新時(shí)期油田檔案管理問題及改進(jìn)措施

姚文鴻

摘 要：文章闡述了江蘇油田檔案管理工作中存在的問題，通過(guò)各方面改進(jìn)措施，已逐步形成一套擁有自己特點(diǎn)的檔案管理體系，為油田各項(xiàng)事業(yè)長(zhǎng)期穩(wěn)定發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)保障。

關(guān)鍵詞：勘探開發(fā);檔案管理;資源整合;人才培訓(xùn);主動(dòng)服務(wù);制度規(guī)范

1 新形勢(shì)下檔案管理存在問題

1.1 管理隊(duì)伍老化，梯隊(duì)建設(shè)脫節(jié)

多年來(lái)，檔案工作從業(yè)人員年齡偏大、文化程度偏低，兼職人員較多，而檔案數(shù)據(jù)量卻迅猛增長(zhǎng)，梯隊(duì)建設(shè)與檔案發(fā)展脫節(jié)，嚴(yán)重影響了新興技術(shù)、軟件系統(tǒng)的學(xué)習(xí)和推廣應(yīng)用。人員結(jié)構(gòu)的不合理與油田發(fā)展的要求日益懸殊，已經(jīng)嚴(yán)重制約了油田檔案事業(yè)的發(fā)展。

1.2 管理思想錯(cuò)位，部門權(quán)責(zé)不清

在日常管理中，部分單位沒有把檔案工作放到夯實(shí)油田生產(chǎn)的戰(zhàn)略高度上來(lái)，生產(chǎn)工作與檔案管理不能有效結(jié)合，檔案部門無(wú)人問津，檔案人員內(nèi)在價(jià)值無(wú)法體現(xiàn)，思想懈怠，陷入惡性循環(huán)。另一方面，部分二級(jí)單位檔案形成部門、歸口管理部門間也存在一種理解誤區(qū)，認(rèn)為檔案收集歸檔全部都是檔案部門的工作，資料搜集整理上交不及時(shí)，影響后續(xù)檔案利用工作的開展，權(quán)責(zé)不清使檔案形成部門及管理部門都面臨責(zé)任落實(shí)歸屬等問題。

1.3 管理時(shí)機(jī)滯后，主動(dòng)意識(shí)薄弱

部分檔案管理人員由于對(duì)檔案工作認(rèn)識(shí)的不充分，通常選擇檔案形成末端時(shí)期介入檔案管理工作，導(dǎo)致歸檔工作與生產(chǎn)流程脫節(jié)。還有部分單位則是由于人員緊缺，檔案工作者存在消極思想，不能主動(dòng)深入前線基層或項(xiàng)目組進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的宣講指導(dǎo)，失去了對(duì)資料源頭管控的良好時(shí)機(jī)，既影響日后的開發(fā)利用，又威脅到檔案甚至工程項(xiàng)目實(shí)體的安全。

1.4 管理手段缺失，監(jiān)控體系不全

在日常的檔案管理中，雖然有多項(xiàng)規(guī)章制度對(duì)檔案的形成收集進(jìn)行管控，但是到實(shí)際工作中，諸如合同、財(cái)務(wù)、工程審計(jì)等檔案由于實(shí)行歸口管理，而檔案部門只有業(yè)務(wù)指導(dǎo)的權(quán)限，在油田層面沒有一套系統(tǒng)的獎(jiǎng)懲措施和制度保障，對(duì)于檔案歸檔及時(shí)性、完整性，檔案部門只能通過(guò)催繳通知書等不具約束力的形式管理，造成資料歸檔推諉拖延或內(nèi)容不全。

1.5 管理方式陳舊，信息化程度低

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)高速發(fā)展的今天，辦公自動(dòng)化、無(wú)紙化在油田內(nèi)部普及應(yīng)用，使得各專業(yè)資源逐步實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共享，用戶來(lái)館利用檔案量日趨減少。而檔案部門內(nèi)部雖然有不少信息化管理平臺(tái)，但是存在各自為政，互不兼容的問題，信息資源不能共享，重復(fù)錄入量大。而且多數(shù)系統(tǒng)使用還停留在日常接收錄入層面，檔案數(shù)字化、原文掛接工作進(jìn)展緩慢，線上借閱利用功能基本處于停滯狀態(tài)，嚴(yán)重影響檔案信息化進(jìn)程。

2 企業(yè)檔案管理改進(jìn)措施及效果

2.1 整合資源，集中管理，提高檔案工作效率

油田檔案館充分利用信息化快速發(fā)展的趨勢(shì)，整合全油田檔案管理資源，利用網(wǎng)絡(luò)化辦公手段，實(shí)現(xiàn)了文件、資料流轉(zhuǎn)處理到歸檔錄入的在線運(yùn)行。另一方面，推進(jìn)中國(guó)石化檔案管理及地質(zhì)資料管理兩套系統(tǒng)應(yīng)用部署，做到地質(zhì)資料、文書、財(cái)務(wù)、基建等主體檔案收管用全流程線上運(yùn)行，減少紙質(zhì)資料印刷數(shù)量，大大降低了文件資料制作成本。

2.2 加大培訓(xùn)，分層管理，挖掘檔案人員潛能

近幾年來(lái)，油田檔案館對(duì)業(yè)務(wù)隊(duì)伍進(jìn)行專業(yè)化、層次化、制度化調(diào)整。第一，開展形式多樣的培訓(xùn)方式。集中培訓(xùn)和自學(xué)結(jié)合，充分利用媒體、網(wǎng)絡(luò)等介質(zhì)，做好管理人員的培訓(xùn)工作。第二，有針對(duì)性，有層次的做好人才培養(yǎng)。對(duì)基層操作人員，側(cè)重加強(qiáng)相關(guān)專業(yè)檔案知識(shí)學(xué)習(xí)，同時(shí)注重日常工作環(huán)節(jié)以及檔案管理系統(tǒng)的實(shí)際操作，規(guī)范化訓(xùn)練。對(duì)管理崗位除進(jìn)行檔案基本知識(shí)的培訓(xùn)外，還應(yīng)加入歷史文化、現(xiàn)代管理、計(jì)算機(jī)知識(shí)的學(xué)習(xí)，拓寬視野，開闊思路，從戰(zhàn)略角度對(duì)檔案發(fā)展進(jìn)行籌劃，培養(yǎng)具備文化素養(yǎng)、領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)、信息創(chuàng)新的綜合型檔案管理人才。第三，建立完善的獎(jiǎng)懲制度，明確崗位職責(zé)范圍，做到人在其崗，責(zé)在其人。發(fā)揮中年骨干業(yè)務(wù)熟，能力強(qiáng)的優(yōu)勢(shì)，做好檔案綜合性管理;發(fā)揮青年銳意創(chuàng)新，學(xué)習(xí)能力強(qiáng)的優(yōu)勢(shì)，做好檔案信息化管理。

2.3 轉(zhuǎn)變思想，部門協(xié)作，落實(shí)部門歸檔職責(zé)

第一、轉(zhuǎn)變重保管輕開發(fā)的思想。檔案人員應(yīng)根據(jù)歷史借閱數(shù)據(jù)，總結(jié)分析利用者的需求傾向，對(duì)使用率較高的檔案材料，加強(qiáng)整理編研，提取有用信息，以匯編等形式直接呈現(xiàn)在研究人員面前，節(jié)省因到館借閱帶來(lái)的時(shí)間成本，為科研生產(chǎn)提供優(yōu)質(zhì)的知識(shí)支撐。第二，轉(zhuǎn)變檔案只是檔案人員工作的傳統(tǒng)思想。在加強(qiáng)對(duì)形成單位的業(yè)務(wù)指導(dǎo)的同時(shí)，及時(shí)與業(yè)務(wù)主管部門溝通協(xié)作，利用專業(yè)優(yōu)勢(shì)，定期檢查文件資料的收集情況，做到檔案管理工作與文件、項(xiàng)目進(jìn)度一致。油田檔案館加強(qiáng)與勘探開發(fā)管理部、科技裝備處等重點(diǎn)業(yè)務(wù)部門溝通，修訂完善了《江蘇油田地質(zhì)資料歸檔監(jiān)管方案》《江蘇油田建設(shè)工程項(xiàng)目檔案管理細(xì)則》《江蘇石油勘探局江蘇油田分公司聲像檔案管理辦法》等規(guī)范制度，從源頭把控歸檔資料質(zhì)量，為促進(jìn)地質(zhì)資料上交、歸檔工作順利開展，保障礦業(yè)權(quán)穩(wěn)定延續(xù)打下了重要基礎(chǔ)。第三，轉(zhuǎn)變檔案工作“老好人”思想。嚴(yán)格按照誰(shuí)形成誰(shuí)歸檔的原則，明確檔案形成的主體，分清檔案形成單位與檔案管理部門的職責(zé)，對(duì)不按要求進(jìn)行收集、整理、立卷的堅(jiān)決退回，即時(shí)整改。下發(fā)了《江蘇油田機(jī)關(guān)管理類文件材料歸檔范圍與保管期限表》《關(guān)于加強(qiáng)科技檔案管理的通知》《關(guān)于加強(qiáng)油田地質(zhì)資料管理的通知》等制度，分清職責(zé)，將歸檔責(zé)任落實(shí)到每個(gè)部門、每個(gè)崗位、每個(gè)業(yè)務(wù)人員身上，切實(shí)加強(qiáng)資料歸檔的及時(shí)性、完整性、規(guī)范性。

2.4 合同約定，制度把關(guān)，嚴(yán)控資料歸檔質(zhì)量

檔案管理水平的提升光靠檔案人員的主動(dòng)意識(shí)是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，要想將管理落到實(shí)處，還必須有強(qiáng)有力的制度約束和保障。首先，對(duì)于科研、工程等項(xiàng)目，積極與法律事務(wù)、合同管理等部門溝通協(xié)商，在項(xiàng)目合同簽訂時(shí)，加入相關(guān)資料歸檔范圍、套數(shù)、質(zhì)量以及電子文件等相關(guān)條款。其次，對(duì)于歸口管理的檔案，與相關(guān)部門共同制定符合油田實(shí)際的專項(xiàng)檔案管理辦法，完善檔案收集制度，統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)，明確有關(guān)部門收集、整理的范圍，設(shè)定專人專崗負(fù)責(zé)資料積累。最后，建立健全歸檔檢查考核制度，將檔案管理納入相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)工作議事日程，納入部門規(guī)章制度及工作流程，納入相關(guān)人員經(jīng)濟(jì)責(zé)任制或崗位職責(zé)。以制度為準(zhǔn)繩，充分保證收集的檔案完整、準(zhǔn)確、規(guī)范。

2.5 系統(tǒng)銜接，數(shù)據(jù)共享，提升信息化管理水平

在互聯(lián)網(wǎng)迅速發(fā)展的趨勢(shì)下，油田檔案館應(yīng)借助信息手段，轉(zhuǎn)變利用方式，一方面，依托總公司檔案管理系統(tǒng)，與文書、合同、財(cái)務(wù)等系統(tǒng)逐步開展銜接，直接將各專業(yè)系統(tǒng)已有數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為檔案信息，實(shí)現(xiàn)線上線下同時(shí)歸檔，減少重復(fù)錄入上傳。另一方面，借助勘探開發(fā)一體化平臺(tái)專業(yè)涵蓋面廣，數(shù)據(jù)信息量大的優(yōu)勢(shì)，將油田日常勘探開發(fā)生產(chǎn)數(shù)據(jù)以符合檔案要求的形式直接生成輸出，將轉(zhuǎn)化后的電子檔案抓取到地質(zhì)資料管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了原始數(shù)據(jù)與檔案資料之間的便捷互換，減少紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理成本。

3 總結(jié)

建立完善油田檔案管理體制的過(guò)程，實(shí)際上就是推動(dòng)油田檔案工作發(fā)展的過(guò)程。油田檔案人員必須以現(xiàn)代化管理為突破口，理順管理機(jī)制、強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)、創(chuàng)新管理方式和管理手段，提升管理質(zhì)量和管理水平，使檔案管理工作與時(shí)俱進(jìn)，緊跟信息化發(fā)展的步伐。真正實(shí)現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、信息化，提高檔案管理的整體水平，將檔案價(jià)值有效體現(xiàn)到油田生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，從而推動(dòng)油田各項(xiàng)事業(yè)長(zhǎng)期穩(wěn)定發(fā)展。

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