試論行政事業(yè)單位檔案管理思路創(chuàng)新

張蕾

摘 要：隨著現(xiàn)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)、政治體制的日益發(fā)展，行政事業(yè)單位需要不斷優(yōu)化檔案管理工作，才能適應(yīng)單位日常工作的開展需要。行政事業(yè)單位的檔案管理工作是行政事業(yè)單位工作的基礎(chǔ)和前提。檔案管理工作開展的效果涉及日常的考核評定工作，這些工作都需要依據(jù)行政人員的檔案來開展，所以提高行政事業(yè)單位檔案管理工作的質(zhì)量，有利于整個(gè)行政事業(yè)單位工作效率的提高。本文就當(dāng)下行政事業(yè)單位檔案管理工作中出現(xiàn)的問題進(jìn)行分析，提出具有建設(shè)性的意見。

關(guān)鍵詞：行政事業(yè)單位;檔案管理;規(guī)范化

1 前言

行政事業(yè)單位是國家機(jī)構(gòu)的重要組成部分，在一個(gè)企業(yè)或者組織中，也是重要組成形式之一。無論是國家發(fā)展，還是一些事業(yè)單位的發(fā)展，行政事業(yè)工作的開展都有現(xiàn)實(shí)意義。檔案管理工作按照基本性質(zhì)來說，其實(shí)是一項(xiàng)管理性、服務(wù)性以及政治性都較為凸顯的工作。雖然檔案管理工作不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，但是檔案管理工作的文件資源缺失能夠經(jīng)過利用后轉(zhuǎn)換成經(jīng)濟(jì)效益的。檔案管理系統(tǒng)是整個(gè)行政事業(yè)單位系統(tǒng)的組成部分，和相關(guān)的管理系統(tǒng)之間是資源共享以及相互影響的關(guān)系。為了促進(jìn)整個(gè)行政事業(yè)單位的系統(tǒng)優(yōu)化，檔案管理工作需要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求作出相應(yīng)創(chuàng)新。

2 行政事業(yè)單位檔案管理存在的問題

隨著經(jīng)濟(jì)政治體制改革的不斷深入，行政事業(yè)單位的檔案管理需要擺脫傳統(tǒng)方式的限制，順應(yīng)信息化建設(shè)的步伐作出創(chuàng)新，但是如何加強(qiáng)檔案管理工作依舊處于探索過程中。目前國內(nèi)行政事業(yè)單位檔案管理工作存在以下一些問題：

2.1 認(rèn)識(shí)程度較低

行政事業(yè)單位的檔案管理工作是一個(gè)較為復(fù)雜的工作，無論是流程和工作內(nèi)容，涉及的主體都較為廣泛。目前的行政事業(yè)單位很多都對檔案管理工作沒有形成正確的認(rèn)識(shí)，沒有充分意識(shí)到檔案管理工作對于單位發(fā)展的意義，沒有沉下心來留意檔案管理工作對于行政事業(yè)單位提升治理水平的推動(dòng)力和決定作用。在實(shí)際的工作過程中，員工經(jīng)常會(huì)因?yàn)楣ぷ鞯目菰锒荒茉室愿叨戎匾昜1]。領(lǐng)導(dǎo)在重視程度方面欠缺，自然無法對員工的工作態(tài)度和積極性形成榜樣作用，久而久之員工的工作主動(dòng)性就會(huì)降低，影響檔案管理工作的正常開展。

2.2 制度亟待完善

檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不足，就會(huì)在制度完善等方面存在漏洞。相關(guān)檔案管理人員的水平參差不齊，沒有足夠?qū)I(yè)能力作為工作依據(jù)，看待和認(rèn)識(shí)問題的角度就會(huì)有明顯不足[2]。實(shí)際的檔案管理工作中對于行政事業(yè)單位員工中每個(gè)人的檔案做到事無巨細(xì)的歸納存檔，是一個(gè)對耐心和細(xì)心程度都有著較高要求的工作。缺乏處理問題綜合能力的工作員工，在不夠完善的制度下進(jìn)行馬虎工作的話，即便檔案管理工作看似能夠按部就班的完成，也會(huì)埋下隱患。

2.3 檔案保管條件差

多數(shù)單位的檔案管理工作都是要求整齊規(guī)劃的，但是在嚴(yán)標(biāo)準(zhǔn)高要求下，實(shí)際給予檔案管理工作的環(huán)境以及資金等都不能滿足要求。個(gè)別單位因?yàn)樵O(shè)備條件較差，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)文件丟失的問題。這些因?yàn)榉婪兑庾R(shí)不強(qiáng)以及設(shè)備不夠完善造成的問題，一旦發(fā)生，將會(huì)需要花費(fèi)更多的時(shí)間精力等進(jìn)行彌補(bǔ)。

3 行政事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思考

針對行政事業(yè)檔案管理工作中出現(xiàn)的問題進(jìn)行分析，可以就當(dāng)前檔案管理工作提出以下幾點(diǎn)建議：

3.1 強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)的重視程度

檔案管理工作的重要性并不是十分凸顯，在維持單位正常運(yùn)行的潛在積極性下，人們對于檔案管理的重視程度都不高。所以要加強(qiáng)對檔案工作重要性的宣傳，將檔案工作納入整體管理工作的重要議程中。建立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)和相應(yīng)的監(jiān)督機(jī)構(gòu)，定期對檔案管理工作的開展情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督，確保工作人員的工作質(zhì)量。在對檔案管理工作進(jìn)行考核時(shí)，也可以給予適當(dāng)?shù)募?lì)，通過完善激勵(lì)機(jī)制來提高工作人員的積極性。

3.2 健全檔案管理相關(guān)制度

建立檔案管理工作需要遵循必要的原則，如規(guī)章制度的合理性、實(shí)用性等。檔案管理工作中的規(guī)章制度是為了促進(jìn)檔案管理工作更方便地開展，所以需要結(jié)合行政事業(yè)單位的特點(diǎn)和日常工作的實(shí)際狀況進(jìn)行調(diào)整[3]。制度在指定的過程中，一定要確?？尚行院陀行?，否則不僅不會(huì)促進(jìn)檔案管理工作的開展，反而會(huì)成為負(fù)擔(dān)。制度的主要執(zhí)行者不僅是檔案管理工作人員，也應(yīng)該覆蓋到單位的左右員工和領(lǐng)導(dǎo)，只要是檔案管理工作相關(guān)的人員，都應(yīng)該尊重檔案管理制度，體現(xiàn)制度的權(quán)威性，有功必賞、有過必罰。

3.3 改善檔案管理的工作環(huán)境

檔案管理的工作環(huán)境中涉及相應(yīng)的信息處理設(shè)備和檔案儲(chǔ)存設(shè)備等，單位領(lǐng)導(dǎo)在加強(qiáng)督促的同時(shí)，為了提高檔案管理的工作質(zhì)量，需要對檔案工作的基礎(chǔ)設(shè)施條件進(jìn)行優(yōu)化。進(jìn)一步改善基礎(chǔ)設(shè)施條件和設(shè)備，可以表現(xiàn)在完善檔案管理機(jī)構(gòu)、加強(qiáng)設(shè)備的投入資金。特別是當(dāng)下信息技術(shù)的飛速發(fā)展，需要及時(shí)對檔案信息處理的設(shè)備進(jìn)行更新，配備最新的計(jì)算機(jī)管理設(shè)備，不僅檔案管理工作人員可以減輕負(fù)擔(dān)，在考核評定等工作中也可以及時(shí)反饋，確保工作的公平公正[4]。

4 結(jié)束語

綜上所述，行政檔案管理工作有著重要意義，雖然存在制度不完善、工作過人員素質(zhì)不統(tǒng)一等問題，但是隨著對檔案管理工作重視程度的提升以及資金投入，相信行政事業(yè)檔案管理工作一定可以順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，做出創(chuàng)新性地改革來應(yīng)對。

參考文獻(xiàn)

[1]楊波.試論新會(huì)計(jì)制度條件下行政事業(yè)單位的財(cái)務(wù)管理[J].環(huán)渤海經(jīng)濟(jì)瞭望，2019（7）.

[2]張姝倩.事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路探究[J].黑河學(xué)刊，2019（2）.

[3]劉莎.探討機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新及改革[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（10）.

[4]宋雨桐.新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理的改革與創(chuàng)新[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2019（13）：28-29.