打通海外檔案管理的最后一公里

齊媚

摘 要：隨著一帶一路的順利推進，順應國家“走出去”的方針政策，越來越多的企業(yè)把視線放到海外、大力提倡海外發(fā)展。在企業(yè)海外發(fā)展面臨的諸多管理難題中，檔案管理是不可或缺的一環(huán)。對于已經(jīng)具備一定規(guī)模，發(fā)展穩(wěn)定的海外公司來說，檔案管理工作基本已經(jīng)進入了正軌，但對于尚處在起步階段的公司來說，這項工作仍然面臨許多難題亟待破解。

關(guān)鍵詞：海外;檔案;管理;最后;一公里

中建巴基斯坦有限責任公司（以下簡稱“中巴公司”）長期堅守巴基斯坦。當?shù)匦问綇碗s，政局多變，文化多元。面對與國內(nèi)完全不同的政治、社會、經(jīng)濟環(huán)境，以及巴基斯坦國家薄弱的基礎(chǔ)設(shè)施和安全條件，公司的檔案管理面臨重重困難。我們現(xiàn)在就來分析一下，攤開困難找方法，共同探尋解決之道。

1 內(nèi)外條件影響導致檔案管理規(guī)范化受限

公司的海外項目處于復雜的政局、經(jīng)濟環(huán)境中。在以一線為中心的大局觀管理思想指導下和巴基斯坦項目條件制約下，檔案管理工作難以被重視和得到必備發(fā)展條件。一是海外員工流動頻繁，缺少長期穩(wěn)定、有經(jīng)驗的檔案管理工作者;從事相關(guān)工作的人員多為兼職，未能接受全面培訓，檔案專業(yè)性不強，遺漏時有發(fā)生，影響歸檔資料的完整性;尚未將檔案管理在日常工作考核中明確，缺乏量化標準和問責制。

二是建立專門的檔案室有較高的硬件要求，受限于當?shù)氐奈镔Y條件，配置有難度。也不具備隨時跟著項目走的靈活性和機動性，在公司當下的發(fā)展階段并不適用。以上內(nèi)外因素導致公司雖有檔案管理辦法，但實際規(guī)范性不強，檔案管理工作往往流于形式。

2 海外項目工程竣工檔案要求各不相同

每個國家在建工程監(jiān)理制度的權(quán)限不盡相同，竣工資料規(guī)定要求也各不相同，從國內(nèi)帶來的一整套標準化的項目歸檔目錄及要求有時并不適用。例如巴基斯坦政府規(guī)定項目竣工只要通過業(yè)主方驗收即可達到交工要求，一般在項目簽訂工程合同之初便與業(yè)主方商定工程資料的收集范圍、交付清單。因此巴基斯坦每個項目的竣工資料清單都因業(yè)主方的要求不同而存在差異。各個項目的竣工資料檔案內(nèi)容都不一致，無法形成工程檔案管理清單的標準化、統(tǒng)一化。

3 工程檔案過程管理屬地化運用不充分

海外在建項目的中方管理人員嚴重不足，屬地化管理人員在檔案管理工作中的運用不充分。如果從項目開工之際就做好屬地化管理人員的工程檔案培訓，將資料收集的前端觸角延伸到每一個業(yè)務系統(tǒng)的屬地化人員，加強他們的資料收集意識和規(guī)范化標準，定期移交給各業(yè)務系統(tǒng)專門指定的資料員或檔案保管員。不僅能大大提高資料的完整性和準確性，也能減少企業(yè)管理成本。

4 海外項目檔案信息化建設(shè)迫在眉睫

檔案保管集中少，分散多，各個系統(tǒng)檔案管理水平參差不齊;工作活動所產(chǎn)生的大量檔案材料均由經(jīng)辦部門或經(jīng)辦人分散保存，一般利用普通檔案柜存放檔案，保管條件不足;人員調(diào)動工作移交、辦公場所遷移極易造成資料遺失;巴基斯坦通訊、網(wǎng)絡條件差，易受限制。如何將龐大數(shù)量的紙質(zhì)檔案運回國內(nèi)是一大難題。如果結(jié)合中建數(shù)字檔案館系統(tǒng)，推進檔案電子化建設(shè)，加大軟件技術(shù)支持，打通最后一個站點，就能直接通過掃描數(shù)字化實現(xiàn)紙質(zhì)檔案的電子化管理，降低高額的運輸成本和管理壓力。

5 海外檔案的密級管理亟待加強

5.1 提高思想認識，充分認識檔案工作的重要性

首先要提高認識，在公司日常運營中要逐步糾正重建設(shè)、輕管理，忽視檔案工作的思想。要深刻認識到檔案工作在夯實公司基礎(chǔ)管理、規(guī)范日常管理中起到的重要作用。

中巴公司（PKM項目）現(xiàn)階段已經(jīng)成立了檔案管理工作的組織機構(gòu)，由分管領(lǐng)導全面主抓，項目負責人即為項目檔案工作第一責任人，部門負責人為各業(yè)務系統(tǒng)檔案第一責任人。但相關(guān)重視度和參與度仍然有待提高，進一步建立健全檔案管理制度體系，確保檔案管理工作落實到日常工作中去，將檔案意識提高到思想認識中去，將檔案規(guī)范操作深刻到每個人心中去。

5.2 完善工作機制，落實部門檔案的管理責任

逐步將海外檔案工作納入機構(gòu)職能配置中，納入績效考核范圍中去。只要公司在運營，就必須明確各個部門涉及檔案工作的責任和義務，使檔案工作有人管、知曉如何做，提高每一個員工對檔案的認知和重視;制定完善的管理制度，包括涉密管理，特別是外籍高級管理人員，必須簽訂保密協(xié)定，加強密級約束，確保沒有泄密事件當?shù)?/p>

發(fā)生。

5.3 加大信息化的運用，提高電子檔案的使用開發(fā)

通過數(shù)字化掃描實現(xiàn)紙質(zhì)檔案的電子化管理，并建立目錄與原文的對應關(guān)系。除非重要并需要永久保管的檔案資料必須保管紙質(zhì)件外，其他普通且保管期限為定期的檔案，可直接保管電子件，不再留存紙質(zhì)件，以節(jié)約檔案存儲空間;及時將所有資料上傳到中建數(shù)字檔案系統(tǒng)，做到隨時建檔隨時錄入，充分利用信息化，打通網(wǎng)絡最后一里路。

5.4 加強檔案基礎(chǔ)工作，提高檔案工作的過程管理

在公司、項目機構(gòu)調(diào)整和人員變動時，要把文件檔案資料交接作為一項規(guī)定動作，且必須辦理交接手續(xù)，紀實留痕，確保文檔資料去向清楚，把最后一棒交接到位。從每一個項目的開工之初就加強屬地化管理人員的運用，從最源頭開始做好每一步檔案基礎(chǔ)工作。

5.5 加大檔案學習培訓，提高檔案人員的創(chuàng)新能力

海外檔案工作作為公司海外發(fā)展策略的重要支撐，是一項充滿挑戰(zhàn)的新課題，在其管理過程中面臨經(jīng)驗不足、專業(yè)人員匱乏、檔案管理信息化、屬地化等諸多難題。在巴基斯坦政府普遍工作流程長、效率低的情況下，我們必須加大對檔案管理工作的高度重視，發(fā)揮出檔案管理的重要作用，疏通最后一公里，打通最末枝端。在人事檔案、稅務稽查、合同結(jié)算、產(chǎn)權(quán)變更及安全運營方面提供完整準確的信息，在不斷探索中形成符合公司長遠發(fā)展利益的管理模式，充分保證海外人的基本權(quán)益，保障公司的合法利益。

參考文獻

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