了簡析，希望能為數(shù)字時代高校檔案社會化服務(wù)平臺建設(shè)提供借鑒。

關(guān)鍵詞：數(shù)字時代;高校檔案;社會化服務(wù);平臺建設(shè);策略

基金項目：本文為秦皇島市科技局課題項目：“高校檔案社會化服務(wù)策略研究”（項目編號：201902A228）的階段成果。

隨著信息化技術(shù)的不斷普及與推進(jìn)，數(shù)字時代已經(jīng)將我們的生活帶到了一層新的高度，如今分工更加明確且細(xì)致的社會化服務(wù)正在沖擊著各行各業(yè)。在近些年高校檔案的社會化服務(wù)平臺建設(shè)引起了更多人的關(guān)注，并且數(shù)字時代的高校檔案社會化服務(wù)也引起了多數(shù)人的重視。由于我國高校檔案社會化服務(wù)平臺建設(shè)中存在著很多問題，并且這些問題為人們帶來了很多的不便，因此而制約著高校檔案社會化服務(wù)的效果。因此本文對于數(shù)字時代高校檔案社會化服務(wù)平臺建設(shè)策略做了相應(yīng)的研究，希望可以不斷改善我國的高校檔案社會化服務(wù)，并將我國高校檔案信息價值做整體的提高。

1 數(shù)字時代高校檔案社會化服務(wù)中存在的問題以及現(xiàn)狀

1.1 高校檔案的創(chuàng)新和優(yōu)化可以為平臺創(chuàng)建提供內(nèi)容資源

高等學(xué)校是一個將教學(xué)、生產(chǎn)和科研結(jié)合在一起的小型社會，在這個社會中每個人都扮演著不同的角色并發(fā)揮著自身穩(wěn)定的作用，近幾年隨著畢業(yè)生人數(shù)的不斷上漲對于檔案材料的需求也就隨之增多，比如我們常見的招生計劃、登記表、學(xué)生在校名冊和成績冊、以及新生的錄取名單等等，都是這些年走進(jìn)學(xué)校或者步入社會的學(xué)生所需要留意的東西，同時也是人們生活中不可或缺的重要文件。因此高校付出了很多努力來整理這些種類繁雜數(shù)量眾多的檔案，并在其中耗費了大量的物力和財力，改變館藏內(nèi)容的單一和缺乏，并將反映學(xué)校教學(xué)的材料以及科研活動的材料收集作為工作中的重點，在這個過程中不斷完善著自己的檔案儲備和檔案管理，為數(shù)字時代檔案服務(wù)提供更多優(yōu)質(zhì)化的服務(wù)。

1.2 目前我國高校檔案社會化服務(wù)現(xiàn)狀

眾所周知在國外檔案信息利用這一概念的出現(xiàn)最早是在文藝復(fù)興時期，從這之后隨著幾百年的發(fā)展信息檔案逐漸變得更為公開，社會化服務(wù)也隨之變得更加完善，并且形成了一套特別的，運行制度完整的體系，而這一切為我國的社會服務(wù)發(fā)展以及高校檔案的社會化服務(wù)完善提供了很多的幫助，并提供了一定的可以借鑒的寶貴經(jīng)驗。由于我國的檔案信息化利用發(fā)展比國外要晚了很多年，并且其中的相關(guān)制度也不夠完善，我國關(guān)于高校檔案社會化服務(wù)的研究無論是在實踐方面還是理論方面都顯得過于空白，所以我國的高校檔案社會化服務(wù)亟待發(fā)展。后來隨著國家對檔案信息以及高校信息檔案的社會化進(jìn)程的逐漸重視，我國的高校檔案正隨著時代的發(fā)展逐漸進(jìn)入了人們的視線中，并隨之獲得了一定的關(guān)注量。高校檔案信息的社會化服務(wù)中信息的價值正在被更多人所熟知，并且很多高校都建立了獨立的檔案管理部門，這樣就可以對高校的檔案進(jìn)行系統(tǒng)化的管理和專門的管理。隨著社會中的社會化服務(wù)逐漸興起現(xiàn)代化的服務(wù)手段也變得種類繁多，并且現(xiàn)代的檔案信息化管理手段也正在被高校中管理部門進(jìn)行系統(tǒng)的應(yīng)用，先進(jìn)的管理模式讓高校檔案管理社會化服務(wù)適用范圍變得更加廣泛，由于我國高校的社會化服務(wù)仍然存在著很多問題，因此高校的檔案社會化服務(wù)也正在不斷地進(jìn)行優(yōu)化和完善。

1.3 高校檔案社會化服務(wù)存在的問題

1）首先我們來談?wù)劯咝n案社會化服務(wù)中存在的思想理念這方面的問題，這一點問題首先是由于對高校檔案的價值并沒有認(rèn)真地進(jìn)行分析理解，從而導(dǎo)致認(rèn)識不足。眾所周知高校檔案是記錄高校建設(shè)發(fā)展過程中的種種信息，這其中包括了教學(xué)、學(xué)生信息以及科研等方面的多種內(nèi)容。我們國家很多人對于高校檔案都還停留在最為原始的認(rèn)識中，認(rèn)為這些檔案信息對于社會發(fā)展以及政治文化并沒有直接的作用，或者認(rèn)為這些檔案所發(fā)揮的作用不大，從而忽視了這些檔案本身的價值以及作用。由此可見，很多高校的管理理念以及對高校檔案的認(rèn)知程度過于落后。并且很多學(xué)校會認(rèn)為高校檔案是一種只為高校進(jìn)行服務(wù)，對于社會服務(wù)并沒有什么義務(wù)，因此社會對于高校的檔案信息有需求時必須要通過相關(guān)的部門進(jìn)行協(xié)調(diào)。

2）然后第二點就是關(guān)于高校檔案社會化服務(wù)中存在的制度設(shè)施問題，從中我們可以看出社會化服務(wù)制度并不完善，雖然很多高校都設(shè)置了五花八門關(guān)于社會化服務(wù)的相關(guān)制度，但是由于缺乏一定的標(biāo)準(zhǔn)所以制定的制度都不是很全面。通過相關(guān)的調(diào)查我們可以明白雖然現(xiàn)在的制度大多都是關(guān)于檔案的管理以及檔案的整理之類，但是針對社會化服務(wù)這一方面卻沒有準(zhǔn)確的制度。而現(xiàn)如社會對于服務(wù)化制度所提出的要求很多，因此這也就從側(cè)面表現(xiàn)了在我國的高校檔案社會化服務(wù)這一方面并不能達(dá)到規(guī)定所提出的要求。同時場地和設(shè)施配置的不完備也是高校檔案社會化服務(wù)中存在的一個重點問題，由于場地過小且相應(yīng)的器材設(shè)備不全，社會化服務(wù)的開展也隨之受到了制約，并且高校檔案的社會化服務(wù)能力也不夠高，因而這些問題的存在嚴(yán)重的影響了高校檔案的社會化服務(wù)能力。

3）第三點就是高校檔案社會化服務(wù)中技術(shù)管理中的問題，由于高校檔案管理模式較為落后且管理模式不夠完善，在調(diào)研中我們可以發(fā)現(xiàn)很多高校存儲文件仍然是袋裝或者存箱的模式，并且在數(shù)據(jù)處理這一方面仍然是由學(xué)校的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)統(tǒng)一負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行管理并對系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，這些技術(shù)的落后以及設(shè)備的陳舊都會對高校檔案社會化服務(wù)產(chǎn)生不利的影響。其次，社會化服務(wù)中服務(wù)的內(nèi)容過于單一且服務(wù)方式十分落后，在高校的檔案社會化服務(wù)中學(xué)生的檔案信息內(nèi)容占數(shù)據(jù)的大部分，其中涉及學(xué)生學(xué)籍的材料認(rèn)證以及檔案證明和學(xué)生檔案帶入傳遞這些方面都是檔案社會化服務(wù)中的重點內(nèi)容。但是這其中的科研檔案和促進(jìn)社會文化發(fā)展的人文歷史檔案則利用率過低，查詢率也不高，這些檔案都具有十分重要的意義，卻并沒有被重視。

4）第四點就是關(guān)于服務(wù)方式落后這一方面，這一點對于高校檔案管理中的社會化服務(wù)是至關(guān)重要的。服務(wù)方式的落后會直觀地影響到整個服務(wù)的水平與質(zhì)量以及效率，可以說一旦服務(wù)方式令人感到不滿，那么這整個活動都會失去原本的意義。通過調(diào)研我們可以發(fā)現(xiàn)在如今的高校檔案社會化服務(wù)中主要的服務(wù)方式還是通過電話查詢以及實體查詢，很少會有高校通過較為先進(jìn)高效的互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行社會化服務(wù)，從中我們可以發(fā)現(xiàn)雖然數(shù)字化時代的到來給我們的生活提供了便捷，卻并沒有為我們的社會化服務(wù)提供一定的幫助。

2 利用平臺資源提供多樣化服務(wù)

2.1 轉(zhuǎn)變觀念，樹立服務(wù)理念

在數(shù)字化時代的高校檔案的社會化服務(wù)過程中首先需要樹立良好的服務(wù)觀念，對待需要服務(wù)的人員應(yīng)該要保證認(rèn)真地態(tài)度，并耐心的對其進(jìn)行幫助。在服務(wù)性的社會背景下需要改變傳統(tǒng)的檔案管理理念，其中高校檔案的管理理念亟待改變，人們雖然已經(jīng)認(rèn)識到高校檔案信息價值和重要性，卻仍然對其認(rèn)識過淺，與發(fā)達(dá)國家相差的過于遙遠(yuǎn)。再就是高校檔案機(jī)構(gòu)的服務(wù)人員需要將服務(wù)理念進(jìn)行改變，如今如無理念和服務(wù)意識仍然沒有得到普及，這一些問題都需要高校對其進(jìn)行中試和關(guān)注，從而不斷加強(qiáng)當(dāng)代社會的檔案信息服務(wù)。

2.2 完善制度，加強(qiáng)硬件投入

在高校檔案的社會化服務(wù)中對相關(guān)的規(guī)章制度進(jìn)行完善是一項重要的社會化服務(wù)保障，因此只有不斷的對其中的制度進(jìn)行完善，才可以從基礎(chǔ)上保障高校檔案的社會化服務(wù)的有效性。雖然高校中對于其中的規(guī)章制度進(jìn)行相應(yīng)的制定，但是這些制度較為零散且沒有體系，因此制定完善的體系化的制度已經(jīng)成為刻不容緩的一項任務(wù)。在這個過程中需要不斷加強(qiáng)高校的檔案基地以及相關(guān)的設(shè)備，并對這些設(shè)備進(jìn)行升級和系統(tǒng)化的管理，以保障設(shè)備和場地都符合高校檔案社會化服務(wù)所要達(dá)到的要求。

2.3 轉(zhuǎn)變模式，引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)

在數(shù)字時代下高校檔案的社會服務(wù)中我們需要不斷地完善檔案管理模式并對其進(jìn)行改進(jìn)和豐富，并且在這個過程中需要逐漸的將紙質(zhì)化轉(zhuǎn)向數(shù)字化模式，檔案編研工作方式也應(yīng)該從手工作業(yè)轉(zhuǎn)到電子化模式中。在這個過程中我們可以建立單獨的檔案管理軟件系統(tǒng)并在網(wǎng)絡(luò)排端口實現(xiàn)一些檔案的整理和應(yīng)用。高校的官方網(wǎng)站也需要作為檔案社會化服務(wù)的一個有效平臺，需要在主頁上設(shè)置相關(guān)的檔案信息查詢端口，來實現(xiàn)人們所需求的外部查詢這項功能。并且需要完善相關(guān)的科研、教學(xué)以及學(xué)科建設(shè)和學(xué)生信息等檔案的完整性，對這些需要重點關(guān)注的檔案應(yīng)該進(jìn)行妥善的分類和管理，并機(jī)關(guān)注各類歸檔信息，督促相關(guān)部門認(rèn)真工作。

2.4 實現(xiàn)數(shù)字與文化的有機(jī)結(jié)合

在高校的各類檔案材料記錄中大多是關(guān)于教學(xué)、科研以及個人從事教學(xué)的一些內(nèi)容，這些是科學(xué)文化信息以及重要知識的主要儲存方式，尤其是相關(guān)的教學(xué)檔案以及科研檔案都記錄了非常重要的科學(xué)文化成果，是萬萬不可丟失的，并且這些文件的價值也很高。對于科研檔案來說研究方案以及課題申請和實驗數(shù)據(jù)等對于社會成果的推廣和宣傳都具有一定的幫助作用，這些方面可以實現(xiàn)高校跟企業(yè)之間的合作與溝通，還可以利用高校的檔案信息系統(tǒng)對社會進(jìn)行充分的維護(hù)和幫助。通過這些社會也能全面地了解到學(xué)校中的關(guān)于科研一類的具體狀況，同時還可以在相關(guān)的網(wǎng)站上展示出各種有意義有價值的檔案內(nèi)容，讓檔案的利用范圍逐漸變得廣泛，并對檔案的延伸和拓展具有有效的幫助。

3 結(jié)語

綜上所述，各大高校都應(yīng)該在現(xiàn)有的基礎(chǔ)上不斷的提高和豐富高校檔案的內(nèi)容，并且需要將高校的科研檔案和人文歷史檔案充分的進(jìn)行利用，這樣才可以發(fā)揮高校檔案資源的社會服務(wù)作用。在社會服務(wù)中高校檔案都應(yīng)該充分的利用好網(wǎng)絡(luò)平臺并不斷的將自身的不足進(jìn)行彌補(bǔ)，這樣才可以發(fā)揮自身的作用并服務(wù)于社會。同時在數(shù)字化時代的當(dāng)今社會高校檔案的創(chuàng)新查詢服務(wù)方式和手段都在不斷地發(fā)展，因此高校應(yīng)該把握好時機(jī)對自身的缺憾進(jìn)行彌補(bǔ)。信息化時代的到來讓社會服務(wù)的種類變得更為豐富，也給高校檔案的建設(shè)帶來了較高的挑戰(zhàn)，由于在高校檔案的社會服務(wù)中存在的偏差和問題太多，所以社會化服務(wù)也不夠令人滿意。因此高校檔案在社會化服務(wù)的變革中不許不斷吸取發(fā)達(dá)國家的社會化服務(wù)優(yōu)良經(jīng)驗并進(jìn)行自我改善和優(yōu)化，從而培育出更加符合我國國情的檔案社會化服務(wù)模式以及服務(wù)制度，這樣才可以將高校檔案的價值發(fā)揮到最高，并對我國的發(fā)展起促進(jìn)的作用。

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