數字化背景下科研單位科研檔案管理創(chuàng)新的必要性和策略

摘 要：當今數字信息技術大發(fā)展的背景下，科研單位也需要適應市場化的需求，實現管理由“行政化”轉為“市場化”，提高科研單位整體的創(chuàng)新能力和效率。然而，科研單位檔案管理作為重要的組織部分，也需改變傳統工作模式和管理理念。因此，本文探究科研單位科研檔案管理的痛點，有針對性地提出管理科研檔案的具體創(chuàng)新策略。

關鍵詞：科研單位;科研檔案;管理創(chuàng)新;數字化

1 科研單位科研檔案管理的現狀分析

1）檔案管理意識相對薄弱。在掌握信息資源就掌握了主導權的今日，一些科研單位認為提升科研質量是重要工作，只要科研精深其他工作無關緊要。所以，一些科研單位忽視了檔案管理工作的重要性，把檔案工作視為“冷門”崗位，人員配置缺乏科學性。這些錯誤理念造成部分檔案管理人員思想觀念陳舊，認為檔案只要保存起來就行了，缺乏創(chuàng)新與發(fā)展意識。但隨著人們對信息資源的重視，檔案價值也逐漸被認同，社會公眾對檔案資源的需求不斷增加。但科研單位的檔案管理部門受傳統封閉思想影響，存在“保密保險”的錯誤觀念，使得檔案資源難以被開發(fā)利用，導致科研單位工作人員缺乏利用檔案資源服務于科研單位建設的意識。

2）管理制度落實不到位。目前，部分科研單位的科研檔案管理機制相對落后，缺乏先進的管理理念。在機構設置方面，有的科研檔案管理部門被設置為某個職能部下屬機構，有的則不設置專門的機構，而是把管理職能和人員下派于各個部門分散開展工作，或者由各個部門的人員負責檔案管理工作。在管理制度方面，科研單位缺乏對科研檔案管理的考核機制。落后的管理機制直接影響著管理工作的活力，導致檔案管理人員缺乏執(zhí)行力、積極性和創(chuàng)造性等，使得科研檔案管理工作停滯不前。在管理模式上，科研單位仍沿用傳統管理模式，主要包括對資料的收集、整理、歸檔和開發(fā)利用等環(huán)節(jié)，工作任務量大，但因方式落后完成每項工作都需要耗費大量人力物力。

3）專業(yè)管理人才相對匱乏。科研檔案管理屬于專業(yè)技術類工作，這就需要具備檔案管理專業(yè)知識和技能的人員來進行管理，如非本專業(yè)人員進行管理容易影響檔案的開發(fā)利用。另外，科研檔案管理是一項相對枯燥的工作，時間一長就會 感覺乏味，所以檔案管理人員不僅要具備較強的專業(yè)素質，還要有良好的職業(yè)素質和心理素質。但目前來看，檔案管理類專業(yè)在人才培養(yǎng)中。就目前而言，檔案管理類在人才培養(yǎng)中占比較少，造成專業(yè)人才相對匱乏，嚴重影響了科研單位檔案管理隊伍的建設，造成管理隊伍的人才結構不合理，專業(yè)配比不合理、工作能力較弱等問題。

2 科研單位科研檔案管理創(chuàng)新的必要性

1）保障科研單位管理工作和科研工作的開展。數字化信息及時能更好地實現高效的科研檔案管理服務，進而為科研單位順利開展工作提供支撐?？蒲袡n案是科學研究的產物，記錄了科研活動的過程，進而服務于科研單位各個研究領域的科研和建設活動，并有較高的專業(yè)性和準確性要求?？蒲袡n案在科研單位整體工作中占有重要位置，其記錄了科研單位的發(fā)展過程，是開展科研管理工作的重要依據。所以，對科研單位的科研檔案進行創(chuàng)新管理，高效地獲取相關檔案信息、充分實現檔案的利用價值，能為科研單位的研究人員開展科研立項、研究過程、科研評價等提供最優(yōu)的原始憑證。同時，科研單位通過查閱科研檔案能夠了解本單位的科研現狀，再結合了解內容制定科研活動方案。

2）確?？蒲袉挝坏陌l(fā)展及科研質量的有效提升?？蒲袉挝坏目蒲袡n案具有關聯性，是圍繞一個科研活主題所形成的相關資料，記錄科研工作的思路、方法和過程，如立項情況說明、調研方案、階段報告、成果鑒定等。這就需要創(chuàng)新檔案管理模式，運用數字信息技術改變原有檔案分布的分散性和靜態(tài)性，讓各類信息獲取在網絡中融為一體，使得項目信息、成果查詢、數據交流等能有效集成，利于科研單位依據檔案信息更好地來開展工作，同時科研人員也能夠回顧和收集相關科研信息來提升自身的科研質量，推出更多的高質量成果。

3）確?？蒲袉挝婚_展科研管理工作的順利完成。在當下的數字信息時代，科研檔案也需跟緊步伐，實現科研檔案的數字化、信息化和規(guī)?；Ｒ粩鄤?chuàng)新科研檔案的管理方式，針對自身的管理機制進行不斷革新，完善和規(guī)范檔案管理機制。只有樹立標準化的檔案管理指導，進而推動科研檔案管理機制的規(guī)?；l(fā)展，為科研單位有效完成科研管理工作作出貢獻?？蒲袉挝坏臋n案內容主要是科研項目開展所形成的材料，包括文字材料、經費使用情況、財務賬目等，這些都是科研單位開展科研管理工作的重要憑證?？蒲袉挝贿M行科研管理，需要對科研活動的前期材料、中期材料及后期材料進行整合，進而制定相關的工作方案，確保管理工作能順利進行。

3 數字化背景下科研單位科研檔案管理的創(chuàng)新思考

針對科研單位科研管理痛點的深入剖析，當前科研單位的科研檔案管理的創(chuàng)新迫在眉睫。所以，筆者結合自身從事科研檔案管理工作的實際情況出發(fā)，對管理理念、管理機制和方法等幾個層面著手，提出創(chuàng)新科研單位科研檔案管理工作的幾點思考。

1）轉變思想觀念，提升管理創(chuàng)新意識。無論從科研單位的管理層，還是到科研檔案的工作人員都需要積極轉變管理理念，這是創(chuàng)新科研檔案管理工作的前提。一要樹立“以人為本”的工作理念，把服務和推進科研單位的發(fā)展作為檔案管理工作的首要任務。二要不斷轉變思想認識，高校檔案管理人員要轉變“保密保險”“等客上門”等觀念，正確樹立檔案資源“合理開發(fā)、安全利用”的管理理念。三要高度重視檔案管理工作，把檔案管理工作納入科研單位的重點工作之中，進行科學化的布局規(guī)劃，對檔案管理投入更多的資金，不斷更新技術和設備，推升科研檔案管理的數字化水平。

2）優(yōu)化管理體系，創(chuàng)新管理模式。推進科研檔案管理工作的數字化建設是優(yōu)化管理體系和創(chuàng)新管理模式的基礎，是實現科研檔案管理創(chuàng)新和發(fā)展的根本保障。積極引進網絡技術和軟件技術的數字化管理體系，能夠對紙質的科研資料進行數字化處理，健全和完善資源的信息化體系，使得管理模式實現“紙質化”向“智能化”的轉變，提升管理工作的準確性和有效性，進而提升工作的效率，使得檔案工作能夠更好地服務于科研工作。

3）健全管理機制，創(chuàng)新管理制度?？蒲袉挝灰侠?、科學的設置管理機構，設置獨立的檔案管理部門以及服務于各個部門的機構，并由科研單位的管理層直接負責，不斷增加資金方面的支持，優(yōu)化人員的配置，不斷激發(fā)工作活力。當前，科研單位在科研檔案管理過程中，僅僅注重科研活動和科研項目的部分內容進行記錄和歸檔，對社會實踐活動和科研應用轉化情況等內容的記錄和歸檔則較少，所以，在制定歸檔制度時，也要結合考評制度，真正激發(fā)管理人員收集和歸檔科研資料的主動行，確保科研檔案建設的整體性。

4）加大人才引進力度，創(chuàng)新檔案管理隊伍建設。抓好科研檔案管理隊伍建設是科研單位創(chuàng)新與發(fā)展檔案管理工作的基礎。所以，科研單位要有針對性地做好隊伍建設工作。從人才培養(yǎng)層面，要順應數字化的時代要求，要培養(yǎng)掌握多種技能的復合型人才，并能對新技術和理論有出色的學習和運用能力?？蒲袉挝灰杏媱澋亟⒁惶淄陚涞臋n案管理人員業(yè)務培訓體系，使得他們具備創(chuàng)新的工作方法、高水準的開發(fā)能力、較強的信息意識，進而能為科研人員及時提供檔案資料。從提高待遇層面，要設立科學合理的激勵機制，在薪酬分配、績效考核和職稱評定等方面來調動工作人員的積極性和主動性，從而提升科研檔案的管理水平。另外，科研單位要引進和招聘優(yōu)秀人才充實到檔案管理部門，完善工作人員的梯隊，優(yōu)化人才隊伍結構。

總之，科研單位的科研檔案管理是不斷發(fā)展和進步的工作，它的創(chuàng)新與發(fā)展影響著科研單位的科研、管理等整體建設。目前，作為科研單位的管理者和檔案工作人員，要把握數字化技術的發(fā)展趨勢，不斷改革和創(chuàng)新科研檔案的管理技術、管理理念和管理模式，以全面提升檔案管理服務為目標，更好地位科研單位的各項工作做好服務和保障支撐。

參考文獻

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[2]彭柳.檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考[J].城建檔案，2017（1）.

作者簡介

張玲（1983-），女，漢族，大學本科，檔案館員，主要從事畜牧業(yè)科研單位檔案管理工作。