新時期文書檔案管理工作的思考

摘 要：文書檔案管理是一個單位內(nèi)部管理工作的重要組成部分。盡管從總體上來看，文書檔案管理工作越來越受到重視，而且也不斷得到加強(qiáng)，但仍然有一些單位在開展文書檔案管理工作的過程中缺乏創(chuàng)新，特別是不適應(yīng)形勢發(fā)展需要，導(dǎo)致文書檔案管理工作具有較大差距。本文對新時期文書檔案管理工作進(jìn)行了研究和探討，在對新時期文書檔案管理工作存在問題進(jìn)行分析的基礎(chǔ)上，就如何推動新時期文書檔案管理工作創(chuàng)新提出了一些有針對性的對策，旨在為促進(jìn)新時期文書檔案管理工作深入開展提供一定的參考價值。

關(guān)鍵詞：新時期;文書檔案;管理工作;管理創(chuàng)新

隨著我國改革開放的不斷深化，對于任何單位來說，都應(yīng)當(dāng)不斷改革和創(chuàng)新管理模式，只有這樣，才能使管理工作更個有成效。文書檔案管理工作是一個單位內(nèi)部管理工作的重要組成部分，只有大力加強(qiáng)文書檔案管理工作，才能使各類資料得到有效保存，同時也才能使各類資料的應(yīng)用更具有持續(xù)性。特別是在信息技術(shù)快速發(fā)展的新形勢下，對文書檔案管理工作提出了更高的要求，但目前一些單位在開展文書檔案管理工作的過程中，還存在諸多不到位的方面，特別是在文書檔案管理模式方面仍然缺乏創(chuàng)新，導(dǎo)致文書檔案管理工作受到了一定的限制，文書檔案管理工作的整體水平不高，而且文書檔案的利用率也相對有限，需要引起高度重視，特別是要將文書檔案管理工作上升到更高層面，運用科學(xué)的方法和策略，大力推動文書檔案管理工作改革、創(chuàng)新、發(fā)展，使其能夠發(fā)揮更加積極作用。

1 新時期文書檔案管理工作存在的問題

1.1 文書檔案管理意識不強(qiáng)

對于開展文書檔案管理來說，必須不斷提高管理意識，只有這樣，才能使其取得更好的成效。但從當(dāng)前一些單位來看，普遍存在檔案管理意識不強(qiáng)的問題，導(dǎo)致文書檔案管理出現(xiàn)了問題。比如個別單位在開展工程檔案管理的過程中，沒有設(shè)立專門的管理人員，只是由行政部門的工作人員兼職，根本無法取得良好的成效，導(dǎo)致工程檔案歸檔不到位，很多資料、數(shù)據(jù)、文件沒有及時歸檔，制約了文書檔案管理工作的有效開展。

1.2 文書檔案管理方法落后

科學(xué)的文書檔案管理方法，對于促進(jìn)文書檔案管理工作的深入開展具有重要價值。目前一些單位在開展文書檔案管理工作的過程中，還存在管理方法落后的問題，制約了文書檔案管理工作的深入開展。比如一些單位盡管對文書檔案管理工作給予了一定的重視，但卻沒前將文書檔案收集、整理與應(yīng)用緊密結(jié)合起來，文書檔案的“使用價值”不高。有的單位則不重視文書檔案管理工作的系統(tǒng)性建設(shè)，特別是在開展文書檔案管理工作的過程中，缺乏對文書檔案管理人員的教育和培訓(xùn)，由于職業(yè)素養(yǎng)以及專業(yè)水平不高，文書檔案管理工作比較混亂，甚至很多資料都沒有納入文書檔案管理體系當(dāng)中等等。

1.3 文書檔案管理模式傳統(tǒng)

在當(dāng)前信息技術(shù)快速發(fā)展的新時代，要想使文書檔案管理工作更具有成效，應(yīng)當(dāng)高度重視信息技術(shù)的應(yīng)用，但目前很多單位在這方面相對比較薄弱，特別是還沒有將“互聯(lián)網(wǎng)+文書檔案”作為重要的發(fā)展模式，信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、智能技術(shù)的應(yīng)用相對比較薄弱。比有的單位在文書檔案信息化管理方面的投入力度不足，無論是軟件建設(shè)還是硬件建設(shè)都比較薄弱，導(dǎo)致文書檔案管理工作缺乏效能性。有的單位則不注重文書檔案“數(shù)字化”建設(shè)，而且也沒有將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于文書檔案管理工作當(dāng)中，特別是在構(gòu)建文書檔案共建、共享、共用平臺方面比較薄弱，必然會導(dǎo)致文書檔案管理工作缺乏針對性和特色化。

2 新時期文書檔案管理工作的優(yōu)化對策

2.1 提高文書檔案管理意識

要想使文書檔案管理工作取得更好的成效，進(jìn)一步提高文書檔案管理意識至關(guān)重要。這就需要將文書檔案管理工作上升到更高層面，切實加大對文書檔案管理工作的組織領(lǐng)域，既要成立專門的組織機(jī)構(gòu)，也要配備專業(yè)化的文書檔案管理人員，為更有效的開展文書檔案管理工作奠定基礎(chǔ)。要將“精細(xì)化”管理作為文書檔案管理工作的重要理念，建立文書檔案管理制度，加強(qiáng)文書檔案管理制度的落實工作，并且要在構(gòu)建具有較強(qiáng)合力的協(xié)調(diào)機(jī)制方面下功夫，使各類資料能夠得到有效保存。要將文書檔案收集、整理、保存、使用等緊密結(jié)合起來，進(jìn)一步優(yōu)化和完善文書檔案管理體系，加強(qiáng)相關(guān)運行機(jī)制建設(shè)，使文書檔案管理工作能夠順利開展并取得實實在在成效。

2.2 改進(jìn)文書檔案管理方法

對于開展文書檔案管理工作來說，科學(xué)的方法可以事半功倍。這就需要積極探索更具有科學(xué)化、規(guī)范化、創(chuàng)新性和效能化的文書檔案管理方法。要將現(xiàn)代管理理論納入文書檔案管理工作當(dāng)中，特別是要建立檔案收集、整理、歸檔、利用等多元化機(jī)制，使文書檔案管理工作更具有綜合性和拓展性。要進(jìn)一步健全和完善文書檔案管理工作制度，特別是要按照相關(guān)法律法規(guī)的要求，從單位的實際情況入手，制定相關(guān)工作制度，并且要著眼于提升文書檔案管理制度執(zhí)行力，建立相應(yīng)的激勵和約束機(jī)制。要切實加強(qiáng)對文書檔案管理工作的調(diào)查和分析，找出存在的薄弱環(huán)節(jié)，制定更具有針對性的文書檔案管理方案，推動文書檔案管理工作步入規(guī)范化軌道，并且能夠使文書檔案管理工作更具有效能性。

2.3 創(chuàng)新文書檔案管理模式

創(chuàng)新是進(jìn)步的靈魂。在信息技術(shù)快速發(fā)展的新時代，一定要深刻認(rèn)識到信息技術(shù)對文書檔案管理工作的重要基礎(chǔ)性、支撐性和保障性作用，大力推動文書檔案信息化管理模式建設(shè)。要將“互聯(lián)網(wǎng)+文書檔案管理”模式作為重中之重，切實加大文書檔案管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化的投入力度，既要配備專業(yè)化的管理軟件，同時也要在硬件建設(shè)方面下功夫。要著眼于更有效的發(fā)揮文書檔案管理工作的積極作用，將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于文書檔案管理工作當(dāng)中，切實抓好文書檔案的收集、處理、分析等諸多功能，進(jìn)而為更有效的開展業(yè)務(wù)工作以及科學(xué)決策提供參考價值。要著眼于發(fā)揮文書檔案管理工作的綜合功能，積極打造文書檔案利用平臺，比如可以開發(fā)相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)平臺和APP平臺，使文書檔案管理工作領(lǐng)域得到有效拓展。

綜上所述，對于任何單位來說，只有大力加強(qiáng)文書檔案管理工作，才能使各類資源得到有效保存，同時也能夠使其利用價值更高。盡管從總體上來看，絕大多數(shù)單位都對文書檔案管理工作給予了一定的重視，而且也適應(yīng)形勢發(fā)展需要，積極探索更具有科學(xué)化、規(guī)范化和效能化的管理體系，有力的促進(jìn)了文書檔案管理工作的深入開展。但也要認(rèn)識到，一些單位在開展文書檔案管理工作的過程中，與新形勢、新時代、新任務(wù)不相適應(yīng)，特別是文書檔案管理的整體水平仍然有待提升。這就需要在開展文書檔案管理工作的過程中，要適應(yīng)形勢發(fā)展需要，運用系統(tǒng)思維和創(chuàng)新理念，特別是要將信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等應(yīng)用于文書檔案管理工作當(dāng)中，重點要在提高文書檔案管理意識、改進(jìn)文書檔案管理方法、創(chuàng)新文書檔案管理模式等諸多方面取得突破，推動文書檔案管理工作步入科學(xué)、健康、持續(xù)發(fā)展軌道。

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作者簡介

李北川（1974-），男，漢族，重慶武隆人，大本，思想政治工作人員專業(yè)職務(wù)，中國核動力研究設(shè)計院。