數(shù)字化時(shí)代文書檔案數(shù)字化管理模式探究

宋曉慧 滕騰

摘 要：伴隨區(qū)塊鏈、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等高新技術(shù)不斷發(fā)展，文書檔案管理中可供使用的信息技術(shù)進(jìn)一步增加，文書檔案管理的模式發(fā)生了轉(zhuǎn)變。過去一段時(shí)間內(nèi)，部分單位文書檔案數(shù)字化進(jìn)程緩慢，對(duì)于相關(guān)信息技術(shù)的應(yīng)用仍然處于一個(gè)初步階段，難以進(jìn)一步提升文書檔案?jìng)鬏數(shù)谋憬菪砸约皽?zhǔn)確性。故此，應(yīng)當(dāng)從理論層面就文書檔案數(shù)字化管理展開研究，分析文書檔案數(shù)字化管理的必要性，指出當(dāng)前文書檔案數(shù)字化管理中存在的常態(tài)問題，結(jié)合檔案學(xué)知識(shí)以及檔案事業(yè)發(fā)展趨勢(shì)提出建議，進(jìn)而為相關(guān)單位推動(dòng)文書檔案數(shù)字化建設(shè)提供指導(dǎo)。

關(guān)鍵詞：文書檔案;數(shù)字化時(shí)代;管理;融合

1 數(shù)字化時(shí)代文書檔案數(shù)字化管理的必要性

1.1 有效保管檔案資源，確保檔案完整真實(shí)的必然要求

現(xiàn)代檔案學(xué)將檔案完整性、真實(shí)性以及準(zhǔn)確性作為評(píng)價(jià)檔案價(jià)值的重要尺度，即檔案資源只有具備完整性、真實(shí)性以及準(zhǔn)確性，才能被加以利用。通過對(duì)文書檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，進(jìn)一步解決傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理中檔案損毀的問題，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的有效保管[1]。一是可以避免檔案資源受到檔案害蟲、溫度以及濕度的影響。文書檔案數(shù)字化之后，檔案資源將會(huì)以數(shù)字化的形式呈現(xiàn)出來，且保存在相應(yīng)的電子介質(zhì)當(dāng)中，進(jìn)而免收檔案害蟲、溫度以及濕度的影響。二是可以進(jìn)一步避免檔案被非法篡改。例如，將數(shù)字水印加入到文書檔案當(dāng)中，可以有效辨別文書檔案的真實(shí)性以及原始性。又如，通過對(duì)原始的文書檔案進(jìn)行備份，可以通過對(duì)比的方式來核實(shí)文書檔案是否被人為篡改。

1.2 提升文書檔案管理實(shí)效的內(nèi)在要求

相較于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式，數(shù)字化管理更加能夠減輕檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)，有效提升文書檔案管理實(shí)效。一是提升文書檔案的歸檔、整理實(shí)效。將數(shù)字化信息技術(shù)引入文書檔案管理領(lǐng)域，能夠進(jìn)一步對(duì)多份文書以及其他資料進(jìn)行整合與收集，減少檔案管理人員的工作量[2]。二是提升文書檔案檢索實(shí)效。將數(shù)字化信息技術(shù)引入文書檔案管理領(lǐng)域，可以直接在檔案管理系統(tǒng)或者其他系統(tǒng)中對(duì)文書檔案進(jìn)行快速檢索，滿足相關(guān)檔案需求主體利用檔案的需求。總而言之，文書檔案數(shù)字化管理模式省去了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式中的許多步驟，可以進(jìn)一步推動(dòng)單位文書檔案管理工作轉(zhuǎn)型。

2 數(shù)字化時(shí)代文書檔案數(shù)字化管理中存在的常態(tài)問題

2.1 文書數(shù)字化檔案管理體系不健全

現(xiàn)階段，部分單位雖然已經(jīng)開始應(yīng)用多種數(shù)字化信息技術(shù)對(duì)文書檔案進(jìn)行管理，但并沒有顯著提升文書檔案管理工作的規(guī)范性、標(biāo)準(zhǔn)性以及科學(xué)性。之所以出現(xiàn)這種問題，主要是因?yàn)椴糠謫挝簧形磸暮暧^上明確文書檔案管理的職責(zé)分工、具體流程以及具體內(nèi)容，尚未搭建相應(yīng)的文書檔案管理體系。一是沒有明確文書檔案數(shù)字化管理的職責(zé)分工，檔案管理人員之間、檔案管理人員與其他部門工作人員之間容易出現(xiàn)重復(fù)操作的情況，難以進(jìn)一步提升文書檔案管理實(shí)效。二是沒有進(jìn)一步從單位的人力、財(cái)力以及物力狀況對(duì)文書檔案數(shù)字化管理的流程進(jìn)行明確，無法縮減不必要的中間環(huán)節(jié)，三是沒有明確文書檔案數(shù)字化處理的具體內(nèi)容。一方面，關(guān)于文書檔案數(shù)字化處理的基本格式不明確。例如，紙質(zhì)文書檔案在轉(zhuǎn)化為數(shù)字文書檔案時(shí)是否一律采用pdf格式[3]。另一方面，數(shù)字化環(huán)境下的文書檔案歸檔、立卷的標(biāo)準(zhǔn)不明確。

2.2 數(shù)字化信息技術(shù)與文書檔案的融合度不高

現(xiàn)階段，大多數(shù)單位主要是通過文書檔案管理系統(tǒng)對(duì)文書檔案進(jìn)行科學(xué)管理，對(duì)于其他信息技術(shù)的應(yīng)用則仍然處于初步階段。一是對(duì)于大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用能力不足，尚未將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用至文書檔案編研、文書檔案專題建設(shè)、文書檔案檢索等領(lǐng)域，難以進(jìn)一步整合相應(yīng)的資源，無法充分發(fā)揮文書檔案的價(jià)值。同時(shí)，這也導(dǎo)致許多單位文書檔案尚未形成不同類別的數(shù)據(jù)庫，其對(duì)于單位決策、單位管理的作用不明顯。二是對(duì)于云儲(chǔ)存技術(shù)的應(yīng)用能力不足，難以推動(dòng)文書檔案資源共享的步伐。三是文書檔案管理系統(tǒng)功能單一，與單位具體需求不匹配。

2.3 文書檔案安全管理能力不足

數(shù)字化信息技術(shù)雖然能夠提升文書檔案管理實(shí)效，但其亦存在一定的弊端。典型表現(xiàn)為：文書檔案在互聯(lián)網(wǎng)以及物聯(lián)網(wǎng)終端流通時(shí)，很容易遭受病毒的攻擊，進(jìn)而導(dǎo)致文書檔案出現(xiàn)損毀、破壞以及遺失的狀況?，F(xiàn)階段，部分單位文書檔案安全管理能力不足，尚未將新型的高新技術(shù)融入到文書檔案安全管理當(dāng)中，最終導(dǎo)致文書檔案被非法加密和破壞，導(dǎo)致后期的開發(fā)利用工作受阻。

3 數(shù)字化時(shí)代文書檔案數(shù)字化管理的基本路徑

3.1 搭建系統(tǒng)化、科學(xué)化的文書檔案數(shù)字化管理體系

為了提升文書檔案數(shù)字化管理、數(shù)字化服務(wù)質(zhì)量，最大限度地發(fā)揮文書檔案的實(shí)際價(jià)值，單位要健全文書檔案數(shù)字化管理體系。一是要明確文書檔案數(shù)字化管理的職責(zé)分工，理清檔案管理人員之間、檔案管理人員與其他部門工作人員之間的職責(zé)，搭建系統(tǒng)化、科學(xué)化以及規(guī)范化的工作體系。二是要結(jié)合單位具體實(shí)際狀況，明確文書檔案數(shù)字化管理的基本流程。具體而言，可以根據(jù)檔案管理系統(tǒng)的流程來設(shè)置相應(yīng)的崗位，并將不必要的流程縮減，提升工作實(shí)效。三是要明確文書檔案數(shù)字化管理的具體內(nèi)容。一方面，要出臺(tái)相應(yīng)的規(guī)章制度對(duì)不同檔案的格式加以明確，推動(dòng)紙質(zhì)類文書檔案數(shù)字化的進(jìn)程。另一方面，要明確數(shù)字化環(huán)境下文書檔案歸檔、立卷的標(biāo)準(zhǔn)。

3.2 深入推進(jìn)文書檔案管理與高新技術(shù)的融合

為了更好地適應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流，單位要強(qiáng)化對(duì)數(shù)字化信息技術(shù)的應(yīng)用。一是加強(qiáng)對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，發(fā)揮大數(shù)據(jù)在檢索信息資源、分析信息資源領(lǐng)域的優(yōu)勢(shì)，推動(dòng)文書檔案編研、文書檔案專題建設(shè)、文書檔案檢索工作的開展。同時(shí)，有條件的單位可以建立不同類型的文書檔案數(shù)據(jù)庫，發(fā)揮文書檔案的憑證價(jià)值以及參考價(jià)值，助力于單位管理與單位決策。二是要加強(qiáng)對(duì)云儲(chǔ)存技術(shù)的應(yīng)用，探索與上下級(jí)單位之間進(jìn)行文書檔案共享，減少整體的管理成本以及開發(fā)利用成本。

3.3 充分應(yīng)用多種數(shù)字化信息技術(shù)對(duì)文書檔案進(jìn)行安全管理

為了確保文書檔案的價(jià)值，做好文書檔案保密安全工作，單位必須要充分應(yīng)用多種數(shù)字化信息技術(shù)對(duì)文書檔案進(jìn)行安全管理。一是可以對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)字化加密，并設(shè)置相應(yīng)的訪問權(quán)限，從事前來防止病毒以及黑客的入侵。二是要實(shí)行內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)相分離的機(jī)制，通過內(nèi)網(wǎng)環(huán)境對(duì)文書檔案進(jìn)行傳輸與管理。三是可以做好文書檔案?jìng)浞莨ぷ鳎瑢⑵渖蟼髦猎平K端進(jìn)行備份，從事后角度來做好文書檔案安全管理工作。四是可以探索將區(qū)塊鏈技術(shù)應(yīng)用至文書檔案管理領(lǐng)域，進(jìn)一步提升安全管理實(shí)效。

4 結(jié)束語

當(dāng)前，我國(guó)檔案事業(yè)整體朝著數(shù)字化、現(xiàn)代化、智能化以及科學(xué)化的方向發(fā)展，越來越多的單位開始采用數(shù)字化信息技術(shù)對(duì)文書檔案進(jìn)行處理，收到了一定成效。然而，由于缺乏相關(guān)經(jīng)驗(yàn)的借鑒以及理論的參考，部分單位文書檔案數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)程緩慢，沒有將數(shù)字化信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)充分發(fā)揮出來。故此，文章重點(diǎn)探討了文書檔案數(shù)字化管理的基本路徑。通過本研究可以發(fā)現(xiàn)，文書檔案數(shù)字化管理過程中一是要健全文書檔案數(shù)字化管理體系;二是要深入推進(jìn)文書檔案管理與高新技術(shù)的融合;三是要充分應(yīng)用多種數(shù)字化信息技術(shù)對(duì)文書檔案進(jìn)行安全管理。

參考文獻(xiàn)

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作者簡(jiǎn)介

宋曉慧，女，山東青島，大學(xué)本科，畢業(yè)于中國(guó)海洋大學(xué)，館員，研究方向：檔案管理。